ACROBAT | LECTURĂ DE 10 MINUTE
Formularul W‑9: ce este și cum se completează (Ghid 2026)
Aflați ce este formularul W-9 și de ce este indispensabil în sezonul fiscal.
Ce este formularul W9?
Formularul IRS W-9, cunoscut și ca W9, este unul dintre documentele fiscale solicitate de IRS (Internal Revenue Service) pentru a contribui la estimarea cu precizie a impozitelor datorate de colaboratorii angajați prin contract într-un anumit an fiscal. Formularul W9 reprezintă o solicitare oficială de informații despre colaboratorii pe care îi plătiți, dar mai important, este un acord prin care confirmați că nu veți reține impozitul pe venit din plățile lor — colaboratorii fiind obligați să își achite singuri impozitele aferente acestor venituri.
Formularul W-9 cuprinde două părți. Partea I conține datele de identificare ale beneficiarului plății, precum numele, adresa, informațiile fiscale și eventualele scutiri. Partea a II-a include certificarea, adică semnătura beneficiarului, prin care se confirmă corectitudinea informațiilor furnizate. Formularul W9 poate fi denumit și Request for Taxpayer Identification Number and Certification, însă abrevierea se folosește cel mai frecvent.
Conform legislației privind confidențialitatea, informațiile colectate printr-un formular W9 nu pot fi divulgate în niciun alt scop în afara activității desfășurate cu colaboratorii externi.
Vi se va solicita de obicei completarea unui W‑9 dacă sunteți:
- Freelancer, colaborator independent sau lucrător gig
- Furnizor de produse sau servicii
- SRL cu asociat unic, parteneriat sau corporație care prestează servicii
- Companie care primește anumite tipuri de plăți raportabile (chirie, redevențe, premii etc.)
Când se utilizează un formular W9.
Informațiile din formularul W9 sunt utilizate cel mai frecvent pentru a genera formularul 1099, care include veniturile primite de un colaborator și plățile fiscale efectuate de o companie. Cu toate acestea, companiile nu sunt obligate să plătească taxe de Asigurări Sociale sau Medicare și nici să rețină impozitul pe venit pentru plățile efectuate către colaboratori (cel mai adesea colaboratori independenți și freelanceri) care îndeplinesc următoarele criterii:
- Colaboratorul nu este angajat al companiei.
- Colaboratorul a primit cel puțin 600 $ în cursul anului.
- Plata a fost efectuată de companie.
Companiile păstrează în siguranță formularele W-9 completate și le utilizează la sfârșitul anului pentru a informa IRS cu privire la sumele plătite fiecărui colaborator. Informațiile raportate îi permit IRS să identifice cine va achita impozitele aferente acelor salarii sau altor venituri.
Deoarece formularul W9 conține informații personale de identificare, acesta poate fi utilizat și pentru alte tipuri de raportări, printre care:
- Încasări din tranzacții imobiliare
- Dobânzi ipotecare sau bancare
- Anulări de datorii
- Dobânzi la împrumuturi studențești
- Transfer din parteneriate de afaceri
- Contribuții IRA
- Formularul W9 este obligatoriu pentru cetățenii SUA care câștigă mai mult de 600 $ pe an în calitate de non-angajați. Companiile pot reține impozitele din plățile viitoare, dacă nu primesc niciun formular W-9 completat.
- Persoanele care nu sunt cetățeni SUA sau care sunt rezidenți străini trebuie să utilizeze un formular W-8 în locul unui formular W-9.
SPAȚIU PDF RECOMANDAT
Pregătirea declarației fiscale a devenit mai simplă ca niciodată.
Instrumentele Acrobat, precum PDF Spaces, pot simplifica și accelera procesul de depunere a declarației fiscale. Utilizați Spații PDF pentru a vă combina documentele fiscale, pentru a vă revizui și pregăti formularele, dar și pentru a partaja fișiere.
Cum se completează formularul W9 (instrucțiuni rând cu rând).
Înainte de a depune informațiile dintr-un formular W-9, verificați că antreprenorul a completat toate câmpurile relevante.
Rândul 1. Numele beneficiarului plății. Trebuie înscrisă denumirea juridică completă a beneficiarului, identică cu cea de pe declarația de impozit pe venit.
Rândul 2. Denumirea comercială (dacă diferă de rândul 1). Pentru o afacere, această denumire trebuie să corespundă cu cea din documentele de înființare a entității juridice, cu excepția cazului în care este vorba despre o persoană fizică autorizată sau despre un SRL cu asociat unic (cunoscut și ca „entitate ignorată“ de IRS).
Rândul 3. Clasificarea fiscală federală a beneficiarului plății. Această secțiune indică modalitatea în care beneficiarul își declară impozitele pentru venitul respectiv. Beneficiarul va bifa căsuța corespunzătoare uneia dintre următoarele opțiuni:
- persoană fizică/întreprindere individuală sau SRL cu asociat unic
- corporație de tip C
- corporație de tip S
- parteneriat
- trust/succesiune
- societate cu răspundere limitată (SRL)
- altele
Rândul 4. Coduri de scutire. Majoritatea persoanelor fizice lasă acest câmp necompletat. Anumite entități pot introduce un cod de scutire, dacă sunt exceptate de la reținerea la sursă de rezervă. În general, acest rând se completează doar pentru anumite afaceri sau entități și nu se aplică persoanelor fizice. Dacă este cazul, instrucțiunile formularului W-9 conțin lista beneficiarilor scutiți, codurile și tipurile de plăți care trebuie utilizate pentru fiecare cod.
Rândurile 5–6. Adresa poștală a beneficiarului plății. Introduceți adresa poștală completă, inclusiv strada, orașul, județul și codul poștal. La această adresă va fi trimis formularul 1099.
Partea I. Numărul de identificare fiscală (TIN) al beneficiarului plății. Pentru cetățenii americani care acționează ca persoane fizice sau întreprinderi individuale, acest număr este, de regulă, numărul de asigurări sociale (SSN). Pentru alte entități și afaceri, TIN-ul se înlocuiește cu numărul de identificare al angajatorului (EIN) asociat denumirii lor comerciale. Rezidenții străini trebuie să solicite un număr individual special de identificare fiscală (ITIN).
Partea a II-a. Certificarea și semnătura beneficiarului plății. Semnătura de pe acest rând confirmă că beneficiarul a citit și a verificat toate elementele solicitate de autorități. Rândul poate fi semnat olograf sau prin semnătură electronică.
Descărcați un formular W-9 gratuit.
Trimiteți-le contractorilor un formular digital W‑9 pentru a simplifica procesul de integrare și conformitatea fiscală. Adobe Acrobat pune la dispoziție șabloane W‑9 gratuite și completabile, alături de alte formulare IRS esențiale, precum Formularul W‑4 și Formularul I‑9.
Formulare fiscale IRS conexe de care puteți avea nevoie
Alte tipuri de formulare fiscale sunt utilizate pentru a raporta cui ați efectuat plăți în cursul anului, sumele plătite și sumele reținute din remunerații.
Formularul 1099-MISC.
Companiile utilizează formularele W-9 pentru a genera Formularul 1099-MISC la sfârșitul anului.
- Formularul 1099 raportează suma totală a compensațiilor plătite unui contractor care nu este angajat.
- Abrevierea MISC se referă la veniturile diverse obținute de lucrătorii freelance sau de cei care desfășoară activități independente. Printre exemplele de venituri diverse se numără chiria, plățile pentru servicii medicale sau de sănătate, redevențele, premiile și distincțiile.
Pe lângă plățile către contractorii independenți, formularele 1099 sunt utilizate pentru a raporta alte tipuri de venituri către IRS. Acestea pot include venituri din dobânzi bancare obținute de la o instituție financiară, anulări de datorii sau încasări din tranzacții imobiliare ori dobânzi ipotecare.
Formularul W-4.
Acest formular îndeplinește același rol ca W-9, însă li se aplică angajaților permanenți. Spre deosebire de formularul W-9, formularul W-4 precizează impozitele care vor fi reținute și plătite în numele angajatului. Toți angajații noi trebuie să semneze acest formular pentru a-și confirma situația fiscală, inclusiv scutirile și statutul fiscal, astfel încât să știți ce sumă trebuie reținută din salariul acestora.
Formularul W-2.
Formularul W-2 este similar cu 1099-MISC, însă se adresează angajaților care completează W-4. La fel ca formularul 1099, acesta face parte din informațiile pe care compania dvs. trebuie să le furnizeze autorităților. W-2 indică suma plătită fiecărui angajat în acel an, precum și sumele reținute pentru impozite, Medicare și Asigurările Sociale. Formularul W-2 este transmis atât angajatului, cât și Administrației pentru Asigurări Sociale, care îl înaintează ulterior către IRS.
Întrebări frecvente despre formularele W9.
Trebuie să completez un formular W-9 dacă sunt freelancer?
Formularele W-9 sunt destinate persoanelor care lucrează pe cont propriu, precum freelanceri, contractori independenți și consultanți. Acestea fac parte din operațiunile obișnuite de afaceri, iar orice companie cu care ați colaborat vă poate solicita unul.
Trebuie să completați acest formular dacă ați câștigat peste 600 $ într-un an calendaristic fără a fi angajat. Dacă ați lucrat pentru mai multe companii în decursul unui an, va trebui să completați mai multe formulare W9. De asemenea, va trebui să completați un nou formular W-9 ori de câte ori vă schimbați numele, denumirea companiei, adresa sau codul de identificare fiscală.
Nedepunerea unui formular W9 poate avea consecințe, cum ar fi reținerea impozitelor de companie din remunerația dvs.
Ce este un formular W-9 pentru o companie?
Formulare fiscale W-9 vs. 1099: care este diferența?
Cum completez un formular W-9 în calitate de SRL?
În calitate de SRL, veți furniza același tip de informații pe un formular W-9 ca și contractorii individuali, dar cu două diferențe:
- În rubrica de clasificare fiscală a formularului, dacă sunteți impozitat ca entitate ignorată (consultați definiția de mai sus), bifați caseta „individual/proprietar unic“, nu caseta pentru societatea cu răspundere limitată. Dacă sunteți un SRL cu mai mult de un proprietar, sunteți impozitat automat ca parteneriat și ar trebui să selectați caseta LLC, folosind litera P pentru parteneriat.
- În loc să introduceți un TIN personal, introduceți-vă EIN-ul (numărul de identificare al angajatorului). Acest număr de identificare fiscală funcționează similar cu numărul de asigurare socială (SSN) pentru companii și este obligatoriu dacă afacerea are angajați, este impozitată sau funcționează ca o corporație. Puteți obține un EIN de la IRS online, telefonic sau prin poștă.
Este obligatoriu formularul W‑9 în fiecare an?
Este sigur să trimiteți un formular W‑9 în format digital?
Colectați formulare W9 cu Adobe Acrobat.
Gestionarea formularelor W‑9 în format digital economisește timp și reduce erorile. Adobe Acrobat vă ajută să:
- Trimiteți formulare W‑9 către mai mulți destinatari simultan
- Colectați semnături electronice
- Urmăriți starea documentelor în timp real
- Stocați în siguranță formularele completate în Adobe Document Cloud
- Reduceți birocrația manuală și îmbunătățiți conformitatea
https://main--dc--adobecom.aem.live/dc-shared/fragments/seo-articles/acrobat-color-blade