確保重要文件在發生災難時安全無虞

歡迎使用這份指南,確保即使不幸發生意外,重要檔案、身分證明和財務文件都能安全無虞。

一個人在廚房中制定數位文件應變計劃

建立數位文件應變計劃

 

從洪水到房屋意外失火,許多不堪設想的事件,都有可能瞬間改變您的生活。因此,為檔案制定保險政策便顯得至關重要。外接硬碟等電子備份往往有其侷限之處,如果在意外發生當下仍放置於家中,勢必無法派上用場,甚至還有機會遺失。即使事件不會對您造成直接影響,舉凡電網和備用伺服器受損,也有可能對電子文件產生干擾。

 

USAA 指出,近 100% 的災難索賠作業已邁向數位化,在這一趨勢下,數位文件和備份已勢在必行。歡迎使用這份清單,著手建立重要文件的數位檔案櫃。

 

 

從重要文件檢查清單開始著手

 

您只能保護及備份自身能掌握的內容,因此,文件應變計劃的第一步,就是清點所有最重要的紙本文件。請使用這些清單,確保不會錯過任何重要內容:

 

 

身分證明文件

 

  • 社會安全卡

  • 出生證明

  • 結婚證書

  • 護照

  • 地址證明

  • 改名文件

  • 軍人身分證明

  • 部落身分證明

  • 公民證

  • 簽證

  • 專業認證

財務文件

 

  • 稅務資訊

  • 保險契約

  • 銀行對帳單和記錄

  • 發票

  • 薪資單

  • 保固資訊

  • 大量購買的購買證明

  • 投資記錄

  • 已付醫療帳單副本

  • 受益人表格

  • 退休和退休金計劃

  • 繼承文件
在 Adobe Acrobat 中建立受密碼保護的租賃協議範例

財產文件

 

  • 租賃協議

  • 房地產協議

  • 抵押聲明

  • 車輛文件

  • 估價資訊

  • 貴重物品購買證明

  • 房屋檢驗報告

法律文件

 

  • 生前遺囑

  • 授權書文件

  • 信託文件

  • 死亡證明

  • 法律文件

  • 兒童監護文件

  • 領養文件

  • 離婚文件

  • 歸化文件

醫療文件

 

  • 健康保險卡

  • 疫苗接種記錄

  • 已付醫療帳單副本

  • 身心障礙文件

  • 退伍軍人事務部文件

運用下列文件儲存最佳做法,進一步確保安全 

 

您需要依照紙本和電子文件的儲存方式,採取不同的預防措施。請按照下列步驟,確認您已備妥副本和不同的儲存位置,以確保一切安全。

 

 

紙本文件的儲存訣竅

 

雖然現行的許多文件皆屬電子文件,但仍有一些文件 (例如社會安全卡) 必須以書面形式留存。在火災或洪水期間,紙本相當容易遺失或毀損,因此請務必進行備份。

 

雖然沒有一體適用的解決方案,但這些可能的書面文件備份選項可提供不錯的著手點:

  • 將文件存放在防水容器中。

  • 將相似類別的文件存放在同一處。
  • 建立直覺易用的檔案系統。
  • 如果可以,請建立電子備份副本。

  • 將重要文件上鎖。

  • 將副本放入密封袋中,做為緊急避難包的一部分。

  • 將副本存放在安全可靠的異地位置。
編輯及共同使用數位文件的範例

如何備份重要文件的電子副本

 

文件的電子副本相當容易存取、儲存和搜尋。在許多情況下,這類副本比實體副本更加安全。然而,電子副本也有機會在意外中遺失。舉凡伺服器機房毀損、維護不彰和不良的網路安全性,都可能會讓這些文件陷入風險。

 

請考慮採用下列措施,以便在災難發生時保護重要電子文件:

讓文件和資料符合未來需求

 

如果管理不善,即使是最安全的數位備份,也容易隨著時間變化而遺失文件。不過,只要使用 Adobe Acrobat 工具,就能讓數位檔案快取保持井然有序且易於使用:

  • 將 PDF 和其他相關檔案合併在一起,並加上清楚的標記,以利輕鬆找到重要資訊。

  • 壓縮 PDF 和其他檔案,以減少所需的儲存空間。
  • 定期進行風險評估。
  • 定期檢查檔案的準確性、品質,以及是否遵守歸檔標準。
一個人坐在陽光照射的桌子旁,並使用筆記型電腦工作

小型企業主和企業家如何保護檔案

 

相較於大型企業,小型企業、自由職業者和企業家的可用資源較少,對他們而言,使用簡單易用的系統來備份及保護檔案,可能為一大挑戰。不過,制定檔案保護計劃,依舊是不可或缺的做法:

  • 檢查及備份與業務營運相關的法律文件,例如商業登記證明和執照、會計資訊、稅務資訊、客戶記錄和業務記錄。

  • 保護客戶和財務記錄,例如聯絡資訊和發票。
  • 將個人文件和專業文件分開存放。
  • 進行風險評估。

  • 為所有員工建立易於瀏覽和遵守的歸檔系統。

  • 將文件數位化,以便保留所有重要檔案的電子記錄。

  • 使用雲端協作和備份系統。

  • 使用多重要素驗證來保護個別文件及其所屬雲端系統。

  • 將文件的數位副本儲存在外接硬碟上,或將文件的實體副本存放在不同的安全之處。

探索其他資源,以確保您已做好萬全準備

  • Adobe 業務連續性和災難復原:本計劃旨在協助企業在大規模中斷後重新建立正常的業務營運。

  • FEMA.gov:聯邦緊急事務管理署旨在於災難期間和災後為民眾提供協助。
  • Ready.gov:Ready 是一項公共服務活動,旨在協助民眾妥善準備及因應天災等緊急情況。
  • Ready.gov (風險評估):本頁面將解釋何謂風險評估,並提供大規模緊急情況相關風險的評估建議、範例和其他資源。

  • DisasterAssistance.gov:這項搜尋工具可讓您在災後尋找及申請當地支援機會。

當最完美的計劃出錯時,得知最重要的文件在雲端中安全無虞,勢必能讓您倍感安心。幸好,Adobe Document Cloud 等數位備份技術,可在遇到麻煩時助您一臂之力。這項快速簡單的解決方案可滿足您的所有數位文件需求。確信重要檔案和文件不會遺失後,您就可望高枕無憂。

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