Como digitalizar dados utilizando o OCR para folhas de cálculo do Excel?

Uma pessoa digitaliza um documento utilizando o OCR para folhas de cálculo do Excel.

Diga adeus à inserção manual de dados — descubra como o OCR de PDF para Excel pode facilitar a conversão de formatos de ficheiro.

O Microsoft Excel é um software de edição de folhas de cálculo popular, quer para utilização profissional quer para utilização pessoal — mas pode ser um desafio. Por exemplo, não consegue ler folhas de cálculo guardadas como PDFs. Portanto, se precisar de trabalhar numa folha PDF, pode não saber o que fazer.

Felizmente, a tecnologia OCR pode ajudar o Excel a compreender o PDF. Vamos descobrir como utilizar o OCR para transformar dados em texto num formato compatível com o Excel.

Como funciona a tecnologia OCR?

OCR significa reconhecimento ótico de carateres. Esta tecnologia é capaz de identificar texto e recriá-lo numa forma legível por máquina.

Se isto parece complicado, pense numa página digitalizada numa imagem JPG. O texto está lá, mas não o pode selecionar, copiar ou editar — o seu computador não sabe que a imagem contém texto.

Uma aplicação OCR pode digitalizar a imagem, reconhecer letras e símbolos, e reproduzi-los como texto real. Depois de guardar a página processada como um documento legível por máquina, como um ficheiro PDF ou Word, pode copiar ou editar o texto. Há vários tipos de ficheiros que pode digitalizar facilmente para o Excel através de OCR, como imagens, documentos financeiros, ficheiros PDF muito e mais.

Diferentes formas de digitalizar para o Excel.

Digitalizar ficheiros, imagens ou documentos para o Excel é fácil quando se utiliza uma aplicação de OCR, como o Adobe Scan. Pode utilizar o Adobe Scan para digitalizar um documento e converter as suas folhas de cálculo em PDFs de alta qualidade. Vamos ver os dois principais processos para digitalizar ficheiros.

Digitalize para o Excel com o OCR no Mac e no Windows.

Depois de digitalizar uma folha de cálculo, pode facilmente utilizar o Adobe Acrobat para a exportar como um ficheiro do Microsoft Excel. Siga estes passos:

Abra o Acrobat.
Ligue um dispositivo de digitalização ao seu computador Windows ou Mac.
Aceda a Ferramentas > Criar PDF > Scanner.
Em seguida, aplique o OCR às digitalizações, acedendo a Ferramentas > Dig. e conv. em texto > Reconhecer Texto.
Assim que estiver pronto, aceda a Ferramentas > Exportar PDF.
Escolha Planilha como o formato de saída e abra no Excel.

Converter PDF em Excel com OCR utilizando software de PDF.

A tecnologia OCR pode ler documentos “simples”, como imagens ou ficheiros PDF, e reconstruí-los como folhas de cálculo funcionais.

Se está a trabalhar com uma folha de cálculo em PDF, uma forma fácil de a preparar para edição é utilizar um conversor compatível com OCR para a transformar num ficheiro do Excel. Veja como utilizar um conversor de PDF para realizar esta tarefa:

Abra o navegador e inicie o conversor de PDF em Excel.
Carregue o PDF, arrastando-o e soltando-o na ferramenta.
Assim que o conversor terminar, transfira o ficheiro do Excel convertido.

Por vezes, pode reparar que o formato da folha de cálculo está um pouco diferente após a conversão. Mas não se preocupe — como o OCR reconheceu todo o texto, pode corrigir fácil e rapidamente qualquer problema diretamente no Excel e continuar o seu trabalho.

A formatação mantém-se quando utilizo o OCR para digitalizar para o Excel?

A formatação é preservada ao utilizar o OCR para digitalizar para uma folha de cálculo do Excel.

Ao digitalizar documentos com o software OCR no Acrobat, as suas páginas serão formatadas e transcritas instantaneamente no formato exato do ficheiro original. Assim, não precisa de se preocupar com a correspondência dos tipos de ficheiros ou a manutenção da estrutura.

Depois de converter um PDF digitalizado num documento do Excel, posso exportá-lo como PDF?

Após converter um PDF digitalizado num documento do Excel, pode facilmente exportar a folha de cálculo como um PDF graças à ferramenta Converter Excel em PDF nos serviços online do Acrobat.

Para exportar uma folha de cálculo do Excel para PDF, siga estes passos:

Abra a ferramenta de conversão.
Clique no botão Selecionar Arquivos ou arraste e largue um ficheiro na área destinada a esse efeito.
Selecione o ficheiro que pretende converter do formato XLS ou XLSX em PDF.
Depois de carregar a folha do Excel, o Acrobat irá automaticamente convertê-la no formato de ficheiro PDF.

Como posso importar digitalizações do OCR para uma folha de cálculo do Excel?

Para importar digitalizações do OCR para uma folha de cálculo do Excel, siga estes passos:

Abra a folha de cálculo do Excel.
Selecione Dados > Obter Dados > A Partir do Ficheiro > A Partir do PDF.
Irá ver um painel de navegação com as tabelas e as páginas do PDF, juntamente com uma pré-visualização.
Selecione a tabela e clique em Carregar. A tabela será importada para a folha do Excel.

Mais recursos sobre ficheiros do Excel.

Agora que aprendeu a converter PDFs em ficheiros do Excel utilizando software de OCR, veja mais recursos sobre ficheiros do Excel e PDF: