비상사태에 대비해 안전하게 중요 문서 보관

본 가이드에서는 예상치 못한 상황에서도 중요한 파일, 신분증명 서류, 금융 서류가 분실되지 않도록 안전하게 보관하는 방법을 살펴봅니다.

주방에서 디지털 문서 비상 대책을 세우는 사람

디지털 문서 비상 대책 수립

 

예기치 않게 홍수나 화재가 발생하는 등 순식간에 평화로운 일상을 무너뜨리는 재해는 상상만 해도 끔찍합니다. 보험증서를 파일로 보관해두어야 하는 이유입니다. 외장 하드 디스크와 같은 전자 방식의 백업도 한계가 있습니다. 집안에 보관해두면 유사시 분실될 수도 있기 때문입니다. 직접적인 피해를 보지 않더라도 전력이 끊기면 백업 서버에 연결할 수 없으므로 전자 문서를 이용할 수 없습니다.

 

USAA에 따르면 재해보험 청구의 대부분이 디지털 방식으로 전환되었습니다. 따라서 디지털 문서와 백업 작업은 필수입니다. 디지털로 보관해야 할 중요 문서 목록은 다음을 참고하세요.

 

 

중요 문서 목록 검토

 

문서가 추적 가능한 경우에만 해당 문서를 보호하고 백업할 수 있습니다. 그러므로 비상 대책 수립의 첫 번째 단계는 가장 중요한 서류를 파악하는 것입니다. 다음 목록을 검토하여 누락되는 서류가 없도록 하십시오.

 

 

신분증명 서류

 

  • 주민등록증

  • 출생 증명서

  • 혼인 증명서

  • 여권

  • 주소 증명서

  • 개명 서류

  • 군인 신분증

  • 부족 신분증

  • 시민권 서류

  • 비자

  • 전문 자격증

재무 문서

 

  • 세무 서류

  • 보험 증권

  • 은행거래내역서 및 기록

  • 송장

  • 급여 명세서

  • 보증 정보

  • 대용량 구매 시 구매 증명서

  • 투자명세서

  • 의료비 완납 사본

  • 수령인 지정 양식

  • 퇴직금 적립 플랜 및 연금 플랜

  • 상속 문서
Adobe Acrobat에서 암호 설정된 임대 계약서 작성 예시

부동산 문서

 

  • 임대 계약서

  • 부동산 계약서

  • 주택담보대출 명세서

  • 차량 서류

  • 감정평가 정보

  • 고가항목 구매 증명서

  • 주택준공검사 보고서

법률 문서

 

  • 사전연명의료의향서

  • 위임장

  • 신탁문서

  • 사망 진단서

  • 법정소송 문서

  • 양육권 문서

  • 입양 문서

  • 이혼 서류

  • 귀화 서류

진료기록

 

  • 의료보험증

  • 백신접종 증명서

  • 의료비 완납 사본

  • 장애인 증명서

  • 재향군인(VA) 서류

문서 저장 모범 사례를 통해 더 안전하게 보호 

 

종이 문서와 전자 문서의 보관 방식에 따라 각기 다른 예방책을 마련해야 합니다. 다음 단계를 따라 복사본을 만들고 별도의 보관 장소에 안전하게 보관하십시오.

 

 

종이 문서 보관 시 유용한 팁

 

전자 문서가 보편화되었지만, 주민등록증처럼 꼭 종이 사본을 보관해야 하는 문서가 있습니다, 종이는 화재나 홍수가 발생하면 쉽게 분실되거나 손상될 수 있으므로 사본은 필수입니다.

 

만병통치약 같은 솔루션은 없습니다. 하지만 종이 사본을 백업할 때 다음 옵션을 먼저 고려해볼 수 있습니다.

  • 방수 컨테이너에 문서 보관

  • 유사한 범주의 문서를 같은 곳에 보관
  • 직관적인 파일 분류 시스템 구축
  • 가능한 경우 전자 백업 사본 생성

  • 중요 문서 잠금 설정

  • 사본을 밀봉된 봉투에 넣어 비상 응급 키트에 보관

  • 떨어진 곳에 있는 금고에 사본 보관
디지털 문서로 공동 편집과 작업하는 예시

중요 문서의 전자 사본 생성 방법

 

문서의 전자 사본은 액세스, 저장, 검색하기가 쉽습니다. 보통 전자 문서는 종이 사본보다 훨씬 안전하지만, 사고가 발생하면 손실될 위험이 있습니다. 서버실 피해, 잘못된 유지관리, 느슨한 사이버 보안은 중요한 전자 문서에 위협이 됩니다.

 

비상 사태에 대비하여 중요한 전자 문서를 보호할 수 있도록 다음 조치를 고려할 수 있습니다.

  • 중요한 이미지 기반의 문서를 스캔한 후 PDF로 변환

  • PDF와 기타 파일 저장을 위한 직관적인 문서 관리 시스템 구축
  • 각 파일의 서로 다른 요소를 손쉽게 찾을 수 있도록 직관적으로 PDF 배열
  • 클라우드 백업 및 공동 작업 툴을 사용하여 안전한 디지털 사본 생성

  • 전자 파일 보관을 담당할 관리 업체 물색

  • 모든 원격 파일 관리 업체에 비상 대책 문의

  • 암호 보안 사용

  • 다중 인증 사용

  • 예비 전력 준비

  • 온라인 옵션 사용(예: 온라인 뱅킹)

  • 효과적인 파일 공유 시스템 구축을 위해 직장 동료와 함께 노력

  • 별도의 안전한 위치에 있는 외장 하드 드라이브에 사본 저장

미래에 대비한 문서 및 데이터 관리

 

가장 안전한 디지털 백업이 마련되어 있더라도, 체계적으로 정리되어 있지 않은 경우 시간이 지나면 문서를 추적하기 어렵습니다. 하지만 Adobe Acrobat 툴을 사용하면 디지털 파일 캐시를 체계적으로 정리하여 보관하고 손쉽게 사용할 수 있습니다.

  • 다른 관련 파일과 PDF를 병합하고 간편하게 찾을 수 있도록 정확한 레이블 적용

  • 다른 파일과 PDF를 압축하여 필요한 스토리지 공간 절약
  • 정기적으로 위험성 평가 수행
  • 파일의 정확성, 품질, 파일 표준 준수 여부 파악을 위해 정기적으로 검토
테이블에 앉아 노트북으로 일하고 있는 사람

소규모 회사 경영주와 사업주를 위한 파일 보호 방법

 

대기업에 비해 가용 리소스가 적은 소규모 기업, 프리랜서, 사업주가 사용이 편리한 시스템에서 파일을 백업하고 보호하기란 매우 어려울 수 있습니다. 그럼에도 다음과 같이 파일 보호를 위한 계획을 수립해야 합니다.

  • 비즈니스 운영 관련 법률 문서 검토 및 백업(예: 사업자 등록 및 라이선스, 회계 정보, 세금 정보, 고객 기록, 비즈니스 기록)

  • 연락처 정보 및 송장 등 고객 기록 및 금융 기록을 안전하게 보관.
  • 개인 문서 및 일 관련 문서를 분리하여 보관
  • 위험성 평가 수행

  • 모든 직원이 쉽게 이해하고 사용할 수 있는 파일 시스템 구축

  • 모든 중요한 파일을 전자 기록으로 보관하기 위해 모든 문서를 디지털 문서로 변환

  • 클라우드 기반의 공동 작업 및 백업 시스템 이용

  • 다중 인증을 사용하여 개인 문서와 문서를 저장한 클라우드 시스템 모두 보호

  • 외장 하드 드라이브에 저장된 디지털 문서 사본 또는 종이 문서 사본을 별도의 안전한 위치에 보관

추가로 사용할 수 있는 리소스

  • Adobe 비즈니스 연속성 및 재해 복구: 기업이 대대적인 비즈니스 운영 중단 후 다시 정상적으로 운영할 수 있도록 지원하기 위해 설계된 프로그램입니다.

  • FEMA.gov: 미연방재난관리청은 재해 발생 시점부터 재해 이후 수습까지 시민에게 각종 필요한 지원을 제공하기 위해 설립되었습니다.
  • Ready.gov: 시민이 자연재해와 같은 비상사태에 제대로 대비하고 관리하도록 지원하는 공공 서비스 캠페인입니다.
  • Ready.gov(위험성 평가): 본 페이지에서는 위험성 평가에 대해 설명하고 대규모 비상사태에 관한 위험성 평가를 수행할 때 필요한 조언, 모범 사례, 추가 리소스를 제공합니다.

  • DisasterAssistance.gov: 재해 발생 시 지역 사회에서 받을 수 있는 지원을 찾아 신청할 수 있습니다.

최선을 다한 계획이 예상대로 진행되지 않아도, 가장 중요한 문서가 클라우드에 안전하게 보관되어 있다면 안심할 수 있습니다. Adobe Document Cloud와 같은 디지털 백업 기술은 문제가 발생했을 때 ‘구명구’ 역할을 합니다. 손쉽고 빠르게 모든 디지털 문서의 요구 사항을 충족하는 솔루션이므로, 중요한 파일과 문서가 분실되지 않을까 염려하지 않아도 됩니다.

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