Adobe Acrobat
Crie seu próprio sistema de arquivos digitais com um gerenciador de documentos.
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Noções básicas sobre sistemas de gerenciamento de documentos
Vantagens do software de gerenciamento de documentos
Recursos comuns dos softwares de gerenciamento de documentos
Por que um software de gerenciamento de documentos é uma boa opção para a casa
Manter o ritmo com o Adobe Scan
Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de documentos
Trabalhe de maneira mais inteligente com um sistema de gerenciamento de documentos em casa.
Hoje, muitos lares também são locais de trabalho, com cada vez mais pessoas adeptas do trabalho remoto. Da automação de software a fluxos de trabalho digitais, existem novas tecnologias e aplicativos que substituem documentos em papel, reduzem a bagunça e estão sempre à mão. Elas facilitam essa transição.
Não importa se você trabalha em pequenos negócios, grandes empresas ou como autônomo, o controle de documentos pode poupar tempo e aumentar a eficiência graças a pesquisas rápidas, ferramentas de feedback em tempo real e muito mais.
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é um conjunto de ferramentas de software que monitora e armazena documentos eletrônicos na nuvem. Independentemente dos formatos ou tipos de arquivos, um DMS pode ajudar você a manter o controle de todos os seus documentos empresariais e pessoais, incluindo digitalizações de documentos em papel, arquivos PDF e planilhas do Microsoft Office.
Além de ser um método econômico de indexação e controle de documentos, um gerenciador de documentos como o Adobe Acrobat oferece:
Embora cada sistema de gerenciamento de documentos tenha suas próprias vantagens, a maioria tem atributos semelhantes.
Definidos como dados sobre dados, os metadados de cada documento são enviados ao sistema como tags. Isso geralmente inclui informações como o nome do arquivo, o título, a data de upload e uma breve descrição do documento.
Ajuda cada usuário a encontrar documentos com base no conteúdo, nos identificadores e nos metadados.
O gerenciamento seguro de documentos protege informações confidenciais e sigilosas por meio de criptografia e autenticação. Os administradores podem controlar quais usuários têm acesso aos arquivos no armazenamento de documentos.
Direciona automaticamente o tráfego de documentos, seja você um empreendedor ou o funcionário de uma organização. Crie instruções de gerenciamento do fluxo de trabalho de documentos sobre armazenamento, compartilhamento de arquivos, gestão de registros e muito mais.
Permitem que os usuários compartilhem arquivos, trabalhem juntos em documentos eletrônicos e utilizem outros recursos principais, com todas as mudanças monitoradas e registradas automaticamente pelo sistema. O Acrobat Reader e outros aplicativos leitores de PDF gratuitos podem permitir que familiares visualizem e comentem nos arquivos.
Ajuda os usuários a recuperar edições anteriores de documentos digitais. Isso é útil quando um documento é muito atualizado.
Para acompanhar o feedback em tempo real, confirme se o DMS funciona em dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Ou encontre um software que também ofereça integração com um app para dispositivos móveis.
Nota: o gerenciamento de documentos é semelhante ao gerenciamento de conteúdo, mas com uma diferença importante. O gerenciamento de conteúdo se concentra em conteúdo não estruturado, como arquivos de mídia ou sites, em vez de documentos.
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) com os recursos certos pode ajudar você a se livrar de papéis, reduzir o desperdício, ajudar o meio ambiente, diminuir o estresse, otimizar o espaço e melhorar o fluxo de trabalho. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) do Acrobat acelera esse processo, pois identifica texto em documentos digitalizados e converte-os em PDFs editáveis e pesquisáveis.
E essa economia de tempo é significativa. Estudos mostram que mais de 46% dos trabalhadores perdem tempo diariamente com fluxos de trabalho em papel e gastam mais de 11 horas por semana em problemas de gerenciamento de documentos. Além disso, 5 dessas horas são consideradas improdutivas. Menos produtividade significa menos lucros.
Com um DMS sólido, você pode se livrar do caos com um processo de automação simplificado e garantir que seu tempo e energia estejam focados nas áreas que mais precisam de atenção na empresa.
Não permita que o lugar onde você está ou a falta de equipamentos de escritório interrompam seu fluxo de digitalização de documentos. O Adobe Scan é um aplicativo gratuito de aplicativo de digitalização gratuito para dispositivos móveis que ajuda você a escanear cartões de visita, folhetos e muito mais com a câmera do celular. Tire uma foto, e o Adobe Scan a converte em um arquivo Adobe PDF de alta qualidade.
Com recursos viabilizados por IA, como aprimoramento de imagem e remoção de contraste, você sempre terá digitalizações de alta qualidade. Depois de conseguir o que precisa, as opções completas permitem que você salve a digitalização em diferentes formatos de arquivo, como JPEG, converta-a para outros formatos, como JPG para PDF, compartilhe-a com outras pessoas nas redes sociais ou até mesmo adicione-a a outro documento.
Existem cinco métodos gerais de arquivamento que as pessoas usam para organizar seus documentos. Você pode configurar um DMS com o método que preferir e também classificar e filtrar os documentos de acordo com esses critérios. Os cinco métodos de arquivamento são:
Para montar um sistema eficiente de controle de documentos, é importante considerar os tipos de arquivos e processos que você já usa. Pense também nas regras e procedimentos que ajudarão a manter tudo organizado:
