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Digitalizar documentos: 43 documentos para priorizar.
Crie cópias digitais para um arquivamento seguro e eficiente.
Digitalize arquivos importantes e mantenha-os atualizados usando tecnologias modernas.
A maioria das pessoas entende a importância dos documentos, mas talvez não perceba o quanto eles ficam vulneráveis quando estão em formato físico. Converter, digitalizar e armazenar arquivos PDF online são os primeiros passos para arquivar melhor os documentos.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de criar versões digitais de registros em papel. As cópias digitais podem servir como backup dos originais ou como formatos mais acessíveis e adaptáveis para visualizar o conteúdo em vários locais. Os documentos que podem ser digitalizados incluem notas fiscais, contratos, relatórios, apólices de seguro, cartas e fotografias.
O processo de digitalização consiste em mais do que apenas escanear e criar imagens de documentos: ele também envolve produzir versões eletrônicas e editáveis dos arquivos, permitindo converter um sistema de arquivamento do papel para o digital.
As empresas costumam ter um número enorme de arquivos relacionados a recursos humanos, informações de clientes e colaboração interna. À medida que o mundo muda para formas digitais de fazer negócios, com trabalho remoto e interação com os principais clientes online, muitas empresas querem disponibilizar eletronicamente os documentos importantes. Ao digitalizar as informações, você consegue extrair melhores insights de dados. Além disso, pode ser mais caro produzir, armazenar e acessar os arquivos em papel, então a digitalização pode ter um ótimo custo-benefício, além de ter outras vantagens.
As pessoas usam a digitalização para preservar documentos legais e pessoais importantes. Usando equipamentos simples como um scanner, é possível digitalizar e preservar itens como cartas e fotos de família.
Digitalizar documentos cria cópias extras e pode facilitar e agilizar a pesquisa de informações importantes. No entanto, você talvez fique com um pé atrás devido aos riscos de segurança de armazenar os arquivos na nuvem ou acessá-los online. De acordo com um relatório da IBM, os custos com violações de dados em 2021 foram os mais altos em 17 anos. Essas violações podem levar à perda de documentos ou ao roubo de informações confidenciais. Felizmente, existem inúmeras maneiras de manter os documentos seguros online. Fazer um backup seguro ou proteger os arquivos PDF com senha, por exemplo, pode ajudar muito a proteger as informações.
Como digitalizar documentos.
1. Crie um cronograma. Se você tiver caixas e mais caixas de documentos, pense em quanto tempo levará para revisar os papéis, escaneá-los, fazer o upload dos arquivos, nomeá-los e organizá-los adequadamente. Delegue a tarefa a uma pessoa ou equipe e crie um cronograma para garantir que seja feita. As empresas lidam com muita papelada, mas investir tempo e dinheiro na digitalização pode valer a pena. As pessoas físicas geralmente têm menos papéis, mas ainda assim esse pode ser um grande volume. Se estiver digitalizando os documentos sozinho, reserve um tempo para essa tarefa para evitar procrastinação. Se possível, contrate alguém de confiança para ajudar.
2. Tenha acesso a um scanner. Um scanner de alto volume com função de fornecimento de papel automático é ideal para trabalhos desse porte, mas a impressora que você tem em casa ou no escritório provavelmente consegue dar conta do escaneamento. Se não tiver um dispositivo desses, baixe um aplicativo de scanner gratuito no seu smartphone. Essa tecnologia é mais avançada do que apenas tirar uma foto com a câmera do celular. Ela pode ajudar você a alinhar e produzir imagens de alta qualidade e, com o software de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), ela consegue reconhecer e converter texto para um formato eletrônico acessível. Uma terceira opção é usar os serviços de digitalização de documentos de uma empresa especializada.
3. Organize-se. Ao aprender como organizar arquivos digitais, decida quais documentos deseja digitalizar e crie um processo para ordená-los. Você pode organizá-los por data, trimestre, cliente ou tipo. Prepare a estação de trabalho e organize os arquivos agrupando-os ou colocando-os na ordem correta. Tenha bastante espaço e um plano para identificar e armazenar os papéis já processados. Decida um sistema de nomenclatura para os arquivos. Quais informações são cruciais e como garantir que os documentos sejam nomeados de maneira consistente para serem encontrados facilmente depois?
4. Comece. Siga as instruções no aplicativo para dispositivos móveis ou no scanner. A digitalização de documentos geralmente envolve apenas algumas etapas simples, como colocar ou alinhar o papel, pressionar Digitalizar, salvar o arquivo e nomeá-lo.
5. Coloque o novo processo em prática. Converse com sua equipe e com todas as pessoas que acessam ou enviam novos arquivos. Selecione ou crie um sistema de armazenamento eletrônico prático. Todos os ativos eletrônicos devem estar nas pastas corretas e com as permissões de acesso adequadas. Tome medidas para garantir que informações confidenciais estejam protegidas por senha ou bloqueadas para quem não tem permissão para acessar.
Digitalizar documentos empresariais.
É fácil perder documentos empresariais físicos que ficam desprotegidos, mas os documentos digitalizados têm menos chance de serem perdidos ou danificados, além de serem mais flexíveis. Após digitalizar, você pode converter os arquivos em qualquer formato, como planilhas do Excel em PDF ou até mesmo apresentações do PowerPoint em PDF, para tamanhos de arquivo menores, o que significa reduzir o uso de papel e diminuir a quantidade de armazenamento usada.
Existem muitos tipos de documentos empresariais que podem e devem ser digitalizados. Os mais comuns estão relacionados a recursos humanos, informações de clientes e colaboração interna.
Recursos humanos
A segurança e proteção de documentos são prioridades para os departamentos de RH, que vivem lidando com informações confidenciais. Digitalizar documentos ajuda a garantir que os profissionais de RH sempre tenham tudo de que precisam.
Para o departamento de RH, é importante digitalizar os seguintes documentos:
- Informações de folhas de pagamento
- Contratos de trabalho
- Relatórios de saúde e de segurança
- Estatutos e políticas
- Manual dos funcionários
- Descrições de cargos
- Informações financeiras como formulários fiscais
- Informações de seguros
- Informações de planos de aposentadoria
- Reclamações
Informações relacionadas a clientes
Os documentos relacionados a clientes em formatos digitais garantem um backup seguro e melhoram o atendimento, pois a última coisa que um cliente quer é esperar enquanto você busca as informações deles. Ao armazenar esses dados online ou na nuvem, a equipe atende mais rapidamente às solicitações dos clientes.
Os documentos de clientes que devem ser digitalizados incluem:
- Notas fiscais e transações
- Contratos com clientes
- Propostas
Colaboração interna
Os funcionários colaboram melhor quando podem acessar os documentos empresariais em um só local, como a nuvem. Em caso de violação ou corrupção de dados, os arquivos originais estarão a salvo na nuvem.
Além disso, se acontecer um desastre, será mais rápido colocar o site de volta no ar se os arquivos estiverem salvos. Recriar os documentos do zero consome tempo e esforço. Prepare-se bem para nunca precisar fazer isso.
Garanta que a colaboração interna continue fluindo bem digitalizando estes documentos:
- Materiais de marketing
- Publicações do blog
- Guias de estilo
- Relatórios de vendas
- Demonstrativos financeiros
- Documentos fiscais
- Planos de negócios
- Qualquer outro documento essencial para o sucesso da sua empresa
Você poupará tempo e dinheiro se não precisar substituir os documentos quando necessário.
Preservar documentos pessoais online.
Guardar a história e as fotos da sua família em uma caixa no guarda-roupa não é o suficiente para garantir que as gerações futuras consigam ter acesso a esses arquivos. Digitalizar esses itens facilita o compartilhamento com amigos e familiares, além de protegê-los contra perdas ou danos. É seguro salvar dados online, pois garante o acesso a esses documentos, aconteça o que acontecer.
Documentos legais
Todos os tipos de documentos legais, principalmente pessoais, são muito importantes. A maioria das pessoas precisa ter acesso a eles facilmente em determinadas situações. De um testamento detalhando a distribuição de bens a uma procuração permitindo que alguém conduza os negócios durante sua ausência, esses documentos podem ser de grande importância.
Garanta que os seguintes documentos legais importantes possam ser acessados em qualquer situação armazenando cópias deles em um formato prático, como PDF:
- Inventário de bens pessoais
- Escrituras de propriedades privadas
- Testamentos e escrituras de fideicomisso
- Informações confidenciais e documentos importantes
Isso inclui informações de seguros, certidões de nascimento, registros de correspondência com autoridades governamentais e muito mais. Você pode escanear e salvar muitos desses documentos. Exemplos de registros confidenciais e importantes que devem ser digitalizados:
- Informações de cartões de crédito
- Informações e extratos de contas bancárias
- Certidões de nascimento
- CPFs
- Certidões de casamento e divórcio
- Carteiras de motorista e RGs
- Passaportes
- Diplomas e certificados
- Apólices de seguro: automóvel, residência, aluguel, vida, saúde, visão
- Carteiras de vacinação
- Currículos
Itens sentimentais
Os documentos sentimentais ajudam a relembrar memórias de momentos importantes da vida. Mas essas lembranças podem desaparecer em um piscar de olhos, por isso é essencial salvar cópias digitais.
Guardar as fotos de família convertidas de JPG em PDF é uma forma inteligente de manter essas imagens preciosas seguras. Isso também facilita o compartilhamento de fotos antigas com familiares. É possível e recomendado digitalizar itens como:
- Diários, cadernos pessoais e álbuns de recortes
- Lembranças de casamento
- Fotos antigas
- Cartões de datas especiais, cartas e cartões postais
- Fitas VHS
- CDs
- DVDs
Embora não seja possível armazenar o conteúdo de fitas VHS, CDs ou DVDs em PDFs, você ainda pode digitalizá-los. Geralmente, é fácil digitalizar um CD ou DVD. Já as fitas VHS exigem equipamentos específicos ou serviços de profissionais de transformação digital.
As vantagens de converter cópias físicas em PDF.
Ferramentas como o Acrobat Reader permitem armazenar, visualizar e compartilhar documentos PDF com segurança.
Compartilhamento prático
Você não precisará se preocupar em procurar cópias em papel de um documento sempre que precisar compartilhá-lo. Para enviar uma cópia de um documento importante, basta anexá-lo a um e-mail ou mensagem de texto.
Armazenamento fácil
Você pode armazenar documentos importantes no computador, no telefone, em um disco externo ou na nuvem. Todas essas opções ocupam menos espaço do que documentos em papel.
Backup automático
Ao digitalizar um documento com a câmera no Adobe Scan, você pode salvar os arquivos como PDFs no dispositivo ou na nuvem, então é mais fácil encontrar cópias de reserva de tudo.
Proteção contra desastres
As cópias físicas de documentos podem molhar, pegar fogo ou simplesmente serem perdidas. Guardar uma versão digital desses arquivos em vários locais, incluindo a nuvem, aumenta as chances de mantê-los seguros e intactos.
Atualização de documentos
Caso precise personalizar um documento, você pode alterar facilmente a fonte, a cor ou o tamanho de um PDF. Às vezes, um documento pode precisar ser assinado, revisado ou alterado. Fazer esses ajustes digitalmente é muito mais simples do que atualizar documentos em papel.
Ao transformar arquivos físicos em cópias digitais, o acesso e o uso ficam muito mais práticos, então você não precisa se preocupar se os documentos antigos vão sumir. Além disso, você pode manter tanto cópias físicas quanto um histórico eletrônico detalhado, abrangendo desde certidões de nascimento e árvores genealógicas até contratos e recibos da declaração de imposto de renda do ano passado. Mantenha esses documentos protegidos e seguros, garantindo mais tranquilidade no dia a dia.
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