PDF/A: Wie unterscheidet sich das Format von PDF?

Was ist das PDF/A-Format?

PDF/A steht für „Portable Document Format Archivable“ und ist ein spezielles Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es handelt sich um eine Unterart des PDF-Formats, die von der International Organization for Standardization (ISO) genormt wurde. Der ISO-Standard für PDF/A legt genau fest, wie Elemente wie Schriften, Farben, Bilder und Layouts gespeichert werden müssen, damit das Dokument auch nach vielen Jahren originalgetreu lesbar bleibt.

Kann man PDF/A-Dateien bearbeiten?

Zum PDF/A-Standard gehört auch, dass elektronische Dokumente unabhängig von Software, Betriebssystem oder Bearbeitungstools unverändert bleiben. Du kannst eine PDF/A-Datei in Adobe Acrobat öffnen und anzeigen, sie ist jedoch nicht zur nachträglichen Bearbeitung vorgesehen.

Wenn du ein PDF/A-Dokument in Acrobat bearbeitest, erhältst du eine Warnung – die Datei kann zwar geändert werden, entspricht danach aber nicht mehr dem PDF/A-Format. So gewährleistet PDF/A eine revisionssichere Archivierung und stellt sicher, dass Dokumente über Jahrzehnte unverändert, lesbar und archivkonform bleiben.

Wie unterscheiden sich PDF und PDF/A?

Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Dateien wurde das PDF/A-Format speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt. Dokumente bleiben langfristig lesbar – unabhängig von externer Software.

Deshalb unterstützt PDF/A keine Audio- oder Videoinhalte, da deren Wiedergabe zusätzliche Programme erfordern würde. Alle Schriftarten, Bilder und Grafiken müssen direkt in der PDF/A-Datei eingebettet sein.

Verschlüsselungen oder Passwortschutz sind nicht vorgesehen, damit archivierte Dateien jederzeit zugänglich bleiben. So wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente auch nach Jahrzehnten vollständig lesbar bleiben.

Wie unterscheidet sich PDF/A von anderen PDF-Standards?

PDF ist nicht gleich PDF – neben PDF/A gibt es weitere Spezialformate für unterschiedliche Zwecke:

PDF/X: Optimiert für den Druckprozess – stellt sicher, dass Farben, Schriften und Auflösung den Druckanforderungen entsprechen.

PDF/E: Speziell für technische Dokumente im Engineering-Bereich, z. B. CAD-Zeichnungen.

PDF/VT: Für den variablen Datendruck, z. B. personalisierte Mailings oder Rechnungen.

PDF/UA: Barrierefreies PDF-Format, das die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen sicherstellt.

PDF/H: Speziell für das Gesundheitswesen entwickelt – ermöglicht den sicheren Austausch und die Archivierung von Patientendaten.

Welche Arten und Konformitätsstufen von PDF/A gibt es?

Für die digitale Langzeitarchivierung stehen vier Varianten des PDF/A-Standards zur Verfügung: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4.

PDF/A-1 bildet die ursprüngliche Version des PDF/A-Formats und definiert die grundlegenden Anforderungen an die revisionssichere Archivierung. Die neueren Varianten PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 erweitern diesen Standard um zusätzliche Funktionen und höhere Flexibilität – beispielsweise beim Einbetten von Dateien oder bei der Unterstützung moderner PDF-Features.

Im Folgenden sehen wir uns die unterschiedlichen PDF/A-Formate und ihre Konformitätsstufen genauer an.

PDF/A-1.

PDF/A-1 ist die erste Version des PDF/A-Standards und bildet die Grundlage für die Langzeitarchivierung im PDF/A-Format. Diese Variante stellt sicher, dass alle Quellen – wie Schriften, Bilder, Grafiken und Illustrationen – vollständig eingebettet sind. Außerdem unterstützt sie digitale Signaturen und die Nutzung von Hyperlinks.

Der PDF/A-1-Standard unterscheidet zwei Konformitätsebenen:

• PDF/A-1b (Basic): Stellt sicher, dass das Dokument visuell eindeutig reproduzierbar ist.
• PDF/A-1a (Accessible): Gewährleistet zusätzlich eine barrierefreie Struktur, sodass Text und Inhalte von Screenreadern erkannt und vorgelesen werden können.

PDF/A-2.

Die PDF/A-2-Version, veröffentlicht 2011, erweitert PDF/A-1 um neue Funktionen für die Langzeitarchivierung. Sie unterstützt die Kompression von Grafiken wie JPEG-2000, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Zudem können PDF/A-1-Dokumente in PDF/A-2-Dateien eingebunden werden.

PDF/A-2 definiert drei Konformitätsstufen:

• PDF/A-2b (Basic): Sicherstellt, dass das Erscheinungsbild des Dokuments unverändert bleibt und die Mindestanforderungen erfüllt werden.
• PDF/A-2u (Unicode-Textsemantik): Enthält alle Anforderungen von 2b und kodiert Text in Unicode, sodass Inhalte vollständig indexiert und korrekt dargestellt werden können.
• PDF/A-2a (Accessible): Erfüllt die vollständigen ISO 19005-2-Normen, einschließlich barrierefreier Textstruktur.

PDF/A-3.

PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und erlaubt es, beliebige Dateitypen direkt in ein PDF/A-3-Dokument einzubetten. So können beispielsweise die Quelldaten oder andere relevante Dateien dem Archivdokument beigefügt werden. Auch hier gibt es die bekannten Konformitätsstufen: PDF/A-3b, PDF/A-3u und PDF/A-3a.

PDF/A-4.

PDF/A-4 wurde 2020 veröffentlicht und führt zwei neue Konformitätsstufen ein:

• PDF/A-4f: Erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A-konform sind.
• PDF/A-4e: Unterstützt 3D-Inhalte und wird hauptsächlich im Engineering- und technischen Bereich eingesetzt.

Welche Vorteile und Nachteile hat die Verwendung von PDF/A?

Die Version PDF/A bietet einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, auf die wir im folgenden Abschnitt etwas näher eingehen wollen.

Die Vorteile von PDF/A

• Langzeitarchivierung: PDF/A ermöglicht die sichere Archivierung digitaler Dokumente über Jahrzehnte.
• Langfristige Lesbarkeit: Dokumente bleiben unabhängig von zukünftigen Software- oder Betriebssystemänderungen lesbar.
• Formatkonsistenz: PDF/A bewahrt die visuelle Integrität eines Dokuments, da alle Schriften, Bilder und Grafiken eingebettet sind.
• Metadaten: Eingebettete Metadaten erleichtern die Identifikation, Suche und Verwaltung von Dokumenten.
• Einbettung von Text und Signaturen: Textinhalt und elektronische Signaturen können direkt im Dokument gespeichert werden.
• Weltweite Standards: PDF/A ist international anerkannt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Nachteile von PDF/A

• Kompatibilität: Dokumente mit Audio-, Video- oder JavaScript-Inhalten lassen sich oft nicht fehlerfrei konvertieren.
• Visuelle Darstellung: Bei der Umwandlung in PDF/A kann es zu Abweichungen in Layout oder Formatierung kommen.
• Dateigröße: Durch das Einbetten aller Elemente entstehen größere Dateien als bei Standard-PDFs.

In welchen Bereichen wird PDF/A eingesetzt?

PDF/A dient vor allem der langfristigen Archivierung digitaler Informationen. Typische Einsatzbereiche sind:

• Bibliotheken und Archive: digitale Archivierung von Büchern, Zeitschriften und historischen Dokumenten.
• Behörden und Verwaltung: Aufbewahrung von Verwaltungsakten und rechtlichen Dokumenten.
• Gesundheitswesen: Speicherung von Patientenakten und medizinischen Unterlagen.
• Finanzwesen: Archivierung von Geschäftsunterlagen und Finanzdokumenten.

Wie erkenne ich eine PDF/A-Datei?

Die Dateiendung verrät nicht, ob es sich um ein PDF/A-Dokument oder ein herkömmliches PDF handelt. Um die PDF/A-Version deiner Datei zu prüfen, öffne sie in Adobe Acrobat und gehe zu „Einstellungen“, um die Version anzuzeigen.

Zusätzlich kannst du in Acrobat die Funktion „Konformität prüfen“ nutzen. Im Navigationsfenster werden alle relevanten Informationen zur Datei angezeigt. Dort siehst du den verwendeten PDF/A-Standard, den ISO-Namen sowie die Kompatibilität mit anderen PDF-Formaten wie PDF/X, PDF/E, PDF/VT oder PDF/UA .

Eine PDF/A-Datei erstellen: So geht's.

Du möchtest eine PDF-Datei in PDF/A umwandeln oder ein Dokument direkt als PDF/A speichern? Neben Adobe Acrobat Pro unterstützen auch Microsoft Word und LibreOffice die direkte Speicherung im PDF/A-Format.

1. Öffne Microsoft Word und klicke oben links auf „Datei“.
2. Wähle „Speichern unter“ und anschließend „Durchsuchen“.
3. Wähle als Dateityp PDF aus und klicke auf „Optionen“.
4. Im neuen Fenster aktivierst du unten unter PDF-Optionen die Auswahl PDF/A.
5. Klicke auf „Speichern“, um deine Word-Datei im PDF/A-Format zu speichern.

Möchtest du eine bestehende PDF-Datei in PDF/A konvertieren? Mit Adobe Acrobat Pro geht das in wenigen Schritten:

1. Gehe auf den Reiter „Werkzeuge“ und wähle „Druckproduktion“ aus. Die Werkzeuggruppe für die Druckproduktion erscheint auf der rechten Seite.
2. Klicke auf „Preflight“ und wähle im Dialogfeld „PDF-Standards“ aus dem Drop-down-Menü.
3. Wechsle zur Registerkarte „Profile“, erweitere dein Standardprofil und wähle unter PDF/A-Standard die Option „Nach PDF/A-1b konvertieren“. Klicke anschließend auf „Prüfen und korrigieren“.
4. Klicke abschließend auf „Speichern“, um die Datei in PDF/A zu konvertieren.

Noch einfacher wird die Umwandlung von PDF in PDF/A über die PDF-Standards-Einstellung.

1. Wähle „Werkzeuge > PDF-Standards“ aus.
2. Im rechten Bereich kannst du nun wählen zwischen den Optionen Als PDF/A speichern, Als PDF/X speichern oder Als PDF/E speichern.
3. Nun musst du nur noch einen Speicherort für deine PDF/A-Datei wählen und auf „Speichern“ klicken.

Technologien entwickeln sich ständig weiter. Was heute noch aktuell erscheint, kann in wenigen Jahren veraltet sein. Deshalb sollten wichtige Dokumente und Unterlagen in einem Format gespeichert werden, das auch langfristig zugänglich bleibt. PDF/A, eine spezielle Variante des PDF-Formats, gewährleistet die Langzeitarchivierung, da alle Inhalte in die Datei eingebettet sind und Dokumente unabhängig von Software oder Betriebssystem jederzeit reproduzierbar bleiben. Mit Adobe Acrobat Pro kannst du PDF-Dateien in wenigen Minuten in PDF/A konvertieren und sie anschließend sicher auf einem Server oder in der Cloud archivieren.