ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญปลอดภัยในกรณีที่เกิดสาธารณภัย

ใช้คู่มือนี้เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ที่สำคัญของคุณ เอกสารประจำตัว และเอกสารทางการเงินจะไม่สูญหาย แม้ว่าจะเกิดสิ่งที่ไม่คาดคิดขึ้นก็ตาม

บุคคลกำลังจัดทำแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารดิจิทัลของพวกเขาในครัวของตน

สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารดิจิทัลของคุณ

ตั้งแต่น้ำท่วมฉับพลันไปจนถึงไฟไหม้โดยไม่คาดคิด ล้วนเป็นเหตุการณ์ที่สามารถเปลี่ยนชีวิตของคุณจากหน้ามือเป็นหลังมือได้ในทันที เพียงแค่คิดก็หมดสนุกแล้ว ด้วยเหตุนี้เอง การมีกรมธรรม์ประกันภัยสำหรับเอกสารข้อมูลของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ การสำรองทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงก็สามารถทำได้อย่างจำกัด หากอุปกรณ์ที่คุณจัดเก็บข้อมูลอยู่ในบ้านของคุณเมื่อเกิดเหตุการณ์ข้างต้นขึ้น คุณก็จะสูญเสียอุปกรณ์ดังกล่าวไป แม้แต่เหตุการณ์ที่ไม่ได้ส่งผลโดยตรงกับคุณก็สามารถรบกวนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยการก่อให้เกิดความเสียหายกับกริดไฟฟ้าและเซิร์ฟเวอร์การสำรองข้อมูล

เอกสารดิจิทัลและการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญในโลกที่ USAA กล่าวว่าเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ของการเรียกร้องสินไหมจากสาธารณภัยได้เปลี่ยนมาดำเนินการทางดิจิทัลแล้ว ใช้รายการนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานตู้เก็บเอกสารดิจิทัลสำหรับเอกสารที่สำคัญ

เริ่มต้นด้วยรายการตรวจสอบเอกสารที่สำคัญ

คุณจะสามารถปกป้องและสำรองข้อมูลได้เฉพาะเอกสารข้อมูลที่คุณติดตามความคืบหน้าเท่านั้น ดังนั้นขั้นตอนแรกของแผนฉุกเฉินสำหรับเอกสารของคุณคือการพิจารณาเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณอย่างถี่ถ้วน ใช้รายการเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดเอกสารที่สำคัญ

เอกสารสำหรับระบุตัวตน

บัตรประกันสังคม
สูติบัตร
ทะเบียนสมรส
หนังสือเดินทาง
หลักฐานที่อยู่
เอกสารการเปลี่ยนชื่อ
บัตรประจำตัวทหาร
บัตรประจำตัวชนเผ่า
เอกสารรับรองการเป็นพลเมือง
วีซ่า
เอกสารรับรองทักษะด้านวิชาชีพ

เอกสารทางการเงิน

ข้อมูลภาษี
กรมธรรม์ประกันภัย
บันทึกและรายการเดินบัญชีธนาคาร
ใบแจ้งหนี้
เช็คเงินค่าจ้าง
ข้อมูลการรับประกัน
หลักฐานการซื้อสำหรับการซื้อจำนวนมาก
เอกสารทางการลงทุน
สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว
แบบฟอร์มผู้รับผลประโยชน์
แผนการเกษียณอายุและเงินบำนาญ
เอกสารมรดก

เอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สิน

สัญญาเช่า
สัญญาอสังหาริมทรัพย์
เอกสารการจำนอง
เอกสารเกี่ยวกับรถยนต์
ข้อมูลการประเมินราคา
หลักฐานการซื้อสินค้าราคาแพง
รายงานการตรวจบ้าน

เอกสารทางกฎหมาย

หนังสือแสดงเจตนา
หนังสือมอบอำนาจ
เอกสารทรัสต์
มรณบัตร
เอกสารทางกฎหมายที่จัดเก็บไว้
เอกสารการเลี้ยงดูบุตร
เอกสารการรับลี้ยงบุตรบุญธรรม
ใบหย่า
เอกสารการแปลงสัญชาติ

เอกสารทางการแพทย์

บัตรประกันสุขภาพ
บันทึกการรับวัคซีน
สำเนาใบแสดงค่ารักษาพยาบาลที่ชำระเงินแล้ว
เอกสารแสดงทุพพลภาพ
เอกสารการวัดสายตา

นำพาการปกป้องให้ก้าวไปอีกขั้นด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้

คุณจะต้องใช้ความระมัดระวังที่แตกต่างกันไปซึ่งจะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บเอกสารฉบับจริงและฉบับอิเล็กทรอนิกส์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาและสถานที่จัดเก็บแยกต่างหากเพื่อให้ทุกอย่างปลอดภัย

เคล็ดลับสำหรับการจัดเก็บเอกสารฉบับจริง

แม้ว่าเอกสารหลายอย่างในทุกวันนี้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ยังมีบางอย่าง (เช่น บัตรประกันสังคม) ที่ยังคงเก็บรักษาเป็นสำเนาฉบับจริง และเนื่องจากกระดาษสามารถสูญหายหรือเสียหายได้อย่างง่ายดายในระหว่างเกิดเพลิงไหม้หรือน้ำท่วม จึงจำเป็นต้องทำสำเนาไว้หลายใบ

แม้จะไม่มีโซลูชั่นที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ แต่ตัวเลือกการสำรองข้อมูลสำหรับสำเนาฉบับจริงที่เป็นไปได้เหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีในการเริ่มต้น

จัดเก็บเอกสารในอุปกรณ์จัดเก็บที่กันน้ำ
จัดเก็บเอกสารประเภทเดียวกันไว้ในที่เดียวกัน
สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานง่าย
สร้างสำเนาเพื่อสำรองไว้แบบอิเล็กทรอนิกส์ หากทำได้
เก็บเอกสารที่สำคัญไว้ให้ปลอดภัย
ใส่สำเนาไว้ในถุงปิดผนึกให้เป็นส่วนหนึ่งของชุดการเตรียมความพร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉินของคุณ
จัดเก็บสำเนาไว้ในสถานที่นอกสำนักงานที่ปลอดภัยและไร้กังวล

ตัวอย่างการแก้ไขและการทำงานร่วมกันในเอกสารดิจิทัล

วิธีการสำรองข้อมูลสำเนาเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์

สำเนาเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถเข้าถึง จัดเก็บ และค้นหาได้ง่าย ในหลายกรณี สำเนาอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าสำเนาจริง แต่สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ก็อาจสูญหายโดยอุบัติเหตุได้ ความเสียหายของห้องเซิร์ฟเวอร์ การบำรุงรักษาที่ผิดพลาด และการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ไม่ดีอาจทำให้เอกสารเหล่านี้ตกอยู่ในความเสี่ยง

ให้พิจารณาตามมาตรการดังต่อไปนี้เพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญในกรณีที่เกิดสาธารณภัย

สแกนและแปลงเอกสารแบบรูปภาพที่สำคัญเป็น PDF
สร้างระบบที่ใช้งานง่ายสำหรับจัดเก็บ PDF และไฟล์อื่นๆ
จัดเรียง PDF ในลักษณะที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ค้นหาองค์ประกอบต่างๆ ของแต่ละไฟล์ได้โดยง่าย
ใช้เครื่องมือสำรองข้อมูลและการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์เพื่อสร้างสำเนาดิจิทัลที่ปลอดภัย
ตรวจสอบบริษัทการจัดการสำหรับการจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
สอบถามบริษัทการจัดการไฟล์ทางไกลที่คุณต้องการใช้งานเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติฉุกเฉินเมื่อเกิดสาธารณภัย
ใช้การปกป้องด้วยรหัสผ่าน
ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย
เตรียมโซลูชันพลังงานสำรอง
ใช้ตัวเลือกออนไลน์ เช่น การทำธุรกรรมกับธนาคารทางออนไลน์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานที่มีประสิทธิภาพ
จัดเก็บสำเนาไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงแล้วเก็บไว้นอกสำนักงานในที่ปลอดภัย

ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลของคุณล่วงหน้า

การสูญเสียการติดตามเอกสารเมื่อเวลาผ่านไปอาจเกิดขึ้นได้ง่ายแม้ในการสำรองข้อมูลทางดิจิทัลที่ปลอดภัยที่สุด หากไม่ได้รับการจัดระเบียบให้ดี แต่การใช้เครื่องมือของ Adobe Acrobat จะทำให้คุณสามารถจัดแคชไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบและใช้งานง่าย

ผสาน PDF และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันแล้วติดป้ายกำกับเพื่อทำให้ค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ง่าย
บีบอัด PDF และไฟล์อื่นเพื่อลดการใช้พื้นที่จัดเก็บ
ดำเนินการประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
ตรวจสอบไฟล์เป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง คุณภาพ และการปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

เจ้าของธุรกิจขนาดย่อมและผู้ประกอบการจะสามารถปกป้องไฟล์ของตนเองได้อย่างไร

เนื่องจากมีทรัพยากรที่น้อยกว่าเมื่อเทียบกับบริษัทขนาดใหญ่ บริษัทขนาดย่อม ฟรีแลนซ์ และผู้ประกอบการจึงอาจประสบปัญหาค่อนข้างมากในการสำรองและปกป้องไฟล์ในระบบที่ใช้งานง่าย แต่การวางแผนปกป้องไฟล์ของคุณก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

ตรวจสอบและสำรองข้อมูลเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น การจดทะเบียนและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ข้อมูลการบัญชี ข้อมูลภาษี บันทึกลูกค้า และบันทึกทางธุรกิจ
รักษาบันทึกลูกค้าและบันทึกทางการเงินให้ปลอดภัย เช่น ข้อมูลติดต่อและใบแจ้งหนี้
เก็บเอกสารส่วนตัวและเอกสารทางวิชาชีพแยกไว้ต่างหาก
ดำเนินการประเมินความเสี่ยง
สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานและปฏิบัติตามง่ายสำหรับพนักงานทุกคน
เปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อให้มีบันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์ของไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด
ใช้ระบบการทำงานร่วมกันและการสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์
ใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัยเพื่อปกป้องทั้งเอกสารส่วนตัวและระบบคลาวด์ที่จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้
เก็บสำเนาดิจิทัลของเอกสารไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงหรือเก็บสำเนาฉบับจริงแยกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ปลอดภัย

สำรวจแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเตรียมพร้อมรับมือแล้ว

Adobe Business Continuity and Disaster Recovery: โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินธุรกิจตามปกติได้อีกครั้งหลังจากมีการหยุดชะงักในวงกว้าง
FEMA.gov: หน่วยงานจัดการเหตุฉุกเฉินกลางที่จัดตั้งขึ้นเพื่อช่วยเหลือประชาชนในระหว่างและหลังเกิดสาธารณภัย
Ready.gov: Ready เป็นแคมเปญบริการสาธารณะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ประชาชนเตรียมพร้อมรับมือและจัดการเหตุฉุกเฉินอย่างเหมาะสม เช่น สาธารณภัยธรรมชาติ
Ready.gov (การประเมินความเสี่ยง): หน้านี้จะอธิบายว่าการประเมินความเสี่ยงคืออะไร พร้อมทั้งให้คำแนะนำ ตัวอย่าง และแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเหตุฉุกเฉินที่เกิดในวงกว้าง
DisasterAssistance.gov: เครื่องมือค้นหานี้จะช่วยให้คุณค้นหาและสมัครขอรับความช่วยเหลือในท้องถิ่นหลังเกิดสาธารณภัยได้

เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในแผนการที่ดีที่สุด คุณจะวางใจได้ที่รู้ว่าเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณปลอดภัยอยู่ในระบบคลาวด์ โชคดีที่เทคโนโลยีการสำรองข้อมูลดิจิทัลอย่าง Adobe Document Cloud เป็นตัวช่วยชีวิตของคุณในยามลำบาก ซึ่งเป็นโซลูชันที่รวดเร็วและง่ายดายสำหรับทุกความต้องการของคุณในด้านเอกสารดิจิทัล และคุณสามารถนอนหลับได้อย่างง่ายดายเมื่อได้รู้ว่าไฟล์และเอกสารที่สำคัญจะไม่สูญหายไป