PDFフォームをより機能的な文書に
個人情報をフォームに入力するのに抵抗を感じない人はいないと思いますが、特に中小企業にとって、そのようなフォームから得られるお客様の情報は非常に大切です。事務的な処理は紙ベースではなく、編集可能な入力欄、ドロップダウンのメニュー、チェックボックスなど便利な機能を備えたPDFファイルで行いましょう。
入力可能なPDF フォームのメリット
他の従業員や顧客が離れた場所にいる場合、入力可能なPDF ファイルは業務の効率を大幅に向上させます。紙の契約書や文書に取って代わる入力可能なフォームを一旦作成すれば、どこにいても即時に入力や署名を行うことができます。
しかも、入力後のフォームをデジタルで保存すれば、データを一つの場所に安全に保存しつつ、フォームを必要とする人が誰でも利用できるようになり、またEメールでも簡単に共有できます。フォームは、Mac とWindowsでPDFを開けば、カスタマイズすることができます。また編集ツールを使えば、テキスト欄のドラッグ・アンド・ドロップ、フォントや書式の変更、そしてテンプレートの急な交換も対応できます。
- Acrobat を開きます。
- ファイルを選択するか、文書をスキャンします。
- 新しいフォームフィールドを追加します。
- 既存のテキストボックスや画像を変更するには、ツールバーの「編集」をクリックします。
- 記入可能なPDFを保存します。
入力可能なPDFフォームを保存、送信。
フォームが完了したら、組織内のサーバーやメールを使ってAcrobat から直接受信者に送信できます。メールでフォームを送信するには、右下のコーナーにある「配信」をクリックし、送信方法として「Eメール」 を選択し、セミコロンで区切られた受信者のメールアドレスを入力します。
既存のフォームを、同じ文書用のテンプレートとして利用するには、元のファイルを開き、「名前を付けて保存」を選びます。新しいファイルには変更した名前をつけ、次回、入力可能なフォームとして使用できるよう必要な変更を行います。
入力可能なPDFを既存のPDF文書から作成します。
現在使用している文書を入力可能にしたい場合にも、Acrobat が役に立ちます。
1.「ツール」タブをクリックし、「フォームの作成」を選びます
2. Word 文書、Excel シートなどのファイル、または紙文書のスキャンを選びます。Acrobat が自動的に文書を分析し、フォームフィールドを追加します。
3. 必要に応じて、新しいフォームフィールドとフィールド名を加えます。
4. 最上部のツールバーを使い、右ウィンドウに表示されたツールでレイアウトを調整します。
5. 入力可能なPDF文書を保存します。
いかにCSUフラートン校が、入力可能なフォームで時間を節約し、森林を保存したか。
学校生活をよりシンプルにしたいと考えたカリフォルニア州立大学フラートン校の事務局が最初に考え出したのが、Adobe AcrobatとAdobe Signを利用して、事務手続きを簡素化することでした。以前は、学生が授業を途中で辞める、または専攻を変更する場合など、紙のフォームに署名を得るために校内を歩いて回るしかありませんでした。こうした中、CSUフラートン校がAcrobat を使って紙の事務処理を電子化してから、学生は必要なフォームをオンラインで検索し入力できるようになりました。PDFフォームの作成者によって作成を許可された署名欄のある文書は、事務処理担当のスタッフに送信されます。その文書が確認、承認されて大学の記録として保存されます。
この方法によって、それまで1週間以上かかっていた紙による事務処理が数時間で完了するようになり、大学側も紙の消費をおよそ50％も削減できたと述べています。
作成文書が、ボランティア活動への簡単な申請書であろうと、患者を受け入れるための複雑なフォームであろうと、Adobe Acrobat では業務の効率化を図ることのできる、インタラクティブなフォームを作成するのに必要な、ツールと機能をすべて揃えています。
