歡迎使用這份指南，確保即使不幸發生意外，重要檔案、身分證明和財務文件都能安全無虞。
確保重要文件在發生災難時安全無虞
建立數位文件應變計劃
從洪水到房屋意外失火，許多不堪設想的事件，都有可能瞬間改變您的生活。因此，為檔案制定保險政策便顯得至關重要。外接硬碟等電子備份往往有其侷限之處，如果在意外發生當下仍放置於家中，勢必無法派上用場，甚至還有機會遺失。即使事件不會對您造成直接影響，舉凡電網和備用伺服器受損，也有可能對電子文件產生干擾。
USAA 指出，近 100% 的災難索賠作業已邁向數位化，在這一趨勢下，數位文件和備份已勢在必行。歡迎使用這份清單，著手建立重要文件的數位檔案櫃。
從重要文件檢查清單開始著手
您只能保護及備份自身能掌握的內容，因此，文件應變計劃的第一步，就是清點所有最重要的紙本文件。請使用這些清單，確保不會錯過任何重要內容：
身分證明文件
- 社會安全卡
- 出生證明
- 結婚證書
- 護照
- 地址證明
- 改名文件
- 軍人身分證明
- 部落身分證明
- 公民證
- 簽證
- 專業認證
財務文件
- 稅務資訊
- 保險契約
- 銀行對帳單和記錄
- 發票
- 薪資單
- 保固資訊
- 大量購買的購買證明
- 投資記錄
- 已付醫療帳單副本
- 受益人表格
- 退休和退休金計劃
- 繼承文件
財產文件
- 租賃協議
- 房地產協議
- 抵押聲明
- 車輛文件
- 估價資訊
- 貴重物品購買證明
- 房屋檢驗報告
法律文件
- 生前遺囑
- 授權書文件
- 信託文件
- 死亡證明
- 法律文件
- 兒童監護文件
- 領養文件
- 離婚文件
- 歸化文件
醫療文件
- 健康保險卡
- 疫苗接種記錄
- 已付醫療帳單副本
- 身心障礙文件
- 退伍軍人事務部文件
運用下列文件儲存最佳做法，進一步確保安全
您需要依照紙本和電子文件的儲存方式，採取不同的預防措施。請按照下列步驟，確認您已備妥副本和不同的儲存位置，以確保一切安全。
紙本文件的儲存訣竅
雖然現行的許多文件皆屬電子文件，但仍有一些文件 (例如社會安全卡) 必須以書面形式留存。在火災或洪水期間，紙本相當容易遺失或毀損，因此請務必進行備份。
雖然沒有一體適用的解決方案，但這些可能的書面文件備份選項可提供不錯的著手點：
- 將文件存放在防水容器中。
- 將相似類別的文件存放在同一處。
- 建立直覺易用的檔案系統。
- 如果可以，請建立電子備份副本。
- 將重要文件上鎖。
- 將副本放入密封袋中，做為緊急避難包的一部分。
- 將副本存放在安全可靠的異地位置。
如何備份重要文件的電子副本
文件的電子副本相當容易存取、儲存和搜尋。在許多情況下，這類副本比實體副本更加安全。然而，電子副本也有機會在意外中遺失。舉凡伺服器機房毀損、維護不彰和不良的網路安全性，都可能會讓這些文件陷入風險。
請考慮採用下列措施，以便在災難發生時保護重要電子文件：
- 掃描重要的影像文件並將其轉換為 PDF。
- 建立直覺易用的系統來儲存 PDF 和其他檔案。
- 以直覺的方式排列 PDF，以輕鬆找到每個檔案的不同元素。
- 使用雲端備份和協作工具建立安全的數位副本。
- 調查電子檔案儲存管理公司。
- 向您有意使用的任何遠端檔案管理公司詢問其災難應變做法。
- 使用密碼保護。
- 使用多重要素驗證。
- 備妥備用電源解決方案。
- 使用線上選項，例如網路銀行。
- 確認您與同事具備有效的檔案共用系統。
- 將副本儲存在位於安全異地位置的外接硬碟上。
讓文件和資料符合未來需求
如果管理不善，即使是最安全的數位備份，也容易隨著時間變化而遺失文件。不過，只要使用 Adobe Acrobat 工具，就能讓數位檔案快取保持井然有序且易於使用：
- 將 PDF 和其他相關檔案合併在一起，並加上清楚的標記，以利輕鬆找到重要資訊。
- 壓縮 PDF 和其他檔案，以減少所需的儲存空間。
- 定期進行風險評估。
- 定期檢查檔案的準確性、品質，以及是否遵守歸檔標準。
小型企業主和企業家如何保護檔案
相較於大型企業，小型企業、自由職業者和企業家的可用資源較少，對他們而言，使用簡單易用的系統來備份及保護檔案，可能為一大挑戰。不過，制定檔案保護計劃，依舊是不可或缺的做法：
- 檢查及備份與業務營運相關的法律文件，例如商業登記證明和執照、會計資訊、稅務資訊、客戶記錄和業務記錄。
- 保護客戶和財務記錄，例如聯絡資訊和發票。
- 將個人文件和專業文件分開存放。
- 進行風險評估。
- 為所有員工建立易於瀏覽和遵守的歸檔系統。
- 將文件數位化，以便保留所有重要檔案的電子記錄。
- 使用雲端協作和備份系統。
- 使用多重要素驗證來保護個別文件及其所屬雲端系統。
- 將文件的數位副本儲存在外接硬碟上，或將文件的實體副本存放在不同的安全之處。
探索其他資源，以確保您已做好萬全準備
- Adobe 業務連續性和災難復原：本計劃旨在協助企業在大規模中斷後重新建立正常的業務營運。
- FEMA.gov：聯邦緊急事務管理署旨在於災難期間和災後為民眾提供協助。
- Ready.gov：Ready 是一項公共服務活動，旨在協助民眾妥善準備及因應天災等緊急情況。
- Ready.gov (風險評估)：本頁面將解釋何謂風險評估，並提供大規模緊急情況相關風險的評估建議、範例和其他資源。
- DisasterAssistance.gov：這項搜尋工具可讓您在災後尋找及申請當地支援機會。
當最完美的計劃出錯時，得知最重要的文件在雲端中安全無虞，勢必能讓您倍感安心。幸好，Adobe Document Cloud 等數位備份技術，可在遇到麻煩時助您一臂之力。這項快速簡單的解決方案可滿足您的所有數位文件需求。確信重要檔案和文件不會遺失後，您就可望高枕無憂。
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