領収書の上手な管理方法は？ファイルやアプリで効率的にまとめよう

コツ1．月別や日付順に整理して「後から探しやすい」仕組みを作る

領収書を管理する際は、後から探しやすい仕組みを整えておくことが重要です。月別や日付順に整理することで、必要な領収書をスムーズに見つけられます。例えば、年・月ごとにファイルやフォルダを分ける、ファイル名には日付を入れるといった方法が効果的です。特に経費精算や確定申告の際は、日付順に整理されていると全体の流れが把握しやすく、作業効率が大幅にアップします。

コツ2．領収書の「内訳」をわかりやすくしておく

領収書の用途や内訳がわかるように、必要な情報を明記しておきましょう。後で確認したときに「何にお金を使ったのか」が一目でわかるようにしておくと、申請や処理がラクになります。例えば、飲食代であれば「何を目的として、誰と何人で行ったのか」、事務用品費であれば「何の用途で、何をいくつ購入したのか」を書き添えておくと良いでしょう。

領収書を管理するオススメの方法

ここで紹介するのは、どれも今すぐカンタンにできる領収書の管理方法です。ファイルや用紙を使う方法、電子データ化する方法など、それぞれ使うアイテムやメリットが異なるので、自分に合った方法を見つけましょう。

1. 項目に合わせて領収書を入れる： 項目に合わせて領収書を分け、それぞれ封筒やファイルに入れます。帳簿や会計ソフトに入力する場合は、入力の済んだ領収書から封筒やファイルへ入れるという流れにすると、どこまで入力したかがわかりやすいです。最後に、1年分の封筒やファイルを大きな封筒やボックスに入れてまとめておきましょう。

1. メモを書き込む： 必要に応じてメモを書き添えましょう。領収書の近くに内訳や詳細を書き込むことで、後から用途を確認しやすくなります。

領収書を電子データ化するメリットとは？

領収書の電子データ化には様々な利点があります。「作業の効率化」「物理的なスペースの節約」「リスク管理」「アクセスのしやすさ」この4つについて、それぞれの具体的なメリットを説明していきましょう。

メリット1．作業を効率化できる

領収書を電子データ化することで、紙の領収書を一枚一枚手作業で整理する手間を省き、管理作業を大幅に効率化できます。電子データであればファイル名や日付などで検索できるため、後から必要な領収書をカンタンに見つけられます。

メリット2．保管スペースを削減できる

紙の領収書を長期間保存していると、紙やファイルは溜まっていく一方で保管スペースがどんどん必要になります。しかし、電子データ化すれば、PCやクラウド上に保管できるため、物理的なスペースは不要です。紙の領収書を収納するためのファイルボックスやキャビネットを用意する必要もなくなり、領収書の保管コストを節約できるメリットがあります。

メリット3．紛失や破損リスクを低減できる

紙の領収書は紛失や破損のリスクが伴います。特に長期的な保存が必要な場合、破れや消失、劣化などが起こることがあります。電子データ化することで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。また、クラウドストレージに保存すれば、PCやスマートフォンが故障してもデータを復元できます。

領収書を電子データで管理する方法

ここからは、アドビの無料モバイルアプリ「Adobe Scan」と、無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」を使って、領収書を電子データで管理する方法を紹介します。どちらもカンタンに使えるツールですので、ぜひお試しください。

【手順2】ファイル名を付けてPDFで保存する

保存される範囲が青色の四角で囲われるため、四角の角や辺を動かして範囲を指定します。次に、ファイル名を付けましょう。日付や用途を含めることで、後で検索しやすくなります（例：20XX_0915_交通費_タクシー_3000円.pdf）。最後に、右下の「PDFを保存」をタップすると、アドビのクラウドストレージにPDFファイルが保存されます。

クラウドストレージだけではなくスマホにも保存したい場合は、「その他」をタップして「デバイスにコピー」を選びましょう。

たったこれだけで、領収書を電子データとして保存できました。

【手順2】ファイルを結合する

左のメニューの「ファイルを追加」をクリックすると、画面に青い「＋」アイコンが表示されます。＋アイコンをクリックして結合したいファイルを選び、「続行」をクリックしましょう。他にも追加したいファイルがあれば、同じ手順を繰り返します。最大100件のPDFファイルを結合することが可能です。

並び順を変えたい場合は、ファイルをドラッグ＆ドロップして順序を変更できます。結合したいファイルをすべて追加できたら、ファイル名を入力し、「結合」をクリックしましょう。これで、1つのPDFファイルに結合できました。

その後の画面で、右上の三点リーダーをクリックし、「このファイルをダウンロード」を選択してPDFファイルをダウンロードしましょう。

ここまでは、Adobe Scanと同じクラウドストレージにアクセスして、PDFファイルを結合する方法を紹介しましたが、PCやスマホに保存してあるPDFファイルを結合することももちろん可能です。「PDFを結合」のページにアクセスして、PDFファイルをアップロードするだけで、カンタンに結合できます。以下の記事を参考にして、ぜひお試しください。

【無料】複数のPDFを結合して1つにまとめる方法（オンラインで完結）

アドビツールで領収書の管理を効率化しよう

今回紹介したアドビのツール「Adobe Scan」「Acrobat オンラインツール」を使えば、効率良くラクに領収書を管理できます。

紙の領収書をスマホでPDFにするなら「Adobe Scan」

Adobe Scanは、スマホで手軽に紙の書類をスキャンしてPDFに変換できる無料アプリです。とにかく操作がカンタンなのが魅力で、使い方はアプリを起動してスキャンしたい書類にかざすだけ。今回ご紹介した領収書以外にも、紙の書類やホワイトボードの内容をスキャンしてPDFに変換できます。ビジネスシーンや日常生活でも便利に使えるので、この機会にぜひお試しください。

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