請求書の書き方・作り方を見本付きで解説（送付方法やFAQも紹介）

請求書は、報酬の支払いを依頼するうえで非常に重要な文書です。しかし「何をどこまで書けばよいのかわからない」「税や法律の知識が不安」と感じる方も少なくありません。特に、フリーランスや小規模事業者、起業直後の方にとっては、最初のハードルになりがちな業務のひとつです。

本記事では、請求書の基本構成や記載すべき必須項目について、実務にすぐ活かせる具体例を交えてわかりやすく解説します。あわせて、請求書ファイル作成時のポイントや、取引先に失礼のない送付方法も丁寧に紹介します。

初めて請求書を発行する方でも、ビジネスマナーと法的要件を押さえた信頼性の高い請求書をスムーズに作成できるようになるので、ぜひお読みください。

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目次

請求書とは

請求書に記載する項目と書き方（見本付き）

請求書の作り方

請求書の送付方法

請求書に関するよくある質問と回答

Adobe Acrobatなら請求書の作成・管理がカンタン

請求書とは

請求書とは、商品やサービスの提供が完了した後に、取引先に対して代金の支払いを正式に依頼するための文書です。法律上、請求書の発行を義務付ける規定はないものの、一般的な商取引では請求書が支払処理の起点になることが多く、経理や税務の面で以下のような重要な役割を果たします。

1. 請求金額の正式な通知：取引先に対して請求金額や支払期限を明示することで、金銭のやり取りをスムーズに進められます
2. 経理処理の根拠資料：発行者側では売上計上、受領者側では仕入や経費計上の資料として利用されます
3. 税務対応に必要な資料：法人税・消費税の申告や税務調査の際に、内容を証明する資料として必要になります
4. 取引履歴の記録：過去の請求書は、どのような取引が行われたかを示す記録となり、取引先の信用を判断する際の参考資料になることもあります

また、請求書は他のビジネス文書とともに使われることが多く、それぞれの役割を正しく把握しておく必要があります。請求書と特に関わりの深い文書は以下のとおりです。

一般的な商取引では、まず見積書を発行し、取引条件を受領者と確認します。

次に、商品やサービスを納品する際に納品書を発行し、内容や数量を明示します。納品が完了した後に請求書を送付し、正式に支払いを依頼。入金確認後、領収書を発行して取引の完了を証明します。

これらの中でも、請求書は支払いを受けるうえで重要な役割を持つ大切な文書です。内容に誤りがないよう正確かつ丁寧に作成し、取引先とスムーズなやりとりを心がけましょう。

ちなみに、請求書の保存期間は、法人が最低7年間、個人事業主が最低5年間と定められています。さらに、適格請求書（インボイス）の場合は、法人・個人事業主を問わず7年間の保存が義務です。請求書は税務調査で確認される代表的な書類でもあるため、問い合わせがあった際にすぐ参照できるよう、取引先や年度などで分類し、整理して保管しておきましょう。


さて、請求書の役割や取引全体における位置付けを確認したところで、次に重要なのが「正しい形式で記載すること」です。

請求書は、ただ金額を取引先に伝えるだけの文書ではありません。経理処理や税務対応の根拠としても使用されるため、記載項目の漏れや記入ミスはトラブルの原因につながるおそれがあります。

次の章では、請求書を作成する際に押さえるべき項目や、書き方のポイントを解説します。

請求書に記載する項目と書き方（見本付き）

ここからは、請求書に記載する基本項目と、それぞれの書き方のポイントを見本付きでわかりやすく解説します。この内容をしっかりと押さえておけば、正しい請求書を迷わずスムーズに作成できるようになります。

各項目を正しく記載することで、適格請求書（インボイス）の要件※に対応した請求書の作成も可能です。適格請求書発行事業者であれば、制度上の要件を満たした書類としてご利用いただけます。

※ 請求書発行者の氏名または名称および登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率、請求書受領者の氏名または名称


また、以下の記事ではPDF形式の請求書テンプレートを無料でダウンロードいただけます。実務にすぐ役立つ内容ですので、ぜひあわせてご活用ください。

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次の章では、これらの項目をもとに、請求書をどのように作成すればよいかを紹介します。

請求書の作り方

請求書は、メールで電子ファイルとして送付する場合はもちろん、紙で郵送する場合であっても、PDF形式で作成するのがオススメです。PDFならレイアウトが崩れにくく、印刷時の仕上がりも安定します。さらに、電子ファイルとして送付する際は、改ざん防止やパスワード保護、ファイルサイズ圧縮などもしやすく、重要な文書をPDFで送ることはビジネスマナーとして一般的です。

PDFの請求書を作成する方法には、主に次の3つがあります。

1. 直接PDFファイルを作成する
2. Microsoft WordやMicrosoft Excelなどで作成してからPDFファイルに変換する
3. 未記入のPDFファイルを印刷して手書きする

1．直接PDFファイルを作成する

PDFファイルを直接編集して請求書を作成する方法です。ファイル形式の変換が必要なく、パスワード設定や電子印鑑の配置などもスムーズに行えるオススメの方法です。

「Adobe Acrobat オンラインツール」は、ブラウザー上でPDFを編集できるツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。

また、Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの機能に加えて法的効力のある電子署名をはじめとする高度な機能も使い放題です。7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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2．Microsoft WordやMicrosoft Excelなどで作成してからPDFファイルに変換する

普段からWordやExcelを使用している方は、まずこれらのツールで請求書を作成し、PDF形式に変換して取引先に送付する方法もオススメです。PDFはレイアウトが崩れにくく、相手の閲覧環境に左右されないという利点があるほか、ビジネス上の信頼性を保つ観点からもWordやExcelのまま送るより適切な形式とされています。

WordやExcelからPDFに変換する際は、Acrobat オンラインツールの「様々な形式からPDFに変換」機能が無料で利用でき非常に便利です。

3．未記入のPDFファイルを印刷して手書きする

PDF形式の請求書フォーマットを未記入のまま印刷し、後から手書きで必要事項を記入する方法です。ただし、手書きは記載ミスが起こりやすく、内容の修正や再発行にも手間がかかります。また、文字の大きさや位置にばらつきがあると、取引先に「雑な印象」や「信頼性に欠ける会社」という印象を与える可能性があります。そのため、できる限りPCやスマホで入力し、整った状態に仕上げてから送付することをオススメします。

次の章では、作成した請求書の適切な送付方法を解説します。

請求書の送付方法

請求書の内容が正確であっても、送付方法に不備があると支払いが遅れたり、取引先に不信感を与えたりすることがあります。

そこでこの章では、請求書を適切に届けるための基本的な送付方法と注意点を紹介します。

請求書を送付する基本的な方法は以下の3つです。

1. メールで送付する
2. 郵送で送付する
3. FAXで送付する

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1．メールで送付する

PDF形式の請求書をメールに添付して取引先に送信する方法です。スピーディーに届けられるほか、文書の管理もしやすいため、現在もっとも一般的な手段となっています。

ただし、送信時の配慮が不足していると、相手に不親切な印象を与えることがあるため、以下のような点に注意しましょう。

• 件名は「請求書送付のご連絡（株式会社◯◯）」として、内容が一目でわかるようにする
• 本文では「ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします」と、丁寧な依頼文を添える
• ファイル名は「株式会社〇〇御中_請求書_取引内容_日付.pdf」と、整理しやすい名称にする

※なお、電子帳簿保存法では「日付・金額・取引先」の3要素でファイルを検索できることが要件とされているため、これらを含めた命名ルールにしておくとさらに親切です

2．郵送で送付する

取引先によっては、紙での送付を求められることもあります。その場合は、印刷・押印した請求書を郵送しましょう。

封筒の選び方や記載方法は、「請求書に関するよくある質問と回答」の「請求書はどのような封筒で送るのが望ましいですか？」で解説します。

3．FAXで送付する

取引先とFAXでのやりとりが日常的に行われている場合では、請求書をFAXで送付する方法もあります。相手がFAXを受信すれば、すぐに請求書を確認してもらえるため、即効性のある点はメリットといえるでしょう。

ただし、回線トラブルや番号間違いによる送信ミスには注意が必要です。

また、最近ではFAX機を使わずにインターネットを介して送受信できる「電子FAX」も普及しています。電子FAXを使えば、Acrobat オンラインツールやAcrobat Proなどで作成した請求書をFAXとして相手に送付したり、受信したFAXをPDFに変換してクラウド上で管理したりと、より効率的な業務運用が可能になります。

次の章では、請求書に関するよくある質問にお答えしていきます。

請求書に関するよくある質問と回答

請求書の基本的なルールを理解していても、いざ実務になると細かな疑問が生じやすいものです。そこで、この章では請求書に関するよくある質問とその回答を紹介します。不安をひとつずつ解消し、安心して請求業務を進めるための参考にしてください。

1. 請求書は手書きでも問題ありませんか？
2. 請求書に印鑑（会社印・個人印）を押す必要はありますか？
3. 請求書に源泉徴収の金額を記載する必要はありますか？
4. 請求書に収入印紙は必要ですか？
5. 振り込み手数料はどちらが負担するものですか？
6. 請求書はどのような封筒で送るのが望ましいですか？

1．請求書は手書きでも問題ありませんか？

手書きでも問題ありません。ただし、記載のミスが生じやすく、書式も不揃いになりやすいため、見やすさや正確性の観点からは、PCやスマホで入力する方法をオススメします。

2．請求書に印鑑（会社印・個人印）を押す必要はありますか？

法律上、押印の義務はありませんが、慣習として押印するケースは多く見られます。特に紙で送付する場合は、会社印や屋号入りの印を押すことで信頼性が高まります。PDF形式での送付でも、Acrobat ProやAcrobat オンラインツールを使えば、印影の画像を挿入して押印の代わりにすることも可能です。

3．請求書に源泉徴収の金額を記載する必要はありますか？

源泉徴収が必要な取引（例：原稿料、講演料、デザイン制作料など）では、請求書に源泉徴収税額を記載するのが一般的です。

4．請求書に収入印紙は必要ですか？

請求書には収入印紙は不要です。

印紙税が課されるのは、契約書や領収書などのうち、一定の金額以上を証明する文書に限られます。

5．振り込み手数料はどちらが負担するものですか？

法律上、明確な規定はありませんが、商慣習としては「支払う側」が負担するのが一般的です。

トラブルを避けるためにも、あらかじめ契約書や見積書段階で取り決めておくと安心でしょう。

6．請求書はどのような封筒で送るのが望ましいですか？

長形3号（A4三つ折り）または角形2号（A4そのまま）の封筒を使用するのが一般的です。封筒の色は、白や薄い青などのビジネス向けの落ち着いたものを選ぶとよいでしょう。

また、封筒の表面には「請求書在中」と赤字で記載し、封を閉じる部分には「〆」マークを書くのがマナーとされます。

Adobe Acrobatなら請求書の作成・管理がカンタン

PDFの開発元であるアドビが提供するツール「Acrobat オンラインツール」や「Acrobat Pro」を使えば、請求書の作成から送付、管理までを効率化できます。

それでは、それぞれのツールの魅力や特徴を紹介しましょう。

無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。基本操作は、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけと非常にカンタンです。

例えば、PDF形式の請求書テンプレートを編集したい場合、「PDFをWordに変換」や「PDFをExcelに変換」などの機能を使うことで、編集可能な形式に変換できます。必要な項目を入力した後は、「PDFに変換」を利用して、再びPDF形式で保存することも可能です。

また、請求書のPDFを送付する際は、「PDFを圧縮」でファイルサイズをコンパクトにしたり、「PDFを保護」でパスワードをかけたりするのも、安全性が向上するためオススメです。

多機能なPDF編集ツール「Adobe Acrobat Pro」

より多機能なPDF編集が求められる場合は、Acrobat Proの利用がオススメです。

Acrobat Proの「PDFを編集」機能を使えば、WordやExcelなどに変換せず、PDFファイルのまま内容を編集できるため、よりスピーディーな請求書作成が可能となります。

さらに、機密情報を完全に削除できる「墨消し」や、複数ファイルを比較して差分を確認できる「文書比較」など、ビジネスシーンで役立つ多彩な機能も利用可能です。

7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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本記事では、請求書の書き方の基本から送付時のポイント、よくある疑問への回答まで、実務に即した形で解説しました。

上記で紹介したとおり、請求書にまつわる一連の業務をスムーズに進めるには、Adobe Acrobatの活用が効果的です。操作もシンプルで取り入れやすく、日々の文書作業をグッと快適にしてくれます。

多くのビジネスシーンで選ばれている理由を、ぜひ実感してみてください。


（編集：ウェブライダー）

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