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Certificado de trabajo: definición y ejemplo gratuito
Redacta en pocos minutos una carta de certificación laboral perfecta.
Una carta de certificación laboral o certificado de trabajo acredita la situación de empleo de una persona para demostrar su estabilidad económica. Descubre cómo redactarla, cuándo es necesaria y cómo herramientas como Adobe Acrobat simplifican su creación e intercambio.
En tu perfil de LinkedIn consta dónde trabajas, pero la Administración, prestamistas y personas que arriendan su propiedad necesitan algo más que eso. Por lo general, para solicitar un préstamo, alquilar un piso, comprar un coche u obtener prestaciones hay que presentar un certificado de trabajo oficial. Se trata de un documento fundamental redactado por una empresa donde trabajas o has trabajado para acreditar tu situación de empleo.
Puede que alguien de tu equipo te haya pedido que redactes una carta, o que tu empresa necesite un modelo de certificado de trabajo para enviárselo a quien lo solicite. Saber cómo elaborar este tipo de documento te permitirá ahorrar tiempo y agilizar todo el proceso.
Consulta esta guía para descubrir qué son los certificados laborales, cuándo utilizarlos y cómo redactarlos. Además, te explicamos cómo Adobe Acrobat simplifica todo el proceso, desde la creación del documento hasta su envío y firma segura en línea.
¿Qué es una carta de certificación laboral?
Una carta de certificación laboral o certificado de trabajo es un documento oficial que confirma la situación de empleo de una persona, ya sea en la actualidad o en el pasado. No hay que confundirla con una carta de recomendación o referencia: la carta de certificación laboral se limita a confirmar los datos del historial laboral de alguien. Incluye la siguiente información:
- Nombre, cargo y descripción del puesto de la persona empleada
- Duración del empleo
- Dirección de la empresa
- Información salarial (aunque solicitarla es ilegal en algunos estados)
- Datos de contacto de la empresa
Quienes arriendan sus propiedades, los bancos y las instituciones gubernamentales pueden solicitar este documento para verificar los antecedentes o los ingresos de una persona. En la mayoría de los casos, estas entidades necesitan esta información para comprobar que la persona es económicamente solvente o de confianza.
Si necesitas un certificado de actividad laboral, ten en cuenta que no es lo mismo que una carta de oferta de empleo. Algunas instituciones aceptan una carta de oferta, sobre todo si estás a punto de incorporarte a un nuevo trabajo. Sin embargo, otras también pueden solicitar un certificado laboral, así que asegúrate de conocer la diferencia para evitar retrasos en los trámites. También es posible que te pidan nóminas, declaraciones de la renta o extractos bancarios además de la carta de certificación.
No todo el mundo necesitará un certificado de trabajo, pero es habitual en situaciones como estas:
- Alquiler de una vivienda
- Solicitud de prestaciones del Estado
- Solicitud de un préstamo para comprar un coche o una hipoteca
- Solicitud de ciudadanía
Una carta de certificación laboral debe ser breve y concisa. Redactarla es relativamente rápido y sencillo, aunque contar con las herramientas adecuadas lo facilitará aún más. Por ejemplo, el conversor de Word a PDF de Acrobat permite convertir el texto de la carta a un formato más seguro y fácil de compartir. Recopilar firmas oficiales también es muy sencillo gracias a la función Solicitar firmas, con la que puedes añadir firmas seguras y verificadas a los certificados de trabajo.
¿Por qué necesitas una carta de certificación laboral?
Este documento sirve como prueba de estabilidad financiera y de una trayectoria profesional sólida. Son muchas las situaciones en las que puede resultar necesario solicitar una carta de certificación laboral, por ejemplo:
- Solicitudes de visado o inmigración. Ya sea para un visado temporal o para obtener la ciudadanía permanente, estos trámites pueden requerir que demuestres que puedes mantenerte económicamente en el nuevo país.
- Solicitudes de préstamos y refinanciación. Las hipotecas, las tarjetas de crédito, los préstamos para vehículos y la refinanciación requieren una fuente de ingresos estable. Los bancos y prestamistas pueden solicitar la verificación de la carta de empleo para evaluar el riesgo de conceder dichos préstamos. En general, presentar una carta que acredite la estabilidad de los ingresos reduce ese riesgo y aumenta las probabilidades de obtener el préstamo.
- Contratos de arrendamiento. Las personas propietarias pueden solicitar certificados de trabajo como prueba de que puedes hacer frente al alquiler mensual.
- Prestaciones y ayudas gubernamentales. Los programas de asistencia social suelen solicitar un certificado de actividad laboral para determinar si se cumplen los requisitos necesarios para acceder a las prestaciones.
Las cartas de certificación laboral ofrecen a las instituciones la tranquilidad de que la solicitud es veraz. Quienes la solicitan no te conocen personalmente, por lo que este mayor nivel de verificación aumenta las probabilidades de obtener la aprobación.
Huelga decir que toda la información incluida en una carta de certificación laboral debe ser veraz. Facilitar datos incorrectos puede derivar no solo en el rechazo de la solicitud, sino también en demandas judiciales e incluso penas de prisión. La honestidad es siempre la mejor opción.
¿Qué debe incluir una carta de certificación laboral?
Los mejores modelos de certificados de trabajo incluyen únicamente la información necesaria para satisfacer las necesidades de quien la solicita. Este documento debe ser breve y conciso, y contener solo los datos solicitados para proteger la privacidad de la persona que lo envía.
No obstante, hay que tener en cuenta que cada parte solicitante tiene necesidades distintas. Por ejemplo, los organismos gubernamentales pueden requerir más información que alguien que quiere alquilarte una vivienda. Antes de enviarla, comprueba que la carta de certificación laboral cumple todos los requisitos de la parte solicitante; de lo contrario, probablemente tendrás que redactarla de nuevo.
Redactar esta carta en Word y convertirla a PDF es la mejor forma de compartirla con quien la solicita. Sin embargo, si detectas algún error o inexactitud tras convertir el archivo, utiliza el editor de PDF de Acrobat para añadir texto o comentarios en un instante. También puedes convertir un PDF a Word, aplicar los cambios y compartir el archivo PDF modificado.
También es importante saber qué no debe incluirse en un certificado laboral. Incorporar información inadecuada vulnera la privacidad del empleado o empleada y, en algunos casos, perjudica sus posibilidades de obtener un préstamo, una vivienda en alquiler o una prestación gubernamental.
Modelo de certificado de trabajo
Algunos departamentos de RR. HH. disponen de modelos de certificados de trabajo ya elaborados, pero también es fácil crear uno nuevo. Utiliza esta plantilla para redactar de forma rápida una carta de empleo eficaz y profesional.
[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]
[Ciudad, provincia, código postal]
[Dirección de correo electrónico]
[Número de teléfono]
[Fecha]
Estimado/a [Nombre de la persona o entidad solicitante]/A quien corresponda:
Por medio de la presente, se confirma que [Nombre completo del empleado/a] trabaja en [Nombre de la empresa] desde [Fecha de inicio] y ocupa actualmente el cargo de [Título del puesto]. Sus responsabilidades principales incluyen [breve descripción del puesto].
En la fecha de redacción de esta carta, [Nombre completo del empleado/a] está [en activo/contratado/a hasta Fecha] en régimen de [jornada completa/jornada parcial/contratista], con un salario actual de [Importe del salario] por [hora/año].
Si precisa más información, puede ponerse en contacto conmigo directamente en [Tus datos de contacto].
Atentamente,
[Tu firma]
[Tu nombre completo]
[Tu cargo]
[Nombre de la empresa]
Si con frecuencia te piden certificados de trabajo, plantéate la creación de una plantilla en Acrobat para garantizar la coherencia en toda tu organización.
Preguntas frecuentes sobre los certificados de trabajo
¿Cómo se redacta una carta de certificación laboral?
La manera más rápida de redactar este documento es partir de una plantilla de certificado de trabajo que puedes completar con los datos de la persona empleada. Deberás incluir lo siguiente:
- Tus datos de contacto
- Nombre del empleado o empleada, cargo y breve descripción de sus funciones
- Fechas de inicio y fin de la relación laboral
- Información salarial, si está permitido compartirla en tu país o región
¿Qué es un certificado laboral?
Entidades financieras, personas que arriendan propiedades e instituciones gubernamentales suelen solicitar certificados laborales para comprobar los ingresos o la estabilidad financiera de una persona. También es un documento habitual en los procesos de verificación de antecedentes.
¿Cómo se solicita una carta de certificación laboral al departamento de RR. HH. por correo electrónico?
Los departamentos de RR. HH. están muy familiarizados con la redacción de cartas de certificación laboral. Puedes empezar con un mensaje sencillo como este:
“Hola, [NOMBRE DE LA PERSONA REPRESENTANTE DE RR. HH.]:
Me pongo en contacto contigo para solicitar una carta de certificación laboral para [una hipoteca, un préstamo para un coche, una solicitud de alquiler, etc.]. La carta deberá incluir [lista de información solicitada]. ¿Podrías enviar la carta antes del [DÍA] de [MES]?
Gracias,
[TU NOMBRE]”
Indica al departamento de RR. HH. si se trata de una solicitud urgente.
¿Cómo certifican las empresas el trabajo por cuenta propia?
En este caso, quienes soliciten el certificado pedirán información financiera adicional. El trabajo por cuenta propia puede acreditarse mediante lo siguiente:
- Declaraciones de impuestos
- Formularios 1099
- Facturas de clientes
- Extractos bancarios
Todos estos documentos pueden utilizarse como prueba de ingresos y actividad empresarial.
¿Cuáles serían modelos de certificados de trabajo?
La prueba de empleo puede adoptar distintas formas. Generalmente incluye lo siguiente:
- Formularios W-2
- Nóminas
- Cartas de certificación laboral
- Declaraciones de impuestos
- Extractos bancarios
La mayoría de las entidades financieras, personas que arriendan propiedades e instituciones gubernamentales solicitarán varios documentos que acrediten los ingresos. En definitiva, las cartas de certificación laboral son fáciles de redactar para las empresas y ayudan al personal a acceder a la documentación que necesita para los grandes momentos de la vida, como la compra de una vivienda.
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Certificado de trabajo: definición y ejemplo | Adobe Acrobat
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Ilustración de una persona frente a un ordenador de sobremesa de tamaño natural con un documento en la pantalla.
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