【PDFをOCRでテキスト認識】オンラインでWordやExcelに変換も

1．データ入力や資料作成を効率化できる

OCRを使えば、データ入力にかかる時間や労力を大幅に削減できます。

例えば、単純に紙の書類をスキャンしてPDFデータにしても、文字が認識されないため、テキストをコピーすることはできません。

そのため、紙の書類をデジタルデータへ変換しようとすると、手入力の作業が必要です。

しかし、OCR機能がついたスキャナーを使えば、紙の書類をスキャンするだけで文字をテキストデータとしてコピーできるようになり、他の文書へ利用できます。

あわせて、手入力の際に起こりがちなデータの読み間違いや打ち間違いなどの人的ミスを減らせるメリットもあります。

2．PDFでの文書管理を効率化できる

OCRにより、PDF内のテキストを検索できるようになります。

一般的なPDFファイルの場合、ファイル名や日付での検索はできますが、PDFに記載されている内容までは検索できません。

そのため、PDFの内容を検索したい場合は、一つひとつ目視での確認が必要です。

しかし、OCRを使ってスキャンや保存をしたPDFであれば、PDF内の文字がテキストデータとして認識されます。

WordやExcelなどと同様に、PDFファイル内のテキストを検索でき、短時間で目的の情報や資料を見つけることが可能です。

情報の検索性が大幅にアップするため、これまで資料を探すのにかかっていた時間を削減し、効率的に文書管理ができます。

また、情報や資料の共有もスムーズになるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

ここまで、OCRを使うメリットについて解説しました。

次の章では、無料のAcrobat オンラインツールを使って、OCRでPDFのテキストを認識する方法を紹介します。

【手順2】PDF内の言語を選択して「テキストを認識」をクリックする

【手順3】無料でアカウント作成・ログインする

テキスト認識が完了したら、画面左のボタンからAcrobat オンラインツールに無料登録・ログインします。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。

【手順4】テキスト認識後のPDFをダウンロードする

ログイン後の画面右上に表示される「ダウンロード」ボタンをクリックし、テキスト認識処理済みのPDFファイルをダウンロードします。これで、PDFファイルのテキストがコピーや検索可能な状態になりました。

続いては、「PDFファイルのテキストをコピーして、WordやExcelで使いたい」という方に、オススメの方法を紹介します。それは「PDFをWordやExcelへ変換する」という方法です。PDFファイル内のテキストをコピーし、WordやExcelに貼り付けて使うのであれば、OCRを使うよりも、ファイルの形式ごと変換してしまう方がスムーズに編集できて便利です。

【手順1】変換したいファイルをアップロードする

「PDFをWordに変換」のページへアクセスします。

ExcelやPowerPointへ変換したい場合は、以下のリンクから同じ手順で変換してください。

●「PDFをExcelに変換」する

●「PDFをPowerPointに変換」する

変換したいPDFファイルを、「ファイルを選択」から選択するか、グレーの破線で囲われたエリアにドラッグ＆ドロップしてください。

すると、自動的にPDFファイルがアップロードされ、あっという間にWordファイルに変換されます。

【手順2】Wordファイルをダウンロードする

画面左上に「ダウンロード」のボタンが表示されるので、クリックしてWordファイルをダウンロードしましょう。

ダウンロードしたWordファイルは、PCにインストールされているWordソフトを使って編集や保存ができます。

ここまで、無料のAcrobat オンラインツールを使って、OCRでPDFのテキストを認識する方法や、PDFをWordやExcelへ変換する方法を紹介しました。

次の章では、OCR機能でテキスト認識がうまくできない場合の対処法について解説します。

対処法1．Adobe Acrobat Proの補正機能を使う

元のPDFや画像が暗かったり、文字がゆがんだりしている場合は、テキストが正確に認識されません。

そんなときは、有償版「Adobe Acrobat Pro」の「スキャンとOCR」の補正機能を使ってみましょう。

元のPDFや画像を調整して、テキストを読み取りやすく補正できます。

Acrobat Proには7日間の無料期間があるので、この機会にお試しください。

Acrobat Proを7日間の無料お試し期間で使ってみる

画像補正の詳しい方法は、以下のリンク先を参照してください。

Adobe Acrobat Proの「カメラ画像を補正」機能を使用する

対処法2．高解像度でスキャンする

紙の書類をスキャンしたPDFファイルや画像の場合、スキャン時の解像度が低いと文字がぼやけてしまい、テキストがうまく認識されないことがあります。

その場合、400〜600dpi程度の高解像度でスキャンし直してみましょう。

また、スキャンする際は、できるだけ書類が傾かないよう真っ直ぐにすると、読み取り精度が上がります。

対処法3．OCR機能がついているスキャナーでスキャンする

手元に紙の書類がある場合は、OCR機能がついているスキャナーでスキャンし直すのも一つの手です。

OCR機能がついた無料のスキャンアプリ「Adobe Scan」なら、スマホで撮影するのと同じ要領で、紙の書類やホワイトボードの内容を、テキストデータが読み取れるPDF形式で保存できます。

お使いのスマホのOSに合わせて、以下のリンクからAdobe Scanのアプリをダウンロードしてお試しください。

【iOS版】無料のAdobe Scanをダウンロードする

【Android版】無料のAdobe Scanをダウンロードする

PDFをOCRでテキスト認識・編集するなら「アドビ」ツールが便利

OCRを使えば、PDFファイルを見ながら手作業でテキストを入力したり、目視で検索したりする必要はもうありません。

本記事で紹介したアドビツールを使ってPDFに関する作業を効率化し、時間やコストの削減に役立てましょう。

用途別に使いやすいツールをそれぞれご紹介します。

• PDFのまま、OCRでテキスト認識・検索する／PDFのテキストをWordやExcelで使用するなら「Adobe Acrobat オンラインツール」
• 紙の書類を撮影してOCRでテキスト認識するなら「Adobe Scan」

PDFのまま、OCRでテキスト認識・検索する／PDFのテキストをWordやExcelで使用するなら「Adobe Acrobat オンラインツール」

「Adobe Acrobat オンラインツール」は、ブラウザでPDFの変換や編集ができる無料のオンラインツールです。

WindowsやMacなどのOSや、PC・スマホといったデバイスを問わず、手軽に利用できます。

（執筆：ウェブライダー）