Acrobat für Unternehmen | 10 Minuten Lesezeit
Angebot-Vorlage: In 7 Schritten zum überzeugenden Business Proposal.
Erstellt ein strukturiertes Angebot und überzeugt neue Kundinnen und Kunden.
Mit einem überzeugenden Geschäftsangebot sichert ihr euch Finanzierungen, erweitert Projekte und lasst euer Unternehmen wachsen. Nutzt diese Best Practices für euer nächstes Projekt.
Ohne das aktive Bewerben von Produkten und Services läuft kein Unternehmen. Wenn ihr neue Chancen erschließen möchtet, solltet ihr ein überzeugendes Angebot erstellen.
Was ist ein Angebot?
Ein Geschäftsangebot, auch Business Proposal genannt, ist ein schriftliches Angebot für ein Produkt oder einen Service, das in der Regel an potenzielle Kundinnen und Kunden gesendet wird. Es kann aber auch an Bestandskundschaft gerichtet sein – etwa, wenn ein Unternehmen ein zusätzliches Produkt oder einen neuen Service als Upsell anbietet.
Wie ihr euer Angebot formuliert, kann darüber entscheiden, ob ihr einen Auftrag gewinnt oder verliert. Ein schlecht gestaltetes Angebot verkompliziert die Lösung, lässt individuelle Kundenbedürfnisse außer Acht, ignoriert Grammatik und Stil und bremst euch auf dem Weg zu den Zielen eures Unternehmens aus.
Ein gutes Angebot sollte immer diese wichtigen Fragen beantworten:
- Wer seid ihr? Was macht euer Unternehmen?
- Vor welchen Herausforderungen stehen eure potenziellen Kundinnen und Kunden?
- Welche Lösung bietet euer Unternehmen für das Problem?
- Wie wird euer Unternehmen die Lösung erfolgreich implementieren?
- Wie viel Geld, Zeit und weitere Ressourcen sind für die Implementierung der Lösung erforderlich?
Die Beantwortung dieser Fragen schafft von Anfang an klare Erwartungen für Kundinnen und Kunden und verpflichtet ein Unternehmen dazu, die beschriebenen Produkte und Services einzuhalten.
Wie schreibt man ein Angebot?
Geschäftsangebote können unterschiedlich aufgebaut sein, sollten aber immer die wesentlichen Bestandteile enthalten: Titelseite, Inhaltsverzeichnis, das Warum eures Unternehmens in der Zusammenfassung, eine Beschreibung des Problems oder Bedarfs, die vorgeschlagene Lösung, Qualifikationen, eine Timeline, Preisgestaltung, Abrechnung, rechtliche Informationen, Erläuterung der allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie den Abschnitt über die Abnahme, in dem die potenzielle Käuferin oder der potenzielle Käufer das Dokument unterzeichnen kann.
Bevor ihr mit dem Verfassen eures Angebots beginnt, solltet ihr euch gründlich mit einer Angebot-Vorlage vertraut machen. Falls ihr weitere Details benötigt, empfiehlt sich ein erstes Gespräch oder ein Telefonat, um zu verstehen, was der Kunde von einem potenziellen Anbieter erwartet. Hat das Unternehmen eine Ausschreibung mit euch geteilt, prüft das Dokument sorgfältig. Sobald eure Recherche abgeschlossen ist, könnt ihr euer Business Proposal schreiben. Die wichtigsten Schritte für den Einstieg ins Schreiben findet ihr im Folgenden.
1. Angebot recherchieren und gliedern
Ein Angebot zu erstellen ist ein klar strukturierter Prozess – eine Gliederung ist dabei unverzichtbar. Bevor ihr mit der Gliederung beginnt, stellt sicher, dass eure Recherche abgeschlossen ist und ihr eure Kundschaft gut kennt. Ihr wisst wahrscheinlich bereits, wie ihr euer Unternehmen erweitern möchtet – sorgt dafür, dass ihr Fallstudien, relevante Daten und überzeugende Beispiele parat habt, die zeigen, wie euer Angebot der Kundschaft nutzt.
Beim Recherchieren über eure Kunden stoßt ihr möglicherweise auf Grafiken, Bilder oder andere Details, die ihr für eure Unterlagen festhalten möchtet. Nutzt ein Tool wie eine kostenlose Scanner-App, mit der ihr beliebige Inhalte als PDF einscannt und in eure Angebotsgliederung integriert.
Wenn ihr bereit seid, eure Gliederung zu erstellen, denkt daran: Es reicht oft ein ein- bis zweiseitiges Dokument mit Stichpunkten, die wichtige Bereiche in kompakten Zusammenfassungen aufgreifen und sich später zu vollständigen Abschnitten ausbauen lassen. Die Schritte 2–6 hier eignen sich direkt als Framework für eure Gliederung. Ihr könnt das gesamte Dokument sogar in einem PDF-Editor aufbauen – dort könnt ihr Seiten verschieben und jederzeit PDF-Kommentare zu eurem Angebot hinzufügen.
2. Titel und Inhaltsverzeichnis erstellen.
Der Titel – der erste Eindruck eures Angebots – entscheidet darüber, ob eure Arbeit überhaupt wahrgenommen wird. Gerade bei unaufgeforderten Angeboten müsst ihr eure Zielgruppe begeistern und ihr zeigen, dass eure Lösung zu ihren Herausforderungen passt. Eine starke, professionelle Titelseite vermittelt potenziellen Kundinnen und Kunden auf Anhieb den Mehrwert und einen Überblick über den Inhalt des Angebots.
Ein guter Titel braucht einen starken Slogan. Ein Slogan steht für die Werte eurer Firma – nicht für ein einzelnes Produkt. Er sollte kurz genug sein, um die Aufmerksamkeit eurer Lesenden zu gewinnen, und gleichzeitig aussagekräftig genug, um zu zeigen, was euer Unternehmen zu bieten hat. Setzt auf positive Wörter und eine klare Sprache. Hier sind einige Beispiele für ein Angebot über das Neudesign einer Website:
Schwache Slogans
- Website-Projekt für Firma XYZ
- Eine bessere Website für Firma XYZ
Überzeugende Slogans
- Next-Gen-Web-Erlebnisse durch strategisches Neudesign
- Digitale Welten neu denken – von der Idee zum Konzept
Ob Verkaufs- oder Marketing-Angebot: Das Inhaltsverzeichnis gibt eurer Zielgruppe einen ersten Einblick, was ihr anbietet und welchen Mehrwert sie zu erwarten hat. Es ist auch ein zentrales Element eures Angebots, denn die meisten Lesenden sind Führungskräfte auf C-Level-Ebene, die es in der Regel nur überfliegen. Das Inhaltsverzeichnis hilft ihnen nicht nur, einzelne Abschnitte schnell zu finden, sondern kann auch kurze Zusammenfassungen zu den jeweiligen Abschnitten enthalten – das liegt ganz in eurer Hand.
3. Zusammenfassung schreiben.
Die Zusammenfassung dient als Einstieg für die Lesenden. Im Grunde ist sie wie ein 1- bis 2-seitiges Seiten-Titelbild – eine kompakte Einführung und Zusammenfassung eures Angebots.
Eine gute Zusammenfassung zeichnet sich durch Folgendes aus:
- Stellt eure Firma vor (besonders wenn das Angebot unaufgefordert eingereicht wird)
- Gebt einen Überblick über die Unternehmensziele
- Zeigt eure Expertise anhand von 1–2 vergleichbaren Projekten
- Fasst eure wichtigsten Verkaufsargumente zusammen
- Zeigt den künftigen Pfad eurer Firma auf und hebt wichtige Meilensteine hervor
- Erklärt, warum das vorliegende Angebot der erste Schritt auf diesem Weg ist
Ihr richtet euch an Entscheidungstragende und potenzielle Kundinnen und Kunden – also formuliert prägnant, optimistisch und selbstbewusst, um eure Zielgruppe wirklich zu begeistern. Habt ihr bereits mit bekannten und angesehenen Unternehmen zusammengearbeitet, nennt ihre Namen in der Zusammenfassung, um eure Erfolge zu unterstreichen. Macht zum Abschluss deutlich, was eure Zielgruppe in den folgenden Abschnitten des Angebots erwartet.
4. Die Herausforderung und die Lösung beschreiben.
Herausforderung, Lösung, Qualifikationen – das sind die drei Schlüsselbegriffe dieses Abschnitts. Eine überzeugende Problembeschreibung zeigt, dass ihr die Bedürfnisse eures Gegenübers wirklich verstanden habt – statt nur eine allgemeine Firmenpräsentation zu liefern. Sie benennt auch eine Herausforderung, die der Interessentin oder dem Interessenten bisher nicht bewusst war – und zeigt, wie ihr sie lösen könnt. Herausforderung plus Lösung verspricht begeisterte Kundinnen und Kunden, die gerne mit euch zusammenarbeiten.
Gleichzeitig müsst ihr eure Expertise durch entsprechende Qualifikationen belegen. Ist eure Firma oder euer Unternehmen zertifiziert und kann nachweisbare Erfolge bei der Lösung genau dieser Herausforderung vorweisen, dann präsentiert das. Fehlen euch noch bestimmte Fähigkeiten, um eure Ziele zu erreichen, benennt diese konkret. Am Ende dieses Abschnitts sollte eure Zielgruppe überzeugt sein, dass ihr die Anforderungen jedes Kunden und jeder Kundin erfüllen könnt.
Wer eine Ausschreibung erstellt, sollte nicht nur die Ausschreibung verstehen – entscheidend ist, alle relevanten Details eures Projekts vollständig aufzuführen:
- Eine Vorstellung eurer Firma sowie Hintergrundinformationen zum Projekt
- Die Projektziele und der Umfang der benötigten Leistungen
- Eine Frist für den Eingang von Angeboten
- Eine Timeline, bis wann ihr einem Angebot den Zuschlag erteilen möchtet
- Welche konkreten Elemente im Angebot enthalten sein sollen
- Herausforderungen, die die Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer lösen sollen
- Euer geschätzter Budgetrahmen für das Projekt
5. Arbeitsergebnisse, Meilensteine und Budgets festlegen.
Nachdem ihr die Projektdetails skizziert habt, benennt konkrete Arbeitsergebnisse, die dieses Angebot liefern soll. Wenn ihr beispielsweise vorschlagt, einen neuen Standort eures Unternehmens in einer neuen Region zu eröffnen, listet alle notwendigen Schritte auf, kalkuliert die Kosten und plant den zeitlichen Rahmen.
Meilensteine umfassen Ziele und definieren Checkpoints sowie Phasen innerhalb eines Projekts. Im Gegensatz zu Fristen, die auf einzelne, kleinere Aufgaben hinweisen können, sind Meilensteine Teil des großen Ganzen. Sie spielen auch bei der Budgetplanung eine wichtige Rolle: Sie zeigen, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist und ob bestimmte Meilensteine neu angepasst werden müssen. Auch Arbeitsergebnisse können durch Budget- oder Meilenstein-Updates beeinflusst werden, da sie aus dem Erreichen eines Meilensteins hervorgehen.
In diesem Bereich sind Sorgfalt und Professionalität unverzichtbar – eure Vorbereitung zeigt, dass ihr es ernst meint. Beispiele früherer Erfolge belegen zusätzlich, dass euer Prozess funktioniert.
6. Fazit und Anhang gestalten.
Im Schlussteil eures Angebots hinterlasst ihr den letzten Eindruck. Für ein überzeugendes Fazit gilt:
- Fasst die wichtigsten Punkte eures Angebots zusammen
- Hebt noch einmal die Stärken eures Unternehmens und die Produktvorteile hervor
- Verdeutlicht, wie potenzielle Kundinnen und Kunden von eurem Angebot profitieren
- Formuliert einen überzeugenden CTA, der Dringlichkeit vermittelt und zeigt, was als Nächstes zu tun ist –, zum Beispiel den Vertrieb kontaktieren oder über ein Kontaktformular mehr Informationen einholen
Ihr könnt außerdem einen Anhang hinzufügen, der Referenzmaterialien, Definitionen, Methodik und weitere relevante Inhalte enthält. Unabhängig davon, welches Software-Tool ihr für die Erstellung verwendet, könnt ihr das Angebot als PDF drucken oder als PDF-Dokument speichern.
7. Das Angebot bearbeiten und professionell aufbereiten.
Ein Angebot muss zwar ein formelles Dokument sein, aber langweilig muss es deshalb nicht wirken. Ein überzeugendes Geschäftsangebot lebt von präzisen Formulierungen und ansprechendem Design: auffällige Überschriften, tadellose Rechtschreibung, ein klar definierter Zeitrahmen, ein detaillierter Arbeitsumfang und transparente Zahlungspläne – all das schafft Vertrauen bei der Kundschaft.
Überprüft euer Angebot abschließend sorgfältig auf vertrauliche Informationen, die nicht für andere bestimmt sind. Wenn ihr beispielsweise auf ein Projekt für andere Kundinnen oder Kunden verweist, achtet darauf, sensible Daten zu schützen. Bei Bedarf könnt ihr das PDF kostenlos schwärzen – mit Online-Tools, die Details schützen und eine einheitliche Formatierung sicherstellen.
Ob Ausschreibungsunterlagen, eingeforderte Angebote oder eine Reihe von Fallstudien – Acrobat Pro bietet euch die Tools, um ansprechende und wirkungsvolle Angebote zu gestalten, ganz ohne bei null anzufangen. Zahlreiche kostenlose Muster für Geschäftsangebote sind verfügbar, und mit Acrobat lassen sich Grafiken, Bilder und kreative Formatierungen mühelos einbinden.
Wenn ihr euer Angebot digital teilt, könnt ihr ganz einfach Grafiken, Preistabellen, verknüpfte Inhalte und Anlagen hinzufügen – und so das Erlebnis für Lesende deutlich aufwerten. Verknüpft euer Inhaltsverzeichnis mit den entsprechenden Abschnitten im Dokument, und leitet Lesende direkt zu ergänzenden Unterlagen weiter.
Ein überzeugendes Angebot mit ansprechendem Deckblatt erstellen? Mit Adobe Acrobat for Business ist es nur ein Muster entfernt. Dank hilfreicher Handbücher und Tutorials habt ihr im Handumdrehen ein Geschäftsangebot erstellt, das euer Unternehmen voranbringt.
Die Arten von Geschäftsangeboten.
Bevor ihr euer Angebot strukturiert, solltet ihr wissen, welche Angebot-Vorlage am besten zur jeweiligen Situation passt. Auch wenn es branchenübergreifend unterschiedliche Angebotsarten gibt, lassen sie sich meist einer von drei Kategorien zuordnen: unaufgefordert, informell angefragt oder formell angefragt.
Unaufgefordertes Geschäftsangebot.
Eine Angebot-Vorlage für ein unaufgefordertes Geschäftsangebot kommt zum Einsatz, wenn ihr potenzielle Kundinnen und Kunden proaktiv ansprechen möchtet – auch ohne vorherige Anfrage – um sie als Kundschaft zu gewinnen. Diese Angebote sind allgemeiner gehalten und wirken ähnlich wie eine kalte E-Mail oder eine Marketing-Broschüre. Da kein direkter Austausch mit der potenziellen Kundschaft stattgefunden hat, entsteht dieses Angebot ohne genaue Kenntnis ihrer Anforderungen. Durch gezielte Marktforschung und die Analyse von Kundenbedürfnissen lässt sich dennoch eine personalisierte Lösung entwickeln, die auf die Situation jeder kaufenden Person zugeschnitten ist.
Informell angefragtes Geschäftsangebot.
Eine Angebot-Vorlage für informell angeforderte Geschäftsangebote kommt zum Einsatz, wenn kein offizielles Angebot angefragt wurde. Während offizielle Anfragen in der Regel sehr detailliert sind, entstehen informelle Anfragen aus spontanen, ungezwungenen Gesprächen mit Kundinnen und Kunden oder Lieferanten. Ein solches Angebot schreibt ihr zum Beispiel, wenn potenzielle Interessentinnen oder Interessenten eure Produkte oder Dienstleistungen genauer unter die Lupe nehmen möchten und euch um ein Angebot bitten. In diesen Fällen werden in der Regel keine Vergleichsangebote angefragt. Diese Art von Angebot erfordert jedoch deutlich mehr Rechercheaufwand.
Formell angefragtes Geschäftsangebot.
Eine Angebot-Vorlage für formell angefragte Geschäftsangebote wird für offizielle Angebotsanfragen genutzt. Bei dieser Art von Angebot erhaltet ihr die meisten – wenn nicht sogar alle – Informationen, die ihr benötigt, um die Anforderungen potenzieller Kundschaft zu verstehen. Alles, was ihr tun müsst: das Angebot ausarbeiten, damit es geprüft werden kann – und schon kann der Verkaufsprozess beginnen.
Formell angefragte Angebote entstehen in der Regel als Reaktion auf veröffentlichte Anforderungen von Unternehmen, die gezielt nach Angeboten suchen. Sie werden als Antwort auf eine öffentliche Ausschreibung eingereicht – genau so, wie es die anfragende Partei vorgibt. Da diese Unternehmen häufig mehrere Vorschläge sichten und den besten suchen, müsst ihr jeden einzelnen Punkt der Anfrage gezielt ansprechen und überzeugend darlegen, wie eure Firma die Herausforderung der Kundin oder des Kunden besser löst als alle anderen.
Gründe, um ein Angebot zu erstellen.
Geschäftsangebote sind für wachsende Unternehmen ein echtes Ass im Ärmel. Egal, ob ihr als etabliertes kleines Unternehmen neue Kundinnen und Kunden überzeugt oder ein Geschäftsvorschlag für Investierende erstellt, um euer Wachstum voranzutreiben – dieses Dokument unterstützt euch bei allem: von der Finanzierungssicherung bis zur Erweiterung bestehender Projekte.
Ein Geschäftsangebot ist ein Dokument, das euch bei Folgendem hilft:
- Realistische Pläne und Prognosen dokumentieren
- Neue Kundinnen und Kunden sowie neue Geschäfte gewinnen
- Investierende für die Finanzierung gewinnen
- Zusätzliche Strukturen für Wachstum schaffen
- Stärken und Schwächen eures aktuellen Geschäftsmodells erkennen
- Neue Preismodelle und relevante Produktmetriken präsentieren
Wie erstellt man ein Angebot? Tipps und Tricks.
Wenn ihr denkt, dass ein Dokument für ein Geschäftsangebot hilfreich sein könnte, folgt diesen Tipps:
- Gliederung erstellen. Stellt sicher, dass euer Vorschlag alle Elemente enthält, die erklären, warum eine Firma euch beauftragen sollte. Auch wenn ihr das Gefühl habt, viele Punkte abdecken zu müssen, solltet ihr eure Botschaft einfach halten. Eine Gliederung hilft euch, den Fluss eurer Präsentation zu strukturieren.
- Eurer Marke treu bleiben. Das gesamte Angebot sollte eure Firma und eure Marke widerspiegeln. Passt die Angebot-Vorlage bei Bedarf in Inhalt und Design an und präsentiert dabei, was euch von anderen Unternehmen unterscheidet.
- Euren Content prüfen. Euer Angebot sollte klar, prägnant und auf den Punkt gebracht sein. Potenzielle Kundschaft hat oft keine Zeit, es im Detail zu prüfen – sorgt deshalb dafür, dass euer Messaging transparent ist. Achtet auf den Fluss des Contents sowie auf Rechtschreibung und Grammatik, damit euer Angebot professionell wirkt.
- Auf Grafiken und Daten setzen. Visuelle Elemente sind das wirksamste Mittel, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Nutzt aussagekräftige Grafiken, die euer Angebot ansprechend gestalten und jede Ziffer sinnvoll ergänzen. Belegt eure Aussagen mit Daten, um die Interaktion mit Kundinnen und Kunden zu fördern und eure Botschaft überzeugend zu vermitteln.
- Video-Elemente einbinden. Wenn ihr euer Angebot digital übermittelt, könnt ihr mit Video-Elementen für mehr Interaktivität sorgen. Für Abschnitte, die einer genaueren Erklärung bedürfen, bietet sich ein personalisiertes Video an. Außerdem fördert ein Video das Verständnis und hilft Bestandskundschaft, den Inhalt eures Angebots besser zu erfassen als reiner Text auf einer Seite.
- Kundenstimmen einfügen. Potenzielle Kundschaft möchte wissen, welche Erfahrungen andere mit euch gemacht haben. Teilt einige Kundenberichte und Testimonials, die eure Story erzählen und eure Marke stärken.
- Einen einfachen Prozess bieten. Euer Angebot sollte verständlich, ansprechend und handlungsorientiert sein – mit einem klaren CTA, damit Interessierte immer wissen, wie es weitergeht. Gebt alle notwendigen Kontaktdaten an, falls Fragen auftauchen. Bei digitaler Übermittlung könnt ihr E-Signaturen integrieren, damit der Prozess reibungslos weitergeht, sobald jemand bereit ist, zu unterschreiben.
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So könnt ihr in 7 Schritten ein Business Proposal schreiben.
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Beispiel einer Titelseite eines Geschäftsangebots, die in Adobe Acrobat bearbeitet wird.
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