ミスを予防し、業務の品質を安定させるために、手順書は欠かせないものです。また、適切に作成された手順書は、業務の標準化や新人教育にも役立ちます。
結果として、職場全体の業務効率化につながり、安定した成果を上げられるようにもなります。
しかし、いざ手順書を作成しようとすると、「どうすればわかりやすく作れるのか」「現場に即した内容にするにはどう工夫すればよいのか」と悩むことも少なくありません。
そこで本記事では、手順書の基礎知識から手順書作成のコツ、実用性を高めるためのオススメツールまでをご紹介します。手順書で作業の質を向上させ、生産性を引き上げましょう。
目次
そもそも「手順書」とは？
手順書とは、作業の各工程や個々の作業手順をまとめた文書のことです。
業界によっては「作業手順書」「標準作業手順書（SOP）」と呼ばれることもありますが、どれも作業の進め方を統一することと、業務効率化を目的としています。
以下は一般的な作業手順書の例です。
すぐにテンプレートをダウンロードしたい方はこちらをクリックしてください。
手順書には作業の内容が順を追って記載されるほか、使用するツールや設定項目、注意点などが具体的に示されます。例えば、webデザインの手順書には、推奨されるデザインソフトやサイズ、色の基準・規格などが記載されます。
綿密な手順書を作成すると、誰が担当しても同じ結果が得られ、業務品質を維持できたり、作業時間を短縮できたりするのです。
「マニュアル」と「手順書」の違い
マニュアルと手順書は、どちらも業務を支える重要な文書です。
しかし、それぞれ異なる役割と目的を持っています。以下で、この違いについて詳しく説明します。
マニュアルの役割
マニュアルは、業務の背景や大まかな流れ、ルールを体系的に記録した資料です。
そして、マニュアルの主な目的は、蓄積されたノウハウを社内全体で共有・蓄積することです。新しく業務を担当することになっても、マニュアルを通じて業務の背景や流れを理解でき、保たれる仕組みが整います。
手順書の役割
手順書は、業務品質を安定させるために作成されるものです。
そのため、手順書には工程順に作業内容が記載され、使用するツールや設定、操作手順が具体的に示されています。
つまり、手順書は「個別の作業に焦点を当てた文書」ともいえます。操作や作業手順の細かい指示が充実しているため、マニュアルに比べて実務的で、実際の作業に直結する内容が中心です。
ここで一度、マニュアルと手順書の違いを表形式で確認してみましょう。
このように、マニュアルが「業務の全体像」を示すのに対し、手順書は「個別の作業方法」に特化している点で異なります。具体的な作業方法を示すことで作業時の混乱を防ぎ、業務の安定性を確保してくれるのです。
しかし、手順書の効果はそれだけに留まりません。
次に、手順書がもたらす具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。
手順書を作成するメリット
手順書を作成すると、様々なメリットが生まれます。
以下は、手順書を作成・運用する主なメリットです。
1．誰が担当しても同じ成果が得られるようになる（業務の標準化・属人化の解消）
2．新任者の育成が効率化される
3．ミスが減り、業務の質を高められる
4．問題発生時に迅速な対応がしやすくなる
5．業務改善や効率化の基盤になる
手順書を導入することで、誰でもスムーズに業務を進められるようになり、新人育成や問題解決も早まります。加えて業務品質が安定し、組織全体の業務効率化につながるのです。
手順書の作成には手間がかかることもありますが、長期的に見れば大きな効果を期待できます。業務を円滑に進め、組織全体の成果を最大化するためにも、手順書の作成・運用は重要なステップといえるでしょう。
ただし、その効果を最大限に引き出すには、作成時に押さえておくべきことがあります。
続いて、現場で役立つ手順書を作成するための具体的なコツをご紹介します。
わかりやすい手順書を作成する際の4つのコツ
ここからは、効果の出る手順書を作成するコツを、わかりやすくご紹介します。
【コツ1】読み手の立場で考える
手順書は、読み手が理解しやすいように作成することが重要です。
新入社員や初心者向けの場合は専門用語を避け、誰にでもわかりやすい言葉で説明しましょう。
【コツ2】作業の概要を最初に示す
手順書には、作業の概要も簡潔に示しましょう。
読み手が作業の位置づけを把握しやすくなるため、詳細な手順も理解しやすくなります。
【コツ3】具体的で実行に移しやすい表現を使う
手順書には明確で具体的な内容が求められます。そのため、5W1H（いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識してまとめましょう。
また、手順ごとに「PDFファイルを作成する」「作成したPDFファイルをメールに添付して送信する」など具体的なアクションを盛り込み、読み手がすぐ行動に移せるよう工夫しましょう。
【コツ4】視覚的に整理し、シンプルに伝える
情報をわかりやすくするために、図やフローチャート、画像などを用いるのも効果的です。
特に機器を扱うような作業の場合、ビジュアル要素を盛り込み、読む人が直感的に理解できるようにするのも大切です。なお、図示する際には、デザインはシンプルにまとめましょう。
あくまで手順書の目的は、読み手が内容を理解することです。過度な装飾はかえって内容理解を妨げてしまうこともあるため、注意してください。
手順書の記載項目と作り方
手順書に決まりきった様式はありませんが、多くの場合、以下の項目を記載します。
そして作成する際には、以下のステップにしたがって、手順書を作成・運用しましょう。
1．必要な作業を洗い出す
まず、手順書の対象業務や読み手のニーズを明確にし、実際の作業内容をリストアップします。
各作業を具体的なタスクに分け、現場の状況を確認しながら、実際の業務に即した内容にまとめましょう。
2．手順書の構成を決める
次に、手順書全体の構成を作ります。初めに骨組みを整えておくと、抜け漏れが防げ、わかりやすい流れが確保できます。作業内容を工程ごとに整理し、時系列でまとめると、読み手が理解しやすくなります。
3．作業内容を具体的に記述する
読み手が迷わず作業を進められるよう、簡潔でわかりやすい表現でまとめていきます。
なお、ケースによって手順が分岐する場合は、該当するケースやその手順についても別記しましょう。
4．仮運用とフィードバックで改善する
手順書が完成したら、仮運用を行い、実際の現場でフィードバックを収集します。
現場の意見を反映して改善を重ね、実用性をさらに高めましょう。
見直しを重ねることで、手順書の完成度を高められます。
5．定期的な更新と管理
業務内容や設備が変更された際には、手順書も速やかに更新し、現場とのズレを防ぎましょう。
更新しやすい形式で管理し、常に最新情報が反映されるようにすることが大切です。
クラウドで管理すると、どのデバイスからでも更新ができ、運用がより効率的になります。
手順書のテンプレート
手順書を作成する際には、テンプレートを使って効率的に作成するのがオススメです。
今回は汎用的に使える、シンプルな手順書のテンプレートを用意しました。
ぜひ、日々の業務にお役立てください。
手順書作成において、内容を正確にまとめることは非常に重要です。また手順書を継続的に運用する観点では、現場の使いやすさを意識して作成することが求められます。
実際、現場では「手順書がわかりづらい」「最新の手順書がどこにあるのかわからない」といった声が上がることも少なくありません。
ただ、こうした課題を放置してしまうと、手順書が形だけのものになり、かえって現場の混乱を招く恐れがあります。
では、現場で実際に活用され、常に最新の状態を保てる手順書を作るには、どうすればよいのでしょうか？
その答えは、作成・編集・共有を一つのツールで効率的に行える仕組みを取り入れることです。
そこでオススメしたいのが「Acrobat オンラインツール」です。
このツールを使えば、手順書の作成や管理が驚くほどカンタンになります。
Acrobat オンラインツールで手順書の作成と管理をカンタンに
https://www.youtube.com/embed/bCAMw7JEOg8?si=Dvec-kwigKB4ufEA
Adobe Acrobat オンラインツールを使えば、手順書の作成から管理まで、驚くほど効率的に進められます。例えば印刷前にレイアウトを調整したり、重要な箇所を強調したり、注釈を加える作業もカンタンに行えるため、「すぐに使える」「直感的にわかりやすい」手順書を短時間で仕上げることが可能です。
また、PDF形式にすることで、完成後の修正も迅速に対応できます。内容に変更が生じた場合でも、一から作り直す必要はありません。電子データとして保存しておくことで、最新情報を反映した手順書をすぐに更新し、現場やチームメンバーに迅速に共有できます。
さらに、メール添付やクラウド共有の際には、PDFのファイルサイズを圧縮して軽量化できるため、送信やダウンロードがスムーズになります。こうした便利な機能は、Acrobat オンラインツールならではです。
そのほか、文書作成に役立つ機能をリストアップしましたので、ぜひ以下のリンクからチェックしてみてください。
プレゼンテーション資料をPDFに変換して、手順書の補足資料として利用できます。閲覧時のフォーマット崩れも防げます。
手順書の一部を画像として取り出し、他の資料に埋め込むことができます。例えば、重要な手順を画像として配布したい場合や資料に埋め込みたい場合などに便利です。
分散している複数のマニュアルや指示書をひとつのPDFにまとめることで、必要な情報を一目で把握しやすくなります。
データ容量の重いPDFファイルを軽量化し、メール送信やクラウドでの共有をスムーズに行えます。特に、ファイル容量が限られている場合に有効です。
不要な情報を削除し、ページ順序を整えることで、手順書の見やすさと利便性を向上させられます。
新しい手順や補足情報を追記したいときに、カンタンにページを挿入できます。
これらの機能を駆使することで、資料作成や編集の時間を大幅に短縮できます。
また「Adobe Acrobat オンラインツール」の使い方については、以下の記事で詳しく解説しています。初めて利用する方でもカンタンに操作を理解できる内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。
「Adobe Acrobat オンラインツール」を活用して、資料作成をスムーズに進めましょう。
「手順書」に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、手順書に関するよくある質問に回答していきます。
手順書の更新頻度はどれくらいがよいですか？
手順書は、業務内容が変更されるたびに更新し、最新の情報を保ちましょう。
現場のミスを防ぐためにも、少なくとも半年〜1年に一度の頻度で見直すのがオススメです。
手順書をチームに浸透させるには？
手順書をチームに浸透させるには、まず手順書の重要性をしっかりと伝えます。
そのうえで、定期的な研修や日々のミーティングで内容を確認し、現場で習慣的に使うことをルール化しましょう。
また、誰でもアクセスしやすいように手順書を管理し、チームがいつでも確認・更新できる環境整備も重要です。
効率的に手順書を作成する方法は？
既存の資料やテンプレートを活用し、必要最低限の情報を盛り込むことで、手順書の作成時間を短縮できます。
また、デジタルツールを使ってカンタンに更新・共有できる形式にすると、運用コストも抑えられます。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
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