Tabellen-verzeichnis in Word erstellen: Anleitung und Tipps
Tabellenverzeichnis Word: So gelingt eine klare Struktur
Ein Tabellenverzeichnis in Word ermöglicht es dir, deine Tabellen übersichtlich zu präsentieren, ohne dass Leser*innen lange suchen müssen. Es ist ein unverzichtbares Element für umfangreiche Arbeiten, da es dir hilft, Tabellen und Abbildungen strukturiert in deinen Text einzubinden. In diesem Beitrag erfährst du:
- Wie du deine Tabellen richtig beschriftest.
- Wie du ein automatisches Tabellenverzeichnis in Word erstellst.
- Ob du Abbildungs- und Tabellenverzeichnis kombinieren kannst.
- An welcher Stelle das Tabellenverzeichnis eingebaut werden muss.
Automatisches Tabellenverzeichnis in Word erstellen: So geht’s
Im Tabellenverzeichnis deiner wissenschaftlichen Arbeit (z. B. Masterarbeit, Bachelorarbeit, Hausarbeit, etc.) stellst du alle Tabellen, die in deinem Text vorkommen, übersichtlich dar. Das Verzeichnis besteht aus folgenden Punkten:
- Einer Überschrift vor dem Verzeichnis, meist „Tabellenverzeichnis“.
- Einer aussagekräftigen Tabellenbeschriftung.
- Der Seitenzahl als Hinweis, wo die Tabelle in deiner Arbeit zu finden ist.
Die Tabellen werden in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie im Text erscheinen.
Schritt 1: Beschrifte deine Tabellen
Ein automatisches Tabellenverzeichnis lässt sich in Microsoft Word mit wenigen Klicks erstellen. Damit deine Tabellen darin allerdings korrekt aufgeführt werden, musst du sie zunächst beschriften. Die Beschriftung wird benötigt, damit Word deine Tabellen als Gegenstände für das Verzeichnis erkennt. Außerdem können Leser*innen mithilfe der Beschriftung Bezug auf die Tabelle nehmen sowie über die Quellenangabe die darin bereitgestellten Informationen nachverfolgen.
Füge die Beschriftung hinzu (Möglichkeit 1):
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Tabellenziehpunkt > „Beschriftung einfügen“.
- Wähle bei „Bezeichnung“ „Tabelle“ aus. Falls es diesen Begriff nicht zur Auswahl gibt, kannst du ihn unter „Neue Bezeichnung“ anlegen. Schreibe dann den kompletten Titel der Tabelle in das Feld „Beschriftung“.
- Wähle als Position „Über dem ausgewählten Element“ und bestätige mit „OK“.
Füge die Beschriftung hinzu (Möglichkeit 2):
- Gehe im Menü auf den Reiter „Referenzen“.
- Klicke auf „Beschriftung einfügen“.
- Es öffnet sich das gleiche Fenster wie bei Möglichkeit 1. Führe die oben genannten Schritte aus.
Die Beschriftung steht bei einer Tabelle nach wissenschaftlichem Standard oberhalb der Tabelle. Einzelne Institute können allerdings andere Richtlinien vorgeben. Die Quelle steht immer unterhalb der Tabelle. Wird die Beschriftung ebenfalls darunter eingefügt, steht sie entweder neben oder über der Quellenangabe.
Die Beschriftung sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Eine fortlaufende Nummerierung bzw. Tabellennummer, beginnend mit „Tabelle 1“, „Tabelle 2“, etc. (setzt Word automatisch).
- Eine eindeutige Beschreibung des Inhalts der Tabelle.
- Die Quellenangabe unter der Tabelle.
- Alle relevanten Informationen möglichst kurz gehalten.
Beachte: Übernimmst du Tabellen von anderen Autor*innen, muss deren Tabellenbeschriftung beibehalten werden. Es darf keine eigene verwendet werden.
Formatiere deine Tabellenbeschriftung:
Die Schriftart und Schriftgröße gefallen dir nicht? Dann kannst du diese nach Belieben formatieren:
- Markiere deine Beschriftung.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Beschriftung > „Schriftart“. Es öffnet sich ein Fenster.
- Wähle die gewünschte Schriftart, -größe, und -farbe aus und bestätige deine Angaben mit „OK“.
Unter „Erweitert“ hast du die Möglichkeit, weitere Einstellungen wie Textposition und Maßstab zu formatieren.
Marcus Wittkamp, wissenschaftlicher Autor und Lektor
Schritt 2: Füge das automatische Tabellenverzeichnis ein
Das automatische Tabellenverzeichnis kannst du in Word mit wenigen Klicks erstellen. Schreibe an der gewünschten Stelle zunächst eine Überschrift und klicke dann in die Zeile darunter.
- Wähle die Registerkarte „Referenzen“.
- Klicke auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“.
- Wähle im sich öffnenden Fenster unter „Beschriftung“ die Option „Tabelle“ aus. Konfiguriere dein Tabellenverzeichnis ggf. noch weiter.
- Word erstellt mit Klick auf „OK“ automatisch ein vollständiges Verzeichnis deiner Tabellen.
Word-Tabellenverzeichnis aktualisieren
Du kannst dein Tabellenverzeichnis jederzeit anpassen. Es ist daher kein Problem, Tabellen zu löschen oder neue hinzuzufügen. Du kannst dein Tabellenverzeichnis in Microsoft Word wie folgt aktualisieren:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis.
- Wähle „Felder aktualisieren“ aus. Hier hast du dann die Möglichkeit (a) die Tabelle insgesamt zu aktualisieren oder (b) nur die Seitenzahlen.
Beachte, dass du das Tabellenverzeichnis vor der Abgabe der wissenschaftlichen Arbeit unbedingt aktualisieren solltest, damit sich die Seitenzahlen und anderen Angaben mit der finalen Version decken.
Tipp: Die Acrobat Onlinetools helfen dir auf verschiedene Weise beim Erstellen deiner Abschlussarbeit. Nutze den KI-Assistent Mit PDF chatten, um komplexe Texte und Dokumente schnell zusammenzufassen und zu verstehen. Tools wie Seiten nummerieren, PDF komprimieren oder Word in PDF helfen dir beim letzten Schliff deiner Arbeit.
Tabellen- und Abbildungsverzeichnis kombinieren
Ein Tabellen- und Abbildungsverzeichnis ist nicht zwingend Bestandteil einer wissenschaftlichen Arbeit. Gibt es nur wenige Tabellen oder Abbildungen, können beide Verzeichnisse in Form eines Darstellungsverzeichnisses zusammengefasst werden.
Abbildungen und Tabellen erhalten dann ebenfalls zunächst eine Beschriftung. Das funktioniert genau wie bei der Beschriftung für eine Tabelle, nur dass Tabellen und Abbildungen dann einheitlich als „Darstellung“ bezeichnet werden (z. B. Dar. 1). Unabhängig davon, ob es sich um eine Abbildung oder eine Tabelle handelt, werden die Darstellungen nach der Reihenfolge ihres Auftretens durchnummeriert. Das Einfügen des automatischen Darstellungsverzeichnisses erfolgt wie beim Tabellenverzeichnis über „Referenzen“ > „Abbildungsverzeichnis einfügen“.
Wichtige Tipps für Tabellen und deren Verzeichnisse
Ein professionelles Tabellenverzeichnis erfordert einige grundlegende Schritte und bewährte Praktiken. Hier sind die wichtigsten Tipps, um sicherzustellen, dass dein Tabellenverzeichnis den Kriterien entspricht:
- Setze das Tabellenverzeichnis an die richtige Stelle
Das Tabellenverzeichnis kommt nach dem Inhaltsverzeichnis (und ggf. dem Abbildungsverzeichnis), aber vor dem Abkürzungsverzeichnis und der darauffolgenden Einleitung des Dokuments. - Füge Tabellen nicht als Screenshots ein
Anstatt sie als Screenshots einzufügen sollten Tabellen immer direkt in Microsoft Word erstellt werden. Screenshots sind nicht editierbar und können somit nicht automatisch ins Verzeichnis aufgenommen werden. Auch wenn du eine Tabelle aus der Fachliteratur einbauen willst, solltest du diese selbst nachbauen und die Quelle angeben, anstatt einen Screenshot davon einzufügen. - Verwende Tabellenbeschriftungen konsequent
Jede Tabelle muss eine eindeutige Beschriftung erhalten, damit sie korrekt im Verzeichnis erscheint. Sie sollte möglichst kurz sein, aber dennoch alle relevanten Informationen enthalten, z. B. „Tabelle 1: Umsatzentwicklung 2024“. - Verwende ein einheitliches Tabellenformat
Sorge für ein einheitliches Erscheinungsbild deiner Tabellen. Nutze Word-Formatvorlagen, um Schriftart, Größe und Farben der Tabellen zu standardisieren. - Aktualisiere dein Verzeichnis
Bei Änderungen im Word-Dokument muss auch das Tabellenverzeichnis aktualisiert werden. Mache einen Rechtsklick auf das Verzeichnis und wähle „Felder aktualisieren“. Besonders wichtig ist das, wenn du deine Arbeit finalisiert hast. - Führe Tabellen und Abbildungen getrennt auf
Wenn dein Dokument sowohl einige Tabellen als auch Abbildungen enthält, erstelle separate Verzeichnisse für beide. So bleibt das Dokument übersichtlich und Leser*innen können schneller finden, was sie suchen. Im Regelfall sollte immer dann eine Trennung in Abbildungs- und Tabellenverzeichnis vorgenommen werden, wenn es mehr als eine Tabelle bzw. mehr als eine Abbildung im Text gibt. - Gib die Quelle an
Wenn du in deiner Tabelle Daten anderer Autor*innen benutzt, musst du unter der Tabelle die Quelle(n) angeben. Die Angabe wird als normaler Text eingefügt, du brauchst keine spezielle Formatierung, allerdings muss die Schriftart und die Schriftgröße den Vorgaben des Lehrstuhls gerecht werden. Im Regelfall wird die Beschriftung ein bis zwei Schriftgrade kleiner als der Schriftgrad im Text (also z.B. Schriftgrad 10 anstatt Schriftgrad 12 im Text) dargestellt. Sie erfolgt normalerweise wie ein direktes Zitat, also inklusive des Namens des Autors bzw. der Autorin, dem Erscheinungsjahr der Quelle und ggf. auch der Seitenzahl. Hast du die Daten der Tabelle selbst erhoben bzw. stammen die Informationen von dir, gibst du „Eigene Darstellung“ anstelle der Quelle an.