RFP: cos’è e come se ne scrive una

Buone pratiche per le RFP

Probabilmente sai già come scrivere una proposta per acquisire nuova clientela. Ma cosa fare quando sei tu ad aver bisogno di rivolgerti a un’azienda o a una figura professionale esterna per un progetto?

Per redigere una RFP, è necessario includere tutte le informazioni pertinenti sulle esigenze specifiche del progetto. Una RFP deve contenere tutto ciò che i potenziali fornitori o appaltatori hanno bisogno di sapere, per poter fungere da riferimento e offrire un quadro chiaro della portata e delle implicazioni del progetto, affinché si possano formulare offerte accurate.

Definizione delle esigenze del progetto

Benché non esista una formula standard per preparare una RFP, considera i seguenti elementi imprescindibili:

• Esigenze, obiettivi e portata del progetto
• Tempistiche del progetto, specificando la flessibilità o la rigidità della scadenza
• Possibili criticità o ostacoli, incluse le problematiche specifiche che i fornitori dovranno affrontare
• Stima del budget disponibile per il progetto
• Metriche per la valutazione del successo del progetto

Identificazione delle parti interessate

Dovrai mettere insieme un team incaricato di valutare le risposte alla RFP. Definire e documentare il ruolo di ciascun membro è fondamentale per strutturare il processo di valutazione. Tra i soggetti da coinvolgere potrebbero figurare:

• Parti interessate primarie. Includi la persona che ha richiesto il progetto o la soluzione, insieme ad altri membri di rilievo del dipartimento o del team di cui fa parte.
• Dirigenti. Di norma, l’approvazione finale dei progetti ad alto costo spetta alla dirigenza aziendale.
• Ufficio acquisti. Un membro del reparto che si occupa di approvvigionamenti dovrà esaminare la richiesta, distribuire la RFP e collaborare con i fornitori.
• Altre parti interessate. In base alle esigenze descritte nella RFP, valuta se coinvolgere anche chi gestisce le aree IT, legale e finanziaria.

Definizione della procedura di valutazione della RFP

Per creare una RFP efficace, dovrai stabilire insieme ai soggetti coinvolti nel progetto come valutare le risposte dei fornitori. Discuti e pianifica quanto segue:

• Modalità di risposta alla RFP ed eventuale supporto delle firme elettroniche
• Scadenza per la presentazione delle offerte
• Data di comunicazione della proposta vincitrice
• Criteri di valutazione delle proposte e scelta del fornitore

Una RFP ha in genere una durata di circa due settimane. Nel definire le tempistiche di revisione delle offerte, assicurati di lasciare al team incaricato il tempo necessario per esaminare tutte le proposte senza compromettere la data prevista di avvio del progetto.

Durante la valutazione delle risposte, potresti voler cercare un fornitore con una certificazione specifica, oppure preferire chi ha già esperienza con progetti simili a quello descritto nella RFP. Un criterio fondamentale è che l’offerta rientri nel perimetro del progetto e nel budget previsto. Annota tutti gli aspetti che utilizzerai per verificare se un fornitore soddisfa i requisiti desiderati.

Scelta di strumenti di creazione e formattazione adatti

Scegli il formato più adatto alla tua RFP. Molte volte, queste richieste vengono create con fogli di calcolo o software di elaborazione di testo e distribuite in formato elettronico, ma possono anche avere un formato web. Per un processo più efficiente e organizzato, redigi la RFP con un software dedicato per risparmiare tempo e favorire la collaborazione.

Ricorso a un modello di RFP

Utilizzare un modello di RFP è il modo migliore per comunicare con chiarezza le esigenze del tuo progetto: ti permette di strutturare tutte le richieste in modo ordinato, coerente e professionale. Inoltre, con un modello dovrai dedicare meno tempo all’organizzazione dei contenuti, il che ti lascerà più spazio per trovare il fornitore giusto.

Sebbene possano essere strutturate in modi diversi, le RFP includono sempre gli elementi chiave descritti in precedenza, al fine di garantire che la proposta sia completa in tutte le sue parti. Il ricorso a un modello assicura coerenza durante il processo di valutazione e semplifica il confronto tra le risposte.

Come scrivere una RFP in 7 passaggi

Una volta pianificati e definiti tutti i requisiti del progetto e i processi, puoi compilare i contenuti necessari per la tua RFP in 7 semplici passaggi.

1. Presentazione dell’azienda e del progetto

Nella parte iniziale della richiesta di offerta puoi presentare la tua azienda. Una RFP può ricordare molto la candidatura per un impiego, nel senso che ha l’obiettivo di valorizzare al meglio la propria realtà. Descrivi il settore di appartenenza, la storia e la mission dell’azienda, includi dettagli sul team dirigenziale e soprattutto non dimenticare i recapiti, per permettere ai fornitori di porti domande in caso di necessità.

In questa sezione puoi anche illustrare lo scopo del progetto, i suoi obiettivi e i risultati attesi. Se l’azienda ha già commissionato progetti simili ad altri fornitori, puoi citarli come riferimento per i risultati previsti.

2. Descrizione del contesto del progetto

Spiega in modo chiaro ed esaustivo il contesto in cui è sorta la necessità del progetto, affinché i fornitori comprendano appieno le esigenze, le priorità e le caratteristiche che stai cercando. Indica anche le tempistiche previste, specificando il periodo di completamento stimato o una data limite specifica.

3. Scadenza per le offerte e tempi di selezione

Specifica la data, le modalità e il formato di invio delle proposte.

Se vuoi, fissa anche un orario preciso. Puoi scegliere di non prendere in considerazione le offerte ricevute oltre la scadenza indicata: è importante poter collaborare con fornitori che dimostrino di saper rispettare gli impegni.

Definisci la tempistica del processo di selezione dell’offerta: indica entro quanto tempo dalla scadenza delle presentazioni esaminerai le proposte, quando comunicherai il fornitore scelto e con quali modalità.

4. Definizione del budget

Dettaglia la somma disponibile per il progetto. Puoi richiedere ai fornitori di indicare i costi in modo analitico per ogni elemento rientrante nell’ambito del progetto.

Se ci sono aspetti del budget che non sono ancora stati definiti, segnalalo nella RFP e invita i fornitori a proporre una stima dei costi basata sui requisiti indicati.

5. Indicazione della portata del progetto

In questa sezione, descrivi in dettaglio tutti gli elementi specifici rientranti nell’ambito del progetto, indica i prodotti o i servizi richiesti e ribadisci gli obiettivi e le attività previste.

Puoi anche definire delle consegne parziali con scadenze previste ogni settimana o ogni mese, a seconda della durata del progetto. Se vuoi ricevere aggiornamenti periodici, indicalo chiaramente tra i requisiti. Alcune RFP prevedono una penale che il fornitore deve corrispondere in caso di mancato rispetto della data di completamento.

6. Segnalazione di criticità e ostacoli

Chiaramente, non tutti i problemi che possono insorgere in un progetto sono prevedibili. Tuttavia, se identifichi in anticipo potenziali ostacoli, segnalali ai fornitori affinché possano indicarti come intendono affrontarli nella loro risposta.

Puoi anche includere ulteriori domande per i potenziali fornitori. In relazione al progetto nel suo insieme, valuta di chiedere quali aspetti non siano stati considerati dal loro punto di vista e quali soluzioni suggerirebbero. Con una RFP, stai cercando competenze specifiche: i fornitori con esperienza in progetti simili possono offrire prospettive preziose.

Crea il tuo modello di RFP con Adobe

I prodotti Adobe Acrobat ti supportano in ogni fase del processo RFP. Per esempio:

• Modifica e personalizza un modello di RFP
• Converti un file Excel in PDF
• Converti un file Word in PDF
• Richiedi una firma elettronica al fornitore
• Aggiungi la tua firma elettronica alla RFP definitiva

Domande frequenti

Cos’è un modello di RFP?

Un modello di RFP offre la struttura ideale per redigere la tua richiesta di offerta e garantisce che questa includa tutte le informazioni essenziali. Inoltre, ti assicura una coerenza strutturale utile per confrontare le proposte in fase di valutazione.

Quali sono le fasi essenziali del processo RFP?

1. Identificare le parti interessate
2. Raccogliere i requisiti
3. Redigere la richiesta di offerta
4. Valutare le risposte
5. Selezionare il fornitore vincitore
6. Stilare il contratto di fornitura

Come si crea una RFP?

Il modo più efficace per creare una RFP è utilizzare un software dedicato. Se devi inviare richieste di offerta a più aziende, avrai bisogno di uno strumento affidabile per creare le richieste e gestire le risposte che riceverai.

Cosa dovrebbe includere una RFP?

Per quanto possano essere strutturate in modi diversi, tutte le RFP dovrebbero includere i seguenti elementi fondamentali:

• Esigenze, obiettivi e portata del progetto
• Tempistiche del progetto, specificando la flessibilità o la rigidità della scadenza
• Possibili criticità o ostacoli, incluse le problematiche specifiche che gli appaltatori dovranno affrontare
• Budget stimato per il progetto
• Metriche per la valutazione del successo del progetto
• Il team incaricato di valutare le risposte alla RFP e il ruolo di ogni membro
• Scadenza per la presentazione delle proposte
• Data di comunicazione della proposta vincitrice
• Criteri di valutazione delle proposte e scelta del fornitore

Quali sono i 7 passaggi per scrivere una RFP?

1. Presentazione dell’azienda e del progetto
2. Descrizione del contesto del progetto
3. Scadenza per le offerte e tempi di selezione
4. Definizione del budget
5. Indicazione della portata del progetto
6. Segnalazione di criticità e ostacoli
7. Spiegazione dei criteri di valutazione

Come faccio a scegliere il vincitore della RFP?

Per un confronto obiettivo, il team dovrebbe applicare i criteri di valutazione definiti nella RFP. Il fornitore vincitore sarà quello che soddisfa la maggior parte, se non tutti, i requisiti stabiliti. In caso di parità tra più fornitori, puoi contattarli singolarmente per approfondire con domande aggiuntive, richiedere referenze di clienti precedenti o farti fornire una panoramica di un progetto che hanno già realizzato. Per le offerte di software, puoi richiedere una demo del prodotto.

Come si invia un contratto digitale al fornitore selezionato tramite RFP?

Una volta ricevuta e selezionata la proposta vincitrice, valuta se inviare un contratto digitale da far sottoscrivere al fornitore tramite firma elettronica. Scopri come usare Adobe Acrobat per far firmare i documenti aziendali in modo più rapido e sicuro rispetto ai metodi tradizionali su carta.