Oito dicas para organizar os seus ficheiros digitais.

Como organizar ficheiros digitais de forma eficiente?

Com a utilização frequente de dispositivos para várias finalidades, é fácil acumular uma desordem digital que pode tornar os nossos dispositivos e fluxos de trabalho mais lentos. Mantenha o seu dispositivo organizado para reduzir o stress e economizar tempo. Assim, evita perder tempo e ficar frustrado por perder documentos digitais importantes. Descubra oito dicas para manter os seus ficheiros digitais em ordem.

1. Criar um plano para organizar os seus ficheiros digitais.

Antes de começar a organizar os seus ficheiros digitais, tire algum tempo para refletir sobre as suas necessidades em termos de organização.

Cada pessoa tem diferentes prioridades para a organização de ficheiros. Um freelancer terá ficheiros completamente diferentes para organizar em comparação com um estudante. O freelancer pode precisar de manter os projetos mais bem organizados, enquanto o estudante talvez precise de descobrir como aceder aos apontamentos mais facilmente.

Cada pessoa precisa de um nível de organização diferente. Um estudante do ensino secundário pode conseguir organizar os seus ficheiros em uma ou duas noites, mas um contabilista talvez precise de dedicar mais tempo a fazê-lo. O melhor é começar por entender aquilo de que precisa.

Se tiver demasiados ficheiros para gerir de uma só vez, defina horários específicos para organizar os seus ficheiros digitais e comece pelas prioridades. Para estabelecer as suas prioridades, decida quais os ficheiros a que precisa de aceder com mais frequência e quais são mais complicados de manter organizados. Os ficheiros mais importantes são aqueles que pertencem a estas duas categorias.

Pode também imaginar como gostaria que fosse o seu fluxo de trabalho e pensar nas partes onde há atrasos ou obstáculos. Pode ser útil anotar as suas prioridades antes de começar. Se tiver dificuldades em responder a estas perguntas, tente tê-las presentes enquanto trabalha e acede aos ficheiros naturalmente.

Algumas questões para determinar as prioridades em termos de organização:

• Como costumo utilizar os meus ficheiros?
• Quais os ficheiros a que preciso de aceder com mais frequência?
• Quais os ficheiros que estão mais desorganizados?
• Em que partes do meu fluxo de trabalho noto atrasos?

2. Incorporar a organização na sua rotina.

Se tem o seu dispositivo há mais de um ano, provavelmente acumulou desordem: ficheiros antigos não utilizados, transferências, cookies e outros dados desnecessários. Reserve tempo para reorganizar o seu dispositivo regularmente. Limpar os ficheiros pode fazer uma grande diferença na manutenção de dispositivos e sistemas de organização eficientes.

Ao organizar os seus documentos pessoais ou ficheiros de trabalho, pergunte-se o que deve manter e o que deve descartar:

• Este ficheiro é duplicado?
• Abri este ficheiro no último ano?
• Existe uma versão mais recente ou atualizada deste ficheiro?
• O ficheiro está corrompido ou é incompatível com o meu software atual?

Para documentos com valor sentimental, como fotografias, pode ser mais difícil tomar estas decisões. Neste caso, pode valer a pena investir numa pen drive ou num disco rígido externo (ou até em armazenamento na nuvem). Desta forma, pode manter os ficheiros pessoais antigos acessíveis, sem ocupar espaço no seu dispositivo.

3. Dar nomes claros aos ficheiros digitais.

Uma nomenclatura clara facilita a localização dos ficheiros e ajuda a saber exatamente o que tem num disco rígido.

Seja coerente e lógico ao escolher um padrão de nomenclatura. Incluir datas nos nomes dos ficheiros pode ajudar a que fiquem organizados cronologicamente. Também pode adicionar palavras-chave que indiquem tipos específicos de documentos, tornando-os mais fáceis de localizar no futuro. Adicionar etiquetas facilita ainda mais a organização e a localização dos ficheiros.

É crucial manter uma nomenclatura consistente para os ficheiros, especialmente quando são do mesmo tipo. Depois de definir um esquema, siga-o com rigor.

4. Uniformizar os tipos de documentos.

Alterações no software ou no sistema operativo dos dispositivos podem causar problemas de compatibilidade com ficheiros. Por exemplo, mudar do Windows para Mac pode alterar a visualização dos ficheiros, causando problemas de formatação. Ao uniformizar ou converter os tipos de ficheiros após uma atualização deste género, garante que estão otimizados.

Converter os seus ficheiros também pode ajudar a poupar espaço. Converter um PowerPoint em PDF pode reduzir o tamanho do ficheiro, pois este processo comprime animações ou transições, preservando o conteúdo essencial enquanto economiza espaço de armazenamento.

Se pretende que os seus ficheiros perdurem mais do que qualquer software, converta os PDFs em PDF/A. O PDF/A é ideal para arquivar documentos que não precisam de ser encriptados ou editados, mas que pretende que durem bastante. Até as imagens (como fotos de um documento ou de um diário antigo) podem ser convertidas para que sejam acessíveis com a formatação perfeita por um longo período.

5. Combinar documentos de forma estratégica.

Pode ter alguns documentos que precisa de manter porque fazem parte de um conjunto maior de dados, mas aos quais raramente acede individualmente. Combinar vários documentos num só pode ajudar a manter ficheiros importantes juntos. Por exemplo, pode reunir documentos fiscais de diferentes anos e combinar PDFs num único ficheiro. Isto assegura que estes documentos estão sempre juntos, poupando espaço e facilitando a pesquisa.

Combinar documentos a que normalmente acede ao mesmo tempo pode tornar tudo mais acessível, uma vez que reduz os níveis de pastas em que tem de clicar para chegar ao ficheiro. Também simplifica a atribuição de nomes a estes ficheiros.

6. Utilizar sistemas de pastas hierárquicas.

Os sistemas de pastas hierárquicas agrupam ficheiros semelhantes e criam subgrupos que tornam a pesquisa de ficheiros muito mais fácil.

Por exemplo, imagine que tem uma pastelaria que produz cupcakes, bolachas, tartes e bolos. Pode criar uma pasta principal para cada tipo de doce e, em seguida, armazenar coisas como receitas, valores dos ingredientes, fornecedores, tabelas de preços e materiais de marketing em subpastas separadas. Isto cria um sistema hierárquico que lhe permite navegar intuitivamente entre os diferentes tipos de doces sem ter de abrir cada ficheiro.

Ao desenvolver um sistema hierárquico, pense nas categorias que facilitarão o seu acesso imediato. No exemplo de uma pastelaria, o sistema descrito é ideal se costuma dedicar-se a um doce de cada vez. Contudo, se prefere abordar todo o marketing de uma só vez, ou gerir todas as receitas e preços em simultâneo, poderá ser mais eficaz rotular as pastas principais por tarefa e depois designar o tipo de doce nos nomes das subpastas.

Com um planeamento cuidadoso, os seus sistemas hierárquicos poderão manter os ficheiros em ordem e otimizar o fluxo de trabalho.

7. Comprimir tudo em pastas zip.

Uma pasta zip, ou ficheiro zip, é uma forma eficaz de reduzir o tamanho de um ficheiro digital, eliminando informações redundantes. Os ficheiros zip compactados são pequenos, fáceis de armazenar e partilhar. Descompactá-los é simples: bastam apenas um ou dois cliques.

Como é necessário clicar algumas vezes para aceder a estes ficheiros, comprima ficheiros que não utiliza regularmente. Comprimir é uma excelente solução de armazenamento e também facilita o processo de partilha, pois os ficheiros ficam mais leves.

Outra opção é comprimir ficheiros PDF individualmente, tornando o armazenamento, o carregamento e a partilha mais simples. Assim, não precisa de comprimir e descomprimir para aceder a documentos específicos. Como não é necessário descomprimir um PDF comprimido, é uma escolha mais prática para ficheiros que precisa de consultar frequentemente.

8. Investir em software para organização de ficheiros digitais.

Se não gosta de organizar manualmente os documentos no seu dispositivo, invista num software de organização de ficheiros digitais. Este tipo de software aplica etiquetas aos tipos de ficheiros, agrupando-os automaticamente em sistemas hierárquicos. Deste modo, facilita a consistência nos padrões de nomenclatura e nos esquemas de organização.

Manter a organização é fundamental para desbloquear todo o potencial do seu dispositivo e da sua produtividade. Quer esteja a tentar aumentar a produtividade a trabalhar a partir de casa ou noutro local ou pretenda simplesmente que o seu dispositivo funcione melhor, estas ferramentas e dicas podem ajudar a organizar os seus ficheiros importantes de forma eficiente e acessível.

Uma aplicação gratuita como o Acrobat Reader pode ajudar a aceder e visualizar ficheiros no telemóvel, permitindo que mantenha sempre o ritmo de trabalho.