Durch die Bereitstellung von digitalen Schriftstücken in der Cloud haben mehrere Personen ortsunabhängig Zugriff auf Textentwürfe, Personalunterlagen oder Rechnungen und können diese gleichzeitig aufrufen und bearbeiten. Alles, was dafür benötigt wird, ist ein Computer oder Smartphone mit Internetverbindung. Gerade in Zeiten des Home Office ermöglicht ein DMS Unternehmen flexibel zu bleiben und gleichzeitig den Überblick über das eigene digitale Dokumenten-Archiv zu behalten. Ein weiterer Pluspunkt eines Cloud DMS: für die Einführung muss keine kostspielige Hardware angeschafft werden, sodass diese Software-Lösung insbesondere für KMUs attraktiv ist.
Elektronisches Dokumentenmanagement mit Adobe Acrobat.
Gemeinsam mit Kolleg*innen der Unternehmens-Präsentation den letzten Feinschliff geben, ganz einfach rechtssichere Unterschriften per E-Mail einholen oder per Mausklick Feedback in Dokumenten nachvollziehen und zusammenführen – mit Adobe Acrobat hast du deine Dokumente jederzeit und überall im Griff. Acrobat stellt Unternehmen wie Selbstständigen viele Features bereit, die ihnen helfen interne wie externe Workflows effizienter zu gestalten. Egal, ob es um das gemeinsame Bearbeiten von Dateien geht, die revisionssichere Ablage von Unterlagen oder das Wiederauffinden der Reisekostenabrechnung von der letzten Dienstreise, ein DMS ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf alle deine wichtigen Unternehmensdaten – ohne stundenlanges Durchwühlen von Papierstapeln und ohne dass Änderungen in Dokumenten verloren gehen.
Doch wie kannst du ganz konkret von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren? Hier findest du die wichtigsten Funktionen:
Dateien schneller finden: In welchem Ordner verbirgt sich diese eine bestimmte Datei, ohne die du mit deinem Projekt nicht weiterkommst? Filtere Dokumente nach Inhalt, Name oder Metadaten wie das Upload-Datum und finde sie mit nur wenigen Klicks.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Gerade wenn Personen aus mehreren Teams oder Abteilungen in ein und dasselbe Dokument hineinarbeiten, vermeidest du mit einem DMS unzählige Kopien auf unterschiedlichen (digitalen) Schreibtischen. Mit Acrobat können mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam und ortsunabhängig in einer Datei arbeiten, die Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud aktualisiert.
Feedback zusammenführen: Mit der Kommentierungsfunktion von Acrobat können Kommentare, Anmerkungen und Korrekturen ganz einfach zusammengeführt und übernommen werden, ohne dass dies in langwierige Abstimmungsprozesse ausartet. So können Projekte schneller abgeschlossen werden.
Dokumente revisionssicher speichern: Die frühere Version einer Präsentation hatte rückblickend doch mehr Überzeugungskraft? Mit einem DMS kannst du dir frühere Bearbeitungsstände von Dateien anzeigen lassen und diese in wenigen Sekunden wiederherstellen. Gerade auch mit Blick auf rechtliche Anforderungen an das digitale Archiv stellst du so sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar – sprich: revisionssicher – im System abgebildet werden.
Passwörter und Zugriffsrechte vergeben: Sensible Inhalte, vor allem personenbezogene Daten, müssen natürlich besonders geschützt werden. Über die Vergabe von Passwörtern und Zugriffsberechtigungen kannst du für einzelne Dokumente individuell festlegen, wer auf diese Inhalte zugreifen darf. Außerdem kannst du mit Acrobat vertrauliche Inhalte schwärzen oder komplett entfernen.
Rechtsichere Unterschriften einholen: Um einen Vertrag verbindlich abzuschließen, bedarf es in den meisten Fällen einer rechtssicheren Unterschrift. Mit Acrobat Sign können Verträge oder Genehmigungen rechtsverbindlich unterzeichnet werden – ganz einfach über das Tablet oder am Smartphone. Damit wird das umständliche Hin- und Herschicken von Dokumenten per Post komplett überflüssig und dein Auftragsmanagement noch effizienter.
Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind dementsprechend die Steigerung der Arbeitsproduktivität, das Einsparen von (Arbeits-)Zeit und Geld und das Vereinfachen von Workflows.
Effiziente Verwaltung der Unternehmens-Ressourcen mittels ERP.
Wenn wir von Produktivitätssteigerung und der Ersparnis von Zeit und Kosten durch den Einsatz von ECM-Systemen und DMS sprechen, dann setzt ein effizientes Enterprise-Resource-Planning (kurz: ERP) genau an dieser Stelle an. Mittels ERP planen, steuern und verwalten Unternehmen Personal und Ressourcen wie Betriebskapital und -mittel, Informations- und Kommunikationstechnik und (Produktions-)Material. Dabei geht es vor allem darum, fundierte und bedarfsgerechte Entscheidungen mit Blick auf den Unternehmenszweck zu treffen. Ziel ist ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess sowie die kontinuierliche Optimierung von betrieblichen Abläufen.