협업 툴이란?
협업 툴은 여러 팀이 원활하게 소통하고, 체계적으로 일하고, 브레인스토밍하고, 효율적이고 생산적으로 협업할 때 사용하는 모든 툴을 포괄합니다. 협업 툴은 크리에이티브 업무부터 모든 팀원이 차질 없이 빠르게 업무를 진행하고 마감 기한을 준수하도록 하는 워크플로우에 이르기까지 다양하게 사용될 수 있습니다.
협업 툴이 필요한 경우
실행 계획 툴
대기업부터 중소기업에 이르기까지 모든 조직은 직원의 업무와 책임, 성과를 추적해야 합니다. 모든 직원을 명시적으로 추적 관찰할 수 있는 공유 리소스가 있으면 워크플로우를 개선하고 프로젝트 계획을 명확하게 세울 수 있습니다. 조직 및 프로젝트 관리 툴에는 시간 추적 및 작업 관리 앱, 회사 CRM(Customer Relationship Management), 로컬 인트라넷, 파일 공유 플랫폼, 프로젝트 관리 소프트웨어 및 클라우드 스토리지가 포함됩니다.
커뮤니케이션 툴
좋은 팀워크를 위해서는 팀원 간의 긴밀한 소통이 필요합니다. 이전부터 사용되어 온 온라인 커뮤니케이션 수단인 이메일을 비롯하여 화상 통화, 그룹 채팅, 인스턴트 메시징, 화면 공유, 다른 앱 내 주석 등 다양한 기능을 통해 커뮤니케이션할 수 있습니다. 팀원의 다양한 의견이나 공지 사항으로 가득 차 있는 화이트보드도 협업 기능이 있는 디지털 화이트보드로 전환하면 매우 유용할 것입니다.
브레인스토밍 및 크리에이티브 툴
크리에이티브 업무를 위한 앱을 만들 경우 온라인 협업 툴을 염두에 두고 제작해야 합니다. 팀 프로젝트의 경우 모든 팀원이 해당 작업에 쉽고 빠르게 액세스하여 편집하고 주석을 달 수 있어야 합니다. 개별 작업용 앱도 팀 협업이 가능해야 하고, 초안부터 결과물에 이르기까지 모든 작업을 수월하게 할 수 있어야 합니다.
협업 툴의 이점
탁월한 협업 툴은 팀에 동기를 부여합니다. 프로젝트의 목표와 프로젝트에 필요한 사항에 대한 명확한 기대치를 설정하면 팀원의 참여도와 커뮤니케이션 효과를 높이는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 진행 과정과 팀에서 해야 할 일을 명확히 하면 업무 성과를 크게 높일 수 있습니다.
모든 팀원은 긍정적인 피드백을 기대합니다. 함께 일하는 동료가 자신의 노력을 인정해 주기를 바랍니다. 협업 플랫폼은 모든 워크플로우 단계에서 팀원들에게 동기를 부여합니다.
탁월한 협업 툴이 갖춰야 할 조건
워크플로우 향상
탁월한 협업 툴은 워크플로우를 향상시킵니다. 대부분의 일반적인 툴은 하나에 특화된 툴이 아닌 다양한 작업을 처리합니다. 때때로 호환되지 않는 앱을 함께 사용하여 원하는 결과를 얻을 수도 있습니다. 그러나 대부분 사람이 해당 툴을 사용하는 데 어려움을 겪고, 해결하기 어려운 마찰이 발생할 수도 있습니다. 최고의 협업 툴을 사용하면 마찰을 없앨 수 있습니다.
업계 표준 앱
업계 표준 툴을 사용하는 것은 협업을 위한 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 업계 표준 툴을 통해 새로운 팀원뿐만 아니라 다양한 비즈니스 파트너와 이해관계자, 프리랜서, 기타 협력 업체와도 간편하게 협업할 수 있습니다. 맞춤형 툴 또는 전용 툴을 사용하더라도 적절한 교육을 통해 팀원이 아닌 사람과도 효과적으로 협업할 수 있습니다.
Adobe Acrobat은 25년 넘게 PDF를 위한 업계 표준 앱으로 자리매김해 왔습니다. PDF를 처음으로 개발한 Adobe는 규모와 상관없이 모든 기업이 손쉽게 문서를 관리하고 협업할 수 있도록 지원하고 있습니다.
협업 툴을 선택하는 방법
니즈 파악
디지털 협업 툴에 기대하는 바를 생각해 보세요. 어떤 작업을 수행해야 하는지 자문해 봅니다. 대부분 문서 관련 작업일 것입니다. 팀이 작성한 문서에 클라이언트가 제한적으로 액세스해야 할 수도 있습니다. 또한 팀 규모에 따라 효과적으로 소통하고 부서 간 소통을 비롯한 모든 기능이 원활해야 합니다. 특히 많은 팀이 함께 작업해야 하는 경우 협업 툴은 훌륭한 솔루션이 될 수 있습니다.
사용 편의성
새로운 협업 툴 사용법을 교육하는 데 드는 시간도 협업 툴을 고를 때 중요한 고려 사항 중 하나입니다. 사용이 손쉬운 협업 툴을 선택하면 팀원의 시간을 절약할 수 있습니다. 부득이하게 기능이 복잡한 툴을 고려해야 한다면 내비게이션이 너무 까다롭지 않은 플랫폼을 선택하는 것이 좋습니다. 잘 설계된 툴을 사용하면 팀원이 제품 사용법을 익히고 자신의 환경에 맞게 설정하고, 지나친 알림 기능과 같은 문제를 해결하는 데 많은 시간을 들이지 않아도 됩니다.
기능
협업 툴에는 스토리지와 보안 기능, 메시징 및 알림 기능, 문서 공유 기능, 캘린더 및 일정 관리 기능 등 수많은 기능이 들어 있기 때문에 팀의 고유한 니즈에 따라 기능의 우선순위를 정해야 합니다. 또한 인터페이스가 얼마나 모바일 친화적이고 직관적인지도 고려해야 합니다.
통합 및 호환성
디지털 협업 툴을 결정하기 전에 툴 통합 및 호환성을 살펴봐야 합니다. 예를 들어, 메시징 또는 화상 회의 채널을 이미 사용하고 있는 경우, 호환 가능한 협업 툴을 선택하는 것이 좋습니다. 또한 팀이 선호하는 문서 및 이미지 포맷은 물론이고, 팀원이 사용하는 디바이스와 호환되는지도 확인해 봐야 합니다.
클라우드 기반의 기술 사용
클라우드 기반의 기술도 협업 툴이 갖춰야 할 기능 중 하나입니다. 클라우드 기반 툴을 사용하면 팀이 작성한 모든 문서를 클라우드에 백업할 수 있으므로 보안이 자동으로 유지됩니다. 팀원은 매번 문서를 저장하거나 백업하지 않아도 파일 유실에 대한 걱정없이 안심하고 작업에 집중할 수 있습니다.
Walgreens Boots가 Adobe를 통해 협업을 강화한 방법
Walgreens Boots Alliance는 2020년, 코로나19 팬데믹으로 인해 디지털 경험을 전면 개편해야 할 필요성을 느꼈습니다. 전 세계에 체인을 둔 Walgreens Boots Alliance는 협업과 철저한 계획을 거쳐 노력한 결과, 10,000개의 매장에서 이뤄지는 상호 작용 방식에 큰 변화를 가져왔습니다. 의약품 주문부터 처방전 수령에 이르기까지 모든 것이 디지털화되었으며, 1억 2천만 이상의 고객에게 처방전 발급, 독감 접종 등 모든 고객 여정에 맞춤 추천 및 알림을 제공했습니다.
Acrobat을 통해 민첩성 향상
Adobe Acrobat은 팀원이 빠르고 자유롭게 협업하기 위해 필요한 기능을 모두 갖춘 강력한 협업 툴입니다. Adobe Acrobat을 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
- 팀원 또는 외부 이해관계자와 문서 공유
- Microsoft Office와 같은 다른 업계 표준 툴과의 상호 운용성 및 호환성 제공
- Acrobat Reader 모바일 앱을 사용하거나 온라인상에서 Acrobat에 로그인하여 어디서나 주석 추가
- 여러 디바이스에서 문서 공유 및 추적
- 교정 툴 또는 암호를 사용하여 민감한 정보 보호
Mac, PC에서 작업하든 데스크탑, 모바일 디바이스에서 작업하든 팀 규모와 상관없이 Adobe는 누구나 손쉽게 협업할 수 있도록 지원합니다. Acrobat을 사용하면 팀원 간의 마찰을 줄이고 보다 긴밀하게 협업할 수 있습니다.
FAQ
협업 툴이 회사의 성장에 도움이 됩니까?
기업은 협업 툴을 어떻게 활용합니까?
협업 툴이 학생들의 성적 향상에 도움이 됩니까?
협업 툴이 널리 사용되는 이유는 무엇입니까?
Adobe Acrobat은 사용하기 쉽습니까?
Adobe Acrobat에서는 PDF를 간편하게 사용할 수 있고 편집이 필요한 원본 문서도 쉽게 찾을 수 있습니다. 사용하기 쉬운 인터페이스는 물론이고 팀원 및 클라이언트와 이미지, 문서 등을 쉽게 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.
Adobe Acrobat을 사용해 팀원과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 합니까?
Adobe는 파일 보안에 어떠한 도움을 줍니까?
Adobe Acrobat은 통합 기능을 제공합니까?
PDF 사용 시 얻을 수 있는 이점은 무엇입니까?
