Rechnungen per E-Mail versenden.

Es ist gängige Geschäftspraxis, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Anhand dieser Schritte kannst du eine E-Mail für Rechnungen schreiben, um schnell bezahlt zu werden.

Wenn du eine professionell aussehende Rechnung mit den richtigen und relevanten Informationen versendest, erhöhen sich die Chancen, schnell bezahlt zu werden. Die Anforderungen an Rechnungen können je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Am besten besprichst du mit deinem Kunden, wie du Rechnungen per E-Mail an ihn richten kannst.

Individualisieren und standardisieren.

Achte bei der Gestaltung deiner Geschäftsdokumente auf Einheitlichkeit. Verwende stets dieselben Farbschemata, Bilder und Logos für alle gedruckten und digitalen Dokumente. So erkennen deine Kunden direkt, dass die Rechnung von dir kommt. Das gleichbleibende Design erleichtert die Verarbeitung deiner Rechnung und hinterlässt einen positiven Eindruck bei deinen Kunden.

Was du vermeiden solltest.

Es kann durchaus kompliziert sein, eine Rechnung per E-Mail zu versenden. In den seltensten Fällen kannst du den Inhalt der Rechnung einfach als Text in eine E-Mail einfügen. Erstelle PDFs der Rechnung immer mit einem professionellen Tool zur Formularerstellung. Hänge die PDF dann an deine Mail an und sende sie an den dir genannten Kontakt. Sende keine E-Mails an „Buchhaltung“ oder andere allgemeine Postfächer, außer es wurde dir ausdrücklich so gesagt.

Wichtige Rechnungsinformationen.

Hier findest du eine Liste mit wichtigen Informationen, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen, die du per E-Mail versendest:

• Eindeutige Rechnungsnummer
• Bereitstellungsdatum der Produkte oder Dienstleistungen
• Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsbedingungen und -anweisungen
• Betrag und Datum der letzten Zahlung
• Kontaktinformationen (bei Fragen des Kunden zur Rechnung)

Hilfreiche Tools zur Dokumenterstellung.

Ein wichtiger Punkt bei Tools ist, ob sie mit der restlichen Software deines Unternehmens kompatibel sind. Erfahre, welche weiteren Funktionen Acrobat Sign für Rechnungen und andere geschäftliche Formulare bietet.