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Come scrivere una proposta commerciale: modello e guida in 7 passaggi
Scopri come scrivere una proposta commerciale ben strutturata per ottenere nuovi clienti e opportunità.
Con una buona lettera commerciale puoi ottenere finanziamenti, espandere i progetti e far crescere il business. Scopri le best practice per il tuo prossimo progetto.
Un’azienda non può fare a meno di promuovere i suoi prodotti o servizi. Se stai cercando nuove opportunità, un buon primo passo è scrivere una proposta commerciale convincente.
Che cos’è una lettera commerciale?
Una lettera commerciale è un documento scritto di proposta o offerta di un prodotto o servizio, generalmente inviata a clienti potenziali. In certi casi può essere destinata a clienti esistenti, ad esempio quando un’azienda vuole vendere un prodotto o servizio aggiuntivo in upselling.
Il modo in cui è scritta una proposta può influenzare l’acquisizione o la perdita di un cliente. Una proposta è scadente se complica inutilmente la soluzione, trascura le esigenze del cliente, ignora grammatica e stile oppure ostacola il raggiungimento degli obiettivi aziendali
Una proposta efficace, al contrario, deve sempre rispondere a queste domande chiave:
- Chi sei? Di cosa si occupa la tua azienda?
- Quali problemi affrontano i tuoi potenziali clienti?
- Quale soluzione offre la tua azienda per risolvere il problema?
- In che modo la tua azienda implementerà la soluzione?
- Quanto denaro, tempo e risorse saranno necessari per implementare la soluzione?
Rispondere a queste domande permette al cliente di calibrare fin dal principio le proprie aspettative, mentre l’azienda si impegna formalmente a fornire i prodotti e servizi descritti nella proposta.
Come scrivere una proposta commerciale
Le proposte commerciali possono presentare formattazioni differenti, ma devono sempre contenere alcuni elementi essenziali: frontespizio, indice, descrizione del perché dell’azienda nella sintesi, descrizione del problema o dell’esigenza, soluzione proposta, qualifiche, tempistiche, prezzi, fatturazione, informazioni legali, chiarimento dei termini e delle condizioni e sezione di accettazione dove il potenziale acquirente può apporre la propria firma.
Prima di redigere la proposta, assicurati di conoscere a fondo le componenti di un modello di lettera commerciale. Se hai bisogno di più dettagli, organizza prima un incontro o una telefonata per capire cosa cerca il cliente in un potenziale fornitore. Se l’azienda ha condiviso con te una RFP (Request for Proposal, richiesta di proposta), analizza il documento con attenzione. Una volta completata la fase di ricerca, puoi iniziare a creare la tua proposta commerciale. Di seguito sono descritti i passaggi fondamentali per iniziare a scriverla.
1. Ricerca e schema della proposta commerciale.
Elaborare una proposta commerciale è un processo molto articolato, perciò preparare uno schema di base è indispensabile. Prima di iniziare, assicurati di aver svolto tutte le ricerche necessarie e di conoscere bene il tuo cliente. Probabilmente hai già in mente cosa fare per espandere il business: raccogli casi di studio, dati pertinenti ed esempi convincenti di come la proposta potrà beneficiare al cliente.
Mentre raccogli informazioni sul cliente, potresti imbatterti in grafici, immagini o altri dettagli utili da includere. Puoi utilizzare uno strumento come un'app scanner gratuita per acquisire qualsiasi contenuto in formato PDF e incorporarlo nello schema della proposta.
Quando hai tutto pronto per creare lo schema, tieni presente che a volte può bastare anche solo un documento di una o due pagine, con punti di elenco a riassumere le sezioni principali, espandibili poi in sottosezioni. Puoi usare i passaggi da 2 a 6 come riferimento per lo schema. Puoi anche decidere di creare l’intero documento in un editor PDF, dove aggiungere pagine e inserire commenti alla proposta in PDF in tempo reale.
2. Crea il titolo e il sommario.
Il titolo (l’introduzione alla proposta) è il primo passo per catturare l’attenzione. Soprattutto se la proposta non è stata richiesta esplicitamente, devi suscitare l’interesse di chi legge e convincerlo che la tua soluzione risolverà i suoi problemi concreti. Un frontespizio curato e ben fatto dà al potenziale cliente un’idea del valore della proposta e dei contenuti al suo interno.
Un buon titolo include uno slogan efficace. Lo slogan rappresenta i valori dell’azienda, non un singolo prodotto. Deve essere abbastanza conciso da catturare l’attenzione del lettore, ma anche descrittivo a tal punto da trasmettere cosa offre il business. Punta su parole positive e usa una terminologia semplice. Ecco alcuni esempi per una proposta di riprogettazione di un sito web:
Slogan poco efficaci
- Progetto di sito web per la società XYZ
- Un sito web migliore per la società XYZ
Slogan efficaci
- Riprogettazione strategica per un’esperienza web di punta
- Dalla bozza al concept: una nuova visione degli ambienti digitali
Dalle proposte di vendita a quelle di marketing, il sommario offre a chi legge un’anteprima di ciò che stai presentando e dei vantaggi che ne derivano. È una parte fondamentale della proposta anche perché la maggior parte dei lettori sarà composta da dirigenti di alto livello che probabilmente daranno solo una veloce occhiata alla proposta. Il sommario aiuta a orientarsi tra le varie sezioni, ma può anche includere brevi sintesi di ciascuna: la scelta è tua.
3. Scrivi la sintesi.
La sintesi funge da introduzione per chi legge la proposta. Per certi versi, è come una lettera di presentazione di 1-2 pagine: una breve apertura più un riassunto della proposta.
Una buona sintesi deve:
- Presentare l’azienda (soprattutto se la proposta non è stata richiesta esplicitamente)
- Offrire una panoramica degli obiettivi aziendali
- Illustrare la propria esperienza con una sintesi di 1-2 progetti analoghi realizzati in precedenza
- Riassumere i principali punti di forza
- Descrivere la direzione futura dell’azienda e mettere in evidenza i traguardi più importanti
- Spiegare come la proposta in questione rappresenti il primo passo in quella direzione
I tuoi destinatari sono persone che prendono decisioni e potenziali clienti, quindi adotta uno stile dinamico, con tono sicuro e ottimista, capace di convincere. Se in passato hai collaborato con aziende note e affermate, citale nella sintesi per dare più valore ai risultati ottenuti. Per concludere, indica chiaramente cosa contengono le sezioni successive della proposta.
4. Illustra il problema e proponi una soluzione.
Problema, soluzione, qualifiche: queste tre parole sono il filo conduttore della prossima sezione. Una buona descrizione del problema dimostra che hai svolto una ricerca approfondita sulle esigenze del cliente, invece di fare una proposta generica. Inoltre, mette in luce un problema che forse il potenziale cliente non sapeva di avere, e mostra come risolverlo. Problema + soluzione = un cliente soddisfatto e pronto a collaborare con te.
Allo stesso tempo, devi dimostrare la tua competenza attraverso le qualifiche. Se la tua azienda o attività è certificata e vanta una comprovata esperienza nella risoluzione di quel problema specifico, mostralo. Se hai bisogno di ulteriori capacità specifiche per raggiungere i tuoi obiettivi, descrivile nel dettaglio. Al termine di questa sezione, il destinatario deve avere la certezza che sei in grado di soddisfare le esigenze di qualsiasi cliente.
Se invece vuoi scrivere una richiesta di proposta, non basta capire cos’è un’RFP, ma è fondamentale anche includere nella richiesta tutti i dettagli importanti del progetto:
- Una presentazione della tua azienda e informazioni di contesto sul progetto
- Gli obiettivi del progetto e il tipo di servizi richiesti
- Una scadenza per l’invio delle offerte
- Le tempistiche con cui prevedi di selezionare la proposta vincente
- Gli elementi specifici da includere nelle proposte
- Le eventuali problematiche che i fornitori dovranno affrontare
- Il budget stimato per il progetto
5. Descrivi prodotti finali, tappe e budget.
Dopo aver delineato i dettagli del progetto, elenca i prodotti finali specifici che deriveranno dalla proposta. Ad esempio, se proponi di aprire una nuova sede della tua azienda in una nuova area geografica, definisci tutti i passaggi del processo, i relativi costi e le tempistiche.
Le tappe rappresentano i singoli obiettivi e le fasi intermedie all’interno del progetto. A differenza delle scadenze, che si riferiscono ad attività brevi e specifiche, le tappe riguardano l’insieme del progetto e sono anche un elemento essenziale del budget: aiutano a misurare i progressi compiuti e a valutare se occorre rivedere alcune di esse. Anche i prodotti finali possono cambiare in base ad aggiornamenti del budget o delle tappe, poiché derivano dal completamento di queste ultime.
Puntare alla precisione e alla professionalità in questa sezione è essenziale: una preparazione approfondita dimostra la serietà dell’impegno. Portare esempi di successi precedenti è un ottimo modo per provare che il metodo adottato funziona.
6. Scrivi la conclusione e aggiungi un’appendice.
La conclusione della proposta è l’ultima impressione che lasci al potenziale cliente. Per chiudere in maniera efficace:
- Riassumi i punti principali della proposta
- Ribadisci i punti di forza della tua attività e i vantaggi del prodotto
- Evidenzia in che modo la proposta porta benefici concreti al potenziale cliente
- Crea una CTA efficace che trasmetta un senso di urgenza e indichi il prossimo passo, ad esempio rivolgersi all’équipe commerciale o compilare il modulo di contatto per chiedere maggiori informazioni
Puoi anche aggiungere un’appendice con documenti di riferimento, definizioni, metodologia o altri contenuti utili. Qualunque strumento tu abbia usato per crearla, puoi esportarla in PDF con la funzione di stampa e salvare il file come documento PDF.
7. Modifica e rifinisci la proposta con attenzione professionale.
Una proposta è un documento formale, ma non deve risultare rigida o impersonale. La proposta ideale presenta una scrittura curata e un design elegante: titoli accattivanti, testo privo di errori, tempistiche ben definite, un campo di attività preciso e termini di pagamento chiari per il cliente.
Come tocco finale, verifica che la proposta non contenga informazioni riservate che non andrebbero condivise. Ad esempio, se hai fatto riferimento a un progetto realizzato per un altro cliente, puoi oscurare il PDF gratis con strumenti online che consentono di proteggere i dettagli sensibili mantenendo una formattazione coerente.
Che si tratti di una richiesta di proposta, di una proposta in risposta a una richiesta o di una raccolta di casi di studio, Acrobat Pro ti offre gli strumenti per scrivere lettere commerciali eleganti e di grande impatto senza dover partire da zero. Sono disponibili decine di modelli gratuiti per proposte commerciali e, con Acrobat, aggiungere elementi grafici, immagini e una formattazione creativa è semplice e immediato.
Se condividi la proposta in formato digitale, puoi arricchirla con grafici, tabelle dei prezzi, collegamenti e allegati per offrire un’esperienza più completa a chi la legge. Inserisci link nel sommario del documento per rimandare a materiali supplementari disponibili altrove.
Scrivere una proposta commerciale convincente e una copertina impeccabile con Adobe Acrobat per aziende è facile grazie ai modelli. Le guide e i tutorial ti aiuteranno a ottenere presto una proposta professionale in grado di far crescere la tua attività.
Tipi di lettere commerciali
Prima di definire la struttura della lettera, è importante capire quale modello di lettera commerciale sia più adatto alla tua situazione. Sebbene esistano diverse tipologie di proposte per vari settori, le categorie principali sono generalmente tre: proposta spontanea, proposta su richiesta informale e proposta su richiesta formale.
Proposta commerciale spontanea
Il modello di proposta commerciale spontanea si utilizza quando desideri avvicinarti a potenziali clienti con un’offerta che non hanno richiesto esplicitamente, con l’obiettivo di conquistarli. Queste proposte sono più generiche e funzionano come una e-mail a freddo o una brochure di marketing. Vengono elaborate senza una conoscenza approfondita del potenziale cliente e delle sue esigenze. Conducendo ricerche di mercato e individuando le esigenze dei clienti, puoi però creare una soluzione personalizzata per ciascuno.
Proposta commerciale su richiesta informale
Il modello di proposta commerciale su richiesta informale viene utilizzato quando non è stata avanzata alcuna richiesta ufficiale. A differenza delle richieste formali, ricche di dettagli, queste proposte nascono da conversazioni spontanee con un cliente o un fornitore. È il tipo di documento ideale quando un potenziale cliente vuole valutare i tuoi prodotti o servizi e ti chiede una proposta, senza però mettere in concorrenza più fornitori. Tieni presente che questo tipo di proposta richiede un considerevole investimento di tempo nella fase di ricerca.
Proposta commerciale su richiesta formale
Il modello di proposta commerciale su richiesta formale si utilizza quando c'è una richiesta ufficiale. Con questo tipo di proposta, il potenziale cliente ti trasmette la maggior parte delle informazioni necessarie (se non tutte) per comprendere le sue esigenze. Il tuo compito è semplicemente redigere la proposta affinché possa essere analizzata e avviare così il processo di vendita.
Le proposte formali vengono solitamente redatte in risposta a requisiti pubblicati dall’azienda che le richiede. Nascono da un bando pubblico e vengono presentate secondo le indicazioni del cliente. Poiché quest’ultimo esamina diverse proposte per selezionare la soluzione più adatta, è fondamentale rispondere a ogni singolo punto per dimostrare come la tua azienda sappia risolvere il problema meglio di tutte le altre.
Perché scrivere una proposta commerciale?
Le proposte commerciali sono uno strumento fondamentale per le aziende in crescita. Sono utili sia per le piccole imprese consolidate che vogliono espandersi e acquisire nuovi clienti sia per trovare finanziamenti per la tua attività attraverso una proposta commerciale per investitori.
Una proposta commerciale è un documento che ti consente di:
- Documentare previsioni e piani realistici
- Attirare nuovi clienti e opportunità commerciali
- Trovare investitori per ottenere finanziamenti
- Definire una struttura solida che favorisca la crescita
- Individuare punti di forza e aree di miglioramento del modello di business attuale
- Presentare nuovi tariffari e altri dati importanti
Suggerimenti per scrivere una proposta commerciale
Se pensi che una lettera commerciale potrebbe esserti utile, segui questi suggerimenti per iniziare a scriverla:
- Prepara uno schema. Assicurati che la proposta includa tutti gli elementi necessari per spiegare perché un’azienda dovrebbe scegliere te. Anche se hai molto da dire, mantieni il messaggio semplice e diretto: un buono schema ti aiuterà a strutturare il flusso della presentazione.
- Resta coerente con il tuo brand. L’intera proposta deve rispecchiare la tua azienda e il suo brand. Personalizza il modello di proposta commerciale in termini di contenuto e design, mettendo in evidenza ciò che ti distingue dalla concorrenza.
- Revisiona il contenuto. La proposta deve essere chiara, concisa e diretta. I potenziali clienti potrebbero non avere il tempo di esaminarla nei dettagli, quindi assicurati che il messaggio sia trasparente. Controlla il flusso del contenuto, l’ortografia e la grammatica per presentarti al meglio.
- Inserisci grafici e dati. Gli elementi visivi sono uno dei modi più efficaci per catturare l’attenzione. Aggiungi grafici a supporto di ogni sezione per rendere la proposta più accattivante. Usa dati per risultare più interessante agli occhi dei clienti e rendere il messaggio più convincente.
- Aggiungi contenuti video. Se consegni la proposta in formato digitale, valuta l’aggiunta di contenuti video per rendere il tutto più interattivo. Un video personalizzato può essere utile per le sezioni con più dettagli. Inoltre, i video facilitano la comprensione e possono aiutare un cliente esistente a capire meglio i contenuti della proposta rispetto a come farebbe un semplice testo scritto.
- Includi testimonianze dei clienti. I potenziali clienti vogliono sapere cosa hanno ricavato altre aziende dalla collaborazione con te. Inserisci alcune storie e testimonianze che raccontino e valorizzino il brand.
- Semplifica il processo. La proposta deve essere facile da capire, piacevole da leggere e incitare ad agire: inserisci una CTA chiara, in modo che i potenziali clienti sappiano esattamente cosa fare. Includi tutti i recapiti necessari per eventuali domande. Se invii la proposta in formato digitale, integra le firme elettroniche per mantenere attivo il dialogo nel momento in cui il cliente è pronto a firmare.
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Come scrivere una proposta commerciale in 7 passaggi
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Modifica del frontespizio degli esempi di lettera commerciale in Adobe Acrobat.
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