Cómo digitalizar una factura.

Cómo digitalizar facturas escaneándolas.

Ya no es tan común, pero todavía existe: la factura en papel. En lugar de acumular una montaña de facturas en papel, tiene más sentido digitalizarlas y almacenarlas digitalmente. La mejor manera de hacerlo es escaneando las facturas en papel que ya tengas.

Puedes hacerlo utilizando un escáner que envíe los archivos a tu ordenador. Alternativamente, también puedes escanear tus facturas de forma gratuita e intuitiva con tu móvil o iPad utilizando la aplicación Adobe Scan. Así es como se hace:

1. Abre la aplicación Adobe Scan y selecciona el modo Documento.
2. Apunta la cámara a la factura y asegúrate de capturar la página completa.
3. El escaneo comienza automáticamente. Si no, activa el escaneo con el círculo en el centro de la pantalla.
4. Recorta el escaneo como desees o edítalo usando las numerosas herramientas que aparecen ahora. Si no estás satisfecho, haz clic en Repetir. De lo contrario, toca Seguir escaneando y volverás a la pantalla de escaneo, donde podrás escanear y recortar todas las páginas de la factura una por una.
5. Una vez escaneada toda la factura, pulsa el símbolo de abajo a la derecha con el número de páginas.
6. Pulsa Guardar PDF en la parte inferior derecha de la pantalla.
7. Comparte la factura digitalizada en forma de documento PDF pulsando en Compartir. Podrás compartir la factura por correo electrónico, mensaje y otros canales.

El almacenamiento en la nube de Adobe: escanear, editar y archivar sencillamente.

Después de escanear con la aplicación Adobe Scan, la factura se almacena automáticamente en el almacenamiento en la nube de Adobe. Esto no sólo facilita el acceso desde todos tus dispositivos, sino que tu factura también estará disponible de inmediato para todas las demás aplicaciones de Adobe. Digitalizar, procesar y archivar facturas será muy fácil.

Paso 1: Una vez escaneada la factura, es posible que desees editarla o anotarla. Puedes utilizar la aplicación Adobe Acrobat Reader en tu móvil para realizar una revisión adicional. También dispones de una amplia gama de herramientas de edición gratis en tu ordenador con las herramientas online de Acrobat. Las más populares son las siguientes:

• Firmar PDF: inserta tu firma directamente en el documento PDF.
• Unir PDF: combina varios archivos PDF en un solo documento.
• Editar PDF: modifica texto e imágenes directamente en el PDF.
• Comprimir PDF: reduce el tamaño de tus archivos PDF para ahorrar espacio de almacenamiento.
• Convertir PDF a Word: convierte archivos PDF en documentos editables de Word.

Paso 2: El tema de digitalizar facturas naturalmente también incluye guardar y almacenar facturas digitales, ya sea en un servidor o en la nube. Si no tienes un DMS (sistema de gestión de documentos) debes hacerlo manualmente y asegurarte de no tener una estructura de carpetas confusa.

Digitalizar y archivar facturas.

Digitalizar las facturas también significa archivarlas para poder acceder rápidamente a ellas en cualquier momento si es necesario. Para ello es especialmente adecuado un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube.

Si gestionas tus facturas utilizando dicho DMS, todos los cambios realizados en tus facturas digitalizadas se guardarán en la nube en tiempo real y de forma rastreable. La nube también te ofrece funciones para registrar y archivar documentos automáticamente. También te permite etiquetar facturas o agregar metadatos y trabajar en documentos independientemente de tu ubicación.

Con Acrobat Web dispones de numerosas funciones para editar tus documentos. Deja comentarios y compártelos con otras personas, protege tus facturas digitales con contraseñas y controles de permisos y fírmalas u obtén firmas digitales de otras personas utilizando Acrobat Sign.

Nota: Al archivar documentos, las empresas deben tener en cuenta las normativas que apliquen para el almacenamiento y gestión de información y documentos.

Ten en cuenta que esta información no debe interpretarse como asesoramiento legal y es simplemente ejemplificativa.

Ventajas de digitalizar facturas

Una oficina sin papeles tiene muchas ventajas. ¿Has digitalizado tus facturas y has elegido una herramienta adecuada para gestionar tus documentos? Entonces ya podrás beneficiarte de las múltiples ventajas de las facturas digitales, entre ellas:

1. Ahorro de costes: la automatización y la eliminación de papel, impresiones y envíos permiten ahorrar dinero.
2. Acceso rápido: las facturas digitales son fáciles de encontrar y puedes acceder a ellas en segundos, independientemente de tu ubicación.
3. Seguridad: el cifrado y los derechos de acceso garantizan la protección de la información confidencial.
4. Archivado sencillo: las facturas digitales se pueden archivar para ahorrar espacio a largo plazo.
5. Colaboración mejorada: los documentos se pueden editar en conjunto y todos los cambios serán rastreables.

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