電子帳簿保存法の対象書類は？保存要件もわかりやすく解説

2．紙をスキャンして保存（スキャナ保存）するケース

続いては、取引相手と交わした紙の書類（見積書や請求書）をスキャンして保存するケースです。

見積書、請求書、契約書、納品書、領収書、注文書などが含まれます。

このスキャナ保存の対象書類には3種類の「重要度」が設けられており、重要度によって保存要件が変わります。

（参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【国税庁】）

スキャナ保存の場合、書類を受け取ってからスキャンし、電子データとして会計システムに登録（入力）する必要があります。

その際、会計システムへの登録やタイムスタンプを付与する期限が定められており、上記の重要書類と一般書類とで、その期限が変わってきます。

●A．重要書類の場合

重要書類の場合、以下の2つの形式での登録をおこないます。

1．早期入力方式

書類を受領したあと、速やか（おおむね7営業日以内）に書類をスキャンし、会計システムに登録するパターンです。

2．業務処理サイクル方式

書類を受領したあと、事務処理作業にかかる通常の期間（最長2ヶ月以内）を経過したのちに、速やか（おおむね7営業日以内）に書類をスキャンし、会計システムに登録するパターンです。

一般的な事業者には所定の事務処理フローがあるため、その事務処理フローを経てからの登録が許可されています。

そのため、重要書類については、この「業務処理サイクル方式」によるスキャナ保存を選ぶのが一般的です。

ただし、この方式を採用する場合、事務処理フローをあらかじめ策定しておく必要があります。

●B．一般書類の場合

3．適時入力方式

重要度が低い一般書類の場合は、任意のタイミングでスキャンし、会計システムに登録することが認められています。

つまり、いつ登録してもよいということです。

また、タイムスタンプを付与する期限も上記と同じです。

タイムスタンプとは、デジタル上でおこなわれた取引の「日時」を証明するための仕組みのことです。

タイムスタンプについては、以下の記事でわかりやすく解説しています。

参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説

このスキャナ保存においては、「可視性」も確保しなければいけません。

可視性とは、「スキャンしたデータに何が書かれているか」という視認性を確保することを指します。

もし画像の解像度が低いと、何が書いてあるかわからなくなり、「真実性」のある取引データとはいえなくなってしまいます。

そのため、スキャナ保存する場合は「200dpi以上の解像度（A4サイズで約387万画素相当）でスキャンすること」と「256階調以上のカラー画像でスキャンすること（※）」が定められています。

これらは最近のカラースキャナであれば満たされている要件ですので、古いスキャナを使わなければ問題ありません。

（※一般種類の場合は、グレースケールの画像でスキャンしても問題ないとされています）

また、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像もスキャナ保存の対象となります。

3．電子取引で交わされた書類の電子データ保存

最後は、電子取引で交わされた書類の電子データ保存です。

電子取引とは、メールで送付された請求書を受領したり、オンライン上で領収書をダウンロードしたりすることを指します。

2022年1月の改正法からは、電子取引でやりとりされた書類については、紙で印刷して保存することが認められず、【電子データのままで保存する】ことが義務化されました。

ちなみに、受け取ったデータだけでなく、送信したデータについても保存する必要があります。

電子取引で交わされる書類には以下のようなものがあります。

▼ 電子取引に該当する書類の例

• メールやチャットツールを介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書、送り状など
• クラウドサービスを利用して発行した領収書、見積書、注文書、契約書など
• ホームページからダウンロードした請求書、領収書など
• ホームページに表示され、スクリーンショットで撮影した請求書、領収書など
• DVDなどの記録媒体を介して受け取った請求書、領収書、見積書、注文書、契約書など
• クレジットカードの利用明細データ
• EDIという電子交換システムで送受信された取引データ

なお、電子データの保存先としては、クラウドストレージや社内サーバー、さらにはDVDやCD-ROMといった媒体への保存が許可されています。

電子取引でのデータ保存や、スキャナ保存における保存要件について

電子データとして保存される書類は「真実性」や「可視性」を確保しておく必要があります。

• 真実性の確保・・・改ざんされていない原本の状態を保つこと
• 可視性の確保・・・誰もが確認できる状態を保つこと

真実性の確保、可視性の確保ともに以下の要件が用意されており、真実性の確保については、以下の4つのうちどれかひとつが満たされていればよいとされています。

（参考：優良な電子帳簿の要件【国税庁】、適用要件【基本的事項】【国税庁】）

真実性を確保するには、改ざんを防ぐ仕組みが必要です。

よって、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用か、訂正・削除を防ぐための事務処理規程の社内運用のいずれかが必要となります。

また、上記の表では「タイムスタンプ」という言葉が出てきます。

これは書類に付与される日時のことで、「その書類がその時点で確かに存在していた証明印」のことです。

タイムスタンプは、電子署名サービスや会計ソフトの利用などを通じて「時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）」と呼ばれる第三者機関に発行してもらうことになります。

参考：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説

繰り返し言いますが、電子帳保存法においては、書類の真実性を守るために、書類の改ざんを防ぐことが重要となります。

そのため以前は、書類が改善されていないことを示すタイムスタンプを速やかに（具体的には3営業日以内）に付与しなければならないとされていました。

しかし、2022年1月の改正法ではタイムスタンプの条件が緩和され、内容の訂正・削除履歴が残るクラウドシステムやサービスの利用や、訂正・削除を防ぐための事務処理規程を社内で運用することで、タイムスタンプの付与は必須ではなくなりました。

ここまで、電子帳簿保存法の対象書類や保存要件について解説してきました。

電子帳簿保存法をより詳しく学びたい方は、以下の記事もぜひお読みください。

参考：電子帳簿保存法をわかりやすく解説。対応方法や改正法のポイント