図面をPDFに変換する方法！無料スキャンアプリや編集ツールも紹介

メリット1．スムーズに共有できる

PDFに変換すると、図面や書類データをメールやクラウドでカンタンに共有できます。ワンクリックで関係者全員に同じ情報を届けられ、コピーや配付の手間もかかりません。

さらに、PDFは様々なデバイスで互換性があり、PCやスマホ、タブレットからも同じように閲覧できます。

現場やオフィスのどこからでもスムーズに確認できるため、迅速に情報を共有でき、業務のスピードが向上します。

メリット2．紛失や破損リスクを軽減できる

特に建設現場では、汚れや破損により重要な図面が使えなくなるリスクがあります。

しかし、PDFに変換しておけば、スマホやタブレットで現場でも確認でき、図面の紛失や破損を心配せずに作業を進められます。

さらに、バックアップを取ることで、データを安全に保管することが可能です。

メリット3．保管コストを削減できる

紙の図面や書類は、保管に必要なスペースの確保や整理に様々なコストがかかりますが、PDFに変換することでPCやクラウドにデータとして保存でき、物理的なスペースが不要になります。

そのため、紙の保管にかかる手間や費用などのコストを削減できるほか、オフィスや現場での作業効率の向上も期待できます。

方法1．スマホでスキャンしてPDFにする

Adobe Scanを使えば、紙の図面や書類をスキャンしてすぐにPDFに変換できます。

スマホのカメラで撮影するので、初めてスキャンアプリを使う方でもカンタンに扱えます。

まずはお使いのデバイスに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanのアプリをダウンロードしてください。

【iOS版】Adobe Scanをダウンロードする

【Android版】Adobe Scanをダウンロードする

なお、Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。

方法2．オンラインツールでPDFに変換する

次は、Acrobat オンラインツールを使って、WordやExcelで作成した書類をPDFに変換する方法を紹介します。

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。

インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。

建設業界では、作業内容に応じた様々な申請書類が必要ですが、WordやExcelファイルをそのまま送信すると、開くデバイスやソフトウェアのバージョンによってフォーマットが崩れてしまう場合があります。PDFにすることで表示崩れを防ぎ、さらには書類の改ざんや不正アクセスを防止して安全にファイルを共有することが可能です。

ここまで、図面や書類をPDFに変換する方法を紹介しました。

PDFに変換した後は、元の図面が正確に反映されているか、必ず確認しましょう。

必要な情報がきちんと表示されているか、フォーマットやレイアウトが崩れていないかをチェックし、正確なデータを共有するようにします。

続いて、次の章では、変換したPDFを編集する方法を紹介します。PDFに変換した後に、注釈を加えたり、ページの向きを回転させたりといった調整が可能です。作業をよりスムーズに進める便利な機能ですので、参考にしてください。

方法1．テキストや図形を追加する

PDFに、テキストや描画、コメントなどを追加できます。

例えば、PDFの図面上に修正指示や補足情報を直接記載し、メールやクラウドで共有すれば、離れた場所にいる関係者にも素早く情報を伝えられます。以下の機能を使って、情報共有をもっとスムーズに進めましょう。

▷PDFを編集

詳しい使い方は、以下の記事で紹介しています。

関連：【無料】PDFに注釈を付けられるツールで、チェック業務を円滑化しよう

方法2．ページの順番を並べ替える

「PDFマニュアルのページ順が間違っていたので修正したい」「図面や手順書をプロジェクトの進行順に並べ替えたい」といった場合でも、PDF形式のままページの順番を並べ替えられます。ドラッグ＆ドロップしてページを移動させるだけなのでとてもカンタンです。

▷PDFのページを並べ替え

方法3．ページの向きを回転する

現場で図面をスマホやタブレットで確認する際、ページの向きによっては見づらい場合があります。以下の機能を使えば、ページの向きを回転して見やすい状態に整えられます。

スキャンしたPDFを正しい向きに回転させたい場合にも便利です。

▷PDFのページを回転

方法4．ページをトリミングする

クライアントに提出する際、図面や書類の重要な部分だけを残して、余分な情報を省きたい場合があります。そんなときは、トリミング機能を使ってPDF内の不要な箇所を取り除きましょう。

PDF資料の余白を調整し、見やすく整えたい場合にも便利です。

▷PDFをトリミング

方法5．複数のPDFファイルをまとめる

複数の図面や仕様書、レポートなどのPDFファイルをクライアントやプロジェクトチームに一括で共有したい場合は、結合して1つにまとめると便利です。バラバラで管理していたPDFマニュアルも業務ごとにまとめれば、運用しやすくなります。

▷PDFを結合

方法6．特定ページの削除や抽出をする

古いバージョンの図面や不要なページを整理したい場合は、削除機能を使って、PDF内の指定したページのみを削除できます。

また、クライアントに提出する際、プロジェクト全体の図面や資料から必要な部分だけを抜き出したい場合もあるでしょう。

そんなときは、抽出機能を使えば、指定したページのみを抜き出して、別のPDFファイルとして保存できます。いずれも、必要な情報のみに絞ったPDFファイルを作成できるので、効率的に管理・共有ができます。

▷PDFのページを削除

▷PDFのページを抽出

ここまで、無料のAcrobat オンラインツールで使える、6つのPDF編集機能を紹介しました。

なお、PDFに既に記載されている文字を修正したり、画像を削除・追加したりといった「直接編集」をしたい場合は、有償版のAcrobat Proが便利です。

Acrobat Proには文字や画像の直接編集以外にも、建設業務で便利に使える以下のような機能を備えています。

• オブジェクト測定機能：PDF上で距離、面積、周囲長を測定
• ファイル比較機能：新旧の図面や2つの文書を比較し、違いをハイライトで表示
• フォーム作成機能：点検チェックリストや申請書などPDF上で入力可能なフォームを作成

Acrobat Proには7日間の無料期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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次の章では、PDFを共有する際に使える、Acrobat オンラインツールの機能を紹介します。ファイルサイズの圧縮やパスワード保護など、実際の業務ですぐに役立つ機能ですので知っておくと便利です。

機能1．PDFのファイルサイズを圧縮する

クライアントや現場チームに大容量の図面や技術資料をメールで送信する際、ファイルサイズが大きすぎると送信できない場合があります。また、作業現場ではWi-Fi環境がないケースも多いため、PDFファイルを軽量化しておくとスムーズに送信や共有ができます。

▷PDFを圧縮

機能2．PDFにパスワードをかける

設計図や契約書などの機密性が高い文書を外部に送る際や、社内で重要な資料を共有する場合、PDFにパスワードを設定することで、不正なアクセスや情報漏洩を防止できます。関係者のみがファイルにアクセスできるようにすることで、セキュリティを強化します。

▷PDFを保護

機能3．PDFに電子サインを入れる・依頼する

工事契約書や設計承認書など、現場で即座に承認が必要な書類に対して、電子サインの機能を使うと便利です。紙の書類を使わずに、スマホやタブレットでPDFに署名を入れられるため、外出中やリモートワーク中でも契約や確認作業がスムーズに進みます。Acrobat オンラインツールを使えば、カンタンに署名を入れたり、入れてもらったりすることが可能です。

▷電子署名を追加

▷電子署名を依頼

ここまで、PDFの変換や編集、共有の様々な方法を紹介しました。いずれも、図面や書類の管理に役立つものばかりですので、ぜひ参考にしてください。

最後に、図面や書類をPDFに変換する際によくある質問についてお答えしていきます。

無料で、図面や書類をPDFに変換できますか？

はい、無料で変換できます。

紙の図面や書類であればAdobe Scan、ExcelやWordなどで作成した書類であればAcrobat オンラインツールの「様々な形式からPDFに変換」機能を使って、PDFに変換できます。

一方、有償版のAcrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能に加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。

さらに、法人やチームでの利用には、Acrobatグループ版がオススメです。複数人が同時にPDFをレビュー・承認できるので、メールでのやり取りやバージョン管理の手間も減り、ワークフローを合理化できます。ライセンス管理やセキュリティ設定もスムーズで、業務効率をさらに高められます。14日間の無料体験（最大10ライセンスまで）があるのでぜひお試しください。

PDFの図面上に注釈や寸法を追加できますか？

はい、追加できます。

Acrobat オンラインツールの「PDFをオンラインで編集」機能を使えば、PDFにテキストや描画、コメントなどを入れられます。ブラウザー上で手軽に、PDFの図面に、直接寸法を記入したり、コメントで注釈を追加することが可能です。

さらに、有償版のAcrobat Proでは、「オブジェクト測定」機能を使って、PDF図面上で距離や面積、周囲長を測定し、寸法を表示することが可能です。確認作業が迅速かつ正確に行えるため、ミスを未然に防ぎ、作業の効率化につながります。

PDFを正確な縮尺やサイズで印刷する方法はありますか？

はい、あります。

PDFを正確な縮尺やサイズで印刷するには、プリンター設定で「実際のサイズ」や「100％」を選択しましょう。「用紙に合わせる」設定が有効になっていると、縮尺が変わってしまうことがあります。また、PDF作成時の用紙サイズ（A3やA4など）と、プリンターにセットされている用紙が一致しているか確認しましょう。

PDFファイルを軽量化できますか？

はい、軽量化できます。

Acrobat オンラインツールの「PDFを圧縮」機能を使えば、PDFをカンタンに軽量化できます。圧縮レベル（高・中・低）を選ぶ際、圧縮後の推定ファイルサイズが表示されるので便利です。

また、PDF内の不要なページを削除すれば、ファイルを軽量化できます。同じくAcrobat オンラインツールの「PDFのページを削除」機能を使いましょう。指定したページを削除してPDFファイル全体をスリムにできます。

PDFを安全に共有できますか？

はい、安全に共有できます。

Acrobat オンラインツールの「PDFを保護」機能を使って、PDFにパスワードを設定し、アクセスを制限できます。さらに、有償版のAcrobat Proでは、「墨消し機能」も利用できます。PDFの特定の部分を黒塗りにして、個人情報や機密情報を保護しつつ安全に共有することが可能です。

これらの機能を使えば、機密性の高い図面や書類を不正アクセスから守り、特定の関係者のみが閲覧できるように設定できます。

PDFを活用して業務効率化に成功したお客様の事例

以下は、PDFやアドビツールを活用して業務効率化に成功したお客様の事例です。実際にPDFがどのように業務フローの効率化や情報共有に役立ったかを、具体的な事例とともに紹介します。ぜひご参考ください。

• 独立行政法人 鉄道建設・運輸施設整備支援機構：大量の紙文書を電子保存し、書庫スペースを約4割削減
• 鹿島建設株式会社（動画が流れます）：作業現場からiPadで最新の管理資料を閲覧し、施工業務を効率化