ACROBAT
¿Qué es el software de OCR y cuál es su utilidad?
Descubre cómo el OCR puede ayudarte a digitalizar documentos impresos.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR), también conocido como reconocimiento de texto, existe desde hace casi 50 años. A medida que esta tecnología se ha ido introduciendo en nuestro trabajo, más presente está en nuestra vida cotidiana.
La tecnología nos ha permitido llevar el trabajo y los proyectos personales allá donde vayamos: desde nuestras oficinas hasta nuestros hogares, pasando por prácticamente cualquier destino del mundo. Gracias al avance tecnológico, cada vez son más las personas que pueden influir en la dirección que toma nuestro mundo. La comodidad y la facilidad son fundamentales en el mundo del contenido y la tecnología. Actualmente existen herramientas gratuitas de OCR para PDF que permiten transformar el contenido estático en un archivo inteligente en el que se pueden realizar búsquedas.
¿Qué es el OCR?
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que convierte documentos impresos en archivos de imagen digitales. Se trata de una especie de fotocopiadora digital que utiliza la automatización para transformar un documento escaneado en archivos PDF legibles por ordenador que se pueden editar y compartir. Un ejemplo de OCR sería cuando escaneas un recibo con tu ordenador. A continuación, el ordenador guardará el escaneo como una imagen. Aunque no se pueden buscar, editar ni contar las palabras de la imagen, una herramienta de OCR para PDF te permitirá convertir la imagen en un documento de texto con el contenido guardado como texto. Los programas de OCR pueden extraer datos de imágenes de cámara, archivos PDF que solo contienen imágenes y documentos escaneados. Esto permite modificar el contenido estático y elimina la necesidad de introducir los datos manualmente.
Utilidad del software de OCR para el trabajo con archivos PDF
Aunque el mundo en el que vivimos está dominado en gran medida por el ámbito digital, la mayoría de las empresas sigue utilizando soportes impresos. Entre ellos se incluyen documentos como facturas, contratos, documentos legales escaneados y otros formularios en papel. Los documentos en papel ocupan mucho espacio físico y su gestión requiere tiempo y esfuerzo. Los documentos digitales se están generalizando cada vez más en las empresas. Escanear documentos para convertirlos en imágenes puede llevar mucho tiempo, ya que requiere una introducción manual de datos. En la actualidad existen varias herramientas gratuitas de OCR para PDF que pueden ahorrar tiempo y dinero tanto a particulares como a empresas, al convertir imágenes en datos de texto que pueden leerse con otros programas empresariales. Esta tecnología agiliza las operaciones, permite realizar análisis, automatiza los procesos y mejora la productividad general.
Personas con discapacidad visual
El uso del OCR no se limita a la comodidad de poder escanear y buscar texto. El software de OCR ofrece un mejor acceso a las personas con cualquier tipo de discapacidad visual. El proceso de reconocimiento del OCR analiza el idioma y la estructura, y corrige las palabras que detecta como mal escritas. Su tecnología de corrección ortográfica permite transmitir la información más precisa. El OCR incluye un sintetizador de voz en su sistema que lee en voz alta el texto reconocido. Así, las personas con discapacidad visual pueden acceder al contenido a través del texto escaneado utilizando dispositivos de tecnología adaptativa que amplían la pantalla del ordenador u ofrecen la opción de escuchar el texto en voz alta o leerlo en braille. Gracias al software, el texto de los documentos escaneados puede leerse en voz alta según las preferencias de cada persona.
Funcionamiento del reconocimiento óptico de caracteres
Un software o motor de OCR para PDF funciona mediante una serie de pasos.
1. Análisis de la imagen. Un escáner lee el documento y lo convierte en datos binarios. El software de OCR examina el archivo escaneado y clasifica las zonas claras como fondo y las oscuras como texto.
2. Preanálisis. La tecnología de OCR perfecciona la imagen mediante diversas técnicas:
- Suavizado de los bordes de las imágenes de texto y eliminación de manchas digitales.
- Corrección de cualquier problema de alineación producido durante el escaneo mediante la inclinación del documento digitalizado.
- Reconocimiento de scripts en la tecnología de OCR multilingüe.
- Limpieza de líneas y cuadros en la imagen.
3. Reconocimiento de texto. La tecnología procesa el texto mediante la extracción de características y la comparación de patrones:
- La extracción de características desglosa la información lingüística en componentes como bucles cerrados, líneas, dirección de las líneas e intersecciones de líneas. A partir de ahí, utiliza estos componentes para buscar la mejor coincidencia o la más cercana.
- La comparación de patrones consiste en aislar una imagen de un carácter, denominada glifo, y compararla con un glifo similar que ya se encuentra almacenado. El reconocimiento de patrones solo puede funcionar si el glifo almacenado tiene una escala y una fuente similares a las del glifo añadido. Este método funciona mejor con imágenes escaneadas de documentos que se han escrito con una fuente ya conocida.
4. Posprocesamiento. Una vez analizado el contenido, el sistema transforma los datos de texto extraídos en un archivo informatizado. Algunas herramientas gratuitas de OCR para PDF pueden generar archivos con anotaciones que incluyen versiones anteriores y posteriores de un documento escaneado. Si el OCR no reconoce el texto, conviene verificar que el escaneo sea de alta calidad, con buena iluminación y sin distorsiones.
Historia y tipos de tecnología de OCR
Esta tecnología de transformación de documentos la desarrolló en 1974 Ray Kurzweil, fundador de Kurzweil Computer Products, Inc. Esta nueva tecnología era capaz de reconocer texto impreso en prácticamente cualquier tipo de letra. Kurzweil llegó a la conclusión de que el mejor uso que se le podía dar a su tecnología sería un dispositivo de aprendizaje automático para personas con discapacidad visual. Creó una máquina de lectura capaz de leer el texto en voz alta y convertir el texto a un formato de texto a voz. Vendió su empresa a Xerox en 1980, ya que Xerox estaba interesada en seguir comercializando la transformación de texto de papel a ordenador.
Actualmente, el OCR es capaz de ofrecer conversiones casi perfectas. Los flujos de trabajo de procesamiento de documentos pueden automatizarse mediante métodos avanzados de OCR. Antes de que existiera este software, los documentos tenían que volver a escribirse a mano, lo que requería mucho más tiempo, esfuerzo y recursos. Además, esto aumentaba la probabilidad de que se produjeran errores en el contenido. Hoy en día, el OCR es ampliamente accesible y sigue aumentando la eficiencia tanto en el ámbito personal como en el profesional.
Hoy en día, la ciencia de datos distingue entre diferentes tipos de software de OCR en función de su aplicación y uso. A continuación tienes algunos ejemplos:
- El software básico de reconocimiento óptico de caracteres almacena diferentes patrones de texto e imágenes de fuentes como plantillas. Este software utiliza algoritmos de comparación de patrones para detectar las diferencias entre las imágenes de texto. Analiza carácter por carácter en su base de datos interna. El reconocimiento óptico de palabras consiste en que el sistema reproduce el texto palabra por palabra. No es posible capturar todas las fuentes y todos los estilos de escritura a mano, ya que su variedad es ilimitada, por lo que esta solución tiene sus limitaciones.
- El software de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) forma parte de la tecnología de OCR moderna. El ICR lee el texto de la misma forma que lo hacen las personas. Mediante el uso de software de aprendizaje automático, se puede entrenar a las máquinas para que actúen como los humanos. Un sistema de aprendizaje automático denominado red neuronal analiza el texto y procesa imágenes de forma repetida. Busca elementos de la imagen, como líneas, curvas, bucles e intersecciones, y combina los resultados de los distintos niveles de datos para llegar a una conclusión final.
- Las tecnologías inteligentes de reconocimiento de palabras funcionan según las mismas reglas que el ICR, pero estas tecnologías analizan imágenes de palabras completas en lugar de transformar previamente las imágenes en caracteres.
- El reconocimiento óptico de marcas detecta marcas de agua, logotipos y otros signos de texto en un documento.
El mejor software de OCR
Estas son algunas de las mejores herramientas de OCR para PDF para uso personal y empresarial:
1. Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro ofrece todas las herramientas de OCR que necesitas para optimizar los flujos de trabajo y garantizar la eficiencia en la gestión de documentos. Con la versión Pro de Acrobat, dispones de todas las funciones básicas de OCR que necesitas, además de la posibilidad de añadir comentarios y opiniones a los documentos, la opción de comparar dos documentos, una herramienta especial para escanear tablas y mucho más. Los documentos se pueden ajustar en la pantalla del ordenador segundos después de escanearlos. El OCR de Acrobat se integra perfectamente con la aplicación gratuita Adobe Scan: puedes escanear documentos y convertirlos en archivos PDF. El texto se reconocerá automáticamente y podrás ajustarlo según sea necesario con la ayuda de las herramientas de OCR de Adobe.
2. OmniPage Ultimate
Este software destaca por su gran precisión en las conversiones. OmniPage Ultimate permite crear flujos de trabajo personalizados para que los documentos lleguen automáticamente al lugar correcto y en el formato adecuado.
3. Abbyy FineReader
Abbyy FineReader ofrece las herramientas PDF necesarias para transformar documentos en papel en archivos digitales. Este software reconoce el texto y lo convierte a PDF y a distintos formatos de Microsoft Office, entre otros. Permite comparar documentos, añadir anotaciones, comentarios y mucho más. Además, puede convertir grandes volúmenes de documentos en lotes y admite numerosos formatos de salida y 192 idiomas distintos.
4. Readiris
Readiris admite una gran variedad de formatos de archivo y permite añadir firmas y protecciones de seguridad a los documentos, así como comentarios, marcas de agua y anotaciones.
5. Rossum
Esta solución de OCR está diseñada para escanear facturas y extraer la información más relevante para exportarla al programa que utilices. El software emplea IA para analizar el documento e identificar los datos clave, sin depender de una plantilla fija. Esto resulta especialmente útil, ya que cada factura puede tener un formato diferente para presentar la información.
Casos prácticos reales y aplicaciones del OCR
Uno de los usos más habituales del OCR es la conversión de medios impresos en documentos de texto legibles por máquina. Otros casos prácticos del OCR consisten en facilitar el acceso al contenido a las personas con discapacidad visual, automatizar datos e indexar documentos para motores de búsqueda, como matrículas, facturas, pasaportes y mucho más.
Existe una gran variedad de software y herramientas de OCR para distintas necesidades cotidianas, tanto personales como profesionales.
- El software de análisis de diseño divide los documentos escaneados en secciones adecuadas para su procesamiento con OCR.
- Los motores de OCR identifican caracteres.
- Kits de desarrollo de software que añaden funciones de OCR a otras aplicaciones, como los sistemas de gestión de imágenes de documentos, las soluciones de gestión de registros o las aplicaciones de procesamiento de formularios.
- Interfaces gráficas para uno o varios motores de OCR.
Tecnología de OCR en empresas
La creación de documentos y la colaboración son piezas clave de la funcionalidad de una empresa. A medida que las empresas crecen, la carga de trabajo aumenta. Aunque normalmente se incorpora más personal al equipo, hay algunas tareas que pueden delegarse a esta práctica tecnología.
Al eliminar la introducción de datos manual en determinadas tareas, los equipos pueden centrar sus esfuerzos en actividades empresariales de mayor valor. Gracias a las capacidades de extracción y almacenamiento de datos automatizados, las empresas pueden mejorar sus flujos de trabajo y su eficiencia. Se reducen los costes, y los datos están más centralizados y seguros al ser digitales. Las empresas pueden usar el OCR para volcar datos de una hoja de Excel y visualizar el contenido en línea de forma organizada. Con el formato digital, se minimiza el riesgo de pérdida o robo de documentos. Además, toda la organización puede ponerse al día fácilmente, ya que la documentación digital da acceso a todas las personas a la información más actualizada.
Tecnología de OCR en la educación
El software de OCR es una herramienta muy útil para apoyar al alumnado en sus estudios. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puede contribuir en el ámbito educativo:
- Tomar apuntes resulta más fácil, ya que el OCR lee las palabras en voz alta para convertir el texto en voz.
- Se puede modificar el color o el tamaño del texto.
- Se pueden resaltar palabras, frases y párrafos completos.
- Se pueden colocar marcadores digitales para facilitar el desplazamiento por el texto.
El OCR es una herramienta fantástica para ayudar a estudiantes con dislexia. Se puede escanear una hoja de deberes en papel para convertirla en un documento digital y, así, poder utilizar herramientas que faciliten la lectura del documento.
Tecnología de OCR en el sector sanitario
En el sector sanitario, el OCR se utiliza para gestionar historiales de pacientes, como pruebas, historiales hospitalarios, tratamientos y pagos de seguros. Esta tecnología contribuye a agilizar los procesos de trabajo y a reducir la cantidad de trabajo manual que debe asumir el sector. El OCR facilita la gestión de los historiales y garantiza que el contenido esté actualizado. Se reduce el tiempo necesario para introducir datos en los historiales electrónicos y aumenta la precisión de los datos introducidos. Además, el OCR reduce la posibilidad de que se produzcan errores en la introducción de datos.
El OCR puede ayudar a recuperar información de los historiales médicos electrónicos (HME). Por ejemplo, el historial médico de un paciente puede estar almacenado en un HME, y el personal sanitario podría necesitar acceder a esa información. Mediante una búsqueda con OCR, podría obtener rápidamente la información que necesita. Los historiales médicos en papel pueden escanearse y digitalizarse para acceder fácilmente a la información. Esta tecnología puede utilizarse para escanear prescripciones y otros documentos importantes con el fin de reducir la posibilidad de errores y garantizar la seguridad de cada paciente. Con el OCR, se pueden crear formularios digitales para ahorrar papel y tiempo, además de facilitar la gestión de documentos.
OCR y aprendizaje automático
El OCR y el aprendizaje automático han crecido de forma exponencial en las últimas dos décadas y seguirán mejorando en los próximos años. La próxima generación de OCR se basa en el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, y no se limita a las capacidades de reconocimiento de caracteres del software anterior. Ya se trate de herramientas gratuitas de OCR para PDF o de software prémium basado en el reconocimiento óptico de caracteres, esta tecnología seguirá pensando y aprendiendo por sí misma. La tecnología de OCR no solo seguirá interpretando el texto escaneado, sino que también identificará el significado del texto y dará sentido al contenido.
La tecnología de OCR no solo seguirá interpretando el texto escaneado, sino que también identificará el significado del texto y dará sentido al contenido. El aprendizaje automático podría quedar en el pasado a medida que el aprendizaje profundo siga desarrollando y transformando las tecnologías de OCR. Las tecnologías de aprendizaje profundo se basan en redes neuronales que imitan el funcionamiento del cerebro humano para garantizar que los algoritmos no tengan que depender de patrones históricos para confirmar su precisión. El aprendizaje profundo significa que la tecnología puede hacer esto por sí misma y no solo ver el texto, sino también entender su significado.
Cómo el OCR optimiza los procesos y mejora la eficiencia
El software y la tecnología de OCR permiten reducir el trabajo manual, el tiempo invertido y los costes operativos. Convertir documentos estáticos en documentos digitales, inteligentes y con capacidad de búsqueda ayuda a las empresas a ofrecer una mejor experiencia tanto a sus clientes como a su equipo, al facilitar el acceso a la información. Al integrar las tecnologías de OCR en tu modelo empresarial, puedes hacer lo siguiente:
- Transformar documentos escritos a mano en documentos digitales editables.
- Escanear formularios cumplimentados a mano para automatizar revisiones, verificaciones, análisis y ediciones. Así, es posible ahorrar tiempo en el procesado manual de documentos y en la introducción de datos.
- Localizar documentos importantes con rapidez buscando una frase en la base de datos, sin necesidad de revisar archivos físicos uno por uno.
- Proteger y centralizar los datos, ya que los documentos digitales tienen menos posibilidades de perderse o ser sustraídos.
- Acceder a información precisa y siempre actualizada.
Gracias a la tecnología de OCR, la accesibilidad y la comodidad aumentan, lo que permite a las empresas atender mejor a su base de clientes y aliviar la carga de trabajo de sus equipos.
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¿Qué es el software de OCR y cuál es su utilidad?
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Un teléfono escaneando la foto de un ticket mediante OCR y convirtiéndolo en un archivo PDF que se puede abrir en el portátil
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