ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญปลอดภัยในกรณีที่เกิดสาธารณภัย

ใช้คู่มือนี้เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ที่สำคัญของคุณ เอกสารประจำตัว และเอกสารทางการเงินจะไม่สูญหาย แม้ว่าจะเกิดสิ่งที่ไม่คาดคิดขึ้นก็ตาม

บุคคลกำลังจัดทำแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารดิจิทัลของพวกเขาในครัวของตน

สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารดิจิทัลของคุณ

 

ตั้งแต่น้ำท่วมฉับพลันไปจนถึงไฟไหม้โดยไม่คาดคิด ล้วนเป็นเหตุการณ์ที่สามารถเปลี่ยนชีวิตของคุณจากหน้ามือเป็นหลังมือได้ในทันที เพียงแค่คิดก็หมดสนุกแล้ว ด้วยเหตุนี้เอง การมีกรมธรรม์ประกันภัยสำหรับเอกสารข้อมูลของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ การสำรองทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงก็สามารถทำได้อย่างจำกัด หากอุปกรณ์ที่คุณจัดเก็บข้อมูลอยู่ในบ้านของคุณเมื่อเกิดเหตุการณ์ข้างต้นขึ้น คุณก็จะสูญเสียอุปกรณ์ดังกล่าวไป แม้แต่เหตุการณ์ที่ไม่ได้ส่งผลโดยตรงกับคุณก็สามารถรบกวนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยการก่อให้เกิดความเสียหายกับกริดไฟฟ้าและเซิร์ฟเวอร์การสำรองข้อมูล

 

เอกสารดิจิทัลและการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญในโลกที่ USAA กล่าวว่าเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ของการเรียกร้องสินไหมจากสาธารณภัยได้เปลี่ยนมาดำเนินการทางดิจิทัลแล้ว ใช้รายการนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานตู้เก็บเอกสารดิจิทัลสำหรับเอกสารที่สำคัญ

 

 

เริ่มต้นด้วยรายการตรวจสอบเอกสารที่สำคัญ

 

คุณจะสามารถปกป้องและสำรองข้อมูลได้เฉพาะเอกสารข้อมูลที่คุณติดตามความคืบหน้าเท่านั้น ดังนั้นขั้นตอนแรกของแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารของคุณคือการพิจารณาเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณอย่างถี่ถ้วน ใช้รายการเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดเอกสารที่สำคัญ

 

 

เอกสารสำหรับระบุตัวตน

 

  • บัตรประกันสังคม

  • สูติบัตร

  • ทะเบียนสมรส

  • หนังสือเดินทาง

  • หลักฐานที่อยู่

  • เอกสารการเปลี่ยนชื่อ

  • บัตรประจำตัวทหาร

  • บัตรประจำตัวชนเผ่า

  • เอกสารรับรองการเป็นพลเมือง

  • วีซ่า

  • เอกสารรับรองทักษะด้านวิชาชีพ

เอกสารทางการเงิน

 

  • ข้อมูลภาษี

  • กรมธรรม์ประกันภัย

  • บันทึกและรายการเดินบัญชีธนาคาร

  • ใบแจ้งหนี้

  • เช็คเงินค่าจ้าง

  • ข้อมูลการรับประกัน

  • หลักฐานการซื้อสำหรับการซื้อจำนวนมาก

  • เอกสารทางการลงทุน

  • สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว
      
  • แบบฟอร์มผู้รับผลประโยชน์

  • แผนการเกษียณอายุและเงินบำนาญ

  • เอกสารมรดก
ตัวอย่างการสร้างสัญญาเช่าที่ได้รับการปกป้องด้วยรหัสผ่านใน Adobe Acrobat

เอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สิน

 

  • สัญญาเช่า

  • สัญญาอสังหาริมทรัพย์

  • เอกสารการจำนอง

  • เอกสารเกี่ยวกับรถยนต์

  • ข้อมูลการประเมินราคา

  • หลักฐานการซื้อสินค้าราคาแพง

  • รายงานการตรวจบ้าน

เอกสารทางกฎหมาย

 

  • หนังสือแสดงเจตนา

  • หนังสือมอบอำนาจ

  • เอกสารทรัสต์

  • มรณบัตร

  • เอกสารทางกฎหมายที่จัดเก็บไว้

  • เอกสารการเลี้ยงดูบุตร

  • เอกสารการรับลี้ยงบุตรบุญธรรม

  • ใบหย่า

  • เอกสารการแปลงสัญชาติ

เอกสารทางการแพทย์

 

  • บัตรประกันสุขภาพ

  • บันทึกการรับวัคซีน

  • สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว

  • เอกสารแสดงทุพพลภาพ

  • เอกสารการวัดสายตา

นำพาการปกป้องให้ก้าวไปอีกขั้นด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ 

 

คุณจะต้องใช้ความระมัดระวังที่แตกต่างกันไปซึ่งจะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บเอกสารฉบับจริงและฉบับอิเล็กทรอนิกส์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาและสถานที่จัดเก็บแยกต่างหากเพื่อให้ทุกอย่างปลอดภัย

 

 

เคล็ดลับสำหรับการจัดเก็บเอกสารฉบับจริง

 

แม้ว่าเอกสารหลายอย่างในทุกวันนี้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ยังมีบางอย่าง (เช่น บัตรประกันสังคม) ที่ยังคงเก็บรักษาเป็นสำเนาฉบับจริง และเนื่องจากกระดาษสามารถสูญหายหรือเสียหายได้อย่างง่ายดายในระหว่างเกิดเพลิงไหม้หรือน้ำท่วม จึงจำเป็นต้องทำสำเนาไว้หลายใบ

 

แม้จะไม่มีโซลูชั่นที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ แต่ตัวเลือกการสำรองข้อมูลสำหรับสำเนาฉบับจริงที่เป็นไปได้เหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีในการเริ่มต้น

  • จัดเก็บเอกสารในอุปกรณ์จัดเก็บที่กันน้ำ

  • จัดเก็บเอกสารประเภทเดียวกันไว้ในที่เดียวกัน
  • สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานง่าย
  • สร้างสำเนาเพื่อสำรองไว้แบบอิเล็กทรอนิกส์ หากทำได้

  • เก็บเอกสารที่สำคัญไว้ให้ปลอดภัย

  • ใส่สำเนาไว้ในถุงปิดผนึกให้เป็นส่วนหนึ่งของชุดการเตรียมความพร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉินของคุณ

  • จัดเก็บสำเนาไว้ในสถานที่นอกสำนักงานที่ปลอดภัยและไร้กังวล
ตัวอย่างการแก้ไขและการทำงานร่วมกันในเอกสารดิจิทัล

วิธีการสำรองข้อมูลสำเนาเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์

 

สำเนาเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึง จัดเก็บ และค้นหาได้ง่าย ในหลายกรณี สำเนาอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าสำเนาจริง แต่สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ก็อาจสูญหายโดยอุบัติเหตุได้ ความเสียหายของห้องเซิร์ฟเวอร์ การบำรุงรักษาที่ผิดพลาด และการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ไม่ดีอาจทำให้เอกสารเหล่านี้ตกอยู่ในความเสี่ยง

 

ให้พิจารณาตามมาตรการดังต่อไปนี้เพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญในกรณีที่เกิดสาธารณภัย

ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลของคุณล่วงหน้า

 

การสูญเสียการติดตามเอกสารเมื่อเวลาผ่านไปอาจเกิดขึ้นได้ง่ายแม้ในการสำรองข้อมูลทางดิจิทัลที่ปลอดภัยที่สุด หากไม่ได้รับการจัดระเบียบให้ดี แต่การใช้เครื่องมือของ Adobe Acrobat จะทำให้คุณสามารถจัดแคชไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบและใช้งานง่าย

  • ผสาน PDF และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันแล้วติดป้ายกำกับเพื่อทำให้ค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ง่าย

  • บีบอัด PDF และไฟล์อื่นเพื่อลดการใช้พื้นที่จัดเก็บ
  • ดำเนินการประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
  • ตรวจสอบไฟล์เป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง คุณภาพ และการปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
บุคคลนั่งอยู่ที่โต๊ะที่มีแสงแดดส่องถึงและกำลังทำงานบนแล็ปท็อปของตน

เจ้าของธุรกิจขนาดย่อมและผู้ประกอบการจะสามารถปกป้องไฟล์ของตนเองได้อย่างไร

 

เนื่องจากมีทรัพยากรที่น้อยกว่าเมื่อเทียบกับบริษัทขนาดใหญ่ บริษัทขนาดย่อม ฟรีแลนซ์ และผู้ประกอบการจึงอาจประสบปัญหาค่อนข้างมากในการสำรองและปกป้องไฟล์ในระบบที่ใช้งานง่าย แต่การวางแผนปกป้องไฟล์ของคุณก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

  • ตรวจสอบและสำรองข้อมูลเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น การจดทะเบียนและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ข้อมูลการบัญชี ข้อมูลภาษี บันทึกลูกค้า และบันทึกทางธุรกิจ

  • รักษาบันทึกลูกค้าและบันทึกทางการเงินให้ปลอดภัย เช่น ข้อมูลติดต่อและใบแจ้งหนี้
  • เก็บเอกสารส่วนตัวและเอกสารทางวิชาชีพแยกไว้ต่างหาก
  • ดำเนินการประเมินความเสี่ยง

  • สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานและปฏิบัติตามง่ายสำหรับพนักงานทุกคน

  • เปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อให้มีบันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์ของไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด

  • ใช้ระบบการทำงานร่วมกันและการสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์

  • ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยเพื่อปกป้องทั้งเอกสารส่วนตัวและระบบคลาวด์ที่จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้

  • เก็บสำเนาดิจิทัลของเอกสารไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงหรือเก็บสำเนาฉบับจริงแยกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ปลอดภัย

สำรวจแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเตรียมพร้อมรับมือแล้ว

  • Adobe Business Continuity and Disaster Recovery: โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินธุรกิจตามปกติได้อีกครั้งหลังจากมีการหยุดชะงักในวงกว้าง

  • FEMA.gov: หน่วยงานจัดการเหตุฉุกเฉินกลางที่จัดตั้งขึ้นเพื่อช่วยเหลือประชาชนในระหว่างและหลังเกิดสาธารณภัย
  • Ready.gov: Ready เป็นแคมเปญบริการสาธารณะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ประชาชนเตรียมพร้อมรับมือและจัดการเหตุฉุกเฉินอย่างเหมาะสม เช่น สาธารณภัยธรรมชาติ
  • Ready.gov (การประเมินความเสี่ยง): หน้านี้จะอธิบายว่าการประเมินความเสี่ยงคืออะไร พร้อมทั้งให้คำแนะนำ ตัวอย่าง และแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเหตุฉุกเฉินที่เกิดในวงกว้าง

  • DisasterAssistance.gov: เครื่องมือค้นหานี้จะช่วยให้คุณค้นหาและสมัครขอรับความช่วยเหลือในท้องถิ่นหลังเกิดสาธารณภัยได้

เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในแผนการที่ดีที่สุด คุณจะวางใจได้ที่รู้ว่าเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณปลอดภัยอยู่ในระบบคลาวด์ โชคดีที่เทคโนโลยีการสำรองข้อมูลดิจิทัลอย่าง Adobe Document Cloud เป็นตัวช่วยชีวิตของคุณในยามลำบาก ซึ่งเป็นโซลูชันที่รวดเร็วและง่ายดายสำหรับทุกความต้องการของคุณในด้านเอกสารดิจิทัล และคุณสามารถนอนหลับได้อย่างง่ายดายเมื่อได้รู้ว่าไฟล์และเอกสารที่สำคัญจะไม่สูญหายไป

คุณยังอาจสนใจ...

ภาพการเพิ่มข้อความลงในเอกสาร PDF บนอุปกรณ์แท็บเล็ต โทรศัพท์มือถือ และคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป

สร้าง แก้ไข และแชร์เอกสารด้วยโซลูชัน PDF ระดับมาตรฐานของวงการ

ค้นพบซอฟต์แวร์ PDF ชั้นนำสำหรับการแก้ไข จัดการ และรับลายเซ็น

บุคคลนั่งอยู่ที่โต๊ะและกำลังใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปเพื่อกรอกแบบฟอร์ม PDF

วิธีการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้

เปลี่ยนไฟล์ข้อความ รูปภาพ หรือแม้แต่แบบฟอร์มฉบับกระดาษให้เป็นเอกสาร PDF ที่กรอกข้อมูลได้ด้วย Adobe Acrobat

คนกำลังถือแท็บเล็ตยืนพิงที่เคาน์เตอร์

คุณสมบัติที่ควรมองหาของแอปสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดย่อม

ค้นหาคำตอบว่าการใช้ Adobe Acrobat จะช่วยให้ธุรกิจขนาดย่อมประสบความสำเร็จได้อย่างไร

พร้อมสำหรับกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบแล้วหรือยัง

ไม่ว่าจะอยู่ตรงจุดใดในเส้นทาง คุณก็ก้าวสู่ขั้นต่อไปได้ด้วย Adobe Document Cloud