ADOBE ACROBAT
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญปลอดภัยในกรณีที่เกิดสาธารณภัย
ใช้คู่มือนี้เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์สำคัญของคุณจะไม่มีทางสูญหาย
สร้างแผนป้องกันสำหรับเอกสารดิจิทัลของคุณ
ตั้งแต่น้ำท่วมฉับพลันไปจนถึงไฟไหม้โดยไม่คาดคิด โอกาสที่คุณไม่อยากจะคิดถึงคือสาเหตุว่าทำไมคุณจึงจำเป็นต้องมีกรมธรรม์ประกันภัยสำหรับไฟล์คุณ การสำรองข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงก็มีข้อจำกัด หากจัดเก็บอยู่ในบ้านเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น คุณก็จะสูญเสียอุปกรณ์ดังกล่าวไป แม้แต่สาธารณภัยที่เกิดขึ้นในระยะไกลก็อาจรบกวนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยการสร้างความเสียหายกับกริดไฟฟ้าและเซิร์ฟเวอร์สำรองข้อมูล
เอกสารดิจิทัลและการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญในโลกที่ USAA กล่าวว่าเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ของการเรียกร้องสินไหมจากสาธารณภัยได้เปลี่ยนมาดำเนินการทางดิจิทัลแล้ว ใช้รายการนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานตู้เก็บเอกสารดิจิทัลสำหรับเอกสารที่สำคัญ
เริ่มต้นด้วยรายการตรวจสอบเอกสารดิจิทัลที่สำคัญ
คุณจะสามารถป้องกันและสำรองข้อมูลได้เฉพาะเอกสารข้อมูลที่คุณติดตามความคืบหน้าเท่านั้น ดังนั้นขั้นตอนแรกของแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารของคุณคือการพิจารณาเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณอย่างถี่ถ้วน ใช้รายการเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดเอกสารที่สำคัญ
เอกสารสำหรับระบุตัวตน
● บัตรประกันสังคม
ตั้งแต่การเปิดบัญชีธนาคารหรือวงเงินเครดิต ไปจนถึงการซื้อบ้าน ส่วนใหญ่แล้วมักต้องใช้บัตรประกันสังคม และหากหมายเลขบัตรประกันสังคมของคุณไม่ปลอดภัยก็อาจนำไปสู่การโจรกรรมเอกลักษณ์บุคคลได้
● สูติบัตร
สูติบัตรเป็นหลักฐานทางกฎหมายที่สำคัญเกี่ยวกับอายุ สถานะการเป็นพลเมือง และอัตลักษณ์ของคุณ ซึ่งอาจจำเป็นสำหรับการเดินทาง การลงทะเบียนเรียน และการขอรับหรือเปลี่ยนเอกสารอื่นๆ
● ทะเบียนสมรส
ทะเบียนสมรสเป็นบันทึกและหลักฐานสำคัญเพื่อยืนยันการแต่งงานของคุณ ซึ่งอาจมีความสำคัญต่อการขอรับสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพ การสมัครสินเชื่อหรือการจำนอง หรือการยื่นภาษี
● หนังสือเดินทาง
นอกเหนือจากการใช้งานที่สำคัญและเป็นที่ประจักษ์ในด้านการเดินทางแล้ว หนังสือเดินทางยังพิสูจน์ตัวตนและสัญชาติของคุณเพื่อจุดประสงค์ภายในประเทศได้
● หลักฐานที่อยู่
หนึ่งในรูปแบบหลักฐานที่อยู่ที่ดีที่สุดคือใบเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภคล่าสุดที่มีชื่อของคุณอยู่ โดยมักจำเป็นต้องใช้หลักฐานที่อยู่เพื่อรับเอกสารและเปิดบัญชีธนาคาร
● เอกสารการเปลี่ยนชื่อ
หากคุณได้เปลี่ยนชื่อหลังการแต่งงานหรือด้วยเหตุใดก็ตาม คุณอาจจำเป็นต้องยื่นหลักฐานการเปลี่ยนชื่อที่สำนักงานประกันสังคมหรือ DMV
● บัตรประจำตัวทหาร
หากคุณมีบัตรประจำตัวทหาร คุณควรให้ความสำคัญเพื่อไม่ให้สูญหาย โดยบัตรนี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงสิทธิประโยชน์ทั้งหมด (เช่น การดูแลสุขภาพและการดูแลเด็ก) และเพื่อเข้าฐานทัพ
● บัตรประจำตัวชนเผ่า
หากคุณได้ขึ้นทะเบียนเป็นสมาชิกชนเผ่า บัตรประจำตัวชนเผ่าเองก็ถือเป็นหลักฐานชิ้นหนึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อจุดประสงค์ด้านการยืนยันตัวตนทางรัฐบาลอื่นๆ ได้อีกด้วย
● เอกสารรับรองการเป็นพลเมือง
คุณจะได้รับเอกสารรับรองการเป็นพลเมืองหากคุณเป็นพลเมืองสหรัฐอเมริกาหลังจากอายุ 18 ปี ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ทำเอกสารนี้สูญหาย ทั้งนี้เพื่อให้ได้ใช้เอกสารสำหรับพิสูจน์สิทธิการเป็นพลเมือง
● วีซ่า
คุณอาจมีวีซ่าหากคุณเป็นพลเมืองของประเทศอื่นที่อาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา หากคุณมี วีซ่าจะสำคัญมากสำหรับการเดินทางและการจ้างงาน
● เอกสารรับรองทักษะด้านวิชาชีพ
เอกสารเหล่านี้อาจเป็นหลักฐานด้านเวลา เงิน และความพยายามที่คุณทุ่มเทเพื่อให้ได้ใบรับรองวิชาชีพ ซึ่งจะเป็นเอกสารที่หาทดแทนได้ยากมาก เช่นเดียวกับเอกสารทั้งหมดในรายการนี้
เอกสารทางการเงิน
● ข้อมูลภาษี
คุณควรเก็บรักษาบันทึกภาษีให้ปลอดภัยเนื่องจากมีข้อมูลส่วนบุคคลอยู่มาก และยังควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ทำเอกสารเหล่านี้สูญหาย เนื่องจากคุณจะต้องใช้เมื่อถึงช่วงยื่นภาษี
● กรมธรรม์ประกันภัย
การเก็บกรมธรรม์ประกันภัยไว้ในที่ปลอดภัยจะทำให้การยื่นคำร้องและยืนยันรายละเอียดกรมธรรม์ของคุณง่ายขึ้นมาก โดยจะมีประโยชน์อย่างมากในกรณีที่เกิดสาธารณภัย
● บันทึกและรายการเดินบัญชีธนาคาร
บันทึกและรายการเดินบัญชีธนาคารจะมีความสำคัญเมื่อต้องยื่นภาษีหรือสมัครรับสิทธิประโยชน์
● ใบเรียกเก็บเงิน
การเก็บและป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้สูญหายจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นระเบียบ และมั่นใจได้ว่าจะไม่ลืมว่าเงินจำนวนใดบ้างที่มีผู้ติดค้างคุณอยู่
● เช็คเงินค่าจ้าง
เช่นเดียวกับรายการเดินบัญชีธนาคาร คุณอาจจำเป็นต้องมีต้นขั้วการชำระเงินเมื่อยื่นภาษีหรือสมัครรับสิทธิประโยชน์
● ข้อมูลการรับประกัน
การรักษาข้อมูลการรับประกันของคุณให้ปลอดภัยจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้การรับประกันได้และจะไม่เสียเงิน
● หลักฐานการซื้อสำหรับการซื้อจำนวนมาก
การเก็บหลักฐานการซื้อสำหรับการซื้อจำนวนมากให้ปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญต่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ ภาษี หรือการรับประกัน
● เอกสารทางการลงทุน
เอกสารทางการลงทุนจะช่วยคุณพิสูจน์ด้านภาษีในกรณีที่มีการตรวจสอบจาก IRS
● สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว
ประกันของคุณอาจขอสำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาล และสำเนานี้จะช่วยให้คุณได้รับความคุ้มครองตามที่คุณสำรองจ่ายไป และยังอาจมีความสำคัญเมื่อยื่นภาษี
● แบบฟอร์มผู้รับผลประโยชน์
แบบฟอร์มผู้รับผลประโยชน์เป็นตัวกำหนดว่าใครจะได้รับผลประโยชน์จากแผนการเกษียณอายุของคุณหลังจากที่คุณเสียชีวิต การเก็บรักษาเอกสารนี้ให้ปลอดภัยจะป้องกันความสับสนและทำให้ผู้รับผลประโยชน์ของคุณสามารถรับผลประโยชน์ของคุณได้
● แผนการเกษียณอายุและเงินบำนาญ
คุณควรเข้าถึงแผนการเกษียณอายุและเงินบำนาญได้ ทั้งนี้เพื่อทำให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับผลประโยชน์และเผื่อไว้ในกรณีที่มีการตรวจสอบ
● เอกสารมรดก
ศาลจะขอพินัยกรรมและเอกสารมรดกอื่นๆ หลังจากคุณเสียชีวิต ดังนั้นการรักษาการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้ลูกหลานไม่เกิดความยากลำบาก
เอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สิน
● สัญญาเช่า
สัญญาเช่าเป็นหลักฐานในการเช่าและมีข้อกำหนดในการเช่า ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของหรือผู้เช่า การเข้าถึงสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ทางกฎหมาย
● สัญญาอสังหาริมทรัพย์
สัญญาอสังหาริมทรัพย์ช่วยปกป้องทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย และเป็นสิ่งจำเป็นหากมีปัญหาเกิดขึ้น
● เอกสารการจำนอง
การเก็บเอกสารการจำนองสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณมีการคิดบัญชีการชำระเงินที่ถูกต้องแม่นยำ โดยเอกสารเหล่านี้ยังจะมีประโยชน์ในช่วงยื่นภาษี
● เอกสารเกี่ยวกับรถยนต์
เอกสารการตรวจสอบและเอกสารเกี่ยวกับทะเบียนจะช่วยให้คุณขายและทำประกันรถได้
● ข้อมูลการประเมินราคา
คุณคงไม่ต้องการสูญเสียข้อมูลการประเมินราคาที่คุณได้จ่ายเงินให้กับผู้ประเมินราคา นอกจากการประเมินราคาจะสำคัญในด้านการขายแล้ว แต่ยังสามารถใช้เพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีได้ด้วย
● หลักฐานการซื้อสินค้าราคาแพง
หลักฐานการซื้อจะช่วยให้คุณแน่ใจว่าจะได้รับการประกัน การรับรอง หรือเงินคืน คุณยังอาจได้รับชดเชยหากสินค้าราคาแพงของคุณได้รับความเสียหาย และคุณต้องการยื่นคำร้องค่าเสียหาย
● รายงานการตรวจบ้าน
การมีรายงานการตรวจสอบบ้านครั้งก่อนหน้านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญในการได้รับการชดเชยความเสียหายที่เกี่ยวข้องกับสาธารณภัย
เอกสารทางกฎหมาย
● หนังสือแสดงเจตนา
การเข้าถึงหนังสือแสดงเจตนาจะช่วยให้คนที่คุณรักและผู้ให้บริการทางการแพทย์มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับการดูแลที่คุณต้องการในกรณีที่คุณไม่สามารถช่วยเหลือตัวเองได้
● หนังสือมอบอำนาจ
หากคุณต้องการใช้หนังสือมอบอำนาจ (POA) คุณจำเป็นต้องมีเอกสารยืนยัน
● เอกสารทรัสต์
อาจจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสาร เช่น หนังสือรับรองความน่าเชื่อถือ เมื่อคุณดำเนินการในนามของกองทรัสต์
● มรณบัตร
การจัดเก็บมรณะบัตรอย่างปลอดภัยสามารถช่วยให้คุณได้รับประกันชีวิต สิทธิประโยชน์เงินบำนาญ หรือชำระหนี้มรดกได้
● เอกสารทางกฎหมายที่ใช้ยื่น
เอกสารทางกฎหมายที่ใช้ยื่นอาจใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ และอาจแสดงถึงการดำเนินการหรือเงินจำนวนมากที่ใช้จ่ายไปกับทนายความ
● เอกสารการเลี้ยงดูบุตร
การเก็บรักษาเอกสารสำคัญอย่างเอกสารการดูแลเด็กให้ปลอดภัยสามารถช่วยป้องกันความสับสนหากเกิดปัญหาขึ้นได้
● เอกสารการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
เอกสารการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมเป็นเอกสารสำคัญที่ควรเก็บให้ปลอดภัย เอกสารเหล่านี้เป็นหลักฐานการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม และอาจมีข้อมูลเพื่อช่วยให้เด็กค้นหาพ่อแม่ผู้ให้กำเนิดของตน
● ใบหย่า
การเก็บเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องและเป็นหลักฐานการหย่าร้างจะเป็นประโยชน์ในชั้นศาลหรือในการหาข้อสรุปในสถานการณ์ทางการเงินอื่นๆ
● เอกสารการแปลงสัญชาติ
คุณจะได้รับเอกสารการแปลงสัญชาติหากคุณเป็นพลเมืองสหรัฐอเมริกาหลังจากอายุ 18 ปี ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ทำเอกสารนี้สูญหาย ทั้งนี้เพื่อให้ได้ใช้เอกสารสำหรับพิสูจน์สิทธิการเป็นพลเมือง
เอกสารทางการแพทย์
● บัตรประกันสุขภาพ
บัตรประกันสุขภาพเป็นเอกสารสำคัญที่ควรเก็บรักษาไว้ เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงการรักษาพยาบาลและใบสั่งยาได้
● บันทึกการรับวัคซีน
ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและโรงเรียนอาจจำเป็นต้องเข้าถึงบันทึกการรับวัคซีนของคุณหรือของครอบครัว
● สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว
การเก็บเอกสารสำคัญอย่าง สำเนาใบเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลจะช่วยอำนวยความสะดวกแก่คุณได้เมื่อประกันร้องขอ
● เอกสารแสดงความทุพพลภาพ
เก็บรักษาเอกสารแสดงความทุพพลภาพเพื่อให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับสิทธิประโยชน์และสิทธิ์การเข้าถึงที่ต้องการ
● เอกสารการเป็นทหารผ่านศึก
คุณอาจมีเอกสารการเป็นทหารผ่านศึก (VA) หากคุณเคยรับราชการทหาร หากคุณสมัครเพื่อรับสิทธิประโยชน์หรือเงินกู้อาจมีการขอเข้าถึงเอกสารการเป็นทหารผ่านศึก
ยกระดับการป้องกันขึ้นอีกขั้นด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้
คุณจะต้องใช้ความระมัดระวังที่แตกต่างกันไปซึ่งจะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บเอกสารฉบับจริงและฉบับอิเล็กทรอนิกส์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาและสถานที่จัดเก็บแยกต่างหากเพื่อเก็บทุกอย่างให้ปลอดภัย
เคล็ดลับสำหรับการจัดเก็บเอกสารฉบับจริง
แม้ว่าเอกสารหลายอย่างในทุกวันนี้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ยังมีบางอย่าง (เช่น บัตรประกันสังคม) ที่ยังคงต้องเก็บรักษาเป็นสำเนาฉบับจริง และเนื่องจากกระดาษจึงสูญหายหรือเสียหายง่ายในระหว่างเกิดเพลิงไหม้หรือน้ำท่วม ทำให้จำเป็นต้องทำสำเนาไว้หลายใบ
แม้จะไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ แต่ตัวเลือกการสำรองข้อมูลสำหรับสำเนาฉบับจริงที่เป็นไปได้เหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีในการเริ่มต้น
- จัดเก็บเอกสารในอุปกรณ์จัดเก็บที่กันน้ำ การทำเช่นนี้จะช่วยให้มั่นใจว่ายังคงอ่านได้ชัดเจนและใช้งานได้ในกรณีที่น้ำท่วม แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในพื้นที่เสี่ยงน้ำท่วม แต่ความเสียหายจากน้ำก็สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อบ้านของคุณมีการป้องกันไฟไหม้
- จัดเก็บเอกสารหมวดหมู่เดียวกันไว้ในที่เดียวกัน หากคุณทราบว่าจะเก็บเอกสารสำคัญไว้ที่ไหน ก็จะป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายหรือไม่เป็นระเบียบ
- สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานง่ายเพื่อให้คุณหาและเข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น
- สร้างสำเนาเพื่อสำรองไว้แบบอิเล็กทรอนิกส์ หากทำได้ สำเนาสำรองแบบอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้มั่นใจว่าคุณสามารถใช้งานข้อมูลในเอกสารสำคัญของคุณได้เสมอ และยังทำให้ใช้ทดแทนสำเนาฉบับจริงง่ายยิ่งขึ้น
- เก็บเอกสารที่สำคัญไว้ให้ปลอดภัยเพื่อป้องกันจากการโจรกรรมเอกลักษณ์บุคคล นอกจากนี้ยังเป็นการป้องกันไม่ให้เด็กๆ ยุ่งเกี่ยวหรือทำให้ไฟล์สำคัญสูญเสียอีกด้วย
- ใส่สำเนาไว้ในถุงปิดผนึกให้เป็นส่วนหนึ่งของชุดการเตรียมความพร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉินของคุณ หากคุณจำเป็นต้องออกจากบ้านอย่างเร่งด่วน คุณก็จะมีเอกสารสำคัญทั้งหมดติดตัวไว้ เอกสารยืนยันตัวตนจะมีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีฉุกเฉิน
- จัดเก็บสำเนาไว้ในสถานที่นอกสำนักงานที่ปลอดภัยและไร้กังวล ซึ่งคุณก็จะยังคงมีเอกสารสำคัญอยู่ในกรณีที่เกิดสาธารณภัยจนทำให้ไม่สามารถเข้าถึงบ้านคุณได้
วิธีการสำรองข้อมูลสำเนาเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์
สำเนาเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึง จัดเก็บ และค้นหาได้ง่าย ในหลายกรณี สำเนาอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าสำเนาจริง แต่สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ก็อาจสูญหายโดยอุบัติเหตุได้ ความเสียหายของห้องเซิร์ฟเวอร์ การบำรุงรักษาที่ผิดพลาด และการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ไม่ดีอาจทำให้เอกสารเหล่านี้ตกอยู่ในความเสี่ยง
ให้พิจารณาตามมาตรการดังต่อไปนี้เพื่อป้องกันเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญในกรณีที่เกิดสาธารณภัย
- สแกนและแปลงเอกสารแบบรูปภาพที่สำคัญเป็น PDF มีหลากหลายเหตุผลในการแปลงไฟล์เป็น PDF เช่น การประหยัดพื้นที่และเงิน และทำให้เอกสารง่ายต่อการแชร์และมีความปลอดภัย
- สร้างระบบสำหรับจัดเก็บ PDF และไฟล์อื่นๆ ที่ใช้งานง่าย โดยการทำเช่นนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงความยุ่งยากเมื่อต้องการเข้าถึงเอกสาร
- จัดเรียง PDF ในลักษณะที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ค้นหาองค์ประกอบต่างๆ ของแต่ละไฟล์ได้โดยง่าย
- ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันและระบบสำรองข้อมูลและบนคลาวด์เพื่อสร้างสำเนาดิจิทัลที่ปลอดภัย หากอุปกรณ์หรือฮาร์ดไดรฟ์เกิดความเสียหาย คุณก็จะรู้ได้ว่าเอกสารสำคัญยังคงปลอดภัย
- สืบค้นข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทการจัดการด้านการจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ โดยบริษัทเหล่านี้จะช่วยสแกนเอกสารฉบับจริง เก็บข้อมูลจากเอกสาร และแปลงไฟล์ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
- สอบถามบริษัทการจัดการไฟล์ทางไกลที่คุณต้องการใช้งานเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติฉุกเฉินเมื่อเกิดสาธารณภัย Adobe มีแนวทางปฏิบัติฉุกเฉินสำหรับไฟล์ทางธุรกิจ กฎหมาย และทางการแพทย์
- ใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ Adobe ช่วยคุณสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากสำหรับ PDF ได้
- ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยเพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยจากแฮกเกอร์และผู้ที่อาจทำการโจรกรรมเอกลักษณ์บุคคล
- เตรียมโซลูชันพลังงานสำรอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ
- ใช้ตัวเลือกออนไลน์ เช่น บริการธนาคารออนไลน์ คุณจะมีรายการเดินบัญชีธนาคารที่เป็นกระดาษให้ต้องติดตามน้อยลง และการแปลงเอกสารสำคัญเป็น PDF จะง่ายยิ่งขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกในทีมคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์สำคัญได้แม้ว่าอุปกรณ์คุณจะขัดข้องก็ตาม
- จัดเก็บสำเนาไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงแล้วเก็บไว้นอกสำนักงานในที่ปลอดภัย
เตรียมเอกสารและข้อมูลของคุณไว้รับอนาคต
หากไม่ได้รับการจัดระเบียบให้ดี คุณก็อาจจะลืมเอกสารไปได้ง่ายๆ เมื่อเวลาผ่านไป แม้จะสำรองข้อมูลทางดิจิทัลไว้อย่างปลอดภัยที่สุด แต่การใช้เครื่องมือของ Adobe Acrobat จะทำให้คุณสามารถจัดแคชไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบและใช้งานง่าย
- ผสาน PDF และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันแล้วติดป้ายกำกับเพื่อทำให้ค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ง่าย
- บีบอัด PDF และไฟล์อื่นเพื่อลดการใช้พื้นที่จัดเก็บ
- ดำเนินการประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณได้รับการปรับปรุงอยู่เสมอ
- ตรวจสอบไฟล์เป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง คุณภาพ และการปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบเยอะเกินไป
เจ้าของธุรกิจขนาดย่อมและผู้ประกอบการจะสามารถป้องกันไฟล์ของตนเองได้อย่างไร
เนื่องจากมีทรัพยากรที่น้อยกว่าเมื่อเทียบกับบริษัทขนาดใหญ่ บริษัทขนาดย่อม ฟรีแลนซ์ และผู้ประกอบการจึงอาจประสบปัญหาค่อนข้างมากในการสำรองและป้องกันไฟล์ในระบบที่ใช้งานง่าย แต่การวางแผนป้องกันไฟล์ของคุณก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ
- ตรวจสอบและสำรองข้อมูลเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น การจดทะเบียนและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ข้อมูลการบัญชี ข้อมูลภาษี บันทึกลูกค้า และบันทึกทางธุรกิจ เอกสารคุณจะปลอดภัยยิ่งขึ้นและจัดการได้ง่ายยิ่งขึ้นหากคุณสำรองข้อมูลเป็น PDF
- รักษาบันทึกลูกค้าและบันทึกทางการเงินให้ปลอดภัย เช่น ข้อมูลติดต่อและใบแจ้งหนี้ หากคุณใช้ PDF คุณจะสามารถทำให้ชีวิตง่ายขึ้นได้ด้วยการรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารคุณ
- เก็บเอกสารส่วนบุคคลและเอกสารทางวิชาชีพแยกไว้ต่างหาก
- ดำเนินการประเมินความเสี่ยงเพื่อให้คุณใช้เวลาและทรัพยากรในปริมาณที่เหมาะสมไปกับแผนฉุกเฉินด้านการจัดเก็บเอกสารของคุณ
- สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานและปฏิบัติตามง่ายสำหรับพนักงานทุกคน
- เปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อให้มีบันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์ของไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด เพื่อให้มีการรักษาความปลอดภัยสูงสุด ให้แปลงเอกสารทั้งหมดเป็น PDF
- ใช้ระบบการทำงานร่วมกันและการสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นแม้ว่าอุปกรณ์สำคัญจะขัดข้องก็ตาม
- ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยเพื่อป้องกันทั้งเอกสารส่วนตัวและระบบคลาวด์ที่จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้
- เก็บสำเนาดิจิทัลของเอกสารไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงหรือเก็บสำเนาฉบับจริงแยกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ปลอดภัย ในกรณีที่เกิดสาธารณภัย คุณก็จะวางใจได้เมื่อรู้ว่ามีข้อมูลสำรองไว้แล้ว
สำรวจดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมรับมือแล้ว
- Adobe Business Continuity and Disaster Recovery: โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินธุรกิจตามปกติได้อีกครั้งหลังจากมีการหยุดชะงักในวงกว้าง
- FEMA.gov หน่วยงานจัดการเหตุฉุกเฉินกลางที่จัดตั้งขึ้นเพื่อช่วยเหลือประชาชนในระหว่างและหลังเกิดสาธารณภัย
- Ready.gov Ready เป็นแคมเปญบริการสาธารณะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ประชาชนเตรียมพร้อมรับมือและจัดการเหตุฉุกเฉินอย่างเหมาะสม เช่น สาธารณภัยธรรมชาติ
- Ready.gov (การประเมินความเสี่ยง) หน้านี้จะอธิบายว่าการประเมินความเสี่ยงคืออะไร พร้อมทั้งให้คำแนะนำ ตัวอย่าง และแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเหตุฉุกเฉินที่เกิดในวงกว้าง
- DisasterAssistance.gov เครื่องมือค้นหานี้จะช่วยให้คุณค้นหาและสมัครขอรับความช่วยเหลือในท้องถิ่นหลังเกิดสาธารณภัยได้
เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในแผนการที่ดีที่สุด คุณจะวางใจได้ที่รู้ว่าเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณปลอดภัยอยู่ในระบบคลาวด์ โชคดีที่เทคโนโลยีการสำรองข้อมูลดิจิทัลอย่าง Adobe Document Cloud เป็นตัวช่วยชีวิตของคุณในยามลำบาก ซึ่งเป็นโซลูชันที่รวดเร็วและง่ายดายสำหรับทุกความต้องการของคุณในด้านเอกสารดิจิทัล และคุณก็วางใจได้ว่าไฟล์และเอกสารที่สำคัญจะไม่สูญหายไป
