워크플로우 자동화란?
워크플로우 자동화란 업무 프로세스를 간소화하기 위해, 프로그래밍된 소프트웨어 툴을 사용하여 번거로운 수동 작업을 자동으로 실행하도록 하는 것입니다. 비즈니스에 따라 수동 프로세스에 대한 특정 규칙을 할당하여 시간을 단축할 수 있습니다.
자동화된 워크플로우 프로세스의 이점
워크플로우 자동화는 데이터 입력과 같은 반복적인 작업을 보다 정확하고 효율적으로 처리하는 것 외에도 많은 이점이 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화는 워크플로우의 병목 현상과 인적 오류를 줄이고, 생산성을 높여줍니다.
또한 이해관계자에게 투명성과 가시성을 제공하는 동시에 비용을 절감할 수 있습니다. 워크플로우 자동화 툴은 필요에 따라 조정할 수 있으므로, 특정 요구 사항을 충족할 수 있도록 확장성을 제공합니다.
워크플로우 자동화가 중요한 이유
대면 접촉이 필요한 작업에 더 많은 시간을 할애해야 하는 경우 워크플로우 자동화를 통해 시간을 단축할 수 있습니다. 따라서 1인 기업 또는 대규모 조직의 팀원이든 상관없이 업무를 더욱 빠르게 처리할 수 있습니다.
다양한 템플릿에서 직접 온라인 양식과 계약서를 작성할 수 있고 Adobe Acrobat을 사용하여 몇 번의 클릭만으로 기존 Microsoft Word 문서, PowerPoint 프레젠테이션, Excel 시트를 편집 가능한 PDF로 변환하여 전송 및 서명할 수 있습니다.
워크플로우 자동화 소프트웨어가 필요한 5가지 신호
수동 작업 시 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. Adobe Acrobat은 이러한 문제를 다음과 같이 스마트한 방식으로 해결합니다.
1. 워크플로우 프로세스의 특정 단계를 건너뜀
작업의 특정 단계를 건너뛰면서 작업이 중지되는 경우가 종종 있습니다. 워크플로우 자동화 소프트웨어는 이러한 일이 발생하지 않도록 사전에 방지하고 모든 프로세스가 원활하게 진행될 수 있도록 합니다.
2. 이해관계자 간의 커뮤니케이션 부족
업종과 관계없이 비즈니스를 수행하는 모든 당사자 간의 원활한 커뮤니케이션은 필수입니다. 그러나 워크플로우 자동화 관리 툴 없이는 다양한 오해가 발생할 가능성이 커집니다.
3. 프로세스에 대한 책임이 없음
적절한 시스템이 없으면 혼란이 일어나기 쉽고, 담당 책임자가 누구인지 알기가 어렵습니다. 프로세스 자동화를 통해 비즈니스 워크플로우에 누가 관여하고 있는지, 어느 부분에서 문제가 발생했는지를 파악할 수 있습니다.
4. 작업을 추적할 수 없음
매일 멀티태스킹을 해야 하지만, 머릿속에 이를 모두 기억하기란 쉽지 않습니다. 워크플로우를 자동화하여 얻을 수 있는 이점 중 하나는 작업 상태를 시각적으로 분류하여 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있다는 것입니다.
5. 성과 지표 없음
만족스러운 성과를 얻으려면 시스템에 대한 지속적인 평가가 필요합니다. 워크플로우 자동화 소프트웨어를 사용하면 모범 사례를 쉽게 검토하고 문제에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다.
워크플로우 자동화 활용 사례
공급 에너지의 90% 이상이 이산화탄소를 배출하지 않는 등 청정에너지 생산으로 유명한 Électricité de France(EDF)는 ‘친환경’ 사무실을 구축하고자 했습니다. 이를 실현하기 위한 가장 효과적인 방법은 워크플로우 자동화를 통해 종이 없는 환경을 구현하는 것이었습니다.
Adobe Acrobat Pro와 Acrobat Sign 워크플로우 자동화 툴을 채택하기 전까지 이 회사는 서명받기 위해 보낸 문서의 약 50%를 받는 데 평균 16일이 걸렸습니다. 하지만 자동화된 프로세스를 채택하면서 모든 문서에 서명받는 일이 며칠이 아닌, 16시간 만에 가능해졌습니다. 또한 중간에 발생하는 병목 현상도 줄여 연간 2,500건 이상을 주문할 수 있게 되었습니다.
"프로젝트를 의뢰한 이래로 종이, 우표, 봉투, 인적 자원 측면에서 64,000유로의 비용과 30,000페이지 이상의 종이를 절약했으며, 이는 주문당 16유로를 절감한 셈입니다"라고 구매 코디네이터인 Thierry Belloeil은 말합니다.
세계 최대 규모의 효소 생산업체인 덴마크의 Novozymes는 워크플로우 자동화를 통해 모든 것을 편리하게 관리할 수 있게 되었습니다. 법률 부서는 계약을 기밀로 유지할 수 있게 되었고, 인사 부서는 신입 직원의 온보딩 시간을 93% 단축했습니다. 현재까지 1,400개 이상의 워크플로우가 완료되었으며 앞으로 더 많은 워크플로우가 추가될 예정입니다.
워크플로우 자동화 소프트웨어가 필요한 5가지 신호 중 하나라도 발견되었다면 Adobe가 도와드리겠습니다.
