최고의 협업 툴로 업무 효율성 향상

규모와 상관없이 팀 단위로 일하는 경우 협업 툴을 사용하면 팀원 모두가 동일한 페이지를 검토하고 워크플로우를 간소화할 수 있습니다.

협업 툴이란?

협업 툴은 팀원이 효율성과 생산성을 높이면서 일할 수 있도록 도울 뿐 아니라 효과적으로 소통 및 브레인스토밍하는 데도 도움이 됩니다. 협업 툴은 크리에이티브 업무부터 모든 팀원이 차질 없이 빠르게 업무를 진행하고 마감 기한을 준수하도록 하는 워크플로우에 이르기까지 다양하게 사용될 수 있습니다.

협업 툴은 가상 사무실 환경에서 특히 유용합니다. 최근 몇 년간 메시징 앱과 실시간 화상 회의의 중요성이 두드러지면서 많은 기업이 팀 단위 프로젝트나 일상적인 소통을 위해 협업 툴을 사용하고 있습니다.

협업 툴이 필요한 경우

일반적으로 협업 툴은 실행 계획 툴, 커뮤니케이션 툴, 결과물 도출을 위한 툴로, 총 세 가지 범주로 분류할 수 있습니다.

실행 계획 툴

대기업부터 중소기업에 이르기까지 모든 조직은 직원의 업무와 책임, 성과를 추적해야 합니다. 모든 직원을 명시적으로 추적 관찰할 수 있는 공유 리소스가 있으면 워크플로우를 개선하고 프로젝트 계획을 명확하게 세울 수 있습니다. 조직 및 프로젝트 관리 툴에는 시간 추적 및 작업 관리 앱, 회사 CRM(Customer Relationship Management), 로컬 인트라넷, 파일 공유 플랫폼, 프로젝트 관리 소프트웨어 및 클라우드 스토리지가 포함됩니다.

책상 앞에 서서 노트북에 연결된 데스크탑 모니터를 사용하여 다른 사람과 가상 회의를 하고 있는 사람

커뮤니케이션 툴

좋은 팀워크를 위해서는 팀원 간의 긴밀한 소통이 필요합니다. 이전부터 사용되어 온 온라인 커뮤니케이션 수단인 이메일을 비롯하여 화상 통화, 그룹 채팅, 인스턴트 메시징, 화면 공유, 다른 앱 내 주석 등 다양한 기능을 통해 커뮤니케이션할 수 있습니다. 팀원의 다양한 의견이나 공지 사항으로 가득 차 있는 화이트보드도 협업 기능이 있는 디지털 화이트보드로 전환하면 매우 유용할 것입니다.

브레인스토밍 및 크리에이티브 툴

크리에이티브 업무를 위한 앱을 만들 경우 온라인 협업 툴을 염두에 두고 제작해야 합니다. 팀 프로젝트의 경우 모든 팀원이 해당 작업에 쉽고 빠르게 액세스하여 편집하고 주석을 달 수 있어야 합니다. 개별 작업용 앱도 팀 협업이 가능해야 하고, 초안부터 결과물에 이르기까지 모든 작업을 수월하게 할 수 있어야 합니다.

협업 툴의 이점

탁월한 협업 툴은 팀에 동기를 부여합니다. 프로젝트의 목표와 프로젝트에 필요한 사항에 대한 명확한 기대치를 설정하면 팀원의 참여도와 커뮤니케이션 효과를 높이는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 진행 과정과 팀에서 해야 할 일을 명확히 하면 업무 성과를 크게 높일 수 있습니다.

모든 팀원은 긍정적인 피드백을 기대합니다. 함께 일하는 동료가 자신의 노력을 인정해 주기를 바랍니다. 협업 플랫폼은 모든 워크플로우 단계에서 팀원들에게 동기를 부여합니다.

탁월한 협업 툴의 요구 사항

최고의 협업 툴은 팀의 효율성을 높일 뿐 아니라 성과를 빠르게 달성하도록 도와줍니다.

워크플로우 향상

탁월한 협업 툴은 워크플로우를 향상시킵니다. 대부분의 일반적인 툴은 하나에 특화된 툴이 아닌 다양한 작업을 처리합니다. 때때로 호환되지 않는 앱을 함께 사용하여 원하는 결과를 얻을 수도 있습니다. 그러나 대부분 사람이 해당 툴을 사용하는 데 어려움을 겪고, 해결하기 어려운 마찰이 발생할 수도 있습니다. 최고의 협업 툴은 마찰을 생성하는 것이 아니라 제거합니다.

업계 표준 앱

업계 표준 툴을 사용하는 것은 협업을 위한 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 업계 표준 툴을 통해 새로운 팀원뿐만 아니라 다양한 비즈니스 파트너와 이해관계자, 프리랜서, 기타 협력 업체와도 간편하게 협업할 수 있습니다. 맞춤형 툴 또는 전용 툴을 사용하더라도 적절한 교육을 통해 팀원이 아닌 사람과도 효과적으로 협업할 수 있습니다.

Adobe Acrobat은 25년 넘게 PDF를 위한 업계 표준 앱으로 자리매김해 왔습니다. PDF를 처음으로 개발한 Adobe는 규모와 상관없이 모든 기업이 손쉽게 문서를 관리하고 협업할 수 있도록 지원하고 있습니다.

Walgreens Boots가 Adobe를 통해 협업을 강화한 방법

Walgreens Boots Alliance는 2020년, 코로나19 팬데믹으로 인해 디지털 경험을 전면 개편해야 할 필요성을 느꼈습니다. 전 세계에 체인을 둔 Walgreens Boots Alliance는 이를 위해 협업 및 계획을 통해 노력한 결과, 고객이 10,000개의 매장과 상호 작용하는 방식에 변화를 가져왔습니다. 의약품 주문에서 처방전 수령에 이르기까지 모든 것이 디지털화되었으며, 1억 2천만 이상의 고객에게 처방전 발급부터 독감 접종에 이르기까지 모든 것에 대한 맞춤 추천 및 알림을 제공했습니다.