契約書を電子化するには？仕組みやメリット、作り方をわかりやすく解説

紙の契約書の特徴

紙の契約書は、従来から使用されてきた馴染みのある契約方法で、現在でも多くの企業や組織で採用されています。

紙の契約書の特徴は、物理的な書面が残るため、法的な証拠として提示しやすい点にあります。また、長年採用されてきた契約方法であるため、信頼性や安心感が得られる点も特徴のひとつです。

一方で、いくつかの短所も抱えています。

まず、紙の契約書類は保管場所の確保が必要で、整理や管理にコストがかかります。また、紙は劣化や破損のリスクもあるため、長期保存する場合には保管方法に注意が必要です。さらに、必要な情報を探す際に手間がかかり、目的の情報を探すまでの効率も悪化しがちです。

紙の契約書と電子契約書には、それぞれの特徴や利点があり、用途や目的に応じて適切な方法は異なります。

しかし、業務の効率化やコスト削減を考えたとき、契約書の電子化には多くのメリットがあることに気付くでしょう。

次に、契約書を電子化することで得られる4つの主なメリットを詳しく解説します。

【メリット1】契約業務を効率化できる

電子契約を導入すると、契約書の作成から署名、送信までをオンラインで完結できます。

従来の紙ベースの契約では、印刷・郵送・社内回覧・押印などに時間がかかることが一般的でした。

しかし電子契約では、これらの手間がすべて不要となり、以下のような効率化が図れます。

• 電子署名を利用することで、すぐに承認が得られる
• 社内の承認プロセスが簡略化される
• 業務全体のスピードが向上し、締切が迫る案件にも迅速に対応可能

【メリット2】直接的なコストを削減できる

電子契約では、紙ベースの契約にともなう、以下のコストを削減できます。

• 印刷代：契約書を紙に印刷するための紙やインクの費用が不要
• 郵送費：契約書を郵送する際の切手代や運送費が不要
• 収入印紙代：電子契約では印紙税が課税されないため、収入印紙代を節約可能

特に、収入印紙代の削減は、契約件数が多い企業にとって大きなコスト削減効果があります。

電子契約によって収入印紙が不要になる理由については、以下の記事をご確認ください。

収入印紙が必要な契約書の種類は？電子契約で収入印紙が不要な理由

【メリット3】間接的なコストも削減できる

紙ベースの契約業務では、保管や管理に伴う間接的なコストが発生しますが、電子契約を導入することで、以下のような間接的なコストも削減できます。

• 保管スペースの節約：書棚や倉庫などの物理的スペースが不要になる
• 管理業務の効率化：デジタルデータとしてクラウドストレージやサーバーに保存することで、検索や整理がカンタンに
• バックアップの容易化：データの複製や復元が可能なため、保管にかかるリスクや追加費用を軽減

オフィススペースを有効活用できるだけでなく、管理業務にかかる時間や手間も削減できるのは、電子化の大きなメリットです。

1．関係者間の調整が必要

電子契約を導入する際には、まず社内での準備が欠かせません。

具体的には、新しいツールや業務フローに対する経営層や社員全体の理解と協力を得ることが不可欠です。そのため、導入の際は業務効率化やコスト削減の具体的なメリットを明確に示し、経営層の承認を得やすくすることが大切です。

また、その後に社員に対して電子契約の目的やツールの使い方をわかりやすく説明し、契約書の作成・署名・管理方法の変更点などを周知しましょう。移行時の混乱を防ぐためにも研修を実施して、日常業務での活用を具体的にイメージしてもらうことが重要です。

加えて、取引先への調整も欠かせません。

取引先が電子契約に対応していない場合、紙の契約書を併用せざるを得ず、業務が複雑化する可能性があります。こうした問題を防ぐためには、事前に取引先へ導入計画を共有し、電子契約の対応可否を確認しておきましょう。たとえ対応できない場合でも、紙と電子の契約書を使い分けるルールを整備し、効率的に運用できる環境を整えることが大切です。

2．法的制約の確認が必要

電子契約は多くの契約に適用可能ですが、一部には紙の契約書が必要なケースがあります。

例えば、事業用定期借地契約や任意後見契約書、農地の賃貸借契約書が必要な契約などは、2024年12月現在、電子化が認められていない契約です。これらの例外は事前に確認し、対象となる契約を適切に処理するよう注意しましょう。

また、電子契約の法的効力を確保するためには、適切な電子署名技術を選ばなければなりません。

特に、公開鍵暗号方式を用いた電子署名は、改ざん防止や署名者の本人確認を保証し、高い信頼性を持っています。信頼性の高い署名技術を導入することで、契約内容を法的に担保し、安全な運用を実現できます。

3．セキュリティへの対応が必要

契約書を電子化する際には、デジタルデータならではのリスクにも対応する必要があります。

そのため、セキュリティ対策としてアクセス権限を制限し、許可された人のみがデータを閲覧・操作できる環境を整えることが大切です。

さらに、データの暗号化が行えるツールを選び、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減しましょう。

なお、クラウドサービスを利用する場合は、編集・変換する過程でファイルが暗号化されるか否かなど、セキュリティ面での使用を事前に確認しておくことが重要です。データがどのように保護されているかを把握することで、データ漏洩や不正アクセスといったリスクを最小限に抑えられます。

また、サービス提供者がどの程度のセキュリティ基準を満たしているかなどを確認することも、安全性を確保するうえで欠かせません。

Adobe Acrobatのセキュリティが選ばれる理由についてはこちらをご覧ください

このように、契約書を電子化するには、社内外の調整や法的制約の確認、セキュリティ対策といった準備が欠かせません。これらをしっかり整えることで、電子化のメリットを活かしながら、業務効率化やコスト削減が実現できます。

では、具体的にどのように契約書を電子化し、電子サインを付与すればよいのでしょうか。

次に、無料で使えるツールを活用した実践的な手順をわかりやすくご紹介します。

【手順1】契約書をPDFファイルに変換する

Microsoft WordやMicrosoft Excelで契約書を作成している場合、まずはPDFファイルに変換する必要があります。

Acrobat オンラインツールの「様々な形式からPDFに変換」を開き、契約書のファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。

• グレーの破線で囲われたエリアに、ファイルをドラッグ＆ドロップする
• 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして該当のファイルを選ぶ

ファイルがPDFファイルに変換されたら、「ダウンロード」ボタンをクリックし、PC内に保存してください。

これで、WordやExcelなどで作った契約書がカンタンにPDFファイルに変換されました。

【手順2】電子サインをする

次に、PDFファイルに変換した契約書に電子サインを入れます。

「PDFに電子署名を追加」を開き、「ファイルを選択」から先ほどPDFファイルに変換した契約書を選択しましょう。

アップロードが完了したら、ログインまたは無料登録を行います。

ログイン方法は、Adobe アカウントに加えて、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDから選べます。登録は30秒ほどで完了します。

ログインが完了したら、画面左側のメニューに表示される「署名を追加」を選択します。

ポップアップが開いたら、上部の選択肢から任意のフォーマットを選びサインを作成してください。サインは以下の3種類から選べます。

1. タイプ：入力した文字をサインとして使用
2. 描画：自由に描画した形をサインとして使用
3. 画像：アップロードした画像をサインとして使用

作成が完了したら、ポップアップの右下の「保存」ボタンをクリックします。

その後、PDFファイル内の任意の箇所をクリックするとサインを配置できます。サインの枠線上の円をドラッグすると、サイズを調整可能です。

住所、会社名、肩書、氏名など、サインが数行にわたって必要な場合は、上記の「署名を追加」と配置を繰り返します。

【手順3】ダウンロードする

電子サインが完了したら、ダウンロードしましょう。

画面右上の「ダウンロード」をクリックすると、以下のウィンドウが開きます。

PDF形式から「このPDF」を選択し、「PDFをダウンロード」をクリックしましょう。

データサイズが大きい場合は「圧縮したPDF」から好みの圧縮率を選び、「圧縮したPDFをダウンロード」をクリックして保存します。

ダウンロードが完了したら、メールやメッセージツールに電子サインをした契約書のファイルを添付して、取引先に内容の確認とサインを依頼し、送信します。

返送されたファイルに先方のサインがあることを確認できれば、契約業務は完了です。

【参考】取引先に電子サインを依頼する

Acrobat オンラインツールの電子サインの機能を活用すれば、取引先に契約書のPDFファイルを送り、電子サインを依頼できます。

電子サインを依頼する場合は、画面左側のメニューの「招待して電子サインを依頼」をクリックしてください。

このとき、「9MBを超えるファイルは電子サイン用に送信できません」と表示されることがあります。9MB以上のPDFファイルを使いたい場合、まずは「PDFを圧縮」機能でPDFファイルのサイズを小さくしてから送信しましょう。

「招待して電子サインを依頼」をクリックすると、左のツールバーが変わり、送り先のメールアドレスや電子サインのフィールドを設定できるようになります。

まずは、「受信者を追加」の箇所に、取引先のメールアドレスを入力します。

次に、先方の住所を記入してもらえるように、ツールバーの「フィールドを追加」の中から「文字列」をクリックします。文字列のフィールドが現れるので、住所を記入してもらいたい位置に配置しましょう。その後、「フィールドをカスタマイズ」をクリックします。

ツールバーが変わりますので、「複数行テキスト」にチェックを入れ、「テキストのデフォルト値」の欄に「住所」と入力しましょう。こうすることで、先方は「ここには住所を記入すればよい」と直感的に理解できるようになります。

また、「必須フィールド」にチェックを入れることで、先方の記入漏れを防げます。

続いて、会社名のフィールドを追加しましょう。

左のツールバーの「さらに表示」をクリックして、他のフィールドを表示します。

「会社名」を選び、先ほどの文字列のフィールドの下に配置します。

最後に、「電子サイン」を選び、会社名のフィールドの下に配置します。

サインを依頼された人は、ここで配置した欄にサインを入力することになります。

ここまで完了したら、画面左側のメニュー最下部にある「送信」ボタンをクリックします。

すると、受信者に設定したアドレス宛に、電子サインを依頼するメールが送信されます。

これで、契約書に自社の電子サインを行い、取引先にも電子サインを依頼できました。

次の章では、より法的証明力の強い電子署名を入れる方法を解説します。

無料で使えますか？

はい、無料で使えます。Acrobat オンラインツールなら、今回ご紹介した「PDF変換」や「電子サイン」だけでなく、PDFに関する25以上の機能を無料で使用可能です。

ただし、無償版のAcrobat オンラインツールには使用回数の制限があります。

一方、有償版のAdobe Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※ Creative Cloud Proを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）

PDFファイルを扱う業務が多い方は、ぜひ有償版も検討してみてください。

安全に使えますか？

はい、安全に使えます。Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。

ログインせずにAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので、安全です。ログインした場合は、アップロードや変換をしたファイルは暗号化された状態でクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）。

そのため、機密性の高い契約を交わす際も安心してお使いいただけます。

WindowsやMac、スマホ、タブレットなどで使えますか？

はい、どのOSやデバイスでも使えます。

Acrobat オンラインツールは、PCのOS（Windows・Mac）やモバイルデバイスの種類（iPhone・Android・タブレット）を問わずに、インターネットにつながってさえいればあらゆる環境で使用できます。

そのため、同じアカウントでログインすれば、PCで作成したファイルを転送せずに、スマホやタブレットで編集することも可能です。

ただし、本記事で紹介した「PDFに電子署名を追加」など一部の機能は、スマホやタブレットから利用するには無料アプリAcrobat Readerのインストールが必要です。

WordやExcelで作成したファイルに電子サインや電子署名をする方法はありますか？

はい、あります。Acrobat オンラインツールを使って、WordやExcelをPDFファイルに変換して、電子サインや電子署名を入れましょう。

以下のリンクから、WordやExcelをPDFファイルに変換し、電子サインや電子署名を付与してください。

Acrobat オンラインツールでWordやExcelをPDFに変換する