発注書の無料テンプレートと基礎知識！書き方や注文書との違いなどを解説

ビジネスの場で欠かせない「発注書」。発注者が受注者に、依頼内容や具体的な条件を明確に伝えるための重要な書類です。しかし、いざ作成するとなると「ゼロから作るのは手間がかかる」「どのような項目を記載すればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、無料で使えるPDF形式の発注書テンプレートをご紹介します。また、発注書の基本的な役割や記載項目、よくある質問などもまとめました。

煩雑になりがちな文書作成をシンプルに、そして正確に行うためのポイントを押さえていきましょう。

目次

【無料】発注書のPDFテンプレート

発注書とは

他の文書との違い

発注書に最低限記載する11の項目

発注書に関するよくある質問と回答

Adobe Acrobatなら発注書の作成・管理がカンタン

【無料】発注書のPDFテンプレート

無料でダウンロードできる発注書のテンプレートを用意しました。

これらを活用すると、適切な内容の発注書をカンタンに作成できます。

また、これから解説する内容をテンプレートと照らし合わせながら確認することで、発注書に対する理解がさらに深まり、取引をスムーズに進行できます。

発注書の基礎知識をすぐに知りたい方はこちらをクリックしてください。

発注書の記載項目をすぐに見たい方はこちらをクリックしてください。

なお、テンプレートへの入力やカスタマイズには「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。

Acrobat ProはPDFの編集から電子契約まで、PDFに関連する充実した機能が搭載されたオールインワンソリューション。直感的な操作で誰でも安心して利用できます。

無料でお試しいただけるので、この機会にぜひその使いやすさを体感してみてください。

発注書とは

発注書は、発注者が受注者に依頼の意思や具体的な発注内容などを明確に伝えて、取引をスムーズに行うための文書です。

具体的な役割としては、以下の3点が挙げられます。

• 取引の正式な依頼
• 発注内容の明確化
• 下請法の遵守

それでは、各役割についてより具体的に説明します。

【役割1】取引の正式な依頼

発注書によって、依頼先に正式なかたちで発注意思を伝えられます。これにより、発注の有無に関する認識のズレが発生するリスクがなくなり、取引がスムーズになります。

口頭でのやりとりだけでも契約は成立しますが、取引の証拠となる証憑（しょうひょう）を残せば発注の根拠が明確になり、後日の検証や説明にも正当に対応できます。

【役割2】発注内容の明確化

商品やサービスの詳細（品名、数量、単価、納期、納品場所、納品形式など）を発注書に記載することで発注内容が明確になり、納品トラブルを防止できます。

例えば、webサイトを制作する場合「発注者はサイトをインターネット上に公開するまでが納品だと認識していたが、受注者はデータ一式を発注者に渡す時点で納品完了だと捉えていた」といった認識齟齬が起こることがあります。このような問題も、事前に発注書で納品形式を明確化しておけば未然に防ぐことが可能です。

【役割3】下請法の遵守

発注書の発行は一般的には義務ではありません。

しかし、「下請法（※）」に該当する場合は、下請事業者に対して書面を交付する義務があります。具体的には、発注者や発注日、納品物の内容、代金などの必要事項を明記した書面を発行しなければなりません。こうした書面（つまり発注書）を発行することで、下請法を遵守できます。


※ 下請法とは

発注元が下請事業者に対して不当な取扱いをすることを防止し、公正な取引関係を担保することで下請事業者を守るための法律です。下請法の対象になるかどうかは、取引当事者の資本金の規模と取引の内容によって決まります。

なお、下請法の対象となる親事業者と下請事業者の資本金は、以下のとおりです。

物品の製造委託や修理委託を行う場合

情報成果物作成委託・役務提供委託を行う場合

（参考：下請事業者を守る「下請法」｜政府広報オンライン）

次の章では、発注書への理解をさらに深めるために、関連性の高い「注文書」「発注請書」との違いを解説します。

他の文書との違い

発注書と似ている、あるいは関連のある文書として、以下が挙げられます。

• 注文書
• 発注請書

それぞれの文書の意味を理解することで、発注・受注に関する業務がスムーズになり、取引先とのコミュニケーションで誤解が生まれる心配もなくなります。

以下でわかりやすく解説するので、安心してお進みください。

注文書との違い

注文書は、発注書と同様に「発注者による依頼の意思や具体的な発注内容などを明確化するための文書」です。発注書と注文書は通常は同じ意味で使われて、法的な違いはないとみなされます。

ただし、業界や企業によっては独自のルールで区別されることもあるため、勤務先の規定を確認するのがオススメです。

なお、「発注」が法人どうしの取引で使われることが多い言葉であるのに対して、「注文」は個人の生活シーンでも日常的に登場します。そのため、「発注書」よりも「注文書」の方が、個人取引や小規模な業務依頼などを想起させる場合もあります。

発注請書との違い

「発注請書」は、受注者が発注内容を確認し「その条件で正式にお引き受けします」という合意の意思を示す文書です。つまり、「取引が成立したこと」を双方で確認できます。

一方、「発注書」はあくまで発注者側の希望条件や意向を示す文書であり、これだけで契約が成立するわけではありません。通常は、受注者が発注書を受け取り、問題がなければ「発注請書」を提出して合意の意思を示すことで、正式な発注・受注関係が成立すると考えられます。

なお、前述のとおり発注書と注文書は同義とされているため、発注請書を「注文請書」と呼ぶ場合もあります。

ここまで、発注書の基本的な意味を解説してきました。次の章では、実際に発注書を作成する際の参考になるよう、必要な記載項目を具体的に紹介します。

発注書に最低限記載する11の項目

発注書に記載する項目や書き方を理解しておくことで、作成をスムーズに進められます。

この章では、発注書に最低限記載すべき11個の項目を例文とともに解説します。

これらをベースにしつつ、ケースごとに必要な項目を足してみてください。

上記に加えて、発注書番号や備考欄なども設けると便利です。

また、下請法に該当し、かつ下請事業者に材料を有償で支給する場合は、その品名、数量、対価、引渡しの期日、決済期日および決済方法を記載しましょう。


次の章では、発注書に関して多く寄せられる疑問とその回答を紹介します。不明点を解消したい方は、ぜひご一読ください。

発注書に関するよくある質問と回答

発注書に関する疑問を解消して業務をさらにスムーズにするために、この章ではよくある質問と回答を紹介します。

• 発注書の発行は義務ですか？
• 法的効力はありますか？
• 発注者・受注者どちらから発行しますか？
• 発注書はどのように送付すればよいですか？
• 発注書に押印は必要ですか？

それでは具体的に見ていきましょう。

発注書の発行は義務ですか？

すべての取引において、「発注書を発行する義務」があるわけではありません。

しかし、下請法が適用される取引では発注書面を交付する義務が定められています。これは、「不明瞭な契約条件によるトラブルを防ぎ、下請事業者の立場を保護するためのルール」です。

また、下請法が適用されない取引であっても、発注内容を文書で記録しておくことは契約内容の根拠を明確に示すうえで重要な意味を持ちます。書面を残しておけば、口頭での発注による「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

なお、下請法の詳細は「【役割3】下請法の遵守」で詳しく解説しています。

法的効力はありますか？

すべての発注書が法的効力を持つわけではありません。文書が法的効力を持つか否かは、文書の内容や作成・発行された際の状況などによって個別に判断されます。

例えば、発注に対して受注者からの承諾の意思表示がない場合、最終的な契約の成立には至りません。また、記載された取引条件が曖昧であれば、契約内容の特定ができないため効力が認められない可能性があります。加えて、発注内容に違法性のある要素が含まれていれば、その依頼は無効とみなされます。

発注者・受注者どちらから発行しますか？

発注書は、発注者が受注者に対して「発注する意思」や「具体的な発注内容」を伝えるために発行する文書です。そのため、発注者の名義で発行されます。ただし、発注者が発注業務に不慣れな場合は、受注者が用意した雛形を用いて、発注者が必要事項を記入して発行するケースもあります。

発注書はどのように送付すればよいですか？

取引先や自社のルール、該当案件の取引条件などによって異なるため、個別に取り決めを確認しましょう。

ただし、一般的には以下のような方法が考えられます。

メール添付

発注書をPDFファイルで作成しメールに添付して送付する方法は、広く利用されている手段の一つです。紙の用意や郵送費が不要で、相手にすばやく送付できる点にメリットがあります。一方、ファイルサイズの制限や誤送信などの送信時のトラブルには注意が必要です。

こうしたリスクを抑えつつ発注書をPDFで送るには、「Adobe Acrobat オンラインツール」がオススメです。Acrobat オンラインツールはブラウザー上でカンタンに使える無料のツールで、PDFに関する25以上の機能を備えています。例えば、「PDFを圧縮」を使えばファイルサイズをコンパクトにできます。また、「PDFを保護」を使えばPDFにパスワードを設定できるので安全性も高まります。以下の機能も、発注書を作成・発行する際にとても便利です。

• 「PDFを編集」：PDFに文字を入力できる
• 「PDFをWordに変換」「PDFをExcelに変換」：PDFを他のファイル形式に変換できる
• 「様々な形式からPDFに変換」：他のファイル形式からPDFに変換できる

郵送

業界慣習や企業のルールとして紙での送付や保管が必要な場合によく利用されます。物理的に印鑑が押された書類を届けられるため、重要な取引では安心感があります。一方、 発送・到着に時間がかかるため、緊急の取引には向かないことや、郵送費や印刷代がかかる点はデメリットといえるでしょう。

FAX

FAXでのやりとりが日常的に行われている業界では、発注書の送付方法としてFAXも選択肢に入ります。相手がFAXを受信すればすぐに発注書を確認できる点はメリットです。

一方、回線トラブルや番号間違いによる送信ミスが発生する可能性には注意が必要です。

なお、最近では「電子FAX」も普及しています。これは、FAX機を使わずに、インターネットを介してFAXの送受信ができるサービスです。電子FAXを使用している場合、Acrobatと併用すれば、PDFで効率的に作成した発注書を相手にはFAXで届けたり、FAXで送られてきた発注書が電子に変換された後にクラウドで管理したりできるようになります。

発注書に押印は必要ですか？

法律上、発注書への押印は必須ではありません。

ただし、押印されていることで「正式な社内プロセスを経て発行された書類」だと視覚的に伝えられるため、相手に安心感を与えやすくなります。また、社内の規定で押印が義務付けられていることもあるため、事前に確認することをオススメします。

発注書に押印する際に便利なのが、「Adobe Acrobat オンラインツール」（無料）と「Acrobat Pro」です。「Acrobat オンラインツール」の「入力と署名」を使えば、任意の印影画像をPDFに配置できます。物理的なハンコを押す手間を省け、カンタンにキレイな印影を再現できるので便利です。 さらに、有償版の「Acrobat Pro」を使えば、デジタルIDによって本人性や非改ざん性が保証された電子署名が可能になります。法的な有効性が求められる押印には、Acrobat Proをぜひお試しください。

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次の章では、「Acrobat オンラインツール」と「Acrobat Pro」、そして「Adobe Scan」という便利なスキャンアプリを取り上げて、それぞれの特徴を紹介します。発注書の作成・管理業務を効率化したい方はぜひご覧ください。

Adobe Acrobatなら発注書の作成・管理がカンタン

PDFの開発元であるアドビが提供するツール「Acrobat オンラインツール」「Adobe Acrobat Pro」「Adobe Scan」を使えば、効率よく発注書を作成・発行・管理できます。

無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。基本操作は、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけと非常にカンタンです。

例えば、PDF形式のテンプレートを編集したい場合、「PDFをWordに変換」や「PDFをExcelに変換」などの機能を使うことで、編集可能な形式に変換できます。必要な文字を入力した後は、「様々な形式からPDFに変換」を利用して再びPDF形式で保存することも可能です。さらに、有償版を契約してログインすると、「PDFを編集」機能でPDFファイルをWordやExcelに変換することなく、直接編集できます。

発注書のPDFを送付する際は、「PDFを圧縮」でファイルサイズをコンパクトにしたり、「PDFを保護」でパスワードをかけたりするのも、安全性が向上するためオススメです。

多機能なPDF編集ツール「Adobe Acrobat Pro」

Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールのすべての機能を回数無制限で使えることに加えて、電子署名や差分確認といったAcrobat Proならではの高度な機能も活用できます。（※ Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）。

7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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無料のスキャンアプリ「Adobe Scan」

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Adobe Scanは、スマホで手軽に紙の書類をスキャンしてPDFに変換できる無料アプリです。

操作が非常にシンプルで、アプリを起動してスキャンしたい書類にカメラをかざすだけで自動的にスキャンが完了します。

発注書は、電子で管理したいと思っていても、取引先から紙で送られてくることも少なくありません。そんな時には、Adobe Scanで電子化するのがオススメです。スキャン後のPDFファイルはクラウドに保存したり、メールで送信したりできるため、発注書の整理や共有がスムーズになります

【iOS版】Adobe Scanをダウンロードする

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この記事では、発注書のPDFテンプレートをご紹介するとともに、発注書の役割や記載項目などの基礎知識について解説しました。

発注書を適切に作成・発行・管理するうえで、フォーマットが崩れにくく、電子管理や共有に適したPDFは非常に有用です。

そして、PDFを最大限に活用するためにはAdobe Acrobatが欠かせません。


今回ご紹介したとおり、AcrobatにはPDFに関する多彩な機能が備わっています。

煩雑になりがちな文書作成業務を効率化できるだけでなく、強力なセキュリティ対策が施されているため、重要なファイルも安心して扱えます。

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（編集：ウェブライダー）

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