Formularul IRS W-9, cunoscut și ca W9, este unul dintre documentele fiscale solicitate de IRS (Internal Revenue Service) pentru a contribui la estimarea cu precizie a impozitelor datorate de colaboratorii angajați prin contract într-un anumit an fiscal. Formularul W9 reprezintă o solicitare oficială de informații despre colaboratorii pe care îi plătiți, dar mai important, este un acord prin care confirmați că nu veți reține impozitul pe venit din plățile lor — colaboratorii fiind obligați să își achite singuri impozitele aferente acestor venituri.
Formularul W-9 cuprinde două părți. Partea I conține datele de identificare ale beneficiarului plății, precum numele, adresa, informațiile fiscale și eventualele scutiri. Partea a II-a include certificarea, adică semnătura beneficiarului, prin care se confirmă corectitudinea informațiilor furnizate. Formularul W9 poate fi denumit și Request for Taxpayer Identification Number and Certification, însă abrevierea se folosește cel mai frecvent.
Conform legislației privind confidențialitatea, informațiile colectate printr-un formular W9 nu pot fi divulgate în niciun alt scop în afara activității desfășurate cu colaboratorii externi.
Vi se va solicita de obicei completarea unui W‑9 dacă sunteți:
Informațiile din formularul W9 sunt utilizate cel mai frecvent pentru a genera formularul 1099, care include veniturile primite de un colaborator și plățile fiscale efectuate de o companie. Cu toate acestea, companiile nu sunt obligate să plătească taxe de Asigurări Sociale sau Medicare și nici să rețină impozitul pe venit pentru plățile efectuate către colaboratori (cel mai adesea colaboratori independenți și freelanceri) care îndeplinesc următoarele criterii:
Companiile păstrează în siguranță formularele W-9 completate și le utilizează la sfârșitul anului pentru a informa IRS cu privire la sumele plătite fiecărui colaborator. Informațiile raportate îi permit IRS să identifice cine va achita impozitele aferente acelor salarii sau altor venituri.
Deoarece formularul W9 conține informații personale de identificare, acesta poate fi utilizat și pentru alte tipuri de raportări, printre care:
SPAȚIU PDF RECOMANDAT
Instrumentele Acrobat, precum PDF Spaces, pot simplifica și accelera procesul de depunere a declarației fiscale. Utilizați Spații PDF pentru a vă combina documentele fiscale, pentru a vă revizui și pregăti formularele, dar și pentru a partaja fișiere.
Înainte de a depune informațiile dintr-un formular W-9, verificați că antreprenorul a completat toate câmpurile relevante.
Rândul 1. Numele beneficiarului plății. Trebuie înscrisă denumirea juridică completă a beneficiarului, identică cu cea de pe declarația de impozit pe venit.
Rândul 2. Denumirea comercială (dacă diferă de rândul 1). Pentru o afacere, această denumire trebuie să corespundă cu cea din documentele de înființare a entității juridice, cu excepția cazului în care este vorba despre o persoană fizică autorizată sau despre un SRL cu asociat unic (cunoscut și ca „entitate ignorată“ de IRS).
Rândul 3. Clasificarea fiscală federală a beneficiarului plății. Această secțiune indică modalitatea în care beneficiarul își declară impozitele pentru venitul respectiv. Beneficiarul va bifa căsuța corespunzătoare uneia dintre următoarele opțiuni:
Rândul 4. Coduri de scutire. Majoritatea persoanelor fizice lasă acest câmp necompletat. Anumite entități pot introduce un cod de scutire, dacă sunt exceptate de la reținerea la sursă de rezervă. În general, acest rând se completează doar pentru anumite afaceri sau entități și nu se aplică persoanelor fizice. Dacă este cazul, instrucțiunile formularului W-9 conțin lista beneficiarilor scutiți, codurile și tipurile de plăți care trebuie utilizate pentru fiecare cod.
Rândurile 5–6. Adresa poștală a beneficiarului plății. Introduceți adresa poștală completă, inclusiv strada, orașul, județul și codul poștal. La această adresă va fi trimis formularul 1099.
Partea I. Numărul de identificare fiscală (TIN) al beneficiarului plății. Pentru cetățenii americani care acționează ca persoane fizice sau întreprinderi individuale, acest număr este, de regulă, numărul de asigurări sociale (SSN). Pentru alte entități și afaceri, TIN-ul se înlocuiește cu numărul de identificare al angajatorului (EIN) asociat denumirii lor comerciale. Rezidenții străini trebuie să solicite un număr individual special de identificare fiscală (ITIN).
Partea a II-a. Certificarea și semnătura beneficiarului plății. Semnătura de pe acest rând confirmă că beneficiarul a citit și a verificat toate elementele solicitate de autorități. Rândul poate fi semnat olograf sau prin semnătură electronică.
Trimiteți-le contractorilor un formular digital W‑9 pentru a simplifica procesul de integrare și conformitatea fiscală. Adobe Acrobat pune la dispoziție șabloane W‑9 gratuite și completabile, alături de alte formulare IRS esențiale, precum Formularul W‑4 și Formularul I‑9.
Companiile utilizează formularele W-9 pentru a genera Formularul 1099-MISC la sfârșitul anului.
Pe lângă plățile către contractorii independenți, formularele 1099 sunt utilizate pentru a raporta alte tipuri de venituri către IRS. Acestea pot include venituri din dobânzi bancare obținute de la o instituție financiară, anulări de datorii sau încasări din tranzacții imobiliare ori dobânzi ipotecare.
Acest formular îndeplinește același rol ca W-9, însă li se aplică angajaților permanenți. Spre deosebire de formularul W-9, formularul W-4 precizează impozitele care vor fi reținute și plătite în numele angajatului. Toți angajații noi trebuie să semneze acest formular pentru a-și confirma situația fiscală, inclusiv scutirile și statutul fiscal, astfel încât să știți ce sumă trebuie reținută din salariul acestora.
Formularul W-2 este similar cu 1099-MISC, însă se adresează angajaților care completează W-4. La fel ca formularul 1099, acesta face parte din informațiile pe care compania dvs. trebuie să le furnizeze autorităților. W-2 indică suma plătită fiecărui angajat în acel an, precum și sumele reținute pentru impozite, Medicare și Asigurările Sociale. Formularul W-2 este transmis atât angajatului, cât și Administrației pentru Asigurări Sociale, care îl înaintează ulterior către IRS.
Formularele W-9 sunt destinate persoanelor care lucrează pe cont propriu, precum freelanceri, contractori independenți și consultanți. Acestea fac parte din operațiunile obișnuite de afaceri, iar orice companie cu care ați colaborat vă poate solicita unul.
Trebuie să completați acest formular dacă ați câștigat peste 600 $ într-un an calendaristic fără a fi angajat. Dacă ați lucrat pentru mai multe companii în decursul unui an, va trebui să completați mai multe formulare W9. De asemenea, va trebui să completați un nou formular W-9 ori de câte ori vă schimbați numele, denumirea companiei, adresa sau codul de identificare fiscală.
Nedepunerea unui formular W9 poate avea consecințe, cum ar fi reținerea impozitelor de companie din remunerația dvs.
În calitate de SRL, veți furniza același tip de informații pe un formular W-9 ca și contractorii individuali, dar cu două diferențe:
Gestionarea formularelor W‑9 în format digital economisește timp și reduce erorile. Adobe Acrobat vă ajută să:
