請求書の書き方・作り方を見本付きで解説（送付方法やFAQも紹介）

1．直接PDFファイルを作成する

PDFファイルを直接編集して請求書を作成する方法です。ファイル形式の変換が必要なく、パスワード設定や電子印鑑の配置などもスムーズに行えるオススメの方法です。

「Adobe Acrobat オンラインツール」は、ブラウザー上でPDFを編集できるツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。

また、Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの機能に加えて法的効力のある電子署名をはじめとする高度な機能も使い放題です。7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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2．Microsoft WordやMicrosoft Excelなどで作成してからPDFファイルに変換する

普段からWordやExcelを使用している方は、まずこれらのツールで請求書を作成し、PDF形式に変換して取引先に送付する方法もオススメです。PDFはレイアウトが崩れにくく、相手の閲覧環境に左右されないという利点があるほか、ビジネス上の信頼性を保つ観点からもWordやExcelのまま送るより適切な形式とされています。

WordやExcelからPDFに変換する際は、Acrobat オンラインツールの「様々な形式からPDFに変換」機能が無料で利用でき非常に便利です。

3．未記入のPDFファイルを印刷して手書きする

PDF形式の請求書フォーマットを未記入のまま印刷し、後から手書きで必要事項を記入する方法です。ただし、手書きは記載ミスが起こりやすく、内容の修正や再発行にも手間がかかります。また、文字の大きさや位置にばらつきがあると、取引先に「雑な印象」や「信頼性に欠ける会社」という印象を与える可能性があります。そのため、できる限りPCやスマホで入力し、整った状態に仕上げてから送付することをオススメします。

次の章では、作成した請求書の適切な送付方法を解説します。

2．郵送で送付する

取引先によっては、紙での送付を求められることもあります。その場合は、印刷・押印した請求書を郵送しましょう。

封筒の選び方や記載方法は、「請求書に関するよくある質問と回答」の「請求書はどのような封筒で送るのが望ましいですか？」で解説します。

3．FAXで送付する

取引先とFAXでのやりとりが日常的に行われている場合では、請求書をFAXで送付する方法もあります。相手がFAXを受信すれば、すぐに請求書を確認してもらえるため、即効性のある点はメリットといえるでしょう。

ただし、回線トラブルや番号間違いによる送信ミスには注意が必要です。

また、最近ではFAX機を使わずにインターネットを介して送受信できる「電子FAX」も普及しています。電子FAXを使えば、Acrobat オンラインツールやAcrobat Proなどで作成した請求書をFAXとして相手に送付したり、受信したFAXをPDFに変換してクラウド上で管理したりと、より効率的な業務運用が可能になります。

次の章では、請求書に関するよくある質問にお答えしていきます。

1．請求書は手書きでも問題ありませんか？

手書きでも問題ありません。ただし、記載のミスが生じやすく、書式も不揃いになりやすいため、見やすさや正確性の観点からは、PCやスマホで入力する方法をオススメします。

2．請求書に印鑑（会社印・個人印）を押す必要はありますか？

法律上、押印の義務はありませんが、慣習として押印するケースは多く見られます。特に紙で送付する場合は、会社印や屋号入りの印を押すことで信頼性が高まります。PDF形式での送付でも、Acrobat ProやAcrobat オンラインツールを使えば、印影の画像を挿入して押印の代わりにすることも可能です。

3．請求書に源泉徴収の金額を記載する必要はありますか？

源泉徴収が必要な取引（例：原稿料、講演料、デザイン制作料など）では、請求書に源泉徴収税額を記載するのが一般的です。

4．請求書に収入印紙は必要ですか？

請求書には収入印紙は不要です。

印紙税が課されるのは、契約書や領収書などのうち、一定の金額以上を証明する文書に限られます。

5．振り込み手数料はどちらが負担するものですか？

法律上、明確な規定はありませんが、商慣習としては「支払う側」が負担するのが一般的です。

トラブルを避けるためにも、あらかじめ契約書や見積書段階で取り決めておくと安心でしょう。

6．請求書はどのような封筒で送るのが望ましいですか？

長形3号（A4三つ折り）または角形2号（A4そのまま）の封筒を使用するのが一般的です。封筒の色は、白や薄い青などのビジネス向けの落ち着いたものを選ぶとよいでしょう。

また、封筒の表面には「請求書在中」と赤字で記載し、封を閉じる部分には「〆」マークを書くのがマナーとされます。

無料のPDF編集ツール「Adobe Acrobat オンラインツール」

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。基本操作は、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけと非常にカンタンです。

例えば、PDF形式の請求書テンプレートを編集したい場合、「PDFをWordに変換」や「PDFをExcelに変換」などの機能を使うことで、編集可能な形式に変換できます。必要な項目を入力した後は、「PDFに変換」を利用して、再びPDF形式で保存することも可能です。

また、請求書のPDFを送付する際は、「PDFを圧縮」でファイルサイズをコンパクトにしたり、「PDFを保護」でパスワードをかけたりするのも、安全性が向上するためオススメです。

多機能なPDF編集ツール「Adobe Acrobat Pro」

より多機能なPDF編集が求められる場合は、Acrobat Proの利用がオススメです。

Acrobat Proの「PDFを編集」機能を使えば、WordやExcelなどに変換せず、PDFファイルのまま内容を編集できるため、よりスピーディーな請求書作成が可能となります。

さらに、機密情報を完全に削除できる「墨消し」や、複数ファイルを比較して差分を確認できる「文書比較」など、ビジネスシーンで役立つ多彩な機能も利用可能です。

7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。

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本記事では、請求書の書き方の基本から送付時のポイント、よくある疑問への回答まで、実務に即した形で解説しました。

上記で紹介したとおり、請求書にまつわる一連の業務をスムーズに進めるには、Adobe Acrobatの活用が効果的です。操作もシンプルで取り入れやすく、日々の文書作業をグッと快適にしてくれます。

多くのビジネスシーンで選ばれている理由を、ぜひ実感してみてください。


（編集：ウェブライダー）