Introducción
[Angelo Montilla]: Compartir y colaborar en proyectos no tiene por qué implicar hilos interminables de correos con versiones de archivos que van y vienen y causan confusión.
La colaboración mejorada en PDF Spaces de Acrobat hace que el proceso sea mucho más fluido.
¡Hola!
Me llamo Angelo Montilla.
En este tutorial, verás cómo PDF Spaces de Adobe Acrobat ayuda a los equipos a compartir archivos, aportar información y usar IA para resumir y combinar contenido en un mismo sitio.
Profundicemos en cómo colaborar en PDF Spaces.
En este ejemplo, imaginemos que soy un analista de marketing sénior y quiero compartir una investigación del mercado de consumo y colaborar con otro miembro del equipo en un PDF Space.
Ya he creado un PDF Space con un informe de tendencias de consumo, así como otro archivo PDF sobre señales del mercado e implicaciones estratégicas.
Voy a añadir una indicación de texto para crear una estrategia de redes sociales para el tercer trimestre de 2025 basada en los documentos adjuntos.
En el menú desplegable Elige un Asistente de IA, selecciono Analista, que es un pensador crítico y ofrece ideas nuevas.
Como ves, al actualizar el Asistente de IA, también se actualiza la información del PDF Space.
Ahora, puedo hacer clic en la flecha para enviar la indicación.
El Asistente de IA hace un trabajo increíble abordando todos los puntos clave de mi plan estratégico.
Ahora que he generado los detalles para la estrategia de redes, puedo compartir la información con el director
Colaborar con el equipo
de Estrategia, que también colaborará en el PDF Space.
Primero, hago clic en Compartir, situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Acto seguido, puedo añadir nombres o correos para invitar personas al proyecto.
Hago clic en el campo y añado el correo del director de Estrategia, así como un mensaje breve.
También me aseguraré de que tenga acceso de Colaborador para que pueda añadir archivos y comentarios al proyecto.
El PDF Space ya puede compartirse, así que le doy a Enviar para invitar al director de Estrategia.
Al cambiar a la perspectiva del destinatario, el director de Estrategia recibe una invitación por correo con el enlace al PDF Space, y ahora puede abrirlo en Acrobat en la web para empezar a colaborar.
El colaborador puede ver el contenido original y un resumen del PDF Space.
También tiene acceso a los documentos PDF que he cargado, que se pueden ver en el lado izquierdo de la pantalla (el resumen de tendencias de consumo de 2025 y las señales del mercado y los enlaces estratégicos).
Esta persona puede bajar, hacer clic en el botón Cargar archivo dentro del PDF Space y añadir un PDF llamado Consideraciones de estrategia de redes sociales T3 2025.
Una vez cargado el archivo y generada la información, el colaborador añade una indicación de texto para resumir las cuestiones estratégicas clave descritas en el documento y genera el resumen.
Quienes colaboran, en este caso, el director de Estrategia, pueden guardar el resumen como nota para que otras personas del PDF Space puedan verla.
Para ello, ve hasta abajo del todo y haz clic en el icono de Guardar en Notas.
Eso guardará el contenido generado como una nota que encontrarás haciendo clic en el icono de Notas del menú izquierdo, que abrirá el panel Notas.
En este ejemplo, el director de Estrategia también actualiza el título de la nota para mayor claridad y para facilitar el acceso más adelante.
Conocer las novedades de un vistazo
Volviendo a mi perspectiva, puedo ver indicadores visuales de que el director de Estrategia ha trabajado en el PDF Space.
Por ejemplo, hay una notificación en la sección Notas y, si hago clic en ella, veré información nueva.
Si regreso y hago clic en el icono de Archivos, también puedo ver una notificación junto al documento fuente que se añadió al PDF Space.
Aquí está el PDF que ha añadido el director de Estrategia junto con los dos documentos originales que importé al proyecto.
Ahora que tengo todo el contenido agrupado en un mismo PDF Space, puedo redactar un informe consolidado con los hallazgos del estudio de mercado y las cuestiones estratégicas.
Añado la indicación y hago clic en la flecha para generar un último resumen.
Cuando el informe termine de generarse, puedo añadirlo de nuevo como nota para que otras personas del equipo puedan encontrarlo fácilmente en el panel Notas.
Quiero actualizar el título de la nota para que el director de Estrategia pueda encontrarla en el PDF Space.
Hago clic en ella y cambio el título a Resumen final.
Volviendo a la vista del director de Estrategia, el colaborador también recibe un indicador visual de que hay una nueva nota en el PDF Space.
Incluso muestra la imagen de perfil de la persona que la ha creado.
Ya sabes cómo utilizar las herramientas de PDF Spaces de Acrobat para unir a los equipos y mejorar la colaboración en proyectos.
Prueba PDF Spaces en tu flujo de trabajo para agilizar las revisiones y convertir documentos individuales en información clara y procesable.
Me llamo Angelo Montilla.
¡Hasta la próxima!
