「重要な書類を添付してメールを送信しようとしたのに、エラーが出て送れない」
「添付ファイルが大きすぎて、フォームにアップロードできない」
「すでにファイルの圧縮はしているのに、それでもやっぱり送れない・・・」
提出期限が迫っているのに、せっかく用意したPDFファイルが送れないと、非常に焦りますよね。
この記事では、PDFファイルをメールに添付できない原因とその対処法を、わかりやすく解説します。
目次
PDFが送れない場合は「容量オーバー」を疑おう
PDFファイルが送れない原因として、まず考えられるのは「容量オーバー」です。すぐに対処法が知りたい方は「PDFの容量が大きすぎて送れない場合の対処法」をお読みください。
使用するメールサービスによって、添付できるファイルの最大容量は異なります。代表的な3つのメールサービスで送れる添付ファイルの最大容量は、いずれも25MBです。
▼参考
- Outlook・・・Outlook.com でファイルを添付できない
- Gmail ・・・Google Workspace における Gmail の受信制限
- Yahoo!メール・・・メールと一緒にファイルを送りたい（添付ファイル）
そのため、送ろうとしているPDFファイルの容量が25MBを超えている場合、送信エラーが発生する可能性があります。この場合、PDFファイルの容量を小さくすることで対処できます。
なお、PDFファイルの容量が25MBを下回っているのに送れないという場合、以下の原因も考えられます。
- 受信者側のメールボックスがいっぱいになっている
- 迷惑メールだと誤認されて迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている
- 受信者側のメールサーバーの容量がいっぱいになってしまっている
いずれも送信者側では対処できないので、ファイルを送信したい相手に連絡し、メールボックスやサーバーを確認してもらいましょう。
続いて、送信者側で対処できる「PDFファイルの容量オーバー」への対処法を解説します。
PDFの容量が大きすぎて送れない場合の対処法
PDFファイルの容量が大きすぎる場合には、何らかの手段でファイルサイズを小さくするか、リンクの形式で共有する必要があります。先ほど説明したように、代表的なメールサービスの送信可能なファイルサイズの上限は25MBなので、それ以下の容量にすることを目安にしましょう。
ここでは、以下の5つの対処法を紹介します。
- 容量を「圧縮」する
- 「分割」する
- 不要なページを「削除」する
- 必要なページを「抽出」する
- 「リンク」で共有する
それぞれ、どのような場合に適しているのかをカンタンにまとめました。
「対処法1：圧縮」がオススメなケース
- ページ数やファイル数を変えずに送りたい場合
- 一度圧縮したPDFファイルを、さらに圧縮したい場合
「対処法2：分割」がオススメなケース
- 圧縮しても、PDFファイルの容量が25MB以下にならない場合
- 画質を保ったままで送りたい場合
「対処法3：削除」がオススメなケース
- PDFファイルの中に、送る必要のないページが含まれている場合
「対処法4：抽出」がオススメなケース
- PDFファイルのうち、送りたいページが数枚のみの場合
「対処法5：リンクで共有」がオススメなケース
- ファイル添付以外の方法で提出してよい場合
使用するのは、無料のAdobe Acrobat オンラインツールです。ブラウザーで使えるので、面倒なダウンロードは不要で、PCのOS（Windows・Mac）やモバイルデバイスの種類（iPhone・Android・タブレット）を問わずにサッと利用できます。また、Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化するため、安全に使用可能です。（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）
【対処法1】PDFのファイルサイズを圧縮する
容量が大きすぎてPDFファイルを送信できなかった場合に、まずは試してみてほしい対処法です。元のページ数のまま、全体の容量を小さくできます。
ただし、元のファイルサイズの大きさ（目安として、150MBを超える場合）によっては、圧縮後も充分に小さなサイズにならない可能性もあります。その場合は、他の対処法を試してみてください。
【手順1】PDFファイルをアップロードする
Acrobat オンラインツールの「PDFを圧縮」を開き、圧縮したいPDFファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する
【手順2】圧縮レベルを選択して圧縮する
圧縮レベルを「高・中・低」から選びます。ファイルの容量をなるべく小さくしたい場合は「高」を、画質を優先したい場合は「中」や「低」を選んでください。それぞれの圧縮レベルでの推定サイズも表示されるため、25MB以下まで圧縮できるかを確認できます。
その後「圧縮」をクリックすると、圧縮されたPDFファイルがプレビューで表示されます。
プレビュー画面の左に表示される「ダウンロード」をクリックして、PDFファイルをダウンロードし、メールに添付して送りましょう。
圧縮レベル「高」にしてもファイルサイズが25MB以下にならなかった場合、または画質を優先したい場合は、この後に紹介する【対処法2：分割】もしくは【対処法5：リンクで共有】を試してください。
【対処法2】PDFを分割する
複数のファイルに分けて送信しても問題ない場合には、こちらの対処法を試してみましょう。PDFファイルを任意のページで分割し、1つの大きなファイルを複数の小さなファイルに分けられるので、何通かのメールに分けて添付すれば、送信できる可能性があります。ページ数の多いPDFファイルの場合、適度にファイル数を分けることで相手側もより確認しやすくなります。
【手順1】PDFファイルをアップロードする
Acrobat オンラインツールの「PDFを分割」を開き、分割したいPDFファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する
【手順2】無料でアカウント作成し、ログイン
アップロードが完了したら、画面左のボタンからAcrobat オンラインツールにログインします。ログイン方法は、Adobe アカウントのほか、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDから選べます。アカウント作成は無料です。
【手順3】分割する箇所を選択
ログインすると、アップロードしたPDFファイル内のページが並び、その間に切り取り線が入っている画面が表示されます。
切り取り線にカーソルを合わせると、カーソルがハサミの形に変わります。その状態でクリックすると、クリックした位置が分割箇所として指定され「ファイル{数字}を開始」と表示されます。例えば「ファイル2を開始」は「この分割箇所の直後から、2つ目のPDFファイルが始まる」という意味です。
分割箇所は19個まで設定でき、最大で20個のPDFファイルに分割可能です。
【手順4】分割したPDFファイルを保存
分割したい箇所を選んだら、画面右上にある「続行」ボタンをクリックしましょう。
すると、保存場所に関するポップアップが表示されます（なお、先ほどの手順でAcrobat オンラインツールにログインしているため、分割したPDFファイルは、一度アドビのクラウドストレージに保存されます）。
保存用に新しくフォルダーを作りたい場合は、「新規フォルダーに保存」にチェックを入れて「保存」をクリックしてください。
元のPDFファイルと同じフォルダーに保存したい場合は、チェックを入れずに「保存」をクリックします。
以下の画面は、チェックを入れずに進んだパターンです。「参考資料.pdf」が分割前のファイルで、その上に分割後のファイル「参考資料-part-1~3.pdf」が並んでいます。今回は2つの分割箇所を指定したので、3つのファイルに分割されました。
このように、分割したファイルは「{分割前のPDFファイルの名前}-part-{数字}.pdf」という名前で保存されます。ファイル名は、右にある「…（ミートボールメニュー）」をクリックして「名前を変更」を選ぶと変更できます。
なお、分割したPDFファイルを何通かのメールに分けて送信する場合、ファイル名には連番を付けるのがオススメです。例えば「参考資料」というファイルを3つに分割して送る場合、「01_参考資料」「02_参考資料」「03_参考資料」のように、数字を先頭にした連番を付けることで、どの順番でファイルを見ればよいのかを相手が理解しやすくなります。
任意のファイル名に変更後、「ダウンロード」を選んでファイルをダウンロードし、それぞれメールに添付して送りましょう。
【対処法3】PDFの不要なページを削除する
PDFファイルの中に、送る必要のないページが含まれている場合は、「PDFのページを削除」を試してみましょう。特に容量の大きくなりがちな画像の含まれるページを削除すると、容量を削減できます。
なお、この「削除」は、取り除きたいページよりも、残したいページが多い場合に便利です。逆に、取り除きたいページの方が多い場合には、次の【対処法4：抽出】を使うのがオススメです。
【手順1】PDFファイルをアップロードする
Acrobat オンラインツールの「PDFのページを削除」を開き、不要なページを削除したいPDFファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する
ファイルがアップロードされたら無料登録・ログインしましょう。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。
【手順2】ページを選択して削除する
表示されるサムネイル画像を確認して、削除したいページを選択しましょう。サムネイルの左上に表示されるチェックボックスにチェックを入れて、上部にあるゴミ箱アイコンをクリックすれば削除できます。
【手順3】新しいPDFファイルとして「保存」する
不要なページの削除が完了したら、右上の「保存」ボタンをクリックしましょう。
「保存」をクリックすると、ダウンロード画面が開きます。右上の「ダウンロード」ボタンをクリックして、ページが削除されたPDFファイルをダウンロードし、メールに添付して送りましょう。
【対処法4】PDFの必要なページを抽出する
PDFファイル内の一部のページだけを送ればよい場合、該当するページを抽出すれば、送信可能な容量に収まる可能性があります。
【手順1】PDFファイルをアップロード
Acrobat オンラインツールの「PDFから特定のページを抽出」を開き、PDFファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。
- グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
- 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックしてPDFファイルを選択する
【手順2】無料でアカウント作成し、ログイン
アップロードが完了したら、画面左のボタンからAcrobat オンラインツールにログインします。ログイン方法は、Adobe アカウントに加えて、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDから選べます。アカウント作成は無料です。
【手順3】抽出するページを選択
表示されるサムネイル画像の中から、抽出したいページを選択しましょう。抽出したいページにカーソルを合わせて、左上に表示されるチェックボックスをクリックしてください。すると、ページに青枠が表示され、そのページを選択できます。1ページだけを選ぶことも、複数のページを選ぶことも可能です。
【手順4】PDFファイルを保存
画面右上の「抽出」ボタンをクリックすると、選択したページだけを残したPDFファイルが作成されます。
その後、画面右上に表示される「ダウンロード」ボタンをクリックしてPDFファイルをダウンロードし、メールに添付して送りましょう。
【対処法5】PDFをリンクで共有する
メールやチャットツールなどを使ってテキストで連絡でき、かつ、必ずしもファイルの添付が求められていない場合は、リンクで共有するという手段もあります。
「リンクで共有」機能は、対処法1～4のどの機能の後でも使えます。各機能を使った後「ダウンロード」ボタンの隣にあるリンクボタンをクリックすれば、共有用のリンクが発行されます。
発行されたリンクをメールやチャットツールに貼り付けて、相手に送信しましょう。相手は、無料登録やログインをしなくてもリンクをクリックしてPDFファイルの内容を確認できます。また、PDFファイルのダウンロードも可能です。
ここまでご紹介した5つの対処法を使えば、PDFファイルの容量を小さくして相手に送れるようになります。いずれもカンタンな操作で実践できるので、ぜひ気軽に試してみてください。
Acrobat オンラインツールに関するよくある質問
「Acrobat オンラインツールが便利なのはわかったけれど、本当に自分に合ったツールなのだろうか？」と疑問に思われている方もいらっしゃるかもしれません。
ここでは、Acrobat オンラインツールに関するよくある質問にお答えします。あなたの感じている疑問がきっと解消できるはずですので、ぜひご覧ください。
無料で使えますか？
はい、無料で使えます。Acrobat オンラインツールなら、今回ご紹介したPDFの圧縮・分割・削除・抽出だけでなく、PDFに関する25以上の機能を無料で使用可能です。
ただし、無償版のAcrobat オンラインツールには使用回数の制限があります。
一方、有償版のAdobe Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※ Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）
PDFファイルを扱う業務が多い方は、ぜひ有償版も検討してみてください。
WindowsやMac、スマホ、タブレットなどで使えますか？
はい、どのOSやデバイスでも同じ手順で使えます。Acrobat オンラインツールは、PCのOS（Windows・Mac）やモバイルデバイスの種類（iPhone・Android・タブレット）を問わずに、インターネットにつながってさえいればあらゆる環境で使用できます。
対象のファイルを別のデバイスに転送しなくても、その場ですぐにPDFファイルの容量を小さくできて便利です。
ソフトをインストールせずに使えますか？
はい、ソフトをインストールせずに使えます。Acrobat オンラインツールはブラウザー上で動くオンラインツールなので、新しいソフトをデバイスにインストールせずに使えます。そのため、会社の規定で新しいソフトを端末にインストールできない方でも使用可能です。（ただし、一部の機能は、スマホやタブレットで使うときにアプリのインストールが必要です）
安全に使えますか？
はい、安全に使えます。Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。ログインせずにAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので、安全です。ログインした場合は、アップロードや変換をしたファイルは暗号化された状態でクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます。（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）
PDFを使った作業・仕事が格段にはかどる「Acrobat オンラインツール」
Acrobat オンラインツールは、今回ご紹介したPDFファイルの容量を小さくするための機能だけでなく、PDFに関する25以上の機能を無料で使用可能です。
例えば、PDFファイルの構成や見た目を整えるための機能として、以下があります。
PDFから様々なファイル形式への変換や、逆にPDF形式への変換も可能です。
他にも、共有したPDFファイルの確認依頼をする際に便利な機能も利用できます。
さらに、有償版のAdobe Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※ Creative Cloudのコンプリートプランを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）
7日間無料体験ができるので、お気軽にお試しください。
Acrobat オンラインツールの詳しい情報については、以下の記事で解説されています。
はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）
様々なアプローチで無料かつカンタンにPDFファイルの容量を小さくできるAdobe Acrobat オンラインツールを、ぜひお試しください。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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