契約書を電子化・PDF化するメリットと方法
コロナ禍によるテレワークの広まりやデジタルツールの導入により、多くの企業でペーパーレス化が進んでいます。これまで印刷され、押印や管理が行われていた「契約書」もまた、PDFとして保存・管理されたり、電子締結されたりすることが増えました。
今回の記事では、これまで紙で取り扱われていた契約書を電子化する具体的なメリットや方法、法的に気をつけるべき点などをご紹介します。
契約書をPDF化するメリット
紙の契約書をPDF化したり、電子サインを活用したりすることで、さまざまなメリットが得られます。以下ではそれぞれについてご紹介します。
紙の契約書をPDF化するメリット
紙の契約書をPDF化する場合、すでに押印されて締結された契約書をスキャンし、保存のために電子化するケースが多いです。紙をPDFファイルにすることで、次のメリットが生まれます。
・保管スペースが不要になる
保管場所が必要な紙の書類をデジタルデータに移行できれば、スペースの削減に繋がります。
・見たい契約書がすぐに見つかる
Adobe Acrobatなどのツールでは、指定したフォルダー内のすべてのPDFファイルに対してキーワード検索を行えます。文書管理システムなどの検索機能を活用すれば、PDFファイル内のテキストや、文書ファイルの保存場所をすぐに見つけられます。そのため、紙の保存に比べて書類を探す時間が短縮できます。
・契約書を管理しやすくなる
契約書をPDF化することで、複数あるファイルを一つにまとめられたり、パスワードの設定で閲覧・印刷・編集・コピーの制限をかけられたり、デジタル証明書によるPDFの暗号化ができたりするため、安全かつ楽に契約書を管理できます。
・ネット環境があれば、どこからでも契約内容を確認できる
クラウド環境やイントラネット（組織内におけるプライベートネットワーク）に契約書データを管理しておくことで、どこでも契約書を確認できるようになります。テレワークや外出時、社外から契約書を閲覧したいときに便利です。
そのほかにも、PDFをビジネスで活用するメリットはこちらを参考にしてください。
・業務の大幅な効率化に繋がる
紙の契約書のように、印刷・製本・押印・封入・郵送といった作業が不要になり、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、過去の契約書を確認する際は、PCからすばやく検索することが可能です。
・コストを大幅に削減できる
電子契約で取り交わされる電子ファイルには、印紙税がかかりません。加えて、インターネット上でやりとりするため、紙、インク、製品、印刷、郵送、保管にかかるコストを大きく削減できます。
・コンプライアンスが強化できる
電子契約書ではアクセスや編集の履歴などを残せるるため、業務の透明性を担保できます。電子ファイルで一元管理することで、抜け漏れを防ぐことも可能。また、セキュリティの高いクラウド上に保管することで、情報漏洩や紛失のリスクを下げられます。
契約書のPDF化は、法的に問題ないか
紙の契約書をPDF化して保存したり、PDFの契約書に電子サインをしたりする際に気になるのは、法的な問題に問われるかどうかです。
まず紙の契約書をPDF化して保存するのは、法的に何ら問題はありません。紙の直筆もしくは電子上での押印・署名にかかわらず、その契約書上で締結されていれば契約は成立することになっています。
またその契約書をPDF化して保存する際にも、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていれば、法的に問題はありません。
契約書のPDF化で主に使うのが、Wordと紙です。それぞれの契約書をPDF化する方法をご紹介します。
契約書をPDF化する方法
契約書のPDF化で主に使うのが、Wordと紙です。それぞれの契約書をPDF化する方法をご紹介します。
契約書のPDF化で主に使うのが、Wordと紙です。それぞれの契約書をPDF化する方法をご紹介します。
Wordの契約書をPDF化
Wordで作成した契約書をPDF化する場合、Adobe Acrobatの使用が有効です。Web版の場合、下記のURLでPDF化したいファイルをアップロードすれば無料で変換できます。またAdobe Acrobatのソフトをインストールすれば、有料で変換機能が使用できます。変換したPDFファイルは、提出前にレイアウトが崩れていないか確認しましょう。
契約書をWordファイルで作成する場合、校閲や変更履歴の記録、コメント、ルーラーによるインデントの設定など、便利な機能が使えます。Microsoft Officeには他にもExcelなどのツールがありますが、こちらは表計算ソフトウェアであるため、契約書の作成にはWordの方がより適していると言えるでしょう。
紙の契約書をスキャンしてPDF化
紙に押印・署名された契約書が既にある場合は、スキャンしてPDF化して保存できます。
国税庁の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】の問5「『スキャナ』とは、どのようなものをいうのでしょうか」において、平成28年9月30日以後に行われた承認申請ではスマートフォンやデジタルカメラも「スキャナ」に含まれる旨が書かれています。
ただし、平成28年9月29日以前に行われた承認申請では、スキャナの定義として「原稿台と一体型に限る」という指定があるため、元の書類の申請時期に応じて確認する必要があります。
モバイル版アプリ「Adobe Scan」を使えば、スマートフォンのカメラ機能で簡単に文書をスキャンできます。
電子契約書作成の注意点
紙の契約書をスキャンし、PDF化する際にはいくつかの条件を満たす必要があります。以下では、それぞれの条件における注意点をご紹介します。
電子帳簿保存法の要件を満たす
税務書類として取り扱う必要のある契約書は電子帳簿保存法の「重要書類」に該当するため、以下のような要件を満たさなければなりません。
・検索要件
「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索できるようにする必要があります。PDFファイル内のテキストやファイル名を工夫することで対応できます。
・入力期間
契約書の受領後、7営業日以内が目安になります。それが厳しく、速やかに入力する場合なら、最長で2カ月＋7営業日以内に行うようにしましょう。
・解像度
スキャナなどの画像入力装置で、200dpi以上の解像度でスキャンする必要があります。Dpiとは画像の解像度を表す単位のことで、数値が高いほど鮮明になり、ファイルサイズは大きくなります。
・タイムスタンプ
タイムスタンプとは、書類の原本性を保証するために日付と時刻を記したスタンプシステムのことです。スタンプがきちんと付与されている、もしくは記録した内容を訂正や削除した際にログを確認できるようにされている必要があります。
詳しくは、国税庁によるスキャナ保存の解説ページおよび適用要件に関する一問一答「問12」をご参照ください。また電子帳簿保存法は、2022年1月より改正版が施行されています。具体的なポイントは、以下のページをご確認ください。
税務署長の事前承認が必要
電子帳簿保存法では、2021年12月31日以前に作成された紙の契約書のスキャナ保存は、書類の種類などを記載した「適用届出書」を税務署長等に提出することで認められます。なお、2022年1月1日以降に作成・受領された書類については、税務署長等の承認は必要ありません。
税務関連以外では原本として認められない可能性がある
2022年1月1日以降の改正電子帳簿保存法では、要件を満たしてスキャナ保存した契約書は、元の原本であった紙の契約書を破棄してもよいとされています。
しかし、契約内容に関する訴訟が発生した際、PDFファイルの契約書では証明力が低くなってしまうこともあることを念頭に置いておきましょう。
電子契約が許可されていない契約書がある
中には電子化が認められていない文書の種類もあります。電子化が解禁されているか、条件付きで解禁されているか、電子化を認められていないかを把握し、PDF化を検討するようにしましょう。
例えば、事業用の定期借地契約は公正証書が必要となるため電子化が認められていません。また、特定商取引法において交付する契約書や重要事項説明書などは、2023年6月から、相手の承認があれば解禁となります。
電子契約が許可されていない契約書がある
中には電子化が認められていない文書の種類もあります。電子化が解禁されているか、条件付きで解禁されているか、電子化を認められていないかを把握し、PDF化を検討するようにしましょう。
例えば、事業用の定期借地契約は公正証書が必要となるため電子化が認められていません。また、特定商取引法において交付する契約書や重要事項説明書などは、2023年6月から、相手の承認があれば解禁となります。
契約書をPDF化する際には相手の同意を
紙に印刷して押印するのではなく電子契約に変更するのであれば、契約相手の同意が必要です。契約書のフォーマットを変換することになりますので、必ず事前に同意を得ましょう。
PDF化した契約書のやり取り
ここまで電子契約書のメリットや注意点などを説明してきましたが、最後にPDF化した契約書のやり取りについてご紹介します。PDF化した契約書に署名して、契約相手に送付するには、以下の手順を踏みます。
電子サインを利用
Adobe Acrobat ReaderやAdobe AcrobatのWeb版にある「入力と署名」機能（無料）では、書類に自身の電子署名ができます。なお、Adobe AcrobatのWeb版では署名の依頼も可能です（回数制限あり）。
自分が署名する方法
こちらのページに署名したいファイルをアップロードします。次に画面左部のツールバーから「署名またはイニシャル追加」をクリックし、さらに「署名を追加」を選択します。
署名を指定する画面に切り替わりますので、契約当事者の名前を入力し、「適用」をクリックします。
作成した署名を、適した場所に配置します。配置後に、文字サイズの変更や位置の調整ができます。
必要な入力が終わったら上部右側にある「ダウンロード」を選択すれば、署名の入ったPDFファイルがダウンロードできます。
また、このページでは相手に電子サインの依頼もできます。上部左にある「署名」ボタンをクリックし、画面左の「電子サインを依頼」を選択すると、契約相手に署名を依頼する画面に遷移します。依頼したい相手の電子メールアドレスを入力し、メールのタイトルと本文を入力すると、アップロードしたファイルへの署名を依頼するメールが送信できます。
相手に署名を依頼する方法
依頼専用のページでも、契約書へのサインを簡単に依頼できます。該当PDFファイルをアップロードすると、署名を依頼したい相手のメールアドレスと用件を入力する画面に遷移します。
入力した後に、ファイル内の署名場所の指定画面となります。左のフォームフィールドの選択画面から、「受信者名」「署名日」などの項目ごとに入力位置をクリックで指定します。
契約書を保護
セキュリティの観点から、パスワードによる保護をして、契約書の内容を閲覧できないようにすることをおすすめします。Adobe Acrobatでは、こちらのページに保護したい契約書のPDFファイルをアップロードすれば、パスワードを設定することができます。
「ファイルを選択」をクリックし、パスワードを追加したいPDFファイルをアップロードします。パスワード2回入力し「パスワードを設定」ボタンをクリックすれば、設定完了です。
パスワードは6文字～32文字で、文字数字記号を含んでいる必要があります。アルファベットの大文字と小文字、そして数字屋記号を組み合わせたパスワードを設定することで、保護の強度が高くなります。
PDFを活用し、デジタル化に対応を
この数年、電子帳簿保存法の改正やデジタル改革関連法の制定によって、契約書のデジタル化が加速しつつあります。電子署名を付加できたりパスワードをかけたりできるPDFは、そうした流れに合致したフォーマットであると言えます。
ペーパーレスやテレワークにも柔軟に対応できるよう、PDFを活用して、契約書を安全にやりとり・管理していきましょう。
（編集：ノオト）