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Realize mais tarefas ao automatizar processos importantes com um fluxo de trabalho digital.
Aprenda a automatizar um fluxo de trabalho digital para trabalhar de forma mais inteligente e rápida.
Torne os seus processos digitais.
Mesmo antes da recente mudança para um tipo de trabalho mais remoto, as empresas já estavam a adotar novas tecnologias para melhorar os seus processos. A tendência da transformação digital não é nova, mas entrou numa nova era. Para colmatar a lacuna de comunicação de uma equipa em teletrabalho, muitas empresas implementaram fluxos de trabalho digitais nas suas práticas de negócios.
O que é um fluxo de trabalho digital?
Um fluxo de trabalho digital é a automatização de qualquer processo que uma organização utiliza para realizar tarefas. Inclui os procedimentos, as ferramentas e o plano para executar uma série de tarefas. Se existir uma série de passos a seguir e se esse processo se tornar digital, então é um fluxo de trabalho digital. Normalmente, são pessoas reais que executam ou pelo menos iniciam os passos no processo, mas a digitalização de documentos fornece ferramentas que tornam o processo mais fácil, rápido e rastreável.
Os fluxos de trabalho digitais aparecem nas relações com clientes, nos recursos humanos, nas vendas e noutros processos empresariais. Segundo a Frevvo, 43% dos processos de trabalho podem ser automatizados. Isto pode envolver o processamento de coisas como pagamentos, encomendas de vendas, reclamações do serviço ao cliente, papelada de novas contratações, pedidos de férias ou relatórios de incidentes. Um fluxo de trabalho digital pode ajudar a gerir cadeias de abastecimento e campanhas de marketing.
Um fluxo de trabalho digital pode ser simples ou complexo. Pode requerer tecnologia básica ou avançada. Depende apenas do trabalho que precisa de ser feito. Um aspeto importante do fluxo de trabalho é a gestão. Ter um sistema para prescrever, planear e acompanhar os passos pode manter o processo em andamento com lembretes oportunos e um repositório central de informação.
Vantagens de um fluxo de trabalho digital.
Ao automatizar processos cruciais, as empresas podem reduzir o tempo que gastam em tarefas repetitivas, erros gerados por utilizadores e custos administrativos. E, embora a automatização de fluxos de trabalho possa causar alguma preocupação com a segurança do emprego, os fluxos de trabalho digitais podem ser um trunfo tanto para as empresas como para os colaboradores. Podem ajudar a trabalhar de forma mais eficiente, economizando tempo e dores de cabeça para todos.
Digitalizar um fluxo de trabalho muitas vezes significa deixar de lado o papel e os processos manuais. Os ficheiros em papel podem ser difíceis de proteger ou perder-se, e os processos manuais podem desperdiçar o tempo e o talento da equipa. Ao optar pelo digital, os dados ficam mais seguros, fáceis de rastrear e pode realizar mais tarefas. Além disso, poupa nos custos de papel e reduz o risco de erros manuais.
Além de serem mais fáceis de monitorizar, os fluxos de trabalho digitais podem gerar dados valiosos. Pode identificar ineficiências no processo e analisar outros tipos de dados que recolhe e disponibiliza por vias digitais. Um processo digital também garante que todos são responsáveis pelo seu trabalho, uma vez que todo o processo fica visível.
Nove passos para criar um fluxo de trabalho digital.
Para começar, siga estes nove passos para criar fluxos de trabalho digitais que tornarão os seus processos mais eficientes e produtivos.
1. Identifique os candidatos à digitalização.
O primeiro passo para decidir onde automatizar processos é a observação. O objetivo é criar um plano que proteja os seus colaboradores e a produção do seu negócio com o mínimo de interrupções possível. Para isso, deve avaliar o que pode — e deve — ser digital.
Os processos manuais e repetitivos são ótimos candidatos para a automatização. Pode automatizar tarefas enfadonhas como a organização, a etiquetagem e o arquivo de documentos digitais. Os processos que exigem uma participação humana mais subjetiva (como controlo de qualidade ou aprovação editorial) são menos adequados para automatização.
Determine os processos manuais que deve digitalizar através de uma auditoria de fluxos de trabalho. Isto ajudará a compreender o tempo e os recursos gastos em processos manuais e indicará o tempo e o dinheiro que pode poupar com um fluxo de trabalho digital.
2. Crie um mapa para cada fluxo de trabalho digital novo.
Antes de chegar ao seu destino, precisa de saber para onde está a ir. Para garantir uma jornada de automatização sem percalços, crie um mapa de fluxo de trabalho. Trata-se de um relatório detalhado de cada processo que planeia digitalizar do início ao fim. Esta visualização é crucial pois destaca cada ação no seu fluxo de trabalho, o que pode e será automatizado, e os resultados que essa mudança deve alcançar.
Além de poderem ser utilizados como guia para identificar erros na automatização, estes mapas podem ser utilizados como plano para futuros programas de automatização, por isso é importante que cada automatização tenha um mapa de fluxo de trabalho separado.
3. Torne o novo processo acessível a toda a equipa.
Um novo processo só faz sentido se estiver acessível a toda a equipa que necessita dele. A transparência é fundamental. Com acesso aos mapas de fluxo de trabalho, a sua equipa atual pode ajudar a formar novos colaboradores sobre os novos processos automatizados e perceber onde e como os seus papéis estão a evoluir. Uma solução de armazenamento na nuvem é excelente para garantir que toda a equipa pode aceder a documentos importantes a qualquer momento, independentemente de onde se encontre.
Experimente guardar e partilhar mapas de fluxo de trabalho em formatos ideais para partilha em grande escala, como PDFs. Ao converter um ficheiro em PDF utilizando um conversor de PDF, pode definir permissões de edição ou criar um documento estático para que o plano não seja alterado acidentalmente. Os PDFs ocupam também menos espaço de armazenamento do que ficheiros maiores, como PowerPoints. Isto pode ajudar a poupar espaço se a sua empresa utilizar um servidor partilhado. Ao transferir um leitor de PDF como o Acrobat Reader, todos os membros da empresa podem visualizar e partilhar documentos PDF facilmente, assegurando uma colaboração fluida e comunicação organizacional eficiente.
4. Encontre o parceiro perfeito de software de automatização.
Existem muitos tipos de software de automatização disponíveis, incluindo:
Gestão de relações com clientes
O software de gestão de relações com clientes (CRM) avalia e gere dados de clientes. O CRM pode ser uma espécie de central para armazenar dados de todos os clientes atuais e potenciais, assim como um local para analisar esses dados e ajudar a identificar áreas de oportunidade.
Software de gestão de recursos humanos
O software de gestão de recursos humanos (HRMS) gere funções internas de RH, como o armazenamento de políticas, registos de funcionários e dados de benefícios. O HRMS facilita o acesso a documentos importantes da empresa para utilização interna e melhora os fluxos de trabalho de RH.
Gestão de processos de negócio
O software de gestão de processos de negócio (BPM) funciona como uma espécie de central para criar, implementar e visualizar processos automatizados. Fornece relatórios sobre os resultados dos processos automatizados para ajudar as empresas a otimizarem os seus fluxos de trabalho digitais.
Ao escolher uma solução de software de automatização para o seu negócio, pense nas necessidades e prioridades delineadas nos mapas de fluxo de trabalho.
5. Digitalize ficheiros em papel.
Os seus processos atuais podem depender de arquivos em papel e sistemas de arquivo que dificultam ou impossibilitam o acesso a informação útil num fluxo de trabalho digital. Incorpore estes dados no seu sistema ao transformar ficheiros em papel em ficheiros digitais. Quer os documentos estejam relacionados com recursos humanos, informações de clientes ou colaboração interna, identifique os ficheiros que precisam de ser digitalizados e planeie um projeto de digitalização. O Adobe Scan é uma aplicação móvel gratuita que pode facilitar o processo. E, com o software Adobe Acrobat, a tecnologia OCR torna o texto digitalizado editável.
6. Mantenha as funções e permissões bem definidas.
Definir os colaboradores e parceiros que têm acesso a quais documentos é uma preocupação de segurança importante com qualquer software de fluxo de trabalho digital. Deve garantir que as pessoas certas têm o acesso adequado para trabalhar eficientemente, enquanto limita distrações para os outros. E especialmente não quer dar acesso a informações confidenciais à pessoa errada. Por exemplo, o gestor de RH deve ter acesso a todos os ficheiros no seu HRMS, enquanto um colaborador normal deve ver apenas a informação aprovada.
Atribuir funções e permissões é um passo importante para garantir que o seu software seja um ativo e não um risco. Atribuir funções claras na plataforma também ajudará a agilizar qualquer período de formação e ajuste.
7. Teste exaustivamente e, depois, implemente.
Não se esqueça de testar qualquer nova automatização do fluxo de trabalho digital antes de a implementar — especialmente quando se trata de processos voltados para o cliente. O teste pode incluir a criação de uma conta de cliente fictícia e a gestão de uma compra do início ao fim ou a interação com um chatbot. Antes de ser disponibilizada a todos os utilizadores, resolva quaisquer erros que possam causar interrupções ou perturbar a utilização diária.
8. Acompanhe o progresso com KPIs.
Mas como pode saber se o novo fluxo de trabalho digital está a ajudar? Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são excelentes rastreadores de progresso para garantir que a nova automatização está a ajudar a alcançar os objetivos empresariais. Podem ser facilmente ajustados — mais do que outras métricas de dados. Isto é essencial porque os fluxos de trabalho digitais estão destinados a mudar à medida que as necessidades e prioridades da empresa evoluem.
Por exemplo, um KPI pode ser medir novos clientes por trimestre com base em novas contas de compras. Isto confirmará se o seu CRM está a funcionar ao mostrar o aumento no número de contas.
9. Ajuste os fluxos de trabalho digitais para aumentar a produtividade.
Este processo não é do tipo “configurar e esquecer”. Após implementar um fluxo de trabalho digital, verifique se a automatização continua a ter um desempenho adequado aos seus KPIs ou identifique áreas de melhoria. Ao rever periodicamente o progresso, pode continuar a otimizar o fluxo de trabalho digital para a equipa, melhorando os resultados e a moral.
Inicialmente, terá de rever novos fluxos de trabalho de forma regular para manter um desempenho elevado. Mas, quando bem implementados e verificados periodicamente, os fluxos de trabalho digitais podem poupar-lhe tempo e dinheiro, melhorando a eficiência geral do negócio. Com uma boa implementação de processos automatizados, um planeamento cuidadoso e uma revisão astuta, verá um grande aumento de produtividade ao longo do tempo.
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