これまで土木や建築などの建設業界では、主に紙の図面や書類が利用されてきました。しかし、クライアントやチームメンバーとのやり取りに時間がかかったり、現場では図面の紛失や破損のリスクがあったりと、共有や管理に手間がかかることが課題です。こうした課題を解決するために、建設業界でも業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）が進み、様々な書類をPDFデータで管理することが求められています。
そこでこの記事では、無料で使えるスキャンアプリや編集ツールを使って、カンタンに図面や書類をPDFに変換・編集、共有する方法を紹介します。この方法を知っておけば、測量図や建物図面、申請書類などを手軽にPDFで管理でき、スムーズな情報連携も可能です。
設計士やプロジェクトマネージャーにとっても大きな課題の一つである図面や書類の管理。便利なツールや機能を活用して、課題を解決し、日々の業務をさらに効率良く進めましょう。
目次
図面や書類をPDFに変換するメリット
PDFは、アドビが開発した「電子文書」のファイル形式です。文書を紙に印刷したときと同じレイアウトで保存でき、PCやスマホなど、どんな環境で開いても基本的に同じように表示できます。
設計に関わる図面や契約書類など、表示の誤差や間違いの許されないものだからこそ、デジタル化する際に重要視したいのは、その品質です。PDFを発明したアドビのツールなら、手軽に高品質なPDFに変換できます。
ここではまず、PDFに変換することで得られる4つのメリットを見ていきましょう。PDFを活用することで、紙のデメリットを解消できるだけでなく、業務の効率化や安全性における様々な利点があります。
メリット1．スムーズに共有できる
PDFに変換すると、図面や書類データをメールやクラウドでカンタンに共有できます。ワンクリックで関係者全員に同じ情報を届けられ、コピーや配付の手間もかかりません。さらに、PDFは様々なデバイスで互換性があり、PCやスマホ、タブレットからも同じように閲覧できます。現場やオフィスのどこからでもスムーズに確認できるため、迅速に情報を共有でき、業務のスピードが向上します。
メリット2．紛失や破損リスクを軽減できる
特に建設現場では、汚れや破損により重要な図面が使えなくなるリスクがあります。しかし、PDFに変換しておけば、スマホやタブレットで現場でも確認でき、図面の紛失や破損を心配せずに作業を進められます。さらに、バックアップを取ることで、データを安全に保管することが可能です。
メリット3．保管コストを削減できる
紙の図面や書類は、保管に必要なスペースの確保や整理に様々なコストがかかりますが、PDFに変換することでPCやクラウドにデータとして保存でき、物理的なスペースが不要になります。これにより、紙の保管にかかる手間や費用などのコストを削減できるほか、オフィスや現場での作業効率の向上も期待できます。
メリット4．作業を効率化できる
紙の場合は、膨大な書類から手作業で探す時間がかかりますが、PDFであれば、内容やファイル名をキーワードで検索して必要な情報を素早く見つけられます。また、PDFデータに注釈を追加したり、補足でコメントを加えたりと相手にわかりやすく伝えることも可能です。作業やコミュニケーションのスピードが上がり、日々の業務効率が大幅に向上します。
このように、紙の図面や書類をPDFに変換することで、共有のしやすさや管理の効率化など、業務が格段に捗ります。それでは、メリットを理解したうえで、次は具体的なPDFへの変換方法を見ていきましょう。
図面や書類をPDFに変換する方法
ここからは、アドビの無料スキャンアプリ「Adobe Scan」と、無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」を使って、図面や書類をPDFに変換する方法を紹介します。以下のどちらにも対応できますので、用途に合わせてぜひお試しください。
- 紙の図面や書類をPDFにしたい場合
- Microsoft WordやMicrosoft Excelで作成した書類をPDFにしたい場合
〈こんなシーンで活用できます〉
- クライアントや現場チームに、スマホやタブレットで手軽に図面を確認してもらう
- 技術仕様書や設計仕様書といったマニュアルをPDFにして共有しやすくする
- WordやExcelで作成した申請書や見積書などを表示崩れのないPDFで送付する
方法1．スマホでスキャンしてPDFにする
Adobe Scanを使えば、紙の図面や書類をスキャンしてすぐにPDFに変換できます。スマホのカメラで撮影するので、初めてスキャンアプリを使う方でもカンタンに扱えます。まずはお使いのデバイスに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanのアプリをダウンロードしてください。
なお、Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。
【手順1】図面や書類をスキャンする
Adobe Scanを開くと、自動でカメラが起動するので、撮影したい図面や書類全体が画面に入るようにカメラを向けます。アプリが読み取り範囲を決定すると自動的に撮影されるので、スマホを動かさないようにしましょう。スマホは縦・横どちらの向きでもスキャンできます。
【手順2】ファイル名を付けてPDFで保存する
保存される範囲が青色の四角で囲われるため、四角の角や辺を動かして範囲を指定します。ファイル名を付けて、右下の「PDFを保存」をタップすると、アドビのクラウドストレージにPDFファイルが保存されます。ファイルは暗号化して保存され、いつでも削除することが可能です。
クラウドストレージだけではなくスマホにも保存したい場合は、「その他」をタップして「デバイスにコピー」を選びましょう。
たったこれだけで、紙の書類をPDFとして保存できました。
手元のスマホ一つでスキャンできるため、複合機やスキャンサービスを探す手間もかかりません。また、Adobe ScanはAIを利用した鮮明なスキャンが可能なため、高品質なPDFに変換できるのも魅力です。
方法2．オンラインツールでPDFに変換する
次は、Acrobat オンラインツールを使って、WordやExcelで作成した書類をPDFに変換する方法を紹介します。Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。
建設業界では、作業内容に応じた様々な申請書類が必要ですが、WordやExcelファイルをそのまま送信すると、開くデバイスやソフトウェアのバージョンによってフォーマットが崩れてしまう場合があります。PDFにすることで表示崩れを防ぎ、さらには書類の改ざんや不正アクセスを防止して安全にファイルを共有することが可能です。
【手順1】ファイルをアップロードする
「様々な形式からPDFに変換」のページにアクセスし、WordやExcelファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、ファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックしてファイルを選択する
WordやExcel以外にも、Microsoft PowerPointやJPGやPNGといった画像もPDFに変換できます。
【手順2】変換後のPDFをダウンロードする
ファイルのアップロードが完了すると、自動的にPDFへの変換が始まります。変換が完了すると画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されるので、クリックしてPDFファイルをダウンロードしましょう。
これで、WordやExcelなどで作成した書類をPDFに変換できました。
なお、Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。ログインせずにAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので安全です。ログインした場合は、アップロードや変換をしたファイルは暗号化してクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます。（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）
（参考）CADファイルをPDFに変換する
建設業界では、設計図や施工図の作成にCADデータが欠かせませんが、クライアントや関係者がCADソフトを持っていない場合、図面を確認できないことがあります。そんなときは、CADデータをPDFに変換して共有しましょう。
有償版の「Adobe Acrobat Pro」を使えば、CADデータを高品質なPDFに変換でき、スマホやタブレットからでも図面を確認できます。7日間の無料期間があるので、この機会にぜひお試しください。
以下の手順を参考に、変換してみましょう。
- 上記のリンクを開いて「無料で始める」ボタンをクリック
- メールアドレスや必要な情報を入力（Adobe IDをお持ちの場合はログイン）
- Acrobat Proのデスクトップアプリをインストールして起動
- 「ツール」→「PDFの作成」の順に選択し、CADファイルをアップロード
- 「作成」をクリック
詳しい方法は、以下の記事でも紹介しています。
（※この機能を使うには、AutoCAD2018または2019がデバイスにインストールされている必要があります）
ここまで、図面や書類をPDFに変換する方法を紹介しました。PDFに変換した後は、元の図面が正確に反映されているか、必ず確認しましょう。必要な情報がきちんと表示されているか、フォーマットやレイアウトが崩れていないかをチェックし、正確なデータを共有するようにします。
続いて、次の章では、変換したPDFを編集する方法を紹介します。PDFに変換した後に、注釈を加えたり、ページの向きを回転させたりといった調整が可能です。作業をよりスムーズに進める便利な機能ですので、参考にしてください。
PDFの図面や書類を編集する方法
「PDFの図面を共有する際に、テキストや手書きで補足説明を加えたい」
「PDFのページの向きがバラバラなので、回転させたい」
このような、PDF変換後に少し調整を加えたい場合にも、無料のAcrobat オンラインツールが便利です。ここでは、特に便利な6つの編集機能を紹介します。いずれも、機能ページにPDFファイルをアップロードするだけでカンタンに作業できるので、ぜひお試しください。
〈こんなシーンで活用できます〉
- PDFの図面に注釈を入れて、関係者にスピーディーに修正指示を共有する
- 技術資料のページ順を整理し、わかりやすいPDFのマニュアルにまとめる
- 複数の図面や申請書類を1つのPDFファイルにまとめて管理・共有しやすくする
方法1．テキストや図形を追加する
PDFに、テキストや描画、コメントなどを追加できます。例えば、PDFの図面上に修正指示や補足情報を直接記載し、メールやクラウドで共有すれば、離れた場所にいる関係者にも素早く情報を伝えられます。以下の機能を使って、情報共有をもっとスムーズに進めましょう。
詳しい使い方は、以下の記事で紹介しています。
方法2．ページの順番を並べ替える
「PDFマニュアルのページ順が間違っていたので修正したい」「図面や手順書をプロジェクトの進行順に並べ替えたい」といった場合でも、PDF形式のままページの順番を並べ替えられます。ドラッグ＆ドロップしてページを移動させるだけなのでとてもカンタンです。
方法3．ページの向きを回転する
現場で図面をスマホやタブレットで確認する際、ページの向きによっては見づらい場合があります。以下の機能を使えば、ページの向きを回転して見やすい状態に整えられます。スキャンしたPDFを正しい向きに回転させたい場合にも便利です。
方法4．ページをトリミングする
クライアントに提出する際、図面や書類の重要な部分だけを残して、余分な情報を省きたい場合があります。そんなときは、トリミング機能を使ってPDF内の不要な箇所を取り除きましょう。PDF資料の余白を調整し、見やすく整えたい場合にも便利です。
方法5．複数のPDFファイルをまとめる
複数の図面や仕様書、レポートなどのPDFファイルをクライアントやプロジェクトチームに一括で共有したい場合は、結合して1つにまとめると便利です。バラバラで管理していたPDFマニュアルも業務ごとにまとめれば、運用しやすくなります。
方法6．特定ページの削除や抽出をする
古いバージョンの図面や不要なページを整理したい場合は、削除機能を使って、PDF内の指定したページのみを削除できます。また、クライアントに提出する際、プロジェクト全体の図面や資料から必要な部分だけを抜き出したい場合もあるでしょう。そんなときは、抽出機能を使えば、指定したページのみを抜き出して、別のPDFファイルとして保存できます。いずれも、必要な情報のみに絞ったPDFファイルを作成できるので、効率的に管理・共有ができます。
ここまで、無料のAcrobat オンラインツールで使える、6つのPDF編集機能を紹介しました。
なお、PDFに既に記載されている文字を修正したり、画像を削除・追加したりといった「直接編集」をしたい場合は、有償版のAcrobat Proが便利です。
Acrobat Proには文字や画像の直接編集以外にも、建設業務で便利に使える以下のような機能を備えています。
- オブジェクト測定機能：PDF上で距離、面積、周囲長を測定
- ファイル比較機能：新旧の図面や2つの文書を比較し、違いをハイライトで表示
- フォーム作成機能：点検チェックリストや申請書などPDF上で入力可能なフォームを作成
Acrobat Proには7日間の無料期間があるので、この機会にぜひお試しください。
次の章では、PDFを共有する際に使える、Acrobat オンラインツールの機能を紹介します。ファイルサイズの圧縮やパスワード保護など、実際の業務ですぐに役立つ機能ですので知っておくと便利です。
PDFを共有する際に使える便利な機能
PDFの図面や文書をクライアントやチームに共有する際、ファイルサイズが大きすぎたり、セキュリティ面が心配だったりすることはありませんか？ ここでも、無料のAcrobat オンラインツールの機能が役立ちます。PDFを安全かつスムーズに共有するための4つの機能を紹介しますので、ぜひお試しください。
〈こんなシーンで活用できます〉
- 大容量の図面ファイルを圧縮してメールで送信する
- 機密性の高い契約書や図面をパスワードで保護して安全に共有する
- クライアントやサプライヤーに署名を依頼し、オンラインで承認作業を完了する
機能1．PDFのファイルサイズを圧縮する
クライアントや現場チームに大容量の図面や技術資料をメールで送信する際、ファイルサイズが大きすぎると送信できない場合があります。また、作業現場ではWi-Fi環境がないケースも多いため、PDFファイルを軽量化しておくとスムーズに送信や共有ができます。
機能2．PDFにパスワードをかける
設計図や契約書などの機密性が高い文書を外部に送る際や、社内で重要な資料を共有する場合、PDFにパスワードを設定することで、不正なアクセスや情報漏洩を防止できます。関係者のみがファイルにアクセスできるようにすることで、セキュリティを強化します。
機能3．PDFに電子サインを入れる・依頼する
工事契約書や設計承認書など、現場で即座に承認が必要な書類に対して、電子サインの機能を使うと便利です。紙の書類を使わずに、スマホやタブレットでPDFに署名を入れられるため、外出中やリモートワーク中でも契約や確認作業がスムーズに進みます。Acrobat オンラインツールを使えば、カンタンに署名を入れたり、入れてもらったりすることが可能です。
機能4．PDFをリンクで共有する
Acrobat オンラインツールには25以上のPDF変換・編集機能がありますが、それらの機能を使って処理したPDFは、すべてリンク（URL）で共有することが可能です。
▷25以上のPDF機能を使えるAcrobat オンラインツール
変換や編集後の画面で、ダウンロードボタン横に表示されるリンクマークをクリックすると、共有用のリンク（URL）を発行できます。チャットツールやメールにリンク（URL）を貼り付けるだけで手軽に共有できるため、ファイル添付の手間が省けるのも大きなメリットです。詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。
ここまで、PDFの変換や編集、共有の様々な方法を紹介しました。いずれも、図面や書類の管理に役立つものばかりですので、ぜひ参考にしてください。
最後に、図面や書類をPDFに変換する際によくある質問についてお答えしていきます。
図面や書類をPDFに変換する際のよくある質問
ここでは、PDFに変換する際の質問と回答のほか、スムーズに作業を進めるポイントも解説します。気になる方はチェックしてみてください。
無料で、図面や書類をPDFに変換できますか？
はい、無料で変換できます。
紙の図面や書類であればAdobe Scan、ExcelやWordなどで作成した書類であればAcrobat オンラインツールの「様々な形式からPDFに変換」機能を使って、PDFに変換できます。
ただし、無償版のAcrobat オンラインツールには使用回数の制限があります。一方、有償版のAcrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※ Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）
さらに、法人やチームでの利用には、Acrobatグループ版がオススメです。複数人が同時にPDFをレビュー・承認できるので、メールでのやり取りやバージョン管理の手間も減り、ワークフローを合理化できます。ライセンス管理やセキュリティ設定もスムーズで、業務効率をさらに高められます。14日間の無料体験（最大10ライセンスまで）があるのでぜひお試しください。
PDFの図面上に注釈や寸法を追加できますか？
はい、追加できます。
Acrobat オンラインツールの「PDFをオンラインで編集」機能を使えば、PDFにテキストや描画、コメントなどを入れられます。ブラウザー上で手軽に、PDFの図面に、直接寸法を記入したり、コメントで注釈を追加することが可能です。
さらに、有償版のAcrobat Proでは、「オブジェクト測定」機能を使って、PDF図面上で距離や面積、周囲長を測定し、寸法を表示することが可能です。確認作業が迅速かつ正確に行えるため、ミスを未然に防ぎ、作業の効率化につながります。
PDFを正確な縮尺やサイズで印刷する方法はありますか？
はい、あります。
PDFを正確な縮尺やサイズで印刷するには、プリンター設定で「実際のサイズ」や「100％」を選択しましょう。「用紙に合わせる」設定が有効になっていると、縮尺が変わってしまうことがあります。また、PDF作成時の用紙サイズ（A3やA4など）と、プリンターにセットされている用紙が一致しているか確認しましょう。
PDFファイルを軽量化できますか？
はい、軽量化できます。
Acrobat オンラインツールの「PDFを圧縮」機能を使えば、PDFをカンタンに軽量化できます。圧縮レベル（高・中・低）を選ぶ際、圧縮後の推定ファイルサイズが表示されるので便利です。
また、PDF内の不要なページを削除すれば、ファイルを軽量化できます。同じくAcrobat オンラインツールの「PDFのページを削除」機能を使いましょう。指定したページを削除してPDFファイル全体をスリムにできます。
PDFを安全に共有できますか？
はい、安全に共有できます。
Acrobat オンラインツールの「PDFを保護」機能を使って、PDFにパスワードを設定し、アクセスを制限できます。さらに、有償版のAcrobat Proでは、「墨消し機能」も利用できます。PDFの特定の部分を黒塗りにして、個人情報や機密情報を保護しつつ安全に共有することが可能です。
これらの機能を使えば、機密性の高い図面や書類を不正アクセスから守り、特定の関係者のみが閲覧できるように設定できます。
PDFを上手に使って日々の業務を効率的に
ご紹介してきたように、建設業界での図面や書類のデジタル化には多くのメリットがあります。紙の管理と異なり、劣化や保管スペースの心配が不要です。また、建設現場ではメンバーが異なる場所で作業することが多いため、PDFを活用すれば、メールやクラウドを通じて最新の図面や修正事項を全員がスムーズに確認できます。ぜひPDFを活用して、業務を効率化しましょう。
PDFを活用して業務効率化に成功したお客様の事例
以下は、PDFやアドビツールを活用して業務効率化に成功したお客様の事例です。実際にPDFがどのように業務フローの効率化や情報共有に役立ったかを、具体的な事例とともに紹介します。ぜひご参考ください。
- 独立行政法人 鉄道建設・運輸施設整備支援機構：大量の紙文書を電子保存し、書庫スペースを約4割削減
- 鹿島建設株式会社（動画が流れます）：作業現場からiPadで最新の管理資料を閲覧し、施工業務を効率化
〈本記事で使用したアドビツール一覧〉
- 無料のモバイルアプリ「Adobe Scan」：スマホ1つであらゆるものをカンタンにスキャンし、高品質なPDFに変換できる
- 無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」：25以上のPDF変換・編集機能をブラウザー上で手軽に使える
- PDFのオールインワンソフト「Adobe Acrobat Pro」：直接編集から電子契約、セキュリティ対策まで70以上のPDF機能をフルサポート
図面や書類の管理には、便利な機能が満載のアドビツールをぜひご活用ください。スムーズな情報共有を実現し、プロジェクトのスピードアップと品質向上を目指しましょう。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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以下の記事では、PDFに関するお役立ち情報をご紹介しています。Adobe Acrobat オンラインツールを使って、日々の業務を効率化する方法をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
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