Vantagens de utilizar software de gestão de documentos em casa.

Vantagens do software de gestão de documentos.

Para além de ser um método económico de controlo e indexação de documentos, um DMS como o Adobe Acrobat oferece:

• Responsabilização e autenticação. Quando carrega e guarda um ficheiro no Acrobat, é criado um registo digital de quem carregou o documento e pode ordenar por nome, data de modificação ou tamanho do ficheiro.
• Segurança. Não é necessário fazer várias cópias de documentos importantes, pois o Acrobat guarda automaticamente uma cópia de segurança encriptada na nuvem assim que o ficheiro é carregado.
• Melhoria dos processos empresariais. O melhor software de gestão de documentos inclui também uma funcionalidade de pesquisa avançada para facilitar a localização dos documentos quando for necessário.
• Colaboração mais fluida. As ferramentas de gestão de documentos permitem que várias pessoas trabalhem em conjunto num documento eletrónico e partilhem ficheiros. O Acrobat, por exemplo, inclui uma função de controlo de versões de documentos que regista alterações e edições de cada utilizador, o que permite voltar a uma versão anterior, se necessário.
• Controlo de acessos. Apenas os utilizadores que selecionar podem aceder aos documentos.

Motivos para utilizar o software de gestão de documentos em casa.

Um DMS com as funcionalidades certas pode contribuir para eliminar a utilização de papel, reduzir o desperdício, proteger o ambiente, aliviar as preocupações, organizar o espaço e tornar o fluxo de trabalho mais eficiente. A tecnologia de reconhecimento ótico de carateres (OCR) do Acrobat torna este processo ainda mais rápido ao permitir a localização de texto em documentos digitalizados, bem como a sua extração e conversão em ficheiros PDF editáveis e pesquisáveis.

Esta economia de tempo não se traduz num pequeno ganho em termos de eficiência. Existem estudos que mostram que mais de 46% dos trabalhadores perdem tempo diariamente com fluxos de trabalho baseados em papel e passam mais de 11 horas por semana em tarefas de gestão de documentos, sendo que cinco dessas horas são consideradas não produtivas. Perda de produtividade equivale a perda de lucro.

Com um DMS sólido, pode libertar-se das tarefas administrativas morosas e repetitivas através de um processo de automatização simplificado e dedicar o seu tempo e energia às áreas de negócio que requerem mais atenção.

Digitalize documentos em qualquer lugar com o Adobe Scan.

Não deixe que a sua localização ou a falta de equipamento de escritório interrompam o fluxo de trabalho de digitalização de documentos. O Adobe Scan é uma aplicação de digitalização móvel gratuita que lhe permite digitalizar tudo, desde cartões de visita até folhetos, com a câmara do telemóvel. Tire uma fotografia e o Adobe Scan converte-a num ficheiro Adobe PDF de alta qualidade.

Graças às funcionalidades baseadas em IA, como nitidez de imagem e remoção de contraste, obterá sempre digitalizações de alta qualidade. Depois de obter o resultado pretendido, terá à sua disposição um conjunto abrangente de opções para guardar a digitalização em diferentes formatos de ficheiro, como JPEG, para conversão noutros formatos, como JPG em PDF, partilha nas redes sociais ou mesmo integração noutro documento.