In der heutigen Zeit müssen Unternehmen – egal ob Start-up, KMUs oder Großbetriebe – eine immer größer werdende Flut an (digitalen) Informationen, Dokumenten und damit verbundenen Prozessen bewältigen. Dabei gilt es nicht nur den Überblick über wichtige Unternehmensinhalte zu behalten, sondern auch sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden in ihren Abteilungen reibungslos – und im Idealfall ohne Medienbrüche – miteinander arbeiten können. Das Thema Konnektivität, also die Vernetzung von digitalen Infrastrukturen, gewinnt dabei eine immer größere Bedeutung. Alles ist miteinander verbunden und (im Idealfall) aufeinander abgestimmt, so dass Prozesse effektiv und strukturiert abgewickelt werden können. Grundlage des vernetzten Arbeitens ist die Verwaltung dessen, was ein Unternehmen im Kern ausmacht: seine Daten.
Was die Begriffe DMS und ECM in diesem Kontext bedeuten, was die beiden Systeme mit der Verwaltung von Daten zu tun haben und welche Vorteile sie jeweils für das moderne Arbeiten im papierlosen Büro mit sich bringen, erklären wir in diesem Artikel.
Wenn man sich mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten bzw. der Digitalisierung von Prozessen auseinandersetzt, kommt man früher oder später mit den Abkürzungen DMS und ECM in Berührung. Irrtümlicherweise werden dabei beide Begriffe oft synonym verwendet, obwohl sie sich in ihrer Bedeutung grundlegend unterscheiden. Wir nähern uns der Frage, worin die Unterschiede beider Systeme bestehen, zunächst über die Begriffsdefinition.
Das Kürzel DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Darunter versteht man die zentrale datenbankgestützte Verwaltung digitaler und digitalisierter Unterlagen. Hinter der Abkürzung ECM verbirgt sich das Enterprise-Content-Management. Damit ist die Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content gemeint. Ein ECM-System bezeichnet wiederum eine Software-Lösung, die das Enterprise Content Management zentral steuert und verwaltet.
Während ein DMS sich um die sichere und effiziente Verwaltung von digitalen Schriftstücken kümmert, ist ein ECM-System medienübergreifend für den gesamten Unternehmens-Content zuständig. Sprich: das DMS ist ein Bestandteil des ECM, im ECM werden jedoch auch andere Content-Formate wie zum Beispiel Audiodateien und Videos verwaltet.
Eines der wichtigsten Ziele des Enterprise-Content-Managements ist es, alle Unternehmensinhalte zentral in einem einheitlichen System zu speichern (Input-Management). Die zentrale Speicherung aller Inhalte stellt wiederum sicher, dass Mitarbeitende und/oder Abteilungen auf die für sie relevanten Unternehmensdaten jederzeit zugreifen und mit diesen gleichzeitig arbeiten können (Output-Management). Damit ist nicht nur eine höhere Flexibilität im Arbeitsalltag gewährleistet. Unternehmensinterne wie -externe Prozesse werden zudem schneller und effizienter abgewickelt.
Außerdem können bereits beim Hochladen von Informationen in das ECM-System Zugriffsrechte erteilt werden, so dass nur ein bestimmter Personenkreis auf sensible Inhalte zugreifen kann. Somit stellt eine ECM-Software auch die Umsetzung der Bestimmungen der DSGVO sowie der GoBD-Richtlinien sicher.
Mit einem ECM-System lassen sich Zugriffsrechte an unterschiedliche Personen verteilen und so ganz bequem Inhalte schützen.
Damit bildet ein ECM-System eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung unterschiedlichster Workflows, wie etwa die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder das Web-Content-Management (WCM). Um Content in all seinen Varianten und Formaten effektiv zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und wieder auszugeben, ist in den meisten Fällen jedoch eine kombinierte Software-Lösung erforderlich.
Warum ein ECM-System in deinem Unternehmen trotzdem Sinn machen kann, haben wir dir im Folgenden noch mal kurz zusammengefasst:
zentrale Verwaltung des gesamten Unternehmens-Contents
ein System für alle Formate
gleiche Daten(grund)lage für alle Mitarbeitenden und Abteilungen
schnelle Auffindbarkeit
Datensicherheit
effiziente Workflows
Die Einführung eines ECM-Systems bietet also viele Vorteile. Damit diese jedoch voll ausgeschöpft werden können, bedarf es Zeit und in den meisten Fällen auch Geld, da entsprechende Software-Lösungen eingekauft werden müssen. Bedeutend niedrigschwelliger ist die Einführung eines DMS. Als ein zentraler Bestandteil des Enterprise-Content-Managements schauen wir uns das Thema digitales Dokumentenmanagement deshalb noch mal genauer an.
Dokumentenmanagement bezeichnet ganz allgemein die strukturierte Verwaltung und Archivierung von Schriftstücken. Gerade wenn Dokumente bereits größtenteils in digitaler Form vorliegen, bietet der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) enorme Erleichterung im papierlosen Büro. Ein DMS ermöglicht das effiziente Management elektronischer Dokumente wie E-Mails, Belege, Verträge oder Formulare durch die zentrale Speicherung aller Dateien an einem Ort. Bei den meisten Systemen geschieht dies in der sogenannten Cloud.
Rechnungen, Verträge oder Angebote: Mit einem DMS lassen sich unterschiedlichste Dokumente effizient verwalten.
Durch die Bereitstellung von digitalen Schriftstücken in der Cloud haben mehrere Personen ortsunabhängig Zugriff auf Textentwürfe, Personalunterlagen oder Rechnungen und können diese gleichzeitig aufrufen und bearbeiten. Alles, was dafür benötigt wird, ist ein Computer oder Smartphone mit Internetverbindung. Gerade in Zeiten des Home Office ermöglicht ein DMS Unternehmen flexibel zu bleiben und gleichzeitig den Überblick über das eigene digitale Dokumenten-Archiv zu behalten. Ein weiterer Pluspunkt eines Cloud DMS: für die Einführung muss keine kostspielige Hardware angeschafft werden, sodass diese Software-Lösung insbesondere für KMUs attraktiv ist.
Gemeinsam mit Kolleg*innen der Unternehmens-Präsentation den letzten Feinschliff geben, ganz einfach rechtssichere Unterschriften per E-Mail einholen oder per Mausklick Feedback in Dokumenten nachvollziehen und zusammenführen – mit Adobe Acrobat hast du deine Dokumente jederzeit und überall im Griff. Acrobat stellt Unternehmen wie Selbstständigen viele Features bereit, die ihnen helfen interne wie externe Workflows effizienter zu gestalten. Egal, ob es um das gemeinsame Bearbeiten von Dateien geht, die revisionssichere Ablage von Unterlagen oder das Wiederauffinden der Reisekostenabrechnung von der letzten Dienstreise, ein DMS ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf alle deine wichtigen Unternehmensdaten – ohne stundenlanges Durchwühlen von Papierstapeln und ohne dass Änderungen in Dokumenten verloren gehen.
Doch wie kannst du ganz konkret von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren? Hier findest du die wichtigsten Funktionen:
Dateien schneller finden: In welchem Ordner verbirgt sich diese eine bestimmte Datei, ohne die du mit deinem Projekt nicht weiterkommst? Filtere Dokumente nach Inhalt, Name oder Metadaten wie das Upload-Datum und finde sie mit nur wenigen Klicks.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Gerade wenn Personen aus mehreren Teams oder Abteilungen in ein und dasselbe Dokument hineinarbeiten, vermeidest du mit einem DMS unzählige Kopien auf unterschiedlichen (digitalen) Schreibtischen. Mit Acrobat können mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam und ortsunabhängig in einer Datei arbeiten, die Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud aktualisiert.
Feedback zusammenführen: Mit der Kommentierungsfunktion von Acrobat können Kommentare, Anmerkungen und Korrekturen ganz einfach zusammengeführt und übernommen werden, ohne dass dies in langwierige Abstimmungsprozesse ausartet. So können Projekte schneller abgeschlossen werden.
Dokumente revisionssicher speichern: Die frühere Version einer Präsentation hatte rückblickend doch mehr Überzeugungskraft? Mit einem DMS kannst du dir frühere Bearbeitungsstände von Dateien anzeigen lassen und diese in wenigen Sekunden wiederherstellen. Gerade auch mit Blick auf rechtliche Anforderungen an das digitale Archiv stellst du so sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar – sprich: revisionssicher – im System abgebildet werden.
Passwörter und Zugriffsrechte vergeben: Sensible Inhalte, vor allem personenbezogene Daten, müssen natürlich besonders geschützt werden. Über die Vergabe von Passwörtern und Zugriffsberechtigungen kannst du für einzelne Dokumente individuell festlegen, wer auf diese Inhalte zugreifen darf. Außerdem kannst du mit Acrobat vertrauliche Inhalte schwärzen oder komplett entfernen.
Rechtsichere Unterschriften einholen: Um einen Vertrag verbindlich abzuschließen, bedarf es in den meisten Fällen einer rechtssicheren Unterschrift. Mit Acrobat Sign können Verträge oder Genehmigungen rechtsverbindlich unterzeichnet werden – ganz einfach über das Tablet oder am Smartphone. Damit wird das umständliche Hin- und Herschicken von Dokumenten per Post komplett überflüssig und dein Auftragsmanagement noch effizienter.
Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind dementsprechend die Steigerung der Arbeitsproduktivität, das Einsparen von (Arbeits-)Zeit und Geld und das Vereinfachen von Workflows.
Wenn wir von Produktivitätssteigerung und der Ersparnis von Zeit und Kosten durch den Einsatz von ECM-Systemen und DMS sprechen, dann setzt ein effizientes Enterprise-Resource-Planning (kurz: ERP) genau an dieser Stelle an. Mittels ERP planen, steuern und verwalten Unternehmen Personal und Ressourcen wie Betriebskapital und -mittel, Informations- und Kommunikationstechnik und (Produktions-)Material. Dabei geht es vor allem darum, fundierte und bedarfsgerechte Entscheidungen mit Blick auf den Unternehmenszweck zu treffen. Ziel ist ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess sowie die kontinuierliche Optimierung von betrieblichen Abläufen.
Mittels ERP können Unternehmen Personal und Ressourcen effizient planen, steuern und verwalten.
Dabei bündelt das ERP diverse Datenströme aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und bildet diese ab. Damit Geschäftsprozesse digital und ohne Medienbruch abgebildet werden können, müssen diese Datensätze mit den Unternehmens-Inhalten aus dem ECM verbunden werden. Sprich: das ECM organisiert die Datenströme und speichert sie in Form von Angeboten, Verträgen u.v.m. ab. Auch hier spielt das DMS als Bestandteil des ECM wieder eine zentrale Rolle.
Wir haben bereits über die strukturierte Verwaltung von Unternehmens-Content sowie die Vorteile einer effizienten Ressourcenplanung gesprochen. Das Business-Process-Management (kurz: BPM) befasst sich wiederum mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen insgesamt und analysiert diese in allen Prozessstadien, vom Anfang bis zum Ende. Zur Verbesserung von Prozessen werden unterschiedliche Szenarien entworfen und auf den jeweiligen Geschäftsprozess angewandt. Auf Grundlage der Ergebnisse wird der Prozessablauf optimiert und im Anschluss kontinuierlich überwacht und angepasst. Damit ist das BPM selbst wiederum ein fortlaufender Prozess.
Beim sogenannten Business-Process-Management (BPM) geht es darum, Geschäftsprozesse zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern.
Damit hat BPM – ebenso wie ECM, DMS und ERP – die zentrale Aufgabe, die betriebliche Effizienz zu steigern. Gleichzeitig hilft es übergreifende Ziele für das Unternehmen als Ganzes zu verwirklichen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt die sichere und effiziente Verwaltung von Schriftstücken in Unternehmen sicher, während das ECM für den gesamten Unternehmens-Content zuständig ist. Darunter fallen auch Medien-Formate wie Videos und Audiodateien. Das DMS ist ein zentraler Bestandteil des ECM.
Sowohl das ECM als auch ein DMS ermöglichen Unternehmen einen zentralen und effizienten Zugriff auf alle betriebsrelevanten Unterlagen und Informationen. Daten können gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet, schnell gefunden und revisionssicher gespeichert werden. Dadurch sparen Unternehmer*innen wie auch Selbstständige wertvolle Zeit und Ressourcen.
Die Abkürzung ECM steht für Enterprise-Content-Management und bezeichnet die zentrale Verwaltung des gesamten Unternehmens-Content. Das Kürzel DMS bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses sorgt für die strukturierte Verwaltung und Archivierung von (digitalen) Schriftstücken. Hinter ERP verbirgt sich das Enterprise-Resource-Planning, welches sich mit der Planung, Verwaltung und Steuerung von Personal und Ressourcen beschäftigt. BPM bedeutet wiederum Business-Process-Management und nimmt Geschäftsprozesse als Ganzes in den Blick, um diese fortlaufend zu optimieren.