建立數位文件保護計劃
從洪水到房屋意外失火，許多不堪設想的事件都有可能發生，因此您必須為檔案制定保險政策。外接硬碟等電子備份往往有其侷限之處，如果在意外發生當下仍存放於家中，勢必無法派上用場。即使遙遠的災難也可能造成電網和備用伺服器受損，而對電子文件產生干擾。
USAA 指出，近 100% 的災難索賠作業已邁向數位化，在這一趨勢下，數位文件和備份已勢在必行。歡迎使用這份清單，著手建立重要文件的數位檔案櫃。
從重要數位文件檢查清單開始著手
您只能保護及備份自身能掌握的內容，因此，文件應變計劃的第一步，就是清點所有最重要的紙本文件。請使用這些清單，確保不會錯過任何重要內容：
身分證明文件
● 社會安全卡
無論是銀行開戶還是申請房屋貸款，都很有可能需要您的社會安全卡。此外，如果您的社會安全號碼不安全，可能會導致身分遭到盜用。
● 出生證明
您的出生證明是您年齡、公民資格和身分的重要法律證明。旅行、學校註冊以及取得或更換其他文件時可能需要提供。
● 結婚證書
結婚證書是婚姻的重要記錄和證明。對於申請醫療福利、申請貸款或抵押貸款或是報稅可能很重要。
● 護照
除了旅遊的明顯重要用途之外，您的護照還可以在國內用於證明您的身分和公民資格。
● 地址證明
最好的地址證明形式之一是最近印有您姓名的水電瓦斯帳單。取得文件和銀行開戶通常需要提供地址證明。
● 改名文件
如果您在婚後或因任何理由更改了姓名，您可能必須向社會安全局或 DMV 提供改名證明。
● 軍人身分證明
如果您擁有軍人身分證明，請務必不要遺失。它可協助您取得所有福利 (包括醫療保健和托育) 以及進入基地。
● 部落身分證明
如果您註冊為部落成員，您的部落身分證就是證明。它也適用於其他政府 ID 目的。
● 公民證
如果您在年滿 18 歲後成為美國公民，則會獲得公民證。請務必確保不要遺失，以便證明您身為公民的權利。
● 簽證
如果您是居住在美國的其他國家公民，您可能擁有簽證。如果您擁有簽證，這對於旅遊和工作目的都非常重要。
● 專業認證
這些文件可以證明您在專業認證中投入的時間、金錢和心力。與此處列出的所有文件一樣，這些文件可能很難更換。
財務文件
● 稅務資訊
由於您的稅務記錄包含大量個人資訊，因此確保其安全非常重要。也請確保不要遺失，因為在報稅季到來時，您將需要這些資訊。
● 保險單
將您的保險單放在安全的地方，以便更輕鬆地提出索賠及確認保險單的詳細資訊。這在發生災難時可能特別有用。
● 銀行對帳單和記錄
銀行對帳單和記錄在報稅或申請福利時很重要。
● 發票
保存發票並防止遺失可協助確保您的企業井然有序，並確保您不會發生任何欠款虧損。
● 薪資單
與銀行對帳單一樣，報稅或申請福利時可能需要薪資單。
● 保固資訊
確保保固資訊安全將有助於確保您能夠利用保固而不致於破財。
● 大量購買的購買證明
確保大量購買的購買證明安全對於稅務、保固或業務目的可能很重要。
● 投資記錄
投資記錄可協助您在美國國稅局 (IRS) 查稅時，為您的稅務辯護。
● 已付醫療帳單副本
您的保險公司可能會要求提供醫療帳單副本，以協助您針對投保項目進行理賠。這些文件在報稅時也很重要。
● 受益人表格
受益人表格指定誰將在您過世後獲得您的退休計劃福利。確保這些文件安全可防止混亂，並確保您的受益人能夠獲得您的福利。
● 退休和退休金計劃
您必須能夠存取退休和退休金計劃，以確保獲得福利並供查稅之用。
● 繼承文件
在您過世後，法院會要求提供遺囑和其他繼承文件。確保能夠存取這些文件可防止您的繼承人陷入困境。
財產文件
● 租賃協議
您的租賃協議是您的租賃證明，並包含您的租賃條款。無論您是業主還是承租人，都必須能夠存取這些文件，尤其是在法律情況下。
● 房地產協議
房地產協議不僅可以保護買賣雙方，也是發生問題時必不可少的文件。
● 抵押聲明
保存您的抵押聲明可協助您確保擁有準確的付款帳務。這些聲明也可能會在報稅季派上用場。
● 車輛文件
檢驗文件和產權文件可協助您出售車輛並為其投保。
● 估價資訊
您不希望遺失已支付估價師做的估價資訊。估價不僅對銷售很重要，也可用於報稅。
● 貴重物品購買證明
購買證明可協助您獲得保險、保固或回扣。如果您的貴重物品損壞，而您想提出損失索賠，您也可以獲得賠償。
● 房屋檢驗報告
擁有先前的房屋檢驗報告，對於獲得災難相關損害賠償可能至關重要。
法律文件
● 生前遺囑
能夠存取您的生前遺囑可協助親人和醫護人員在您失去行為自主能力時，確保您得到所需的照護。
● 授權書文件
如果您想使用授權書 (POA)，您將需要證明文件。
● 信託文件
當您代表信託行事時，可能需要提供信託證書等文件。
● 死亡證明
安全地存放死亡證明可協助您獲得人壽保險、退休金福利或清算遺產。
● 法律文件
法庭文件可以做為法律證明，並可能代表律師花費的大量心力或金錢。
● 兒童監護文件
確保兒童監護文件之類的重要文件安全有助於在發生問題時防止混亂。
● 領養文件
確保領養文件安全至關重要。這些文件是領養證明，並可能包含協助孩子找到其親生父母的資訊。
● 離婚文件
保存與證明離婚相關的法律文件在法庭上或對於解決其他財務狀況可能很有用。
● 歸化文件
如果您在年滿 18 歲後成為美國公民，則會獲得歸化文件。請務必確保不要遺失，以便證明您身為公民的權利。
醫療文件
● 健康保險卡
健康保險卡是需要保存的重要文件，因為其可讓您取得醫療和處方。
● 疫苗接種記錄
醫護人員和學校可能需要存取您或您家人的疫苗接種記錄。
● 已付醫療帳單副本
存放醫療帳單副本之類的重要文件在保險公司要求提供的情況下會很有幫助。
● 身心障礙文件
確保您的身心障礙文件安全，以便您隨時存取獲得所需的福利。
● 退伍軍人事務部文件
如果您曾在軍隊服役，您可能擁有退伍軍人事務部 (VA) 文件。如果您申請福利或貸款，可能需要存取您的退伍軍人事務部文件。
運用下列文件儲存最佳做法，進一步確保安全
您需要依照紙本和電子文件的儲存方式，採取不同的預防措施。請按照下列步驟，確認您已備妥副本和不同的儲存位置，以確保一切安全。
紙本文件的儲存訣竅
雖然現行的許多文件皆屬電子文件，但仍有一些文件 (例如社會安全卡) 必須以書面形式留存。在火災或洪水期間，紙本相當容易遺失或毀損，因此請務必進行備份。
雖然沒有一體適用的解決方案，但這些可能的書面文件備份選項可提供不錯的著手點：
- 將文件存放在防水容器中。這將確保文件在洪水情況下仍然清晰易讀且可用。即使您不在洪水易發地區，在您房屋的救火過程中也可能會發生水害。
- 將相似類別的文件存放在同一處。如果您知道重要文件的保存位置，就可以防止遺失或雜亂無章。
- 建立直覺的歸檔系統，以便您更容易找到和存取文件。
- 如果可以，請建立電子備份副本。電子備份副本可確保您始終能夠使用重要文件中的資訊。這也讓更換原始副本變得更加容易。
- 將重要文件上鎖以保護自己免於身分遭到盜用。這也可防止兒童篡改或遺失重要檔案。
- 將副本放入密封袋中，做為緊急避難包的一部分。如果您必須匆忙離開家中，您將能夠隨身攜帶所有重要文件。在緊急情況下，身分證件尤其重要。
- 將副本存放在安全可靠的異地位置。如果災難導致您的家無法進入，您的重要文件仍然可供使用。
如何備份重要文件的電子副本
文件的電子副本相當容易存取、儲存和搜尋。在許多情況下，這類副本比實體副本更加安全。然而，電子副本也有機會在意外中遺失。舉凡伺服器機房毀損、維護不彰和不良的網路安全性，都可能會讓這些文件陷入風險。
請考慮採用下列措施，以便在災難發生時保護重要電子文件：
- 掃描重要的影像文件並將其轉換為 PDF。轉換為 PDF 的理由有許多，包括節省空間和金錢，以及讓文件更易於共用且安全無虞。
- 建立直覺易用的系統來儲存 PDF 和其他檔案。這將有助於您避免在需要存取文件時感到沮喪。
- 以直覺的方式排列 PDF，以輕鬆找到每個檔案的不同元素。
- 使用雲端備份和協作工具建立安全的數位副本。如果您的裝置或硬碟損壞，您會知道自己的重要文件仍然安全。
- 調查電子檔案儲存管理公司。這些公司也可協助您掃描實體文件、從中擷取資料，以及將檔案數位化。
- 向您有意使用的任何遠端檔案管理公司詢問其災難應變做法。Adobe 對於商業、法律和醫療檔案等都有應變做法。
- 使用密碼保護。使用密碼保護 PDF 可讓您控制對檔案的存取。Adobe 可協助您為 PDF 建立增強式密碼。
- 使用多重要素驗證來保護您的資訊免於駭客和潛在身分竊賊的侵害。
- 備妥備用電源解決方案。這對企業來說尤其重要。
- 使用線上選項，例如線上金融。您需要追蹤的紙本銀行對帳單會減少，而且您可以更輕鬆地將重要文件轉換為 PDF。
- 確認您與同事具備有效的檔案共用系統。即使您的裝置損毀，您的團隊成員也能夠存取重要檔案。
- 將副本儲存在位於安全異地位置的外接硬碟上。
讓文件和資料符合未來需求
如果管理不善，即使是最安全的數位備份，也容易隨著時間變化而遺失文件。不過，只要使用 Adobe Acrobat 工具，就能讓數位檔案快取保持井然有序且易於使用。
- 將 PDF 和其他相關檔案合併在一起，並加上清楚的標記，以利輕鬆找到重要資訊。
- 壓縮 PDF 和其他檔案，以減少所需的儲存空間。
- 定期進行風險評估，以便隨時掌握最新的風險管理計劃。
- 定期檢查檔案的準確性、品質，以及是否遵守歸檔標準。這可防止雜亂無章的檔案越堆越高。
小型企業主和企業家如何保護檔案
相較於大型企業，小型企業、自由工作者和企業家的可用資源較少，對他們而言，使用簡單易用的系統來備份及保護檔案，可能為一大挑戰。不過，制定檔案保護計劃，依舊是不可或缺的做法。
- 檢查及備份與業務營運相關的法律文件，例如商業登記證明和執照、會計資訊、稅務資訊、客戶記錄和業務記錄。如果您將文件備份為 PDF，文件會更加安全且易於管理。
- 保護客戶和財務記錄，例如聯絡資訊和發票。如果您使用 PDF，您可以在文件上取得電子簽名讓生活更輕鬆。
- 將個人文件和專業文件分開存放。
- 進行風險評估，以便您投入適當的時間和資源在文件儲存應變計劃。
- 為所有員工建立易於瀏覽和遵守的歸檔系統。
- 將文件數位化，以便保留所有重要檔案的電子記錄。為了獲得最佳安全性，請將所有文件轉換為 PDF。
- 使用雲端協作和備份系統，即使重要裝置故障，業務仍能順暢進行。
- 使用多重要素驗證來保護個別文件及其所屬雲端系統。
- 將文件的數位副本儲存在外接硬碟上，或將文件的實體副本存放在不同的安全之處。如果發生災難，您會知道自己擁有備份。
探索其他資源，以確保您已做好萬全準備
- Adobe 業務連續性和災難復原。本計劃旨在協助企業在大規模中斷後重新建立正常的業務營運。
- FEMA.gov。聯邦緊急事務管理署旨在於災難期間和災後為民眾提供協助。
- Ready.gov。Ready 是一項公共服務活動，旨在協助民眾妥善準備及因應天災等緊急情況。
- Ready.gov (風險評估)。本頁面將解釋何謂風險評估，並提供大規模緊急情況相關風險的評估建議、範例和其他資源。
- DisasterAssistance.gov。這項搜尋工具可讓您在災後尋找及申請當地支援機會。
當最完美的計劃出錯時，得知最重要的文件在雲端中安全無虞，勢必能讓您倍感安心。幸好，Adobe Document Cloud 等數位備份技術，可在遇到麻煩時助您一臂之力。這項快速簡單的解決方案可滿足您的所有數位文件需求。確信重要檔案和文件不會遺失後，您就可望高枕無憂。
