Conheça os diferentes tipos de arquivos de documentos.

Para evitar alterações indesejadas, os PDFs podem conter marcas d'água não ajustáveis. Além da aparência profissional no espaço digital, os arquivos PDF também têm uma ótima aparência quando impressos.

Os documentos com a aparência mais consistente e os melhores recursos de colaboração costumam ter vantagem no mundo dos negócios. Embora os PDFs não sejam ajustáveis por natureza, você pode usar o Adobe Acrobat para tornar seus arquivos PDF estáticos editáveis. Com o Acrobat, você também pode colaborar com colegas de equipe, deixar comentários em arquivos PDF e converter outros tipos de arquivos para PDFs.

2. Arquivos DOC ou DOCX.

Os arquivos DOC e DOCX são fáceis de editar no Microsoft Word. Os DOCXs são arquivos DOC baseados em XML, e os arquivos são salvos como DOCX nas versões mais recentes do Word por padrão.

Você pode querer usar um DOC ou DOCX ao começar um documento do zero ou editar um documento existente. Por outro lado, um PDF pode ser uma opção melhor para compartilhar e apresentar documentos finalizados que precisam ter a mesma aparência em qualquer dispositivo.

Documentos do Word podem ser a melhor opção para alguns sites obterem conteúdo. Por exemplo, ao se candidatar a um emprego, pode ser solicitado que o candidato envie um currículo para preencher campos abertos para informações. Um documento do Word é facilmente lido por sistemas de rastreamento de candidatos (ATS).

3. Arquivos HTML.

HTML (Hypertext Markup Language) é a linguagem de marcação padrão usada por desenvolvedores e outros profissionais para criar sites e conteúdo web. O código HTML pode ser aberto e editado em um editor de texto como o Sublime. Quando aberto em um navegador, o HTML exibe a página estruturada pelo código.

Arquivos HTML ajudam a transformar texto em uma variedade de elementos em um site. Ao criar um site, você pode usar a linguagem HTML para ajustar o layout e a fonte do texto.

Embora os arquivos HTML sejam ótimos para uso em sites, converter um arquivo HTML para PDF garante uma aparência uniforme em todos os dispositivos, preservando a formatação e os links em páginas com muito conteúdo. Os arquivos PDF facilitam o compartilhamento de páginas da web criadas em HTML.

4. Arquivos CSV.

Um arquivo de valores separados por vírgula (CSV) é um arquivo de texto simples. Como o nome sugere, ele armazena dados separando as entradas por vírgulas. No entanto, as separações não precisam necessariamente ser vírgulas. O separador, conhecido como delimitador, pode ser um espaço, ponto e vírgula ou outro caractere. A vírgula é apenas o delimitador que costuma ser mais usado.

Esse tipo de arquivo é frequentemente usado quando os dados precisam ser compatíveis com vários programas. Os arquivos CSV são abertos em editores de texto, programas de planilhas, como o Excel, e outros aplicativos. Se dois programas diferentes conseguirem abrir um arquivo CSV, eles podem compartilhar os dados entre si.

5. Arquivos XML.

Arquivos XML (Extensible Markup Language) contêm tags que descrevem como o documento deve ser estruturado, armazenado e compartilhado na Internet. Um arquivo XML carrega o código XML e termina com a extensão “.xml”.

Os arquivos XML contêm texto simples e tags — o texto simples corresponde aos dados reais, enquanto as tags indicam o que são os dados. Cada tag é um tipo de dados, como “sobrenome” ou “endereço”, e informa ao computador como usar os dados de texto simples dentro dela. As tags não são visíveis para os usuários, apenas para o software.

6. Arquivos TXT.

Um arquivo de texto (TXT) é ideal para documentos de texto simples. Esse tipo de arquivo é o formato de texto simples mais básico que você pode usar, permitindo criar documentos baseados em texto sem se preocupar com fontes, formatação ou cor do texto.

Os arquivos TXT são ótimos para fazer anotações, escrever instruções ou usar texto simples. Um arquivo TXT pode ser aberto e editado em diferentes computadores e programas de processamento de texto. Embora este tipo de arquivo seja, sem dúvida, um dos mais simples, talvez um outro tipo seja mais adequado se você precisa selecionar diferentes fontes e formatos.

7. Arquivos XLS ou XLSM.

Arquivos de planilhas do Microsoft Excel são alguns dos tipos mais comuns no mundo profissional. As planilhas do Excel (XLS) e as planilhas Open XML habilitadas para macros do Excel (XLSM) são úteis para medir informações, como contatos e números.

Um arquivo XLSM é usado em planilhas publicadas no Microsoft Excel a partir de 2007. Os arquivos XLSM são habilitados para macros, permitindo que você configure comandos para sua planilha que podem ser nomeados, salvos, gravados e executados quantas vezes você desejar.

Os arquivos XLS e XLSM são excelentes opções para criar gráficos e armazenar bancos de dados. No entanto, se você quiser compartilhar um banco de dados do Excel e não quiser que ele seja editável, pode ser interessante converter seu XLS em PDF.

Arquivos JPEG ou JPG.

JPEG e JPG são duas extensões de arquivos que se referem ao mesmo tipo de formato de arquivo de imagem. JPEG (Joint Photographic Experts Group) é o nome do subcomitê da Organização Internacional de Padronização (ISO) que ajudou na criação do padrão em 1992. O JPG foi criado porque versões mais antigas dos sistemas Windows tinham um limite de três letras para nomes de arquivos. O Mac e o Linux não tinham essa limitação de caracteres. Atualmente, os sistemas Windows permitem mais letras, e a maioria dos aplicativos consegue entender a diferença entre arquivos JPEG e JPG.

Os arquivos JPEG estão entre os formatos de imagens mais utilizados. Desde publicações em redes sociais até páginas de sites empresariais, os JPEGs são úteis em diversas plataformas digitais. Um JPEG compacta a imagem mantendo as cores e os elementos gráficos.

Este arquivo não funciona bem sob pressão — ao ser salvo várias vezes, continua compactando. Isso significa perda de qualidade, então você pode optar por usar a opção JPEG apenas quando souber que usará a imagem imediatamente.

Arquivos PNG.

O formato de arquivo PNG (Portable Networks Graphic) é uma boa opção para compartilhar logotipos, páginas da web ou fotografias. Mesmo após ser salvo e alterado várias vezes, ele mantém seu tamanho e qualidade. Diferentemente dos arquivos JPEG ou JPG, os PNGs são compatíveis com imagens de fundo transparente. As imagens sem fundo, como designs de logotipos, são perfeitas para esse formato de arquivo.

Os arquivos PNG têm uma resolução mais baixa do que algumas das outras opções de imagem, então podem não ser a melhor escolha para impressão. Eles são ótimos para logotipos e outras imagens que necessitam de fundos transparentes, mas seu tamanho é maior do que algumas outras opções de imagem, como JPEG. Carregar muitos arquivos PNG em seu site pode deixá-lo mais lento, portanto, use-os com moderação.

Arquivos GIF.

O formato GIF (Graphics Interchange Format) é extremamente popular na Internet para criar animações. Esse tipo de arquivo é ideal para imagens em movimento e clipes curtos. Um GIF é composto por imagens bitmap, o que significa que o gráfico é feito de inúmeros elementos minúsculos chamados pixels, como os arquivos PNG e JPEG. Os GIFs são baseados no algoritmo de compactação de dados sem perda LZW (Lempel-Ziv-Welch).

Se você deseja uma imagem cheia de cores, o GIF não é o formato de arquivo ideal para você. Os GIFs são melhores para salvar gráficos simples, como formas, logotipos ou diagramas básicos.

Assim como os arquivos PNG, os arquivos GIF aceitam fundos transparentes. Esse tipo de arquivo é perfeito para sites ou plataformas de redes sociais quando você precisa de uma animação simples.

Arquivos TIFF.

Imagens TIFF (Tagged Image File Format) são arquivos de alta qualidade. Ao digitalizar documentos, imprimir arquivos de alta qualidade ou usar um programa de editoração eletrônica, esse tipo de arquivo pode ser o mais indicado.

Os arquivos TIFF são grandes, portanto, podem não ser a melhor opção para páginas da web e sites. No entanto, como produzem imagens de alta resolução, os arquivos TIFF são uma boa opção para salvar fotografias caso você esteja criando um folheto de marketing.

Quando é necessário compartilhar arquivos rapidamente, a compactação pode economizar o tempo necessário para enviá-los em vários emails, já que as plataformas de email limitam o tamanho dos arquivos que você pode enviar. Compactar arquivos não apenas economiza tempo e espaço de armazenamento, mas também o dinheiro que você gastaria comprando espaço adicional.

Existem algumas opções diferentes para compactar seus documentos importantes.

Arquivos ZIP.

Um arquivo ZIP organiza o conteúdo de forma compacta para transportá-lo até seu próximo destino. Esse tipo de arquivo funciona de maneira semelhante a uma pasta no seu computador — ele contém arquivos e dados em um só lugar. A diferença é que o tamanho do conteúdo é reduzido, diminuindo a quantidade de dados usados no seu computador.

Os arquivos ZIP dividem as informações em partes menores ao eliminar dados repetitivos. Esse tipo de arquivo garante que os dados originais mantenham sua aparência por meio da compactação de dados sem perdas. Além de ser eficiente para armazenamento, os arquivos ZIP são uma opção segura para compartilhar documentos, já que criptografam os dados.

Quais são os quatro principais tipos de documentos?

PDF, DOC, XLS e HTML são os quatro principais tipos de documentos.

Quais são os dois tipos mais comuns de arquivos?

PDF e XLS são os dois tipos de arquivos mais comuns.

Por que existem tantos tipos diferentes de arquivos?

Diferentes formatos de arquivos facilitam certas tarefas, enquanto outros podem não ser a melhor opção. Por exemplo, se você estiver compartilhando a versão final de um eBook, é aconselhável salvá-lo como PDF para garantir a segurança e evitar edições sem as permissões adequadas.

Limitações de armazenamento diferentes também podem afetar a escolha do arquivo.