電子契約の仕組み・メリット・法的効力・オススメのサービスを解説
仕事をするうえで、契約や書類の手続きに時間とコストがかかり、負担を感じたことはありませんか？ 紙の契約書を印刷・郵送し、顧客からの返送を待つプロセスには、手間や時間がかかる場面が多いのではないでしょうか。
しかし、こうした課題を解決する手段として、近年「電子契約」が注目を集めています。
この記事では、紙契約にともなう課題を解消し、ビジネスを効率化する電子契約の基礎知識や導入時のポイント、さらにオススメのツールもご紹介します。
「契約業務をもっとスムーズに進めたい」「コストを削減し、競合に負けないスピード感を手に入れたい」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
電子契約とは？
電子契約とは、契約書を電子データとして作成し、電子署名や電子サインを使って締結する仕組みのことです。紙の契約書と同じ法的効力を持ちながら、オンライン上でやり取りができる点が最大の特長です。
従来の契約手続きでは、契約書を印刷して署名や押印を行い、郵送でやり取りする方法が一般的でした。ただ、このプロセスには多くの時間とコストがかかるだけでなく、書類の保管スペースを確保したり、紛失のリスクを予防したりする手間がかかりました。
一方、電子契約を導入すれば、クラウド上のシステムを利用して契約を締結できます。タイムスタンプで改ざんを防ぎつつ、場所を選ばず、迅速かつ効率的に契約手続きを進められます。
なお、タイムスタンプとは、電子データが作られた時間や変更されていないことを証明する技術です。電子文書に日時を記録し、その後に内容が変わっていないことを確認できるため、契約内容の正確さと安全性を保証できます。
関連：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？発行方法や不要となる条件を解説
また近年では、リモートワークやデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進により、電子契約の導入が加速しています。
これは単なる「紙の削減」だけでなく、アナログな文書管理の課題、ひいてはビジネス全体のワークフローを効率化し、コスト削減や生産性向上を実現するための重要な取り組みといえるでしょう。
なお、以下のページでは無料で使える「Adobe Acrobat オンラインツール」や有償版の「Acrobat Pro」を使用した、電子サイン・電子署名の方法をわかりやすく解説しています。
電子契約への移行を検討している方は、あわせてご覧ください。
「電子契約」「電子サイン」「電子署名」の違い
次に、「電子契約」と混同しやすい「電子サイン」「電子署名」の概念について、おさらいしましょう。電子契約・電子サイン・電子署名は、いずれも電子文書に関係するものです。
しかし、それぞれが指し示すものや役割が微妙に異なります。混同せず理解するために、紙の契約に例えて考えてみましょう。
まず、電子契約は「契約書そのもの」にあたります。お互いが合意した内容を電子的に記録したものです。
対して電子サインは、紙の契約書でいう「手書きのサイン」や「ハンコ」にあたります。同意したことを示すためのもので、比較的カンタンに利用が可能です。ただし、電子サインには様々な方法があり、簡易である反面、証拠としての信頼性が弱い場合もあります。
そして、そこで重要になるのが電子署名です。電子署名は、電子サインの中でも特に信頼性が高い形式を指します。例えるなら、紙の契約書における「公証人」や「立会人」の役割に近いものです。高度な技術を活用し、「確かに本人が署名したこと」や「内容が改ざんされていないこと」を証明してくれます。
そのため、重要な契約では安全性の高い電子署名が使用されるケースが一般的です。
電子契約の法的有効性
電子契約は、電子署名法や電子帳簿保存法、e-文書法といった法律によって、その有効性が裏付けられています。適切に運用された電子署名やタイムスタンプが付与された契約書は、紙の契約書と同等の法的効力を持つとされています。
ただし、業種や業態によっては、紙での交付が法律で義務付けられている書類もあります。
例えば不動産業界で用いられる重要事項説明書は、紙で交付しなければいけません。また、電子契約自体はできても、相手からの承諾が必要な電子契約もあります（代表例として、建設工事の請負契約書が挙げられます）。
このように、契約書のすべてが電子化できるわけではありません。
そのため、電子契約を導入する際には、自社の取引書類が電子化可能かどうかを事前に確認することが重要です。
さらに、電子契約では基本的に印紙税がかかりませんが、契約の締結・履行の過程で、紙の文書を作成・交付した場合には、印紙税が課される可能性もあります。
こうした点について不明な場合は、税理士や弁護士に相談して確認を進めましょう。
とはいえ、例外的な場合を除き、多くの場合では契約書の電子化が認められており、導入すると非常に便利です。
次章で改めて、紙の契約書と電子契約書の違いを押さえたうえで、電子契約のメリットをチェックしていきましょう。
紙の契約書と電子契約書の3つの違い
電子契約と紙の契約書には、様々な違いがあります。
ここでは、特に重要な3つのポイントに絞って解説します。
1．印鑑・署名の方法が異なる
紙の契約書では押印やアナログの署名が必要ですが、電子契約では電子署名や電子サインを使用します。電子署名には電子署名法で定められた暗号技術やタイムスタンプが組み込まれており、署名者が本人であることを確認する機能や、文書の改ざんを防止する仕組みが含まれています。
2．契約締結がオンラインで完結
従来の契約では、郵送や対面での受け渡しが必要でした。しかし、電子契約を使えば、すべてオンラインで手続きを完結させることが可能です。リモートワークや出張先など、場所を問わず契約を進められるため、時間の短縮につながります。業務効率が向上し、スピード感を持ったビジネス展開を実現できることが大きな利点です。
3．検索・保管が容易
電子化をすることで、必要な契約書をシステム上でカンタンに検索できるようになります。過去の契約内容を、即座に確認することも可能です。また、サービスによっては監査ログや改ざん防止の仕組みが導入されており、紙の契約書に比べてセキュリティ面でも優れています。
さらに、電子契約では契約書を電子データとして保管するため、物理的なファイルの保管スペースも不要です。例えば、気づけば溜まってしまう領収書や請求書も、電子化すればスッキリ整理できます。
なお、以下の記事では領収書がサクッと片付くオススメの管理方法やコツを紹介しているので、お悩みの方はぜひご覧ください。
電子契約を導入する4つのメリット
電子契約には、紙の契約書にはない、多くのメリットがあります。
業務の効率化やコスト削減といった直接的な利点だけでなく、セキュリティの向上や企業全体のデジタル化促進にも効果的です。
それでは、電子契約の導入によって得られるメリットを確認していきましょう。
【メリット1】コストを削減できる
紙の契約書を管理するには、保管スペースを確保する必要があります。
しかし、電子データとして一括管理できる電子契約なら、倉庫やキャビネットなどの保管コストも削減可能です。また、電子契約を導入することで、印刷費や郵送費、契約書に貼付する印紙税が不要になる場合が多く、年間で数十万円から数百万円のコストを削減できる企業もあります。
電子契約によって収入印紙が不要になる理由については、以下のページをご確認ください。
【メリット2】業務効率化とリモート環境にぴったり
紙の契約書では、押印や郵送に時間がかかり、契約が締結されるまでに1〜2週間を要することも珍しくありません。
一方、電子契約では、最短で数分から数時間以内に契約を完結させることが可能です。
特に緊急性の高い契約や海外との取引において、オンライン上でスピーディーに対応できる点は大きなメリットです。また、リモートワークとの相性がよいため、場所を選ばずに契約業務を進められる魅力もあります。
【メリット3】DX推進へのきっかけになる
電子契約は単なるペーパーレス化の手段にとどまりません。契約業務のデジタル化は、企業全体の業務フローやデータ管理体制を見直す機会になり、DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速につながります。結果として、社内の他のプロセスや社外との取引速度も高まり、企業全体の競争力を向上させる重要な一歩となります。
【メリット4】セキュリティ・信頼性向上に役立つ
ここまでご説明したとおり、電子契約には電子署名やタイムスタンプといった機能が組み込まれており、契約書の改ざんや偽造を防げます。紙の契約書の場合、署名後に内容が書き換えられるリスクがあり、こうした不正を見抜くのは困難です。
しかし、電子契約ではログ管理や日付の証明がシステムによって保証され、契約書の安全性と法的な証拠能力が格段に向上します。この仕組みが、企業間での信頼性を高める一助となります。
以上が、電子契約を導入するメリットでした。
このように利点の多い書類の電子化、そして電子契約ですが、導入するうえではいくつか押さえておきたいポイントもあります。
それでは次に、電子契約導入時のポイントを確認していきましょう。
電子契約を導入する際の3つのポイント
ここでは「関係者間の調整」「法的制約の確認」「セキュリティへの対応」といった3つの観点から、電子契約を導入する際のポイントを解説します。
【ポイント1】関係者間の調整をしっかり行う
電子契約の導入には、まず社内体制の整備が必要です。
経営層や社員全体の理解を得るために、業務効率化やコスト削減といった具体的なメリットを示し、導入の必要性を伝えましょう。
そして導入後は、社員向けにツールの使い方や新しい業務フローをわかりやすく説明し、契約書作成や管理方法の変更点を周知します。移行時の混乱を防ぐために研修を実施し、日常業務での活用を具体的にイメージしてもらう工夫も大切です。
また、取引先への事前調整も欠かせません。なぜなら、取引先が電子契約に対応していない場合、紙の契約書と併用することになり、業務がかえって複雑化する恐れがあるためです。
こうした事態を防ぐためには、導入計画を事前に共有し、電子契約への対応可否を確認しておきましょう。もし対応できない場合でも、紙と電子契約を使い分けるルールを整備し、効率的に運用できる体制を整えることが重要です。
【ポイント2】法的制約を事前に確認する
電子契約は多くの契約に適用できますが、一部の契約では紙の契約書が必要です。
例えば、事業用定期借地契約や任意後見契約など、2025年1月現在では電子化が認められていない契約が存在します。これらの例外を事前に確認し、対象となる契約を適切に処理するよう注意しましょう。
また、電子契約の法的効力を確保するには、信頼性の高い電子署名技術が用いられていることが欠かせません。多くの企業や国で使われている他、行政でも活用されているようなサービスが安心でしょう。
【ポイント3】セキュリティ対策を徹底する
契約書を電子化する際には、デジタルデータ特有のリスク対策が求められます。まず、アクセス権限を制限し、許可された人のみがデータを閲覧・操作できる環境を整えましょう。
さらに、データを暗号化できるツールを選び、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減します。
クラウドサービスを利用する場合は、ファイルの暗号化が適切に行われているか、自社のセキュリティ基準を満たしているかを事前に確認することが重要です。
このように、電子契約サービスを選ぶ際は、セキュリティや法令対応、他システムとの連携といった基本的な機能に加え、操作性やベンダーのサポート体制も確認しましょう。利用者が多く、実績のあるサービスは導入のハードルが低く、安心して使えるケースが多いです。
世界シェアNo.1のPDFツール「Adobe Acrobat」は、全世界で約500万社以上が業務に活用しており、安心してご利用いただけます。
ツール選びにお悩みの方、セキュリティ面やグローバル対応にご不安がある方は、ぜひAcrobatをご利用ください。
それではここから、Adobe Acrobatの魅力をわかりやすくご紹介します。
Adobe Acrobatで電子契約をスムーズに
Adobe Acrobatは、充実の機能を搭載したPDFツールです。
特にAdobe Acrobat Proは、PDFの直接編集から電子契約に至るまで、様々な文書業務に役立ちます。
【特長1】契約・請求・稟議をスムーズに進められる
Acrobat Proは、PDF上の電子サイン（電子署名）に対応しています。
この電子サインは契約や決済に使用でき、一連の作業をオンライン上で完結させることが可能です。契約書を印刷・郵送する手間がなくなり、契約・請求・稟議といった業務をスムーズに進められます。
また、社内外の稟議に活用するのも効果的です。Acrobat Proを使えば、すべてオンライン上で署名ができるため、ハンコリレーが不要になり、複雑化しがちな承認ルートを単純化できます。PDFを通じて署名の依頼ができる他、署名が完了すると関係者全員に対応完了のメールが届くため、書類の確認状況をリアルタイムで把握でき、時間的な管理もしやすくなります。
【特長2】高度なセキュリティで安全に文書を管理できる
Acrobat Proは、文書を安全に管理するための高度なセキュリティ機能を備えています。
例えば、PDFファイルにパスワードを設定してアクセス制限をかけたり、編集や印刷などの操作権限を細かく設定することも可能です。
さらに、データの改ざんを防ぐ電子署名機能や、機密情報を確実に削除する墨消し機能も搭載。こうした機能によって、機密性の高い文書であっても安心して扱えます。
また、デジタル文書を介して機密情報を安全に交換するための独自の機能を備えており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に低減。企業が扱う重要な契約書や文書を安全に守ってくれます。
【特長3】テキストや画像を直接編集できる
PDFファイルのテキスト修正や削除、新規追加などもカンタンに行えます。
また、文字サイズの変更や行間の調整、箇条書きなどのスタイル設定も可能です。
その他、画像の追加や文字のハイライト、コメントの追加などもでき、いずれも直感的に操作できます。
【特長4】他のファイル形式からPDFに変換・一元化できる
Acrobat Proを使えば、Microsoft Word・Excel・PowerPointをはじめとした、様々なファイル形式からPDFに変換し、編集できます。異なるファイル形式で保管されている文書も、PDFに変換することで一元管理できるため、非常に便利です。
さらに「ポートフォリオ機能」を使えば、元のファイル形式のまま一元管理することもできます。
ポートフォリオ機能とは、Word・Excel・PowerPoint・XML・JPG・CAD図面といったファイルを、1つにまとめられるものです。すべてのファイルを横断して検索できたり、ファイル内にフォルダを作成して階層的に管理できるため、大量の書類管理・案件データをシンプルに管理できます。
【特長5】文書比較機能で変更点をすばやくチェックできる
Acrobat Proには、2つのPDFをアップロードするだけで、改訂箇所や文言の相違点を自動的に抽出し、わかりやすく色分けして表示する「比較機能」 があります。
例えば、取引先から送られてきた契約書の改訂版を、以前のバージョンと並べてチェックすれば、修正箇所を一目で確認可能。紙の書類に比べて見落としを防ぎやすく、法務や総務担当の方はもちろん、管理職の方にとっても時短につながるメリットがあります。
契約の変更点を確認する際の負担が減り、効率的かつスピーディーに行える点もAcrobat Proの大きな魅力です。
【特長6】デスクトップ、ブラウザー、モバイルで利用できる
Acrobat Proはデスクトップ、ブラウザー、モバイルのいずれでも利用可能です。
移動中や外出先など、いつでもどこでも文書の作成や編集、共有をスムーズに行えます。
目に留まったPDFファイルをクラウドストレージにサッと保存して、後で見返すといった使い方も便利です。
こうした便利機能が充実したAcrobat Proで、契約書をはじめとした文書業務をぜひ効率化してみてください。
なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
スッキリわかる！Adobe Acrobat個人版と法人版の違い
さて、ここまでAcrobat Proの優れた機能と活用事例をご紹介しました。
Acrobat Proは、文書作業全般を効率化する多機能ツールですが、電子契約に特化したツールとして 「Adobe Acrobat Sign」も高く評価されています。
そこで次に、Acrobat Signを活用した企業の導入事例をご紹介します。
これらの事例を通じて、電子契約の導入がどのように役立つのかを具体的に見ていきましょう。
電子契約の導入・活用事例
上場企業にも採用されているAcrobat。業務フローに組み込むことで、業務効率化やコストの削減が目に見えた数字で結果にあらわれます。
続いては、電子サインに特化した電子契約ツール「Acrobat Sign」の導入・活用事例をご紹介します。
【株式会社大塚商会】紙の検収書を電子化し、業務負担を軽減
株式会社大塚商会では、紙の検収書を電子化することで、業務負担の軽減と経費削減を実現しました。同社では、ブラウザー上でカンタンに署名・送信ができるシステムを導入することで、書類のやり取りが迅速化。また、書類確認業務の自動化により、担当者の手間が大幅に削減できました。この取り組みにより、コスト削減はもちろんのこと、コロナ禍における非対面での対応へスムーズに移行し、顧客との円滑なやり取りを実現しています。
【アットホーム株式会社】電子サインで不動産管理業務を効率化
全国の不動産会社をネットワークで結ぶアットホーム株式会社。同社では、不動産管理業務の効率化を目的にAcrobat Signを導入しました。導入によって、元々課題となっていた契約書の確認や署名、郵送にかかる手間を削減し、リアルタイムなデータ管理を実現。特に、紙ベースで行っていた契約業務のデジタル化により、作業スピードと正確性が向上しました。また、グループ会社全体での業務効率化も進み、コスト削減に成功しています。
【味の素株式会社】契約プロセスの効率化とグローバル対応を実現
味の素株式会社では、契約業務の効率化とグローバルな取引への対応を目的にAcrobat Signを導入しました。同社では、契約書の印刷・捺印・送付などの手作業を削減し、契約締結のプロセスを大幅に簡素化。また、テレワーク中心の働き方に対応し、契約リードタイムの短縮を実現しました。さらに契約業務以外にも、取締役会の議事案や品質管理の確認手続きなど、多様な活用法を模索しています。
【ソニー銀行】ペーパーレス化を実現しつつ契約業務を効率化
ソニー銀行では、契約締結業務の効率化とペーパーレス化を目的にAcrobat Signを導入しました。従来の契約手続きにおいて発生していた、紙書類の管理負担を軽減し、リモートワーク環境でもスムーズに契約業務を進められる仕組みを構築。また、電子署名を活用することで、契約締結までのリードタイムを短縮し、業務プロセスの生産性を向上させています。さらに、銀行業務におけるセキュリティ要件を満たしながら、顧客との円滑なコミュニケーションを実現しました。
【トヨタファイナンス株式会社】業務効率化とコスト削減を実現
トヨタファイナンス株式会社では、販売店との契約締結業務の効率化を目的にAcrobat Signを導入しました。従来、紙ベースで行われていた契約業務のデジタル化により、契約手続きにかかる時間を大幅に短縮。さらに、郵送や印刷にかかるコストを削減することで、コスト効率の向上も実現しました。また、電子化により業務プロセスがシンプルになり、正確性とセキュリティの両立が可能となり、顧客満足度の向上にも寄与しています。
【京都薬科大学】研究機関業務の効率化と管理手続きを改善
京都薬科大学では、研究機関としての契約業務の効率化と、管理プロセスの改善を目的にAcrobat Signを導入しました。従来の紙ベースの手続きに代わり、電子サインを活用することで、契約締結までの時間を短縮し、作業の正確性とスピードを向上。また、研究関連書類の管理が効率化されたうえに、セキュリティの強化とコスト削減も実現しました。Acrobat Signの導入により、教育と研究活動に集中できる環境作りが促進されています。
Adobe Acrobatでスムーズな電子契約を
今回は「電子契約」をテーマに、基礎知識や導入のメリット、オススメのサービスなどをご紹介しました。
電子契約は、印刷や郵送、押印など紙ベースの手続きを大幅に簡素化できるうえに、コスト削減やセキュリティ強化にも効果的です。
また、法的にも電子署名法・電子帳簿保存法などの整備が進んでおり、企業や個人事業主が積極的に導入する価値は十分にあるといえるでしょう。
導入にあたっては、取引先との調整や社内フローの見直し、法律面のチェックなどが必要になりますが、Adobe Acrobat Pro・Adobe Acrobat Signなどのサービスを利用すれば、電子契約への移行がグッとスムーズになります。
もし、「紙の契約書が煩雑で困っている」「リモートでも契約をスピーディーに進めたい」とお考えであれば、ぜひ電子契約の導入を検討してみてください。
そして、ビジネスシーンで使う場合は、管理や支払いもスムーズな法人向けAcrobatがオススメです。高品質なPDFツールで業務効率を最大限に引き上げましょう。
まずは無料でお試しいただくことも可能です。
Acrobatによるドキュメントソリューションを、ぜひ体感してください。
電子契約に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、電子契約に関するよくある質問に回答していきます。
電子契約は本当に法的効力がありますか？
国内では電子署名法や電子帳簿保存法、e-文書法などが整備されており、正しい手続きで締結された電子契約は紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。ただし、一部の書面交付が法律で義務付けられている契約書（例：不動産関連）については注意が必要です。
電子契約は紙よりもセキュリティ面で劣りますか？
使用するサービスにもよりますが、基本的には電子契約のほうが改ざん防止やアクセス制御、タイムスタンプによる証拠能力の強化など、総合的に見てセキュリティを高めやすい傾向にあります。一方、紙は紛失や盗難のリスクがあり、ログも残りません。
取引先が紙の契約を求めている場合はどうすればよいですか？
相手企業が電子契約に対応できない場合は、紙でのやり取りが必要です。今後は電子契約がますます普及すると考えられていますが、現時点では取引先の状況に応じた柔軟な対応が大切です。
電子契約で印紙税はかかりますか？
電子契約は「紙の文書」を作成しないため、原則的に印紙税がかかりません。ただし、契約形態・文言次第では課税文書とみなされる場合もあるため、慎重に確認することをオススメします。
Acrobat以外のサービスでも電子契約は可能ですか？
もちろん可能ですが、Adobe Acrobat SignやAdobe Acrobat ProはPDFの取り扱いに特化しており、直感的な操作で電子署名ができることから多くの企業で採用が進んでいます。連携ツールやサポート体制が充実している点もメリットです。
（編集：ウェブライダー）
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