Faksimile Unterschrift - alles, was du wissen musst.

Faksimile: Was ist das?

Ein Faksimile, aus dem Lateinischen „fac simile“ – „mache es ähnlich“, ist eine exakte Nachbildung einer handschriftlichen Schrift oder Unterschrift, zum Beispiel in Form eines Stempels. Auf den ersten Blick wirkt ein Faksimile wie ein Original, da die Nachbildung diesem zum Verwechseln ähnlich sieht. Eine Faksimile-Unterschrift wird eingesetzt, um eine handschriftliche Signatur zu replizieren.

Ein Faksimile wird häufig in Werbeschreiben, Infobriefen oder Newslettern verwendet, die an viele Kund*innen versendet werden. Durch die vermeintlich echte Unterschrift wird den Kund*innen ein persönlicher Eindruck vermittelt, was sich positiv auf die Bindung zu ihnen auswirken kann.

Einsatz eines Faksimile-Stempels: Unterschrift leicht gemacht.

Mit einem sogenannten Faksimile-Stempel können schnell und einfach viele Dokumente unterzeichnet werden, da statt einer handschriftlichen Unterschrift ein Stempel als Signatur zum Einsatz kommt.

Eine solche Faksimile-Unterschrift spart nicht nur Zeit, da mit einem Stempel schnell und unkompliziert viele Dokumente gleichzeitig signiert werden können, sondern schont auch die Schreibhand der Unterzeichnenden.

Mit einem Faksimile-Stempel kannst du das Unterzeichnen auch an eine andere Person delegieren, sodass diese das Replikat deiner Unterschrift auf einer Vielzahl an Unterlagen einfügen darf. Eine ausdrückliche Erlaubnis ist hier allerdings notwendig, sonst handelt es sich um Urkundenfälschung.

Ein Faksimile-Stempel kann nicht nur ein physischer Stempel sein, der auf ausgedruckte Dokumente gestempelt wird, sondern auch eine einscannte handschriftliche Unterschrift, die als Bild in einem digitalen Dokument platziert wird.

Wann ist ein Faksimile rechtsgültig und kann als Unterschrift eingesetzt werden?

Ein Faksimile sollte nur dann eingesetzt werden, wenn für eine Transaktion, einen Geschäftsabschluss oder eine Vertragsunterzeichnung nach §126 BGB keine Schriftform notwendig ist. Sobald laut Gesetz für einen bestimmten Vorgang die Schriftform verpflichtend ist, empfehlen wir dir den Einsatz von elektronischen Signaturen, die nach eIDAS-Verordnung rechtswirksam sind. Informiere dich hier über die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.

Vorgänge mit verpflichtender Schriftform sind etwa Verträge wie Kaufverträge, Arbeitsverträge und Mietverträge oder zum Beispiel auch Kündigungen, Vollmachtbescheinigungen, Bürgschaften, notarielle Beglaubigungen oder Patient*innenverfügungen. Bei diesen Dokumenten solltest du eine handschriftliche Unterschrift oder eine fortgeschrittene bzw. qualifizierte elektronische Signatur einsetzen. Auch eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, die als Bild in einem digitalen Dokument platziert wird, kann einer elektronischen Signatur nicht gleichgestellt werden. Im Gegensatz zu einer elektronischen Signatur kann mit einem Faksimile-Stempel nämlich nicht sichergestellt werden, dass der Inhalt des Dokuments nach der Unterschrift nicht mehr verändert wurde. Ein Dokument mit faksimilierter Unterschrift hat somit keine rechtliche Gültigkeit.

Wie erstelle ich eine Faksimile-Unterschrift in Word?

Microsoft Word bietet dir einige Möglichkeiten, eine digitale Faksimile-Unterschrift einzufügen. Du kannst die Faksimile-Unterschrift als Grafik oder über die Freihand-Zeichnen-Funktion einfügen. Wie das genau funktioniert, erfährst du im Artikel Unterschrift in Word einfügen: So einfach geht’s.

Wie kann ich eine Faksimile-Unterschrift in PDF-Dokumenten erstellen?

Mit Adobe Acrobat kannst du ein PDF-Dokument unterzeichnen. Du kannst entweder ein Bild deiner eingescannten handschriftlichen Unterschrift einsetzen oder über den Menüpunkt „Signieren“ im sich öffnenden Signaturfenster eine Unterschrift über das Touchpad oder dein Grafiktablett hinzufügen.

Ist ein Faksimile eine elektronische Signatur?

Nein, eine Faksimile-Unterschrift, eine eingescannte Unterschrift, ein Bild deiner handschriftlichen Unterschrift oder eine über ein Touchpad oder ein Grafiktablett erstellte Unterschrift ist nicht gleichgestellt mit einer elektronischen Signatur. Eine rechtsgültige elektronische Signatur muss sicherstellen können, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Eine Faksimile-Unterschrift kann das nicht gewährleisten.