【無料の注文書テンプレート】書き方・例文・発注書との違いを解説

【役割1】取引の正式な依頼

注文書によって、相手に「この内容で注文します」という意思を正式に伝えられます。受注側にとっても、商品の提供後に「頼んでいない」や「キャンセルしたい」といった不当な対応をされてしまうリスクをなくせるため、安心して取引を進められます。

口頭だけでも契約は成立しますが、証拠となる書類を残しておけば発注（注文）・受注の根拠が明確になるので、後で確認や説明が必要になった時にも困りません。

【役割2】注文内容の明確化

商品やサービスの詳細を注文書に記載することで取引の内容が明確になり、納品トラブルを防止できます。口頭発注（注文）の場合、数量や品番などの基本的な情報に誤解が生じる可能性があります。また、メールでの発注（注文）では依頼内容がテキストとして残るものの、事前に定めるべき項目が網羅できずに、例えば納期や支払い条件などが不明瞭なままで取引が進行してしまう恐れがあります。こうした問題は、注文書で取引の詳細を明記しておけば防ぐことが可能です。

注文書に記載すべき項目は、「注文書に最低限記載する11項目」の章で解説しています。

【役割3】下請法の遵守

注文書の発行は一般的には義務ではありません。

しかし、「下請法（※）」に該当する場合は、下請事業者に対して発注書面を交付する義務があります。具体的には、注文者や注文日、納品物の内容、代金などの必要事項を明記した書面を発行しなければなりません。必要事項が適切に記載された注文書を発行することで、下請法を遵守できます。


※ 下請法とは

親事業者（注文する側）が下請事業者（注文を受ける側）に対して不当な取扱いをすることを防止し、公正な取引関係を担保することで下請事業者を守るための法律です。下請法の対象になるかどうかは、取引当事者の資本金の規模と取引の内容によって決まります。

なお、下請法の対象となる親事業者と下請事業者の資本金は、以下のとおりです。

この章では、注文書の基本的な意味や発行の目的を解説しました。ここからさらに知識を広げて、注文書を用いた取引業務を円滑に進めるには、関連性の高い他の文書への理解も欠かせません。次の章では、「発注書」や「注文請書」を取り上げ、それらを注文書と比較しながらわかりやすく説明します。

発注書との違い

発注書は、「発注者が依頼の意思や具体的な発注内容を明確にするための文書」であり、注文書と同様の役割を果たします。一般的には、発注書と注文書は同義として扱われ、法的な違いはありません。

ただし、「注文」が個人の日常生活でも頻繁に用いられるのに対し、「発注」は主に法人どうしの取引で使用される傾向がある言葉です。この違いは、「注文書」と「発注書」のニュアンスにも影響します。

例えば、「注文書」は小売業や飲食業などの日常的で比較的小規模な取引に用いられることが多いのに対し、「発注書」は建設業や製造業などの大規模な業務依頼も含めて広く見られます。

とはいえ、これらはあくまで一般的な傾向に過ぎず、どちらの言葉を使用するかは勤務先の企業のルールや業界の慣習に基づいて判断すれば問題ありません。

次の章では、実際に注文書を作成する際の参考になるよう、必要な記載項目を具体的に解説します。

上記に加えて、注文書番号や備考欄なども設けると便利です。

また、下請法に該当し、かつ下請事業者に材料を有償で支給する場合は、その品名、数量、対価、引渡しの期日、決済期日および決済方法を記載しましょう。


次の章では、注文書に関して多く寄せられる疑問とその回答を紹介します。

注文書の発行は義務ですか？

すべての取引において、「注文書を発行する義務」があるわけではありません。

しかし、下請法が適用される取引では書面を交付する義務が定められています。これは、「不明瞭な契約条件によるトラブルを防ぎ、下請事業者の立場を保護するためのルール」です。

また、下請法が適用されない取引であっても、注文内容を文書で記録しておくことは契約内容の根拠を明確に示すうえで重要な意味を持ちます。書面を残しておけば、口頭での注文による「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

なお、下請法の詳細は「【役割3】下請法の遵守」で詳しく解説しています。

法的効力はありますか？

すべての注文書が法的効力を持つわけではありません。文書が法的効力を持つか否かは、文書の内容や作成・発行された際の状況などによって個別に判断されます。

例えば、注文に対して受注者からの承諾の意思表示がない場合、最終的な契約の成立には至りません。また、記載された取引条件が曖昧であれば、契約内容の特定ができないため効力が認められない可能性があります。加えて、注文内容に違法性のある要素が含まれていれば、その依頼は無効とみなされます。

注文者・受注者どちらから発行しますか？

注文書は、注文者が受注者に対して「注文する意思」や「具体的な注文内容」を伝えるために発行する文書です。そのため、注文者の名義で発行されます。

ただし、注文者が注文業務に不慣れな場合は、受注者が用意した雛形を用いて、注文者が必要事項を記入して発行するケースもあります。

注文書はどのように送付すればよいですか？

取引先や自社のルール、該当案件の取引条件などによって異なるため、個別に取り決めを確認しましょう。

ただし、一般的には以下のような方法が考えられます。

注文書に押印は必要ですか？

法律上、注文書への押印は必須ではありません。

ただし、押印されていることで「正式な社内プロセスを経て発行された書類」だと視覚的に伝えられるため、相手に安心感を与えやすくなります。また、社内の規定で押印が義務付けられていることもあるため、事前に確認することをオススメします。

注文書に押印する際に便利なのが、「Adobe Acrobat オンラインツール」（無料）と「Acrobat Pro」です。「Acrobat オンラインツール」の「入力と署名」を使えば、任意の印影画像をPDFに配置できます。物理的なハンコを押す手間を省け、カンタンにキレイな印影を再現できるので便利です。 さらに、有償版の「Acrobat Pro」を使えば、デジタルIDによって本人性や非改ざん性が保証された電子署名が可能になります。法的な有効性が求められる押印には、Acrobat Proをぜひお試しください。

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次の章では、「Acrobat オンラインツール」と「Acrobat Pro」、そして「Adobe Scan」という便利なスキャンアプリを取り上げて、それぞれの特徴を紹介します。注文書の作成・管理業務を効率化したい方はぜひご覧ください。

無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。基本操作は、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけと非常にカンタンです。

例えば、PDF形式のテンプレートを編集したい場合、「PDFをWordに変換」や「PDFをExcelに変換」などの機能を使うことで、編集可能な形式に変換できます。必要な文字を入力した後は、「様々な形式からPDFに変換」を利用して再びPDF形式で保存することも可能です。さらに、有償版を契約してログインすると、「PDFを編集」機能でPDFファイルをWordやExcelに変換することなく、直接編集できます。

発注書のPDFを送付する際は、「PDFを圧縮」でファイルサイズをコンパクトにしたり、「PDFを保護」でパスワードをかけたりするのも、安全性が向上するためオススメです。

多機能なPDF編集ツール「Adobe Acrobat Pro」

Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールのすべての機能を回数無制限で使えることに加えて、電子署名や差分確認といったAcrobat Proならではの高度な機能も活用できます。（※ Creative Cloud Proを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）。

7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

Acrobat Proを7日間の無料お試し期間で使ってみる

無料のスキャンアプリ「Adobe Scan」

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Adobe Scanは、スマホで手軽に紙の書類をスキャンしてPDFに変換できる無料アプリです。

操作が非常にシンプルで、アプリを起動してスキャンしたい書類にカメラをかざすだけで自動的にスキャンが完了します。

注文書は、電子で管理したいと思っていても、取引先から紙で送られてくることも少なくありません。そんな時には、Adobe Scanで電子化するのがオススメです。スキャン後のPDFファイルはクラウドに保存したり、メールで送信したりできるため、注文書の整理や共有がスムーズになります

【iOS版】Adobe Scanをダウンロードする

【Android版】Adobe Scanをダウンロードする


この記事では、注文書のPDFテンプレートをご紹介するとともに、注文書の目的や記載項目などの基礎知識について解説しました。

注文書を適切に作成・発行・管理するうえで、フォーマットが崩れにくく、電子管理や共有に適したPDFは非常に有用です。

そして、PDFを最大限に活用するためにはAdobe Acrobatが欠かせません。


今回ご紹介したとおり、AcrobatにはPDFに関する多彩な機能が備わっています。

煩雑になりがちな文書作成業務を効率化できるだけでなく、強力なセキュリティ対策が施されているため、重要なファイルも安心して扱えます。

Acrobatによる快適なドキュメントソリューションを、ぜひ体感してください。


（編集：ウェブライダー）