領収書の上手な管理方法は？ファイルやアプリで効率的にまとめよう
領収書を管理するには、Acrobat オンラインツールが便利です。以下のページをぜひチェックしておいてください。
気づけば、溜まってしまう領収書。整理したい気持ちはあるものの、「一つひとつ整理するのが面倒・・・」「良い管理方法がわからない」といった悩みから、つい後回しにしてしまいがちです。
そこでこの記事では、領収書がサクッと片付くオススメの管理方法やコツを紹介します。
紹介するのは、封筒やファイルを使った手軽な方法から、電子データ化して効率的に管理する方法まで、どれもカンタンに実践できるものばかり。管理に役立つ無料のスキャンアプリに加え、スキャンした領収書をまとめたりメモを残したりと、領収書管理に役立つ機能が揃った無料ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」もご紹介します。
自分に合った領収書の管理方法を見つけて、日々の経理業務をラクに効率良く終わらせましょう。
領収書を上手に管理する3つのコツ
領収書を上手に管理するには、いくつかのポイントがあります。どんな管理方法でも、この3つのコツを押さえておけばスムーズに管理できるので、ぜひ覚えておきましょう。
コツ1．月別や日付順に整理して「後から探しやすい」仕組みを作る
領収書を管理する際は、後から探しやすい仕組みを整えておくことが重要です。月別や日付順に整理することで、必要な領収書をスムーズに見つけられます。例えば、年・月ごとにファイルやフォルダを分ける、ファイル名には日付を入れるといった方法が効果的です。特に経費精算や確定申告の際は、日付順に整理されていると全体の流れが把握しやすく、作業効率が大幅にアップします。
コツ2．領収書の「内訳」をわかりやすくしておく
領収書の用途や内訳がわかるように、必要な情報を明記しておきましょう。後で確認したときに「何にお金を使ったのか」が一目でわかるようにしておくと、申請や処理がラクになります。例えば、飲食代であれば「何を目的として、誰と何人で行ったのか」、事務用品費であれば「何の用途で、何をいくつ購入したのか」を書き添えておくと良いでしょう。
コツ3．完璧を目指さず、「ほどほど」に管理する
領収書の管理は、丁寧にやりすぎないことが大事です。あまりに細かく分類したり、完璧な形にしようとすると、かえって時間と労力がかかり負担になってしまいます。最低限、必要な分類や記録だけを行い、シンプルに管理しましょう。少しくらい曲がったり、きれいにまとめられなくても問題ありません。「後で必要になった際に、目的の領収書をスムーズに見つけられればOK」なのです。美しさよりもわかりやすさを重視しましょう。
これらのポイントを押さえたうえで、次の章で実際に領収書を管理する方法を見ていきましょう。
領収書を管理するオススメの方法
ここで紹介するのは、どれも今すぐカンタンにできる領収書の管理方法です。ファイルや用紙を使う方法、電子データ化する方法など、それぞれ使うアイテムやメリットが異なるので、自分に合った方法を見つけましょう。
方法1．封筒やファイルに入れて管理する
最も手軽なのが、封筒やファイルを使った管理方法です。領収書を月ごとや種類別に分けて、まとめてざっくり封筒やファイルに入れるだけで、散らばった領収書を整理できます。ラベルを付けておけば、後から探すのもカンタンです。領収書の数がそこまで多くない人や効率を重視する場合に向いています。
以下の手順を参考に、管理してみましょう。
- 封筒やファイルを用意する： 手軽なのは封筒です。もしくは、ファイルの場合、中身が確認しやすかったり、インデックスに項目名を記載して管理しやすかったりといったメリットがあります。13ポケットに分かれているファイルは、12か月分＋1つのポケットで、月ごとや未整理分の領収書などに分けて管理できるのでオススメです。
- 封筒やファイルに項目を書く： 領収書を分ける項目を決めて、封筒やファイルに項目名を書きましょう。月ごとに分ける場合は「1月」「2月」など、科目別で分ける場合は「交通費」「接待費」「備品購入」といった内容を書きます。
- 項目に合わせて領収書を入れる： 項目に合わせて領収書を分け、それぞれ封筒やファイルに入れます。帳簿や会計ソフトに入力する場合は、入力の済んだ領収書から封筒やファイルへ入れるという流れにすると、どこまで入力したかがわかりやすいです。最後に、1年分の封筒やファイルを大きな封筒やボックスに入れてまとめておきましょう。
方法2．ノートや用紙に貼って管理する
領収書をノートや用紙に貼って管理する方法は、整理した領収書を一目で確認しやすいというメリットがあります。1枚1枚貼るにはやや手間がかかりますが、紛失の心配がなく、ルールを決めて貼り付けることで、必要な領収書を後から見つけやすくなります。また、領収書と一緒にメモを書き込めるため、内訳や詳細の記録を残したい場合にも便利です。
以下の手順を参考に、管理してみましょう。
- ノートや用紙を用意する： ノートは領収書がコンパクトに1冊にまとまり、使いやすいアイテムです。用紙は、後から領収書が見つかった場合でも追加したり、差し替えたりしやすいという利点があります。A4のコピー用紙やルーズリーフを、クリアファイルやバインダーにまとめて管理するのもオススメです。
- ノートや用紙に項目を書く： 領収書を分ける項目を決めて、ノートや用紙の各ページに項目名を書きましょう。月ごとに分ける場合は「1月」「2月」など、科目別で分ける場合は「交通費」「接待費」「備品購入」といった項目名をページの上部に見やすく書きます。
- 項目ごとに領収書を貼る： 項目ごとに領収書をのりで貼り付けます。テープのりは、乾かす時間も不要できれいに貼れるのでオススメです。帳簿や会計ソフトに入力する場合は、入力の済んだ領収書から貼り付ける、という流れにするとわかりやすいでしょう。後から探しやすいように「日付順に並べる」「領収書は重ねない」というのもポイントです。
- メモを書き込む： 必要に応じてメモを書き添えましょう。領収書の近くに内訳や詳細を書き込むことで、後から用途を確認しやすくなります。
方法3．電子データにして管理する
紙の領収書を、PDFや画像などの電子データに変換して管理する方法は、貼り付けやファイリングなどの手間をかけずに管理したい人やペーパーレス化を進めたい人に最適です。スキャンアプリやPDF編集ツールを使って領収書を電子データとして保存・管理すれば、領収書の保管スペースを節約できるだけでなく、後からカンタンに検索や共有もできます。
また、感熱紙に印字されている領収書の場合、経年変化で全体が黒く変色したり、文字が徐々に薄くなったりして読めなくなってしまう可能性もあります。そういったリスクに備える方法としてもオススメです。
以下の手順を参考に、管理してみましょう。
- スキャンして電子データ化する： 領収書をスキャンアプリでスキャンし、PDFや画像形式で保存します。ファイル名に日付や用途、金額を含めておくことで、後から検索しやすくなります。
〈ファイル名の例〉
・20XX_0915_交通費_タクシー_3000円.pdf
・20XX_0122_接待費_ランチ_5000円.pdf
・20XX_0810_備品購入_プリンター_15000円.pdf
- メモを書き込む： 必要に応じて、電子データ化した領収書に内訳や詳細のメモを書き添えましょう。PDF編集ツールを使えば、PDFや画像ファイルにテキストやコメントをカンタンに書き加えられます。
- PCやクラウドに保存する： PCやクラウドストレージに、「1月」「2月」などの月別や「交通費」「接待費」「備品購入」といった科目別でフォルダを作成し、データを保存しましょう。クラウドストレージに保存すると、PCやスマートフォンからいつでもアクセスできるほか、データのバックアップが行えるメリットがあります。
領収書を電子データ化するメリットとは？
領収書の電子データ化には様々な利点があります。「作業の効率化」「物理的なスペースの節約」「リスク管理」「アクセスのしやすさ」この4つについて、それぞれの具体的なメリットを説明していきましょう。
メリット1．作業を効率化できる
領収書を電子データ化することで、紙の領収書を一枚一枚手作業で整理する手間を省き、管理作業を大幅に効率化できます。電子データであればファイル名や日付などで検索できるため、後から必要な領収書をカンタンに見つけられます。
メリット2．保管スペースを削減できる
紙の領収書を長期間保存していると、紙やファイルは溜まっていく一方で保管スペースがどんどん必要になります。しかし、電子データ化すれば、PCやクラウド上に保管できるため、物理的なスペースは不要です。紙の領収書を収納するためのファイルボックスやキャビネットを用意する必要もなくなり、領収書の保管コストを節約できるメリットがあります。
メリット3．紛失や破損リスクを低減できる
紙の領収書は紛失や破損のリスクが伴います。特に長期的な保存が必要な場合、破れや消失、劣化などが起こることがあります。電子データ化することで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。また、クラウドストレージに保存すれば、PCやスマートフォンが故障してもデータを復元できます。
メリット4．外出先でも確認・共有できる
領収書の電子データをクラウド上に保存しておけば、PCやスマートフォンでどこからでもアクセスできます。そのため、外出先や移動中に領収書を確認したり、税理士とすぐに共有したりすることが可能です。忙しいビジネスパーソンにとって便利なポイントです。
このように、電子データ化することで、作業時間やコスト、リスクを抑えながら領収書を効率的に管理できます。次の章では、実際に電子データで領収書を管理する方法を見ていきましょう。
領収書を電子データで管理する方法
ここからは、アドビの無料モバイルアプリ「Adobe Scan」と、無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」を使って、領収書を電子データで管理する方法を紹介します。どちらもカンタンに使えるツールですので、ぜひお試しください。
方法1．領収書をスマホでスキャンしてPDFにする
Adobe Scanを使えば、紙の領収書をスキャンしてすぐにPDFに変換できます。スマホのカメラで撮影するので、どなたでも手軽にスキャンできます。まずはお使いのデバイスに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanのアプリをダウンロードしてください。
なお、Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。
【手順1】領収書をスキャンする
Adobe Scanを開くと、自動でカメラが起動するので、撮影したい領収書全体が画面に入るようにカメラを向けます。アプリが読み取り範囲を決定すると自動的に撮影されるので、スマホを動かさないようにしましょう。
【手順2】ファイル名を付けてPDFで保存する
保存される範囲が青色の四角で囲われるため、四角の角や辺を動かして範囲を指定します。次に、ファイル名を付けましょう。日付や用途を含めることで、後で検索しやすくなります（例：20XX_0915_交通費_タクシー_3000円.pdf）。最後に、右下の「PDFを保存」をタップすると、アドビのクラウドストレージにPDFファイルが保存されます。
クラウドストレージだけではなくスマホにも保存したい場合は、「その他」をタップして「デバイスにコピー」を選びましょう。
たったこれだけで、領収書を電子データとして保存できました。
方法2．月別やプロジェクト別にPDFを結合する
ここからは、ブラウザー上で使える無料のPDF編集ツールAcrobat オンラインツールを使って作業します。Acrobat オンラインツールを使えば、スキャンしたバラバラの領収書データを結合して1つのPDFファイルにまとめたり、PDFファイルのページを日付順に並び替えたりといったことが可能です。複数の領収書を1つのファイルにまとめることで、確認や印刷もしやすくなります。
なお、先ほどAdobe Scanで利用したアカウントでAcrobat オンラインツールにログインすれば、PCやスマホから同じクラウドストレージにアクセスできます。Adobe Scanでスキャンした領収書を結合する際は、この方法が便利です。
【手順1】Adobe Scanと同じアカウントでログインする
Acrobat オンラインツールにアクセスし、Adobe Scanで利用したアカウントでログインします。
下へスクロールすると、「最近使用したファイル」にAdobe Scanでスキャンした領収書のPDFファイルが表示されます。
結合したいPDFファイルを1つクリックし、「ファイルを結合」をクリックしましょう。
【手順2】ファイルを結合する
左のメニューの「ファイルを追加」をクリックすると、画面に青い「＋」アイコンが表示されます。＋アイコンをクリックして結合したいファイルを選び、「続行」をクリックしましょう。他にも追加したいファイルがあれば、同じ手順を繰り返します。最大100件のPDFファイルを結合することが可能です。
並び順を変えたい場合は、ファイルをドラッグ＆ドロップして順序を変更できます。結合したいファイルをすべて追加できたら、ファイル名を入力し、「結合」をクリックしましょう。これで、1つのPDFファイルに結合できました。
その後の画面で、右上の三点リーダーをクリックし、「このファイルをダウンロード」を選択してPDFファイルをダウンロードしましょう。
ここまでは、Adobe Scanと同じクラウドストレージにアクセスして、PDFファイルを結合する方法を紹介しましたが、PCやスマホに保存してあるPDFファイルを結合することももちろん可能です。「PDFを結合」のページにアクセスして、PDFファイルをアップロードするだけで、カンタンに結合できます。以下の記事を参考にして、ぜひお試しください。
方法3．領収書の内訳をコメントで追記する
Acrobat オンラインツールを使えば、PDFファイルにコメントを入れられます。領収書の用途や内訳を、PDFファイルにコメントとして残しておけば、後から経費の目的や詳細をカンタンに確認できます。申請や処理がラクになるのでぜひお試しください。
【手順1】PDFファイルをアップロードする
「PDFを編集」のページにアクセスします。画面中央の「ファイルを選択」をクリックし、デバイスに保存されているファイルを選択、またはボタン付近のエリアにファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
ファイルがアップロードされたら無料登録・ログインしましょう。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。
【手順2】コメントを追加する
左のメニューバーの吹き出しアイコンをクリックし、PDF上の任意の位置でクリックすると、右側にコメント欄が表示されます。領収書の詳しい内容をコメント欄に記載しましょう。例えば、「〇〇会社ご担当3名様と〇〇取引について打ち合わせ」や「ボールペン10本分」といった情報を残しておくと、経費の目的が一目でわかります。
ここまで、無料のAdobe ScanとAcrobat オンラインツールを使った、領収書を電子データで管理する方法を紹介しました。
なお、Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。ログインしてAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードや変換をしたファイルは暗号化してクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます。ログインせずに利用した場合は、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので安全です。
（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）
なお、電子帳簿保存法における領収書の保存期間や注意点などについては、以下の記事を参照ください。
アドビツールで領収書の管理を効率化しよう
今回紹介したアドビのツール「Adobe Scan」「Acrobat オンラインツール」を使えば、効率良くラクに領収書を管理できます。
紙の領収書をスマホでPDFにするなら「Adobe Scan」
Adobe Scanは、スマホで手軽に紙の書類をスキャンしてPDFに変換できる無料アプリです。とにかく操作がカンタンなのが魅力で、使い方はアプリを起動してスキャンしたい書類にかざすだけ。今回ご紹介した領収書以外にも、紙の書類やホワイトボードの内容をスキャンしてPDFに変換できます。ビジネスシーンや日常生活でも便利に使えるので、この機会にぜひお試しください。
スキャンしたPDFをPCで整理するなら「Adobe Acrobat オンラインツール」
Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。
基本操作は、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけととてもカンタン。この記事で紹介した「結合」「編集（コメント）」機能のほか、「変換」「圧縮」「分割」など、PDFに関する25以上の機能を無料で使えます。以下のリンクからすぐ使えるので、ぜひお試しください。
なお、有償版のAcrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※ Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）
7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。
領収書の管理には、保存に適したPDFファイルを便利に扱えるアドビツールをぜひご活用ください。時間や手間がかかる作業を効率化して、日々の仕事や作業をスムーズに進めましょう。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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