O que é o formato PDF/A e como utilizá-lo
O formato PDF/A foi desenvolvido para arquivamento digital de longo prazo, garantindo que documentos permaneçam acessíveis e legíveis no futuro. Ele desativa elementos que podem comprometer a consistência, como fontes externas e scripts. Saiba como criar arquivos PDF/A para preservar a integridade de seus documentos digitais.
O que é um arquivo PDF/A?
PDF/A é o formato padrão globalmente adotado para o arquivamento de documentos eletrônicos. Ele garante que os arquivos possam ser exibidos em sua aparência original em diferentes softwares. Diferente do PDF comum, o PDF/A exclui recursos que não são apropriados para arquivamento de longo prazo.
Além disso, ele é um formato autossuficiente, com todos os elementos necessários, como conteúdo, fontes e informações de cores, incorporados diretamente ao arquivo. Isso significa que o documento pode ser exibido e reproduzido exatamente como foi criado originalmente, independentemente do dispositivo utilizado.
O que significa PDF/A?
PDF significa Portable Document Format e é usado para apresentação e troca segura de documentos em um formato padrão para que possam ser usados em diversas plataformas. A extensão de arquivo “A” em PDF/A indica “arquivável”, pois esse formato assegura que o conteúdo do arquivo seja preservado em sua forma original por décadas.
Histórico do arquivo PDF/A.
O formato PDF/A foi lançado em outubro de 2005 pela Organização Internacional de Padronização (ISO) como um novo padrão para o arquivamento de documentos eletrônicos.
Antes disso, em maio de 2002, houve uma iniciativa da Association for Information and Image Management (AIIM), da National Printing Equipment Association (NPES) e do órgão administrativo do Tribunal dos EUA, com o objetivo de criar formatos padronizados para o arquivamento eletrônico de documentos.
Após três anos de colaboração entre empresas e organizações globais, o formato PDF/A foi finalmente publicado.
A norma ISO 19005, também conhecida como PDF/A, rapidamente se tornou um padrão internacionalmente aceito para o arquivamento de longo prazo, fundamentado nas especificações do formato PDF.
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Para que os arquivos PDF/A são usados?
Os arquivos PDF/A são utilizados da mesma maneira que os arquivos PDF padrão, mas são a opção preferida quando se trata de garantir a preservação de documentos em longo prazo, mantendo o formato.
Para manter o formato original.
O formato PDF/A é ideal para situações em que é necessário garantir que a formatação do documento se mantenha exatamente a mesma ao longo do tempo, além de ser acessível e exibir de maneira consistente em diferentes dispositivos.
Para documentos que precisam de assinatura digital.
PDF/A é uma boa escolha quando se trata de registros e documentos assinados digitalmente. Esse formato permite a inclusão de assinaturas eletrônicas e define requisitos mínimos para a sua aplicação, o que significa que os documentos podem ser assinados digitalmente utilizando tecnologias futuras à medida que elas se desenvolvem.
Pesquisas e artigos científicos.
No campo acadêmico, o PDF/A é amplamente utilizado, especialmente em pesquisas e artigos científicos. Ele garante a exibição correta de caracteres especiais, como os usados em fórmulas matemáticas e idiomas antigos, com todos esses elementos incorporados diretamente ao arquivo. Algumas instituições acadêmicas, inclusive, passaram a aceitar teses e dissertações apenas no formato PDF/A.
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Vantagens dos arquivos PDF/A.
O formato PDF/A oferece diversas vantagens que podem ser extremamente úteis em seu próximo projeto.
- Integração global. O PDF/A permite armazenar informações em qualquer idioma, garantindo que os textos sejam exibidos corretamente em qualquer dispositivo, incluindo aqueles que utilizam alfabetos como árabe, japonês e cirílico.
- Preservação de longo prazo. A principal característica do PDF/A é a capacidade de arquivar informações digitais por longos períodos, o que o torna uma opção ideal para bibliotecas, bancos e outros arquivos.
- Capacidade de reutilizar conteúdo. O formato PDF/A facilita a reutilização do conteúdo. Esses arquivos também são relativamente fáceis de converter em Word, HTML e eBooks.
Como abrir um arquivo PDF/A.
Para abrir um arquivo PDF/A, basta clicar duas vezes no ícone do arquivo em seu sistema de arquivos, seja em um computador ou aplicativo. No Mac, pode ser necessário selecionar Arquivo > Abrir com antes de selecionar Acrobat.
Para converter um arquivo PDF no formato PDF/A, é necessário remover todos os recursos que não sejam compatíveis com PDF/A, como áudio ou vídeo. No Adobe Acrobat, você pode utilizar a função Comprovação para converter o PDF em PDF/A.
Como criar e editar um arquivo PDF/A.
É simples criar um arquivo PDF/A em um software de processamento de texto. Basta selecionar Imprimir ou Salvar e escolher PDF/A como a opção. Não se esqueça de ajustar as configurações de preferência de PDF para PDF/A.
Para editar um arquivo PDF/A no Adobe Acrobat, siga estas etapas:
- Abra o arquivo PDF/A
- No painel à direita, selecione Editar PDF
- Use as ferramentas de edição para ajustar o conteúdo. Você pode adicionar ou editar texto usando os recursos na lista Formato ou mover ou redimensionar imagens usando a lista Objetos
- Nomeie e salve o arquivo.
Versões de PDF/A.
PDF/A-1.
O formato PDF/A-1 baseia-se na versão original do PDF 1.4 e conta com dois níveis de conformidade para PDFs:
- O PDF/A-1a está em conformidade com o Nível An e atende a todos os requisitos de sua especificação. Ele permite que software assistivo melhore a acessibilidade para usuários com deficiência física.
- O PDF/A-1b tem um nível mais baixo de conformidade com conformidade mínima, com foco em garantir que a aparência visual do arquivo seja preservada no longo prazo.
PDF/A-2.
Lançado em julho de 2011 sob a norma ISO 32001-1, o PDF/A-2 inclui todas as funcionalidades da versão PDF até a 1.7 e introduz novos recursos. Seus recursos incluem o suporte ao formato JPEG2000, ideal para documentos digitalizados, e requisitos específicos para metadados personalizados em formato XMP.
PDF/A-3.
O PDF/A-3 mantém todos os requisitos do Nível 2 e permite a incorporação de formatos de arquivo adicionais, como XML, CSV e formatos de processamento de texto, em documentos compatíveis com PDF/A.
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Perguntas frequentes sobre PDF/A.
Como exibir arquivos PDF/A em um Mac?
É fácil exibir um arquivo PDF em um Mac. Basta abrir o aplicativo Pré-Visualização no Mac e abrir o PDF que você gostaria de exibir. Você pode ajustar a forma como o documento é exibido. Você pode mostrar miniaturas das páginas, exibir uma página de cada vez e até mesmo ativar a exibição de páginas em rolagem contínua.
Como faço para converter PDFs em PDF/A?
Siga estas etapas para converter um PDF em um arquivo PDF/A.
- Depois de criar o PDF, selecione Ferramentas > Padrões de PDF
- Clique em Salvar como e selecione PDF/A como a opção preferida
- Escolha o local em que deseja salvar o arquivo PDF/A.
Qual é a diferença entre os formatos de arquivo PDF/A e PDF/E?
Enquanto o formato PDF/A é projetado para garantir a preservação de longo prazo dos arquivos, o formato PDF/E foca em tornar o documento adequado para aplicações de engenharia. O PDF/E é o formato padrão para o compartilhamento de documentos de engenharia, sendo amplamente utilizado em fluxos de trabalho de construção e fabricação.
Como saber se um PDF é um arquivo PDF/A?
Siga estas etapas no Adobe Acrobat para ver as propriedades específicas do arquivo PDF:
- Acesse Arquivo > Propriedades
- Selecione a guia Descrição > Metadados adicionais
- Clique em Avançado para ver as propriedades.
Qual é a principal vantagem de um arquivo PDF/A?
A principal vantagem do formato PDF/A é a adequação para arquivamento de longo prazo. Isso faz do PDF/A uma excelente opção para usuários que precisam armazenar arquivos digitais por longos períodos. Esse formato é especialmente útil em instituições como bancos, bibliotecas, seguradoras, órgãos governamentais e arquivos.
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