手順書とは？マニュアルとの違いと作り方のコツ【無料テンプレート付き】

手順書を作成するメリット

手順書を作成すると、様々なメリットが生まれます。

以下は、手順書を作成・運用する主なメリットです。

1．誰が担当しても同じ成果が得られるようになる（業務の標準化・属人化の解消）

2．新任者の育成が効率化される

3．ミスが減り、業務の質を高められる

4．問題発生時に迅速な対応がしやすくなる

5．業務改善や効率化の基盤になる

手順書を導入することで、誰でもスムーズに業務を進められるようになり、新人育成や問題解決も早まります。加えて業務品質が安定し、組織全体の業務効率化につながるのです。

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そして作成する際には、以下のステップにしたがって、手順書を作成・運用しましょう。

1．必要な作業を洗い出す

まず、手順書の対象業務や読み手のニーズを明確にし、実際の作業内容をリストアップします。

各作業を具体的なタスクに分け、現場の状況を確認しながら、実際の業務に即した内容にまとめましょう。

2．手順書の構成を決める

次に、手順書全体の構成を作ります。初めに骨組みを整えておくと、抜け漏れが防げ、わかりやすい流れが確保できます。作業内容を工程ごとに整理し、時系列でまとめると、読み手が理解しやすくなります。

3．作業内容を具体的に記述する

読み手が迷わず作業を進められるよう、簡潔でわかりやすい表現でまとめていきます。

なお、ケースによって手順が分岐する場合は、該当するケースやその手順についても別記しましょう。

4．仮運用とフィードバックで改善する

手順書が完成したら、仮運用を行い、実際の現場でフィードバックを収集します。

現場の意見を反映して改善を重ね、実用性をさらに高めましょう。

見直しを重ねることで、手順書の完成度を高められます。

5．定期的な更新と管理

業務内容や設備が変更された際には、手順書も速やかに更新し、現場とのズレを防ぎましょう。

更新しやすい形式で管理し、常に最新情報が反映されるようにすることが大切です。

クラウドで管理すると、どのデバイスからでも更新ができ、運用がより効率的になります。

手順書のテンプレート

手順書を作成する際には、テンプレートを使って効率的に作成するのがオススメです。

今回は汎用的に使える、シンプルな手順書のテンプレートを用意しました。

ぜひ、日々の業務にお役立てください。

【見本付き】手順書テンプレートをダウンロードする（PDF）

【見本付き】手順書テンプレートをダウンロードする（Microsoft Excel）

手順書作成において、内容を正確にまとめることは非常に重要です。また手順書を継続的に運用する観点では、現場の使いやすさを意識して作成することが求められます。

実際、現場では「手順書がわかりづらい」「最新の手順書がどこにあるのかわからない」といった声が上がることも少なくありません。

ただ、こうした課題を放置してしまうと、手順書が形だけのものになり、かえって現場の混乱を招く恐れがあります。

では、現場で実際に活用され、常に最新の状態を保てる手順書を作るには、どうすればよいのでしょうか？

その答えは、作成・編集・共有を一つのツールで効率的に行える仕組みを取り入れることです。

そこでオススメしたいのが「Acrobat オンラインツール」です。

このツールを使えば、手順書の作成や管理が驚くほどカンタンになります。

Acrobat オンラインツールで手順書の作成と管理をカンタンに

https://www.youtube.com/embed/bCAMw7JEOg8?si=Dvec-kwigKB4ufEA

Adobe Acrobat オンラインツールを使えば、手順書の作成から管理まで、驚くほど効率的に進められます。例えば印刷前にレイアウトを調整したり、重要な箇所を強調したり、注釈を加える作業もカンタンに行えるため、「すぐに使える」「直感的にわかりやすい」手順書を短時間で仕上げることが可能です。

今すぐPDFをオンラインで編集する

また、PDF形式にすることで、完成後の修正も迅速に対応できます。内容に変更が生じた場合でも、一から作り直す必要はありません。電子データとして保存しておくことで、最新情報を反映した手順書をすぐに更新し、現場やチームメンバーに迅速に共有できます。

さらに、メール添付やクラウド共有の際には、PDFのファイルサイズを圧縮して軽量化できるため、送信やダウンロードがスムーズになります。こうした便利な機能は、Acrobat オンラインツールならではです。

そのほか、文書作成に役立つ機能をリストアップしましたので、ぜひ以下のリンクからチェックしてみてください。

• PowerPoint形式のファイルをPDFに変換

プレゼンテーション資料をPDFに変換して、手順書の補足資料として利用できます。閲覧時のフォーマット崩れも防げます。

• PDFをJPEGやPNG画像に変換

手順書の一部を画像として取り出し、他の資料に埋め込むことができます。例えば、重要な手順を画像として配布したい場合や資料に埋め込みたい場合などに便利です。

• 複数のPDFを結合する

分散している複数のマニュアルや指示書をひとつのPDFにまとめることで、必要な情報を一目で把握しやすくなります。

• PDFのファイルサイズを圧縮する

データ容量の重いPDFファイルを軽量化し、メール送信やクラウドでの共有をスムーズに行えます。特に、ファイル容量が限られている場合に有効です。

• PDF内の不要なページを削除 ／ PDFのページを入れ替え、並び替え

不要な情報を削除し、ページ順序を整えることで、手順書の見やすさと利便性を向上させられます。

• PDFにページを挿入・追加

新しい手順や補足情報を追記したいときに、カンタンにページを挿入できます。

これらの機能を駆使することで、資料作成や編集の時間を大幅に短縮できます。

また「Adobe Acrobat オンラインツール」の使い方については、以下の記事で詳しく解説しています。初めて利用する方でもカンタンに操作を理解できる内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。

はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）