近年、リモートワークの普及や電子帳簿保存法の改正を背景に、書類を電子化して管理する動きが急速に広まっています。書類を電子化すると、紙の保管スペースが不要になるだけでなく、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。さらに、データ共有もスムーズになるため、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
本記事では、書類の電子化のメリットや、導入時に押さえておきたいポイントを解説し、無料の「Adobe Acrobat オンラインツール」を活用してカンタンに電子化する方法もご紹介します。
業務で増え続ける紙の書類に悩み、「必要な資料を探すのに時間がかかる」「保管スペースがもう限界」と感じている方や、「電子化を進めたいが、何から始めればよいかわからない」という方も、この機会に書類管理のストレスを軽減し、効率的な働き方を実現しましょう。
目次
書類の電子化とは？
書類の電子化とは、紙の書類をデジタルデータに変換し、PCやスマホで扱えるようにすることです。契約書や企画書などの多様な書類を電子化することで、場所を問わずに閲覧や承認手続きが可能になり、業務の効率化につながります。
特に近年、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが広がったことや、電子帳簿保存法の改正により電子取引のデータ保存が義務化されたことを背景に、企業では書類の電子化・ペーパーレス化が急速に進んでいます。
なお、電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参考ください。
書類を電子化する4つのメリット
書類を電子化することで、業務効率の向上やコスト削減など、企業にとって様々な利点が得られます。ここでは、電子化によって得られる主な4つのメリットをご紹介します。
- コストやスペースを削減できる
- 検索性が向上する
- 情報共有がスムーズに行える
- 紛失を防げる
それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
【メリット1】コストやスペースを削減できる
書類を電子データとして管理することで、印刷費用やコピー用紙、インク代などの紙の書類にかかるコストを大幅に削減でき、ランニングコストの軽減につながります。また、電子化された書類はPCやクラウドに保存されるため、紙の書類を保管するスペースが不要になり、オフィススペースを有効活用することが可能です。場合によっては、オフィスの縮小や家賃の節約も可能となり、さらなるコスト削減も期待できます。
さらに、運送費の値上げにより郵送や配送コストも増加傾向にあります。郵送を多用していた企業も、電子化を進めることでコスト削減効果が一層高まるでしょう。
【メリット2】検索性が向上する
書類を紙で保管している場合、目的の書類を探し出すために、多くのファイルを確認しなければなりません。しかし、書類を電子データにしておくと、PCやクラウド上でキーワード検索が可能になり、必要な書類をすぐに見つけられます。
【メリット3】情報共有がスムーズに行える
書類を電子化すると、メールやクラウドでカンタンに共有でき、チームメンバーや関係者に同じ情報をすばやく届けられます。コピーや配付の手間もかかりません。また、クラウド上に保管することで、PCやスマホからいつでもアクセスできるため、リモートワークや外出先での情報共有にも便利です。これにより、プロジェクトの効率化や意思決定のスピードアップも期待できます。
【メリット4】紛失を防げる
紙の書類には、紛失や破損といったリスクが伴います。しかし、書類を電子化してPCやクラウド上に保管しておけば、「持ち出した際に紛失してしまった」「誰が持っているのかわからない」といった状況を防げます。また、バックアップを取ることで、万が一データが破損しても復旧が可能です。さらに、アクセス権限を設定すれば、データの誤削除や不正な閲覧・持ち出しを防止でき、安全性が高まります。
このように、書類を電子化することで、コストを削減しながら効率的に情報を管理できるようになります。これらのメリットを踏まえ、次の章では具体的な電子化の方法をご紹介します。
書類を電子化する4つの方法
書類を電子化するには様々な手段があり、目的や環境に応じて最適なものを選ぶことが可能です。オフィス内で手軽にできる方法から、専門のサービスを利用する方法まで、代表的な4つの方法をご紹介します。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を選びましょう。
【方法1】コピー機（複合機）でスキャンする
オフィスにあるコピー機（複合機）を使って書類をスキャンする方法です。既に複合機を契約している企業であれば、外注コストを抑えながら電子化を進められます。ただし、社員が手作業でスキャンを行うため、手間がかかり、業務が一時的に中断する可能性もあります。そのため、人手に余裕がある場合や、少量の書類を効率よく電子化したいときに適した方法です。
【方法2】オンラインツールを使ってPDFに変換する
無料のAcrobat オンラインツールを使って、書類をPDFに変換する方法です。Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの変換や編集ができるツールです。インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットから手軽に利用できます。
ここからは、Acrobat オンラインツールを使って書類をPDFに変換する方法を、実際の操作画面とともに解説します。
以下の動画でも手順を解説していますので、お好みの方法でご確認ください。
【手順1】紙の書類を撮影し、画像ファイルをPCに保存しておく
まず、紙の書類を撮影した画像ファイル（JPEG、PNG、TIFFなど）をPCに保存しておきましょう。
スマホやタブレットからPCへ画像ファイルを送るには、メールに添付するほか、iPhoneの場合はAirDrop、Androidの場合はGoogleドライブを使ってカンタンにファイルを共有できます。
【手順2】ファイルをアップロードする
次に、「画像（JPGやPNG）をPDFに変換」のページにアクセスし、PDFに変換したい書類の画像を以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、ファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックしてファイルを選択する
すると、自動的に画像ファイルがアップロードされ、あっという間にPDFに変換されます。
【手順3】変換後のPDFをダウンロードする
変換が終わると、画面左上に「ダウンロード」ボタンが表示されるので、クリックしてPDFファイルを保存しましょう。
これで、紙の書類をPDFに変換できました。
なお、Acrobat オンラインツールでは、アップロードされた情報が暗号化されます。ログインせずに利用した場合、データはサーバーから自動的に削除されるため安全です。ログインして利用すると、アップロードや変換したファイルは暗号化され、クラウドストレージに自動保存されます。必要に応じていつでも削除可能です。（セキュリティに関する詳細はこちらをご確認ください）
安全なAcrobat オンラインツールを利用して、PCやスマホ内の画像をPDFに変換してみましょう。
【方法3】スマートフォンのアプリでスキャンする
無料のモバイルアプリ「Adobe Scan」を使えば、紙の書類をスキャンしてすぐにPDF形式で保存できます。また、Adobe ScanにはOCR機能がついており、スキャンした書類の内容をテキストデータとして読み取ることも可能です。
まずはお使いのデバイスに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanをダウンロードしてください。
なお、Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。
【手順1】紙の書類をスキャンする
Adobe Scanを開くと、自動的にカメラが起動します。書類全体が画面に収まるようカメラを向けると、アプリが自動で読み取り範囲を設定して撮影が行われます。その際は、スマホを動かさないようにしましょう。スマホは縦横どちらの向きでもスキャンできます。
【手順2】ファイル名を付けてPDFで保存する
保存される範囲が青色の四角で示されるので、角や辺を動かして範囲を調整しましょう。ファイル名を付けて右下の「PDFを保存」をタップすると、アドビのクラウドストレージにPDFファイルが保存されます。ファイルは暗号化されて保存され、いつでも削除することが可能です。
クラウドストレージだけでなく、スマホ本体にも保存したい場合は、「その他」をタップして「デバイスにコピー」を選択しましょう。
たったこれだけで、紙の書類をPDFとして保存できました。
スマホひとつでスキャンできるので、複合機やスキャンサービスを利用する手間も省けます。また、Adobe ScanはAIを活用して鮮明にスキャンするため、高品質なPDFに変換できる点も魅力です。
【方法4】書類電子化サービスを利用する
書類の電子化を外部委託する方法です。近年では、電子化を代行する業者やサービスが増えており、オフィスに来社してもらいその場で電子化を進めるサービスや、書類を郵送してスキャンしてもらうサービスもあります。コストはかかりますが、書類の量が多い場合や、社内リソースで対応が難しい場合に便利です。また、書類電子化サービスを利用する際は、紙の書類が適切かつ安全に取り扱われているかを確認するとともに、電子化後のデータがセキュリティ対策によって安全に管理されているかも確認しましょう。
書類をPDFに変換した後に使える便利な機能
Acrobat オンラインツールを使えば、PDFファイルのサイズを圧縮したり、複数のPDFをひとつにまとめたりできます。これらの便利な機能を活用して、PDFに変換した書類の管理や共有を効率化し、さらにPDF保護機能を使ってセキュリティも強化しましょう。
1．PDFを結合
複数のPDFファイルをひとつにまとめられる「PDFを結合」機能は、書類管理の効率化に役立ちます。例えば、複数枚の契約書や請求書などのPDFファイルをひとつにまとめることで、資料の整理がカンタンになり、閲覧や共有もスムーズに行えます。
なお、PDFファイルを結合する際、ドラッグ＆ドロップでカンタンにページの順番を変更したり、ページの向きを回転させたりすることも可能です。
2．PDFを圧縮
「PDFを圧縮」は、大容量のPDFファイルを圧縮し、保存や共有をしやすくする便利な機能です。電子化した書類のファイルサイズが大きくなってしまった場合でも、この機能を使うことで画質を保ちながら容量を小さくできます。これにより、メールでの送信がスムーズになり、クラウドストレージの節約にもつながります。
3．PDFを保護
電子化した書類を安全に管理するには、「PDFを保護」機能が便利です。この機能を使えば、PDFファイルにパスワードを設定し、関係者以外の閲覧や改ざんを防止できます。情報の漏洩リスクを軽減し、書類を安全に管理できるため、特に機密性の高い情報を含む書類を保管するのに役立ちます。
4．PDF内の文字をOCRでテキストデータに変換
「PDFをOCR処理」機能は、PDF内の文字を自動で読み取り、検索可能なテキストデータに変換します。例えば、紙の書類をスキャンした際に、この機能を使って検索可能なPDFに変換すれば、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。さらに、テキストのコピー＆ペーストが可能になるため、データ入力の効率アップも期待できるでしょう。
書類の電子化を進める際の3つの注意点
書類を電子化することで業務の効率化やコスト削減など、多くのメリットが得られますが、スムーズに電子化を進めるためには注意すべきポイントもあります。ここでは、書類を電子化する際に押さえておきたい3つの注意点を解説します。
1．社内での導入体制づくりが必要
書類の電子化をスムーズに進めるためには、社内での導入体制づくりが欠かせません。電子化の導入にあたっては、担当者の配置や、社内全体でのルールや手順の共有が必要です。特に、電子化の範囲や手順を明確にすることで、社員間の混乱を防ぎ、作業を効率よく進められます。
また、電子化システムやツールを操作するためのトレーニングやサポート体制を整えることで、各社員が新しいツールにすばやく慣れ、導入をよりスムーズに進めることが可能です。
2．初期費用や運用コストがかかる場合がある
書類の電子化を進める際には、初期費用や運用コストがかかる点に注意が必要です。電子化する方法によっては、スキャナーや専用機器の導入、デジタルデータを管理するシステムやクラウドストレージの契約が必要になる場合があります。
また、データのバックアップやセキュリティ対策を実施するための保守費用も発生します。こうした費用は、長期的には業務効率の向上や管理コストの削減につながる投資ですが、導入前に予算を含めた計画を慎重に検討することが大切です。
3．紙での保管が求められる書類もある
書類を電子化する際には、電子データのみでの保管が認められる書類と、紙での保管が必要な書類を事前に確認することが重要です。多くの契約書や請求書、会計書類などは電子データのみでの保管が可能ですが、法律や規制により紙での保存が義務付けられている場合もあります。
例えば、特定の契約書や法的な証拠となる文書などは、原本を紙のまま保管しておくことが求められ、電子データだけでは認められないケースがあります。完全に電子化できる書類と、条件のある書類を正しく把握することで、リスクを回避し、スムーズに電子化を進めましょう。
電子帳簿保存法の対象書類については、以下の記事で詳しく解説しています。
次の章では、Acrobat オンラインツールに関するよくある質問をまとめています。気になる点をしっかり解消して、Acrobat オンラインツールの便利な機能を使ってみましょう。
「Acrobat オンラインツール」に関するよくあるご質問
ここからは、Acrobat オンラインツールに関するよくある質問にお答えします。「本当に無料で使えるの？」「ツールが安全かどうか不安」そんな方は、気になる項目をチェックしてみてください。
無料で使えますか？
はい、無料でお使いいただけます。
Acrobat オンラインツールでは、PDFに関する25以上の機能が無料で利用可能です。ただし、無償版のAcrobat オンラインツールには使用回数の制限があります。有償版のAdobe Acrobat Proなら、すべての機能が回数無制限でご利用いただけます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※Creative Cloudのコンプリートプランをご契約中の方も、すべての機能を回数制限なしで利用できます）PDF関連の業務が多い方は、ぜひ検討してみてください。
安全に使えますか？
はい、Acrobat オンラインツールはアップロードされたファイルを暗号化するため、安全にお使いいただけます。
ログインせずに利用した場合、アップロードしたファイルはサーバーから自動的に削除されます。ログインして利用すると、アップロードや変換したファイルは暗号化された上でクラウドストレージに自動保存され、いつでも削除可能です。
（セキュリティに関する詳細はこちらでご確認ください）
WindowsやMac、スマホ、タブレットなどで使えますか？
はい、どのOSやデバイスでもお使いいただけます。
Acrobat オンラインツールは、PCのOS（Windows・Mac）やモバイルデバイス（iPhone・Android・タブレット）を問わず、インターネット接続があれば利用可能です。
同じアカウントでログインすれば、PCで作成したファイルを転送せずにスマホやタブレットで編集できます。（一部の機能は、スマホやタブレットで使用する際にアプリのインストールが必要です）
PDFを上手に使って日々の業務を効率的に
ここまでご紹介したように、書類を電子化することで、コスト削減や業務効率の向上など、様々なメリットが得られます。AcrobatオンラインツールやAdobe Scanを活用すれば、PCやスマホを使って手軽に書類をPDFに変換でき、オフィス内外で効率的に書類管理が可能です。ぜひこの機会に、電子化を進め、快適な書類管理と業務効率の改善を目指しましょう。
〈本記事で使用したアドビツール一覧〉
- 無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」：25以上のPDF変換・編集機能をブラウザー上で手軽に使える
- PDFのオールインワンソフト「Adobe Acrobat Pro」：直接編集から電子契約、セキュリティ対策まで70以上のPDF機能をフルサポート
- 無料のモバイルアプリ「Adobe Scan」：スマホひとつであらゆるものをカンタンにスキャンし、高品質なPDFに変換できる
書類の電子化には、便利な機能が満載のアドビツールをぜひご活用ください。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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