Word・ExcelをPDFに変換する方法【PDFからの変換も】

WordやExcelをPDFに変換する方法

PDFでの文書管理には、以下のようなメリットがあります。

• どのような環境（デバイス・OS）でも表示できる
• データの管理コストを削減できる

（ファイルサイズを小さくできる、紙での管理が不要になる）

「Adobe Acrobat オンラインツール」を使えば、WordやExcelだけでなく、PowerPoint、JPG・PNG形式の画像をカンタンにPDFに変換できます。

なお、電子ファイルではなく、紙の資料をPDFファイルに変換したい場合は、この記事の後半で紹介している「紙の資料をPDFに変換する方法」をご覧ください。

それではここから、Acrobat オンラインツールでWordをPDFに変換する方法を紹介します。

他の形式のファイルをPDFに変換する場合も、手順は同じです。

大まかな手順は、以下の動画でも解説していますので、お好みの方法でご確認ください。

https://youtu.be/FOxFb_K-MYs

【手順1】Adobe Acrobat オンラインツールに、PDFに変換したいファイルをアップロードする

「PDFに変換」のページにアクセスし、画面中央の「ファイルを選択」をクリックしPCに保存されているファイルを選択するか、ボタン付近のエリアにファイルをドラッグ&ドロップしてください。

【手順2】PDFファイルをダウンロードする

PDFへの変換が完了すると、画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されます。

クリックしてファイルをダウンロードしてください。

ダウンロードの前にログインを求められた場合は、GoogleアカウントかAdobeアカウントでログインしてください（ログインは無料です）。

これでPDFへの変換は完了です。

PDF編集に役立つ機能（ページ抽出・削除など）

Acrobat オンラインツールでは、アップロードしたファイルの全ページがPDFファイルに変換されます。

しかし場合によっては、一部のページだけをPDFファイルとして保存したい場合もあるでしょう。

そのような場合は、Acrobat オンラインツールの「PDFのぺージを抽出」の機能を使えば、必要なページのみをPDFで保存できます。

それ以外にも、不要なページを削除したり、PDFファイルを複数に分割したりすることも可能です。

以下でページ構成の編集に役立つ機能をご紹介しますので、目的に応じてご使用ください。

いずれもPDFファイルをアップロードするだけで、直感的に操作可能です。

• PDFファイルの一部のぺージを抽出する
• PDFファイルのページを削除する
• PDFファイルを分割する
• PDFファイルのページを並べ替える
• PDFファイルのページをトリミングして余白を調整する
• PDFにページを挿入・追加する

PDFの共有に役立つ機能（ファイルサイズの圧縮）

変換前のWordやExcelのファイルサイズが大きい場合、変換後のPDFファイルのサイズも大きくなりがちです。

ファイルサイズが大きいと、メールに添付できなかったり、相手がダウンロードするのに時間がかかったりと、共有する際に不都合が起こるケースがあります。

実際にGmailでは、1回のメールで送れるファイル容量の上限は25MBまでと決まっています（2023年8月時点）。

そのため、ファイルサイズの大きさが心配な場合は、Acrobat オンラインツールの「PDF圧縮」機能を使って、ファイル容量を軽くしましょう。

圧縮したいファイルをツールにアップロードし、圧縮レベルを選ぶだけでカンタンに軽量化できます。

「PDF圧縮」機能を使ってPDFを圧縮する


ここまで、WordやExcelをPDFに変換する方法を解説しました。

続いて、PDFをWordやExcelに変換する方法を紹介します。

WordやExcelに変換できない場合の対処法

PDFファイルにパスワードがかけられている場合は、以下のようなポップアップが表示され、変換作業ができません。

このようなPDFファイルを編集したい場合は、セキュリティ設定の解除が必要です。

有償版 Acrobatであれば、セキュリティ設定の解除が可能です。

有償版 Acrobatでパスワード保護を解除する

なお、解除にはパスワードが必要です。

そのため、PDFファイルの作成者に内容を編集する旨を伝え、パスワードを教えてもらいましょう。

機密文書の場合、許可なくファイルの内容を変更し他者に共有するとトラブルにつながる場合もありますので、注意が必要です。

ここまで、Wordを始めとした電子ファイルをPDFに変換する方法を紹介してきました。

続いて、紙の資料をPDFファイルに変換する方法を紹介します。

プリンターがなくてもカンタンに実践できる方法なので、ぜひ参考にしてください。

紙の資料をPDFに変換する方法

紙の書類をPDFにする際は、プリンターでスキャンするのが一般的です。

しかしプリンターがなくても、スキャンアプリ「Adobe Scan」を使えば、スマホでカンタンにPDFファイルに変換できます。

なお、Adobe ScanにはOCR（光学的文字認識）機能が備わっており、スキャンした資料上のテキストを画像データではなく「文字データ」として認識します。

そのため、Adobe Scanで変換したPDFファイルは、電子ファイルをPDFに変換した場合と同様に扱えます。

例えばPDF上のテキストをコピーしたり、編集ソフトを使ってテキストにハイライトを付けたりすることが可能です。

ここからは、Adobe Scanを使ってスマホで紙の資料をPDFに変換する方法を解説します。