Partage et révision de fichiers

Acrobat Reader offre une large gamme de fonctionnalités et d’outils pour partager et réviser des fichiers. En étant abonné aux fonctionnalités de partage et de révision, vous pouvez :

  • Partager des fichiers en lecture seule (gratuit) ou des fichiers pour révision (abonnement) afin que les destinataires puissent commenter et annoter des fichiers.

  • Accéder à l’interface utilisateur et aux fonctionnalités Partager similaires sur les postes de travail, le web et les appareils mobiles.

  • Synchroniser les fichiers sur tous les appareils connectés.

  • Créer des révisions, y participer et les gérer.

  • Obtenir des notifications en temps réel des consultations de fichiers, des modifications et de la participation, et une prise en charge des balises @mention.

Partage d’un fichier PDF

Pour utiliser les services de partage, votre appareil doit être connecté à Internet. Pour partager des fichiers PDF :

  1. Ouvrez un fichier PDF. Si le menu supérieur n’est pas visible, appuyez sur le document.

  2. Appuyez sur shareicon.

  3. Ajoutez une ou plusieurs adresses électroniques.

  4. Appuyez sur l’objet ou sur la zone de texte du message pour les modifier, si nécessaire.

  5. Vous pouvez également activer l’option Autoriser les commentaires si vous souhaitez que les destinataires ajoutent des commentaires et des annotations. Un fichier est en mode lecture seule lorsque le bouton Autoriser les commentaires est désactivé.

  6. Pour définir une échéance, appuyez sur gearicon > Définir l’échéance. Définissez la date puis appuyez sur Définir l’échéance.

  7. Appuyez sur Envoyer.

Le fichier est automatiquement transféré dans Document Cloud. Les destinataires des documents peuvent accéder au fichier depuis le web ou encore depuis leur poste de travail ou leur téléphone.

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Balise de partage

Vous pouvez facilement déterminer si un fichier est partagé à partir de la vue Accueil ou dans le menu contextuel du fichier. Les fichiers partagés sont signalés par une icône de groupe. Lorsque vous recherchez un fichier, la balise s’affiche également dans les résultats de la recherche.

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Partagé « par vous » et « par d’autres »

La liste Fichiers partagés affiche tous les fichiers en deux groupes, Par d’autres et Par vous.

  1. Appuyez sur sharedfilelisticon pour afficher vos fichiers partagés.

  2. Appuyez sur les onglets Par d’autres ou Par vous pour afficher la liste de fichiers respectifs.

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Partage de commentaires

Si vous avez accès aux commentaires sur un fichier partagé, vous pouvez partager des commentaires, ajouter des notes et annoter le fichier. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Ouverture d’un PDF

  2. Appuyez sur editicon.

  3. Appuyez sur Commenter.

  4. Appuyez sur un outil dans la barre d’outils de commentaires.

  5. Placez votre annotation dans le document.

  6. Appuyez sur Publier.

Vous pouvez répondre aux commentaires, changer la couleur, supprimer des commentaires et afficher tous les commentaires.

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Parcourez les commentaires en affichant tous les commentaires et en faisant défiler la liste ou en utilisant les flèches précédente et suivante.

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Remarque

Pour plus d’informations sur les workflows de révision, voir Partage de fichiers et lancement de révisions.

Lancement d’un partage ou d’une révision

Vous pouvez facilement partager des fichiers pour révision, puis suivre et gérer le partage depuis votre appareil mobile, votre poste de travail et le web. Vous recevrez des notifications Push au fur et à mesure de la participation des réviseurs.

  1. Ouvrez un fichier PDF. Si le menu supérieur n’est pas visible, appuyez sur le document.

  2. Appuyez sur shareicon.

  3. Ajoutez une ou plusieurs adresses électroniques.

  4. Facultatif : appuyez sur l’objet ou sur la zone de texte du message pour les modifier.

  5. Si vous envoyez le fichier pour révision, activez l’option Autoriser les commentaires. Si vous sélectionnez Afficher, les fichiers seront en lecture seule. Si vous sélectionnez Réviser, les destinataires pourront ajouter des commentaires et des annotations.

  6. Vous pouvez définir une échéance pour les révisions : appuyez sur gearicon > Définir l’échéance. Définissez la date puis appuyez sur OK.

  7. Sélectionnez Envoyer.

Le fichier est automatiquement transféré dans Document Cloud. Les destinataires des documents peuvent accéder au fichier depuis le web ou encore depuis leur poste de travail ou leur téléphone. Vous pouvez également partager un lien vers le fichier ou une copie du fichier.

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Révision de fichiers

La fonctionnalité de révision vous permet d’ajouter des commentaires et des annotations, de modifier des commentaires, de répondre aux commentaires et de recevoir des notifications lorsqu’il y a une activité dans votre flux de commentaires.

  1. Lorsque vous recevez une invitation à une révision par courrier électronique, cliquez sur le lien. Cliquer sur le lien dans des applications mobiles tierces ouvre automatiquement Acrobat Reader pour la révision.

  2. Connectez-vous avec votre Adobe ID. L’avantage de se connecter réside dans le fait que vous pouvez modifier ou supprimer vos commentaires à tout moment, y compris lors de futures sessions.

  3. Ajoutez des commentaires, répondez-y et supprimez-les comme d’habitude.

  4. Le document est automatiquement enregistré. De plus, tous les réviseurs peuvent afficher vos commentaires.

Remarque

L’utilisation de la balise aticon entraîne l’envoi d’une notification Push au réviseur mentionné. L’application envoie également des notifications en cas d’ajout ou de modification d’un commentaire ou d’une notification.

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Utilisation des commentaires

Lorsque vous appuyez sur un commentaire, l’application affiche les outils de modification. Depuis cet emplacement, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Ouvrir la liste complète des commentaires.

  • Résoudre les commentaires (marquer comme lu).

  • Modifier la couleur de vos annotations.

  • Supprimer vos commentaires.

  • Modifier vos commentaires.

  • Parcourir les commentaires.

  • Répondre.

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Réponse à un commentaire

À partir de la liste de commentaires :

  1. Appuyez sur le commentaire.

  2. Saisissez le texte.

  3. Appuyez sur Répondre.

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Mention d’un réviseur spécifique

En plus de répondre au commentaire d’un autre utilisateur, vous pouvez utiliser la balise @mention pour le mentionner directement. De cette façon, l’utilisateur reçoit une notification l’informant qu’il a été mentionné.

Pour utiliser la balise, procédez comme suit :

  1. Créez un commentaire ou répondez à un commentaire.

  2. Appuyez sur aticon pour afficher la liste des réviseurs.

  3. Appuyez sur le nom d’un réviseur.

  4. Terminez votre commentaire et appuyez sur Répondre.

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Modification et suppression de commentaires

Pour supprimer des commentaires et des réponses dont vous êtes l’auteur, procédez comme suit :

  1. Appuyez sur le commentaire.

  2. Appuyez sur overflowicon.

  3. Appuyez sur Modifier ou Supprimer.

Révision hors ligne

Vous pouvez réviser des fichiers même lorsque vous êtes hors ligne. L’application enregistre vos commentaires et les synchronise dans le document dès que vous êtes connecté à Internet.

Recherche et navigation dans les commentaires

Affichage de la liste de commentaires

Pour afficher des commentaires, appuyez sur overflowicon > Liste de commentaires.

Filtrage des commentaires

L’application permet de filtrer les commentaires de nombreuses manières afin que vous puissiez trouver facilement ce dont vous avez besoin. Vous pouvez filtrer les commentaires par période, réviseurs, et selon qu’ils ont été lus ou résolus.

  1. Appuyez sur filtericon.

  2. Appuyez sur un filtre.

  3. Appuyez sur Appliquer.

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Effacement des filtres

Lorsque vous appliquez un filtre aux commentaires, une barre de filtre en bas du document indique le nombre de filtres sélectionnés et comprend un bouton Effacer. Appuyez sur Effacer pour supprimer tous les filtres.

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Affichage des notifications

Les plates-formes pour les postes de travail, les appareils mobiles et le web fournissent un service de notification puissant qui vous prévient des modifications de fichiers, des messages des réviseurs et d’autres événements. Appuyez simplement sur bellalerticon pour afficher les dernières notifications.

Il existe deux types de notifications : les demandes et les simples messages. Les demandes sont similaires aux éléments d’actions. Il peut s’agir de messages directs, de demandes de révision d’un fichier, etc.

Remarque

Les notifications incluent les dates limites, les rappels, les messages en temps réel provenant de l’expéditeur et d’autres messages. En fonction de vos autorisations, il est également possible que les notifications apparaissent sur l’écran d’accueil de votre appareil.

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Gestion des révisions

Vous recevrez une notification lorsque des réviseurs affichent et commentent votre fichier et vous pourrez contrôler activement et suivre les révisions en ligne ou sur votre poste de travail.

Une fois que vous avez partagé un fichier, vous pouvez suivre et gérer ce partage. À partir de n’importe quelle liste de fichiers, sélectionnez un fichier et utilisez le panneau de droite pour entreprendre une action.

Les fonctionnalités permettent de réaliser les actions suivantes :

  • Envoyer un message en temps réel aux réviseurs. Les messages sont reçus sous forme de notifications

  • Afficher la liste des réviseurs et le nombre de commentaires ajoutés par chaque réviseur

  • Voir qui a consulté le fichier et quand

  • Ajouter des réviseurs

  • Annuler le partage de fichiers et supprimer des révisions

Pour gérer une révision lorsqu’un document est ouvert, cliquez sur overflowicon.

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Remarque

L’application offre une fonctionnalité similaire pour les fichiers partagés (fichiers en lecture seule qui ne sont pas en cours de révision).

Consultation de l’état de la révision

Lorsqu’un fichier en révision est ouvert, la barre supérieure comprend un aperçu de l’état actuel de la révision. Celui-ci indique les éléments suivants :

  • L’état de synchronisation du document. Les fichiers modifiés sont automatiquement synchronisés dans Document Cloud. Les fichiers enregistrés affichent un cercle vert

  • Titre du document (tablettes uniquement)

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Définition de dates limites pour les révisions

Vous pouvez définir une date limite lors de la configuration d’une révision afin qu’elle se termine automatiquement.

  1. Appuyez sur gearicon, puis sur Définir l’échéance.

  2. Configurez le widget de calendrier.

  3. Appuyez sur OK.

Remarque

Les notifications sont envoyées à tous les destinataires à la date d’échéance.

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Définition de rappels pour les révisions

Vous pouvez spécifier un rappel pour que vous et les destinataires de la révision receviez des rappels indiquant que cette dernière est active.

  1. Appuyez sur Définir un rappel.

  2. Configurez le widget de calendrier.

  3. Appuyez sur OK.

Ajout de réviseurs

L’initiateur de la révision peut ajouter des réviseurs à un partage ou à une révision en cours à tout moment.

À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Participants.

  3. Appuyez sur Ajouter des personnes.

  4. Saisissez une adresse électronique, puis appuyez sur Envoyer.

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Affichage des destinataires qui ont consulté un fichier

Les destinataires de documents qui n’ont pas encore ouvert un fichier apparaissent dans la liste des destinataires avec l’icône notviewedicon à côté de leur nom.

À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Destinataires.

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Affichage du message de la révision

Si vous devez réviser le message que vous avez envoyé lors du partage du fichier, procédez comme suit à partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Partagé ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Message.

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Annulation du partage d’un fichier

À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Annuler le partage de fichier.

  3. Appuyez à nouveau sur Annuler le partage pour confirmer.

L’annulation du partage d’un fichier empêche tous les utilisateurs d’y accéder.

Suppression d’un partage ou d’une révision

Remarque

Je ne vois que Annuler le partage. Je ne vois pas Supprimer.

Seul l’initiateur de la révision peut la supprimer. À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Supprimer.

  3. Appuyez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Remarque

La suppression des privilèges de partage et de révision n’entraîne pas la suppression du fichier.

Signalement d’un abus

Les réviseurs peuvent signaler un abus lorsqu’un autre réviseur enfreint les conditions d’utilisation d’Adobe :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Signaler un abus.

  3. Appuyez sur Continuer et terminez le workflow.

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Retrait d’une révision

Le fait de supprimer votre lien vers une révision vous supprime en tant que réviseur.

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Me supprimer.

  3. Appuyez sur Me supprimer pour confirmer que vous souhaitez vous retirer de la révision.