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Formulario W-9: qué es y cómo rellenarlo (guía 2026)
Descubre qué es el formulario W-9 y por qué resulta imprescindible en la declaración de impuestos.
¿Qué es un formulario W-9?
El formulario W-9 del IRS o, simplemente, el W-9, es uno de los muchos documentos fiscales que exige el IRS (Internal Revenue Service) para calcular con precisión los impuestos que deben abonar las personas trabajadoras por contrato en un año fiscal determinado. El W-9 es una solicitud formal de información sobre los contratistas a quienes se les paga, pero lo más relevante es que constituye un acuerdo con dichos contratistas en el que se establece que no se les retendrá el impuesto sobre la renta, sino que son ellos quienes deben liquidar sus propios impuestos sobre esos ingresos.
El formulario W-9 consta de dos partes. La parte I recoge los datos identificativos de la persona beneficiaria: nombre, dirección, información fiscal y posibles exenciones. La parte II incluye la certificación, es decir, la firma de la persona beneficiaria, que confirma que los datos de identificación son correctos. Aunque el formulario W-9 puede denominarse Request for Taxpayer Identification Number and Certification, en la práctica se utiliza casi siempre la abreviatura.
Según la legislación sobre privacidad, la información recopilada en el formulario W-9 no puede divulgarse para ningún fin ajeno a la relación con cada contratista.
Por lo general, estas son las personas que deberán rellenar un formulario W-9:
- Personas autónomas, contratistas independientes o quienes trabajan por encargo
- Proveedores de productos o servicios
- LLC unipersonal, sociedad o corporación que presta servicios
- Una empresa que recibe determinados tipos de pagos sujetos a declaración (alquileres, regalías, premios, etc.)
Cuándo usar un formulario W-9
La información del formulario W-9 se utiliza principalmente para elaborar el formulario 1099, que recoge los ingresos percibidos por una persona trabajadora y los pagos fiscales abonados por la empresa. Sin embargo, las empresas no están obligadas a abonar las cotizaciones a la Seguridad Social ni a Medicare, ni a retener el impuesto sobre la renta en los pagos a las personas trabajadoras (principalmente contratistas independientes y autónomas) que cumplan los siguientes requisitos:
- La persona en cuestión no es empleada de la empresa.
- La persona en cuestión percibió 600 $ o más a lo largo del año.
- El pago fue realizado por la empresa.
Las empresas guardan los formularios W-9 cumplimentados de forma segura y los utilizan a final de año para informar al IRS del importe abonado a cada persona trabajadora. Con esa información, el IRS determina quién debe tributar por esos salarios u otros ingresos.
Dado que el formulario W-9 contiene información de identificación personal, también puede emplearse para otros tipos de declaraciones, como las siguientes:
- Ingresos de transacciones inmobiliarias
- Intereses hipotecarios o bancarios
- Cancelaciones de deuda
- Intereses de préstamos estudiantiles
- Transferencia de sociedad empresarial
- Aportaciones a un IRA
- El formulario W-9 es obligatorio para las personas ciudadanas estadounidenses que perciban más de 600 $ anuales sin formar parte de la plantilla de una empresa. Las empresas pueden retener impuestos de pagos futuros si no reciben el formulario W-9 cumplimentado.
- Las personas que no sean ciudadanas estadounidenses o que sean extranjeras residentes deben utilizar el formulario W-8 en lugar del W-9.
Cómo rellenar un formulario W-9 (instrucciones línea por línea)
Antes de presentar la información del formulario W-9, comprueba que tu contratista haya rellenado todos los campos obligatorios.
Línea 1: nombre de la persona beneficiaria. Debe figurar el nombre legal completo de la persona beneficiaria, tal como aparece en su declaración de la renta.
Línea 2: nombre de la empresa (si difiere de la línea 1). En el caso de una empresa, este nombre debe coincidir con el que figura en los documentos de constitución de la entidad legal, salvo que se trate de una persona autónoma o una LLC unipersonal (también denominada “entidad ignorada” por el IRS).
Línea 3: clasificación fiscal federal de la persona beneficiaria. En este apartado se indica cómo declara la persona beneficiaria los ingresos obtenidos, por lo que deberá marcar la casilla correspondiente a una de las siguientes categorías:
- autónomo/empresa unipersonal o LLC unipersonal
- sociedad tipo C
- sociedad tipo S
- sociedad
- fideicomiso/patrimonio
- sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
- otro
Línea 4: códigos de exención. La mayoría de las personas deja este campo en blanco. Determinadas entidades pueden indicar un código de exención si están exentas de la retención de seguridad. Por lo general, esta línea la cumplimentan empresas o entidades concretas y no se aplica a particulares. Si corresponde, las instrucciones del formulario W-9 incluyen la lista de beneficiarios exentos, los códigos y los tipos de pagos asociados a cada código.
Líneas 5 y 6: dirección postal de la persona beneficiaria. Indica tu dirección postal completa: calle, ciudad, estado y código postal. Es la dirección a la que se enviará el formulario 1099.
Parte I: número de identificación fiscal (TIN) de la persona beneficiaria. En el caso de las personas ciudadanas estadounidenses que actúan como personas físicas o autónomas, este número suele ser su número de la Seguridad Social (SSN). Para otras entidades y empresas, el TIN se sustituye por el número de identificación de la empresa (EIN) vinculado al nombre de la empresa. Las personas residentes extranjeras deben solicitar un número de identificación fiscal individual (ITIN) especial.
Parte II: certificación y firma de la persona beneficiaria. La firma en este apartado confirma que la persona beneficiaria ha leído y verificado todos los datos requeridos por la administración. Esta línea puede firmarse a mano o electrónicamente.
Cómo descargar un formulario W-9 de forma gratuita
Envía a tus contratistas un formulario W-9 digital para agilizar la incorporación y el cumplimiento fiscal. Adobe Acrobat ofrece plantillas del modelo W-9 gratuitas que se pueden rellenar, junto con otros formularios esenciales del IRS, como el W-4 y el I-9.
Otros formularios fiscales del IRS que podrías necesitar
Existen otros tipos de formularios fiscales que permiten declarar a quién se pagó cada año, el importe abonado y las retenciones practicadas sobre dichos pagos.
Formulario 1099-MISC
Las empresas utilizan los formularios W-9 para generar el formulario 1099-MISC a final de año.
- En el formulario 1099 se declara el importe total de la compensación pagada a un contratista que no forma parte de la plantilla.
- Las siglas MISC hacen referencia a los ingresos varios obtenidos por personas que trabajan de forma autónoma o por cuenta propia. Entre los ejemplos de ingresos varios se incluyen alquileres, pagos sanitarios o médicos, regalías, premios y galardones.
Además de los pagos a contratistas independientes, los formularios 1099 también se utilizan para declarar otros ingresos ante el IRS, como los intereses generados en una cuenta bancaria, la cancelación de deudas o los beneficios derivados de transacciones inmobiliarias o intereses hipotecarios.
Formulario W-4
Este formulario cumple la misma función que el W-9, pero se aplica a las personas trabajadoras con contrato habitual. A diferencia del formulario W-9, el W-4 especifica las tarifas que se retendrán en nombre de la persona empleada. Cada miembro reciente de la plantilla debe firmar este formulario para acreditar su situación fiscal, lo que incluye exenciones y estado tributario, de modo que se pueda calcular correctamente la retención en nómina.
Formulario W-2
El formulario W-2 es similar al 1099-MISC, salvo en el caso de quienes rellenan el W-4. Al igual que el 1099, este documento forma parte de la información que tu empresa debe facilitar a la administración. El W-2 recoge el importe pagado a cada miembro de la plantilla durante el año y las retenciones practicadas en concepto de impuestos, Medicare y Seguridad Social. Este formulario se envía tanto a la persona empleada como a la Administración de la Seguridad Social, que, a su vez, lo remite al IRS.
Preguntas frecuentes sobre los formularios W-9
¿Tengo que rellenar un formulario W-9 si trabajo de forma autónoma?
El formulario W-9 está dirigido a personas trabajadoras por cuenta propia, como autónomas, contratistas independientes y consultoras. Forma parte de las operaciones habituales de cualquier empresa, y cualquier compañía con la que hayas trabajado puede solicitártelo.
Es obligatorio cumplimentar este formulario si has obtenido ingresos superiores a 600 $ en un año natural sin formar parte de la plantilla de una empresa. Si has prestado servicios a varias empresas en el mismo año, tendrás que rellenar un formulario W-9 por cada una. Además, deberás cumplimentar un nuevo formulario W-9 siempre que cambies tu nombre, razón social, dirección o número de identificación fiscal.
No presentar el formulario W-9 puede tener consecuencias, como que la empresa retenga impuestos sobre tus ingresos.
¿Qué es el formulario W-9 para una empresa?
¿En qué se diferencian los formularios fiscales W-9 y 1099?
¿Cómo debe rellenar el W-9 una LLC?
Como LLC, deberás proporcionar el mismo tipo de información en el W-9 que cualquier contratista individual, con dos diferencias:
- En la casilla de clasificación fiscal del formulario, si tributas como entidad ignorada (consulta la definición anterior), marca la casilla “persona física/propietario único”, no la de sociedad de responsabilidad limitada. Si la LLC tiene más de una persona propietaria, tributa automáticamente como sociedad colectiva y debes seleccionar la casilla LLC, indicando la letra P de partnership (sociedad).
- En lugar del TIN personal, introduce tu EIN (número de identificación de empresa). Este número de identificación fiscal funciona como el número de la Seguridad Social (SSN) para las empresas, y es obligatorio si la empresa tiene una plantilla, está sujeta a tributación o funciona como sociedad. Puedes obtener el EIN a través del IRS en línea, por teléfono o por correo postal.
¿Hay que presentar el formulario W-9 todos los años?
¿Es seguro enviar el formulario W-9 de forma digital?
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- Enviar formularios W‑9 a varias personas a la vez
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- Reducir el papeleo manual y mejorar el cumplimiento normativo
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