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Acrobat Sign
워크플로우 자동화에 디지털 서명을 포함해야 하는 5가지 이유
업무의 효율성과 생산성을 모두 높이는 전자 서명을 워크플로우에 포함하여 비즈니스 프로세스를 향상하는 방법을 살펴보세요.
워크플로우 자동화란?
- 워크플로우 자동화는 사전 정의된 데이터와 규칙 세트를 사용하여 업무를 특정 부서로 자동으로 전달하도록 설계된 프로세스입니다.
- 워크플로우 자동화 소프트웨어는 사람이 직접 개입해야 했던 프로세스를 자동화하여 비즈니스의 효율성을 높입니다.
- 이 프로세스의 핵심 요소인 전자 서명을 사용하면 시간 소모적인 작업을 줄일 수 있습니다.
워크플로우를 최적화하기 위해서는 디지털 서명이 필수입니다. 여기에는 그럴 만한 이유가 있습니다. 워크플로우에 디지털 서명을 포함해야 하는 5가지 이유를 소개합니다.
1. 신뢰를 높이고, 지역 및 글로벌 규정을 준수합니다
Acrobat Sign과 같은 서명 툴을 사용하려면 디지털 ID를 만들어야 합니다. 사용자의 신원 확인을 수행하는 공인 TSP(Trust Service Providers)가 지원하는 디지털 ID는 협약과 관련한 모든 지역 및 글로벌 규정과 법률로 인증된 것이므로, 법적으로 유효합니다.
요약하면, 인증된 소스의 디지털 서명을 사용하면 고객에 대한 신뢰가 상승하게 됩니다. 고객의 신원을 안전하고 빠른 방식으로 확인할 수 있으므로 워크플로우 관리 속도도 빨라집니다.
2. 보안이 향상됩니다
모든 워크플로우가 그렇듯, 디지털 워크플로우에서도 문서의 분실 위험은 존재합니다. Acrobat Sign은 문서의 열람 여부를 확인할 수 있는 봉인을 사용하고 PDF 문서에 암호를 걸어 보호할 수 있습니다. 이 외에도 문서의 위변조를 방지하는 암호 기술을 통해 위조의 가능성을 크게 낮추고, 허용된 사용자만 문서 서명 워크플로우에 참여하게 할 수 있습니다.
3. 반복적인 업무와 불필요한 시간을 줄입니다
PIN 번호로 인증되는 고유한 디지털 신원 인증서를 사용하여 인증 정보와 신원을 간편하게 확인할 수 있습니다. 이때 서명은 위에서 설명한 바와 같이 TSP에서 지원하기 때문에, 서명을 만들 때 추가 정보를 제공하기 위해 걸리는 시간과 노력이 전체적으로 감소합니다. 프로세스 자동화를 수행하면 전체 프로세스가 훨씬 더 빠르게 진행됩니다.
이 외에도 반복적 문서 공증 과정을 훨씬 빠르게 수행할 수 있는 디지털 공증 서비스도 이용할 수 있습니다. Acrobat Sign은 Notarize와 파트너십을 통해 미국에 한하여 공증된 서명을 문서에 적용하는 기능을 제공하고 있습니다.
통합은 공증에만 국한되지 않습니다. Acrobat Sign은 워크플로우 자동화 툴, Salesforce와 같은 CRM 툴 등 다양한 앱에 통합되어 있습니다.
4. 간편하게 서명을 인증합니다
계약서 서명은 재서명이 필요한 경우가 많습니다. 전자 서명을 사용할 때의 이점은 디지털 서명이 있는 문서는 10년 이상 법적 유효성을 재차 확인받을 수 있다는 것입니다. 서명을 문서에 드래그하여 놓기만 하면 됩니다. 정기적으로 문서에 서명하고 확인하는 하는 경우, 전자 서명을 사용하면 서명의 진위를 확인하기 위한 추가 보안 프로세스를 수행할 필요가 없습니다.
5. 모바일 및 웹 플랫폼에서 유연하게 작업할 수 있습니다
많은 팀이 클라우드를 중심으로 온라인 환경에서 원격 근무를 하고 있습니다. 디지털 서명을 사용하면 어디에서 일하더라도 모바일, 웹 등을 통해 디지털 서명이 있는 문서를 전달할 수 있습니다. 신뢰할 수 있고 규정을 준수하는 TSP의 인증서를 기반으로 둔 고급 전자 서명(AdES)과 적격한 전자 서명(QES)을 사용하여 안심하고 서명할 수 있습니다.
전자 서명과 워크플로우 자동화 성공 사례
Acrobat Sign을 워크플로우에 통합하면 엄청난 효과를 누릴 수 있습니다. Salesforce에 Acrobat Sign을 통합한 PGI는 직원이 계약을 완료하기까지 걸리는 시간을 평균 33시간으로 줄였습니다. 몇 주가 걸리던 과거에 비하면 50%나 단축된것입니다.
샌디에이고 주립대학교는 교직원과 학생을 위한 온보딩 프로그램에 디지털 워크플로우를 사용하기 시작했습니다. Acrobat Sign을 통합한 결과, 병목 현상이 줄면서 신입생 온보딩 시간을 66% 단축했습니다.
Novozymes의 법무팀은 수백 건의 전자 계약서를 전 세계로 전송합니다. 전자 서명을 도입한 이후 오류 발생 횟수가 줄었고, 계약서 회송 시간도 93% 단축되었습니다.
Persol은 계약서 작성 및 전송에 드는 시간을 7분 단축했고, 그 결과 전체 처리 속도가 빨라졌으며 문서 기록에 관한 규정 준수도 더욱 향상되었습니다.
Acrobat Sign으로 워크플로우 자동화
Acrobat Sign은 세일즈, 인사, 재무, 마케팅 팀 등 전자 서명을 정기적으로 사용하거나 액세스해야 하는 직원의 모든 서명 워크플로우를 간소화하는 데 필요한 툴을 제공합니다. Acrobat Sign이 제공하는 툴을 사용하면 다음의 이점을 얻을 수 있습니다.
- 서명 프로세스에서 실수 감소
- 계약 관리 및 프로젝트 관리 시간 절약
- 계약서 회송 시간 단축(알림 기능)
- 사무용품 비용 및 배송비 절감
- 사용 권한, 암호, 알림 기능으로 관리 감독 강화
이 외에도 Acrobat Sign은 Salesforce, Workday, Microsoft Office, Google Drive 등 일반적으로 사용되는 애플리케이션에 통합되어 있습니다.
Acrobat Sign을 사용하면 서명 프로세스의 효율성을 높여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 간편하게 사용할 수 있는 디지털 서명 툴에 관해 자세히 살펴보세요.