Digitale Workflows: Welche Chancen bietet die Digitalisierung für Unternehmen?

Inzwischen steht fest: Wenn Unternehmen heutzutage wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen sie sich früher oder später mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auseinandersetzen. Denn egal welche Branche – ob Handel, Industrie oder Medien –, die Digitalisierung betrifft inzwischen alle. Umso wichtiger ist es daher, dass sich Führungskräfte eingehend mit den Herausforderungen, aber vor allem mit den Chancen der digitalen Transformation beschäftigen. So stellen sie sicher, dass ihr Unternehmen nicht nur digital fit für die Zukunft aufgestellt ist, sondern können – im Idealfall – den digitalen Wandel aktiv mitgestalten

Illustration eines Mannes, der ein komplexes Programm nutzt, um verschiedene Daten und Statistiken zu verwalten.

In diesem Zusammenhang setzen immer mehr Unternehmer*innen auf die Etablierung digitaler Workflows, um den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiterenden effizienter zu gestalten. Was genau ein digitaler Workflow ist, inwiefern er zu mehr Effektivität verhelfen kann und welche Tools es für ein effizientes Workflow Management gibt, erfährst du in diesem Artikel.  


 

Was dich erwartet:

 

Digitale Workflows: Definition.

 

Unter einem Workflow versteht man einen geschäftlichen Arbeitsvorgang, der sich in regelmäßigen Abständen wiederholt. Ein digitaler Workflow bezeichnet sinngemäß einen elektronischen Arbeitsablauf und beinhaltet dabei auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen

 

Gerade bei repetitiven Aufgaben wie sie im Personalwesen oder der Buchhaltung anfallen – man denke an die Bearbeitung von Bewerbungen oder an das Erstellen und Verarbeiten von Rechnungen –, lohnt sich die Einführung von digitalen Workflows in besonderem Maße. Durch die Automatisierung von einzelnen Prozessen können Unternehmen effektiv Zeit einsparen, Fehler minimieren und kleinteilige Verwaltungsschritte vermeiden. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, die wiederum für andere Aufgaben oder Geschäftsfelder gewinnbringend eingesetzt werden können.  

Illustration einer Frau, die mit einem komplexen Programm verschiedene Unternehmensprozesse steuert.

Digitale Workflows helfen Unternehmen dabei Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und aufwendige Arbeitsprozesse zu vereinfachen.

Doch was sind die konkreten Vorteile digitaler Workflows? Welche Arbeitsschritte kann ich überhaupt mit einem Workflow abbilden? Und auf welcher Grundlage entscheide ich, welche Prozesse automatisiert werden sollen? Wir geben Antworten auf diese Fragen. 

 

Die Vorteile digitaler Workflows. 

 

Neben der Zeitersparnis, dem Vermeiden von Fehlern und dem Verständnis von Prozessen mit Blick auf das große Ganze gibt es noch einige weitere Vorteile, die die Einführung digitaler Workflows für dein Unternehmen mit sich bringt. 

 

Wir haben sie dir hier in der Übersicht zusammengestellt: 

 

  • Transparenz: Durch die Automatisierung von Prozessen hast du jederzeit den vollen Überblick über Projekte und einzelne Arbeitsschritte. 
     

  • Verkürzte Abstimmungsprozesse: Durch das abteilungsübergreifend bessere Verständnis von Prozessen lassen sich interne Abstimmungen verkürzen. 
     

  • Effizienzsteigerung: Klar definierte Abläufe und Rollenverteilungen erhöhen die Arbeitsgeschwindigkeit und sparen somit Zeit und Ressourcen. 
     

  • Identifikation von Potentialen: Die detaillierte Abbildung von Prozessen ermöglicht eine einfachere Identifikation von Automatisierungspotentialen.

     

Welche Arbeitsabläufe lassen sich mit einem Workflow abbilden?

 

Abteilungen wie das Personalwesen oder die Buchhaltung tragen Verantwortung für zentrale interne Geschäftsprozesse und sind deshalb strategisch besonders wichtig für Unternehmen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen in diesen Bereichen profitiert das Unternehmen entsprechend in seiner Gesamtheit. 

 

Wenn Führungskräfte über die Einführung digitaler Workflows nachdenken, macht es deshalb Sinn, sich diese beiden Abteilungen zuerst anzuschauen. Ein weiterer Grund: Gerade hier finden sich viele tägliche oder Routineaufgaben im Bereich der Dokumentenverwaltung, die sich besonders leicht automatisieren lassen. Hierfür empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und/oder eines Enterprise Content Management-Systems (ECM-System). Ein DMS übernimmt die strukturierte Verwaltung von digitalen oder digitalisierten Schriftstücken, während ein ECM sich mit der Gesamtheit des Unternehmens-Contents befasst. Darunter fallen beispielsweise auch Audio- oder Video-Formate. 

 

Mit diesen Tools lassen sich Workflows für Prozesse definieren wie beispielsweise: 

 

  • die Dokumentenbearbeitung und -freigabe

  • das Stellen von Urlaubsanträgen

  • den Eingang von Rechnungen 

  • den Eingang von Bewerbungen 

  • die Abwicklung von Produktbestellungen u.v.m 

     

Die Steuerung von Abläufen über Workflow Management. 

 

Wir sehen: Der Arbeitsalltag im Personalwesen und der Buchhaltung – aber natürlich auch in anderen Bereichen – setzt sich aus vielen, verschiedenen Abläufen zusammen. Das erfordert wiederum eine zielgerichtete Koordinierung und Steuerung dieser Workflows über das Workflow Management. Mithilfe des Workflow Managements werden Arbeitsabläufe analysiert und Abhängigkeiten erkannt. Darauf aufbauend werden im Anschluss Verbesserungen modelliert, beschrieben und Abhängigkeiten visuell aufbereitet. Falls du dich weiter mit dem Thema beschäftigen möchtest, empfehlen wir dir unseren Artikel „Workflow Management: Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag“

Illustration eines Mannes, der mit einem Programm auf seinem Tablet verschiedene Unternehmensprozesse steuert.

Mit Workflow Management lassen sich Prozesse zielgerichtet koordinieren und steuern.

Nachfolgend möchten wir dir einmal beispielhaft aufzeigen, wie du mit einem Workflow-Tool wie Adobe Sign deine Dokumente effizient verwalten kannst. 

 

Effiziente Dokumenten-Workflows mit den Tools von Adobe.  

 

Dokumente bilden die Grundlage der Unternehmenskommunikation. Egal, ob Unternehmenspräsentation, Verträge, Rechnungen oder Personalinformationen – sie alle sind in unterschiedlichen Arten von Dokumenten festgehalten und/oder dokumentiert. Die Vielfalt der verschiedenen Unterlagen macht jedoch ihre strukturierte Verwaltung essenziell. Neben der reinen Verwaltung ist die Nutzbarmachung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen für die Unternehmensentwicklung nicht minder wichtig. Deshalb nimmt ein effizientes Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle bei der Einführung von digitalen Workflows ein.

Illustration eines Mannes, der verschiedene Dateien am Laptop verwaltet.

Bei der Einführung digitaler Workflows spielt das Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle – vor allem, wenn mit vielen unterschiedlichen Unterlagen gearbeitet wird.

Mit einem Tool wie Acrobat Sign lassen sich nicht nur – wie der Name vermuten lässt – elektronische Unterschriften rechtsverbindlich einholen. Zudem können die unterschiedlichsten Aufgaben rund um die Dokumentenverwaltung automatisiert und infolgedessen besser koordiniert werden. Nicht nur werden neue Workflows automatisch per HTML-Formular vorsortiert und in das passende Formular bzw. Dokument „übersetzt“. Ist ein Dokument bereits in der Bearbeitung erkennt Sign auch, an welche Instanz die Datei im nächsten Schritt weitergeleitet werden muss und/oder sendet sie an die als verantwortlich festgelegte(n) Person(en). Alle unterschriebenen und erhaltenen Unterlagen werden zudem zentral verwaltet, wobei der Dokumentenumlauf in Echtzeit abgebildet wird. 

 

Doch Sign ist nur eines der nützlichen Workflow-Werkzeuge im Adobe Kosmos. Mit Adobe Workfront kannst du über Projektplanvorlagen und standardisierte Statusblätter deinen gesamten Arbeitsprozess steuern. Über den Adobe Experience Manager kannst du zudem deine Workflows bei der Content-Erstellung managen. 

 

Doch wenn wir schon bei den geeigneten Tools sind: worauf solltest du beim Einführen von digitalen Workflows grundsätzlich achten? 

 

Vorgehen zur Einführung digitaler Workflows. 

 

Wir fassen noch mal ganz allgemein zusammen: Durch die Einführung von (digitalen) Workflows können Prozesse und Abläufe in Unternehmen deutlich effektiver und somit auch zeitsparender ablaufen. Das spart auf lange Sicht nicht nur Kosten und verbessert die Zufriedenheit der entlasteten Mitarbeiter*innen. Gleichzeitig kann das Unternehmen als Ganzes davon profitieren und sich im Wettbewerb besser behaupten. 

Illustration eines Mannes, der verschiedene Dateien auf seinem Smartphone verwaltet.

Bei der Einführung digitaler Workflows geht es unter anderem darum, Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teams und Arbeitsprozessen zu erkennen.

In 5 Schritten erfolgreich einen digitalen Workflow etablieren. 

 

Um das volle Potenzial von digitalen Workflows für dein Unternehmen auszuschöpfen, ist jedoch eine strukturierte Herangehensweise bei der Automatisierung von Prozessen erforderlich. 

Wir haben dir hier die wichtigsten Schritte zusammengefasst: 

  1. Analysiere deine aktuellen Workflows: Welche Arbeitsabläufe lassen sich digitalisieren und bei welchen macht die Digitalisierung überhaupt Sinn (oder eben nicht)? Beziehe dafür auch die einzelnen Abteilungen mit ein und befrage Mitarbeiter*innen nach ihren konkreten Bedürfnissen. 
  2. Identifiziere die geeignete Methode: Jeder Arbeitsschritt bzw. seine Digitalisierung erfordert eine andere Vorgehensweise, damit die Automatisierung tatsächlich für mehr Effizienz im Arbeitsalltag sorgt.
  3. Lege Verantwortlichkeiten fest: Für die Einführung digitaler Workflows braucht es geschulte Ansprechpartner*innen, welche die (neuen) digitalen Abläufe kontinuierlich überwachen und so sicherstellen, dass sie auch von allen im Unternehmen richtig verstanden und angewandt werden. 
  4. Erstelle eine Übersicht über alle deine Workflows: Um Abhängigkeiten zwischen einzelnen Workflows besser zu erkennen – und um diese zu nutzen oder kritisch zu hinterfragen –, hilft dir eine visuelle Aufbereitung deiner digitalen Workflows. 
  5. Wiederhole die Schritte 1-4: Der einzige Weg, um zu wissen, ob deine digitalen Workflows auch einen tatsächlichen Mehrwert für dein Unternehmen bieten, ist sie kontinuierlich kritisch zu überprüfen. Falls sie diesen Mehrwert nicht bieten, gilt es sie entsprechend anzupassen.  

Häufig gestellte Fragen. 

 

Was ist ein Workflow? 

 

Ein Workflow ist ein standardisierter Ablaufplan für aufeinander aufbauende Arbeitsschritte innerhalb eines Unternehmens. 

 

Was ist ein digitaler Workflow?  

 

Ein digitaler Workflow bezeichnet einen elektronischen Arbeitsablauf. Damit ist ganz allgemein die Automatisierung von Geschäftsprozessen gemeint. 

 

Wie etabliere ich einen digitalen Workflow?  

 

Um das Potenzial eines digitalen Workflows erfolgreich auszuschöpfen, ist eine strukturierte Herangehensweise essenziell. Deshalb solltest du dir vor der eigentlichen Umsetzung Fragen stellen wie: Was ist der Status Quo in meinem Unternehmen? Welche Methode eignet sich für welchen Workflow? Wer ist der oder die Workflow-Verantwortliche? Wie hängen die Workflows miteinander zusammen? Und nach der Einführung eines Workflows: War die Einführung erfolgreich und wo ist Raum für Verbesserungen?  

Das könnte dich auch interessieren:

Erstelle und unterschreibe PDF-Dateien mit Adobe Acrobat und Acrobat Sign.