Word・ExcelをPDFに変換する方法【PDFからの変換も】
ビジネスシーンでは、Word（.docx）やExcel（.xlsx）形式のファイルで資料を共有する場面が多々あります。
しかしこのような形式のファイルは、閲覧するユーザーのデバイス環境によってフォントやレイアウトが変わったり、ファイルを開くためにソフトのインストールが必要になったりします。
こうした問題は、ファイルをPDFに変換すると解決できます。
PDFファイルは、ユーザーの閲覧環境に関わらず、元のフォントやレイアウトが維持されるからです。
各形式のファイルをPDFに変換する方法は、WindowsやMacといったPCのOSや、使用するデバイスによって異なります。
しかし、無料の「Adobe Acrobat オンラインツール」を使えば、OSや、PCやスマホといったデバイスに関わらず、PDFの変換作業が可能です。
そこでこの記事では、Acrobat オンラインツールを使って、「WordやExcelをPDFに」また「PDFをWordやExcelに」変換する方法を紹介します。
なお、本記事ではWindows11での操作手順を解説しますが、MacやiPhone、Androidでも基本的には操作手順は同じなので、Windows以外のPCやスマホで作業される方にも参考にしていただけます。
WordやExcelをPDFに変換する方法
PDFでの文書管理には、以下のようなメリットがあります。
● どのような環境（デバイス・OS）でも表示できる
● データの管理コストを削減できる
（ファイルサイズを小さくできる、紙での管理が不要になる）
「Adobe Acrobat オンラインツール」を使えば、WordやExcelだけでなく、PowerPoint、JPG・PNG形式の画像をカンタンにPDFに変換できます。
なお、電子ファイルではなく、紙の資料をPDFファイルに変換したい場合は、この記事の後半で紹介している「紙の資料をPDFに変換する方法」をご覧ください。
それではここから、Acrobat オンラインツールでWordをPDFに変換する方法を紹介します。
他の形式のファイルをPDFに変換する場合も、手順は同じです。
大まかな手順は、以下の動画でも解説していますので、お好みの方法でご確認ください。
【手順1】Adobe Acrobat オンラインツールに、PDFに変換したいファイルをアップロードする
「PDFに変換」のページにアクセスし、画面中央の「ファイルを選択」をクリックしPCに保存されているファイルを選択するか、ボタン付近のエリアにファイルをドラッグ&ドロップしてください。
【手順2】PDFファイルをダウンロードする
PDFへの変換が完了すると、画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されます。
クリックしてファイルをダウンロードしてください。
ダウンロードの前にログインを求められた場合は、GoogleアカウントかAdobeアカウントでログインしてください（ログインは無料です）。
これでPDFへの変換は完了です。
PDF編集に役立つ機能（ページ抽出・削除など）
Acrobat オンラインツールでは、アップロードしたファイルの全ページがPDFファイルに変換されます。
しかし場合によっては、一部のページだけをPDFファイルとして保存したい場合もあるでしょう。
そのような場合は、Acrobat オンラインツールの「PDFのぺージを抽出」の機能を使えば、必要なページのみをPDFで保存できます。
それ以外にも、不要なページを削除したり、PDFファイルを複数に分割したりすることも可能です。
以下でページ構成の編集に役立つ機能をご紹介しますので、目的に応じてご使用ください。
いずれもPDFファイルをアップロードするだけで、直感的に操作可能です。
PDFの共有に役立つ機能（ファイルサイズの圧縮）
変換前のWordやExcelのファイルサイズが大きい場合、変換後のPDFファイルのサイズも大きくなりがちです。
ファイルサイズが大きいと、メールに添付できなかったり、相手がダウンロードするのに時間がかかったりと、共有する際に不都合が起こるケースがあります。
実際にGmailでは、1回のメールで送れるファイル容量の上限は25MBまでと決まっています（2023年8月時点）。
そのため、ファイルサイズの大きさが心配な場合は、Acrobat オンラインツールの「PDF圧縮」機能を使って、ファイル容量を軽くしましょう。
圧縮したいファイルをツールにアップロードし、圧縮レベルを選ぶだけでカンタンに軽量化できます。
PDFをWordやExcelに変換する方法
基本的にPDFファイルは、テキストの編集や画像の差し替えといった内容の変更はできません。
しかし、WordやExcelファイルに変換すると、内容を自由に編集できるようになります。
ここからは、Acrobat オンラインツールでPDFを以下のような形式のファイルに変換する手順を解説します。
● Word
● Excel
● PowerPoint
● JPG、PNG
【手順1】Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスする
変換したい形式に応じて、以下のAcrobat オンラインツールのページにアクセスしてください。
ここでは、PDFをWordに変換する場合の手順を解説しますが、他のファイル形式に変換する場合でも手順は同じです。
【手順2】PDFファイルをアップロードする
Acrobat オンラインツールのページにアクセスしたら、画面中央の「ファイルを選択」をクリックしPCに保存されているファイルを選択するか、ボタン付近のエリアにPDFファイルをドラッグ&ドロップしてください。
【手順3】ファイルをダウンロードする
アップロードが完了したら、画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されるので、クリックしてWordファイルをダウンロードしましょう。
WordやExcelに変換できない場合の対処法
PDFファイルにパスワードがかけられている場合は、以下のようなポップアップが表示され、変換作業ができません。
このようなPDFファイルを編集したい場合は、セキュリティ設定の解除が必要です。
有償版 Acrobatであれば、セキュリティ設定の解除が可能です。
なお、解除にはパスワードが必要です。
そのため、PDFファイルの作成者に内容を編集する旨を伝え、パスワードを教えてもらいましょう。
機密文書の場合、許可なくファイルの内容を変更し他者に共有するとトラブルにつながる場合もありますので、注意が必要です。
ここまで、Wordを始めとした電子ファイルをPDFに変換する方法を紹介してきました。
続いて、紙の資料をPDFファイルに変換する方法を紹介します。
プリンターがなくてもカンタンに実践できる方法なので、ぜひ参考にしてください。
紙の資料をPDFに変換する方法
紙の書類をPDFにする際は、プリンターでスキャンするのが一般的です。
しかしプリンターがなくても、スキャンアプリ「Adobe Scan」を使えば、スマホでカンタンにPDFファイルに変換できます。
なお、Adobe ScanにはOCR（光学的文字認識）機能が備わっており、スキャンした資料上のテキストを画像データではなく「文字データ」として認識します。
そのため、Adobe Scanで変換したPDFファイルは、電子ファイルをPDFに変換した場合と同様に扱えます。
例えばPDF上のテキストをコピーしたり、編集ソフトを使ってテキストにハイライトを付けたりすることが可能です。
ここからは、Adobe Scanを使ってスマホで紙の資料をPDFに変換する方法を解説します。
【手順1】「Adobe Scan」をインストールしてログインする
以下のリンクからAdobe Scanをスマホにインストールし、アプリを起動してください。
Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。
無料登録・ログインはカンタン。
GoogleやFacebookのアカウント、Apple IDがあれば、すぐに利用できます。
【手順2】書類をスキャンする
アプリを開くと、自動でカメラが起動します。
（起動しない場合は、右下のカメラアイコンをタップしてください）
画面下部のメニューをスワイプし、書類の場合は「文書」を選択します。
該当する文書を検出すると、自動的にシャッターが切られます。
青いラインの位置を指で調整して、書類の形を設定しましょう。
書類が複数ページある場合、「続行」をタップすると引き続きスキャンできます。
【手順3】PDFファイルを保存する
必要に応じて、いらない要素を除去したり「マークアップ」機能でメモを書き込んだりしましょう。
編集したら、右上の「PDFを保存」をタップしてAdobe クラウドストレージに保存してください。
【手順4】保存したPDFファイルを確認する
PDFファイルを保存した直後の画面では、Adobe Scanで作成したPDFファイルが一覧で表示されます。
ファイルを確認するには、保存したPDFファイルのサムネイルをタップして再度開きます。
前述したとおり、Adobe ScanでスキャンしたPDFファイルは、テキストをコピーできます。
コピーするには、「テキストアクション」で全文を選択し、「テキストをコピー」をタップしてください。
（一部のテキストだけを選択・コピーすることも可能です）
なお、Adobe ScanでスキャンしたPDFファイルは、Adobe クラウドストレージに保存されるので、オンライン環境があればどのようなデバイスからも確認可能です。
ここまで、 Acrobat オンラインツールやAdobe Scanを使って、各形式のファイルをPDFに変換する方法を解説してきました。
Acrobat オンラインツールは、この記事で紹介してきた機能以外にも、PDFの編集に役立つ様々な機能を備えています。
続いて、それらの機能も紹介します。
PDFに関する20以上の機能を使える「Adobe Acrobat オンラインツール」
Acrobat オンラインツールは、PDFに関する20以上の機能を無料で使えるのが特長です。
この記事で紹介した機能以外にも、例えば以下のような機能を使えます。
PDF資料にコメントやハイライトを追加でき、関係者間でのレビューがしやすくなります。
PDFに手書きの署名やスキャンした署名を追加できます。
パスワードをかけることで、機密情報を含む資料であっても安心して関係者に共有できます。
Google Chromeで使用する場合は、以下の拡張機能をいれると、拡張機能のアイコンをクリックするだけでAcrobat オンラインツールにアクセスできます。
PDFを頻繁に編集する方はもちろん、急に業務のなかでPDFの編集を求められる場合があると言う方は、インストールしていただくとすぐに使えて便利です。
Adobe Acrobat オンラインツールの拡張機能をインストールする
なお、Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。
ログインせずにAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので、安全です。
ログインした場合は、アップロード、変換したファイルは暗号化してAdobe クラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます。
（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご参考ください）
効率よく文書を管理するために、ぜひAcrobat オンラインツールをご活用ください。
（執筆：ウェブライダー）
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