So kannst du Rechnungen schreiben: Tipps für Startups und Freelancer

Was dich erwartet:

• Wie schreibe ich eine Rechnung?
• Die wichtigsten Elemente einer Rechnung
• Wer muss eine Rechnung erstellen?
• Weshalb brauche ich eine Rechnung?
• Was muss auf einer Rechnung stehen?
• Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Neugründer/-innen und Freiberufler/-innen wissen: ist ein freiberufliches Projekt oder der erste Kundenauftrag erfolgreich abgeschlossen, kommt es zum ebenso spannenden wie oft verunsichernden Teil der Arbeit. Als Dienstleister muss man Rechnungen erstellen und diese an den Kunden oder Auftraggeber schicken, damit man für die Arbeit bezahlt werden kann.

Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, das erbrachte oder künftige Leistungen zusammen mit dem zu zahlenden Entgelt aufweist. Dabei handelt es sich heute nur noch selten um handsignierte Papierdokumente.

Doch wie muss das Format aussehen? Was sind die gesetzlichen Pflichtangaben? Wie verschickt man die Rechnung am einfachsten und behält gleichzeitig den Überblick über noch ausstehende Rechnungen?

Die wichtigsten Elemente einer Rechnung

Erstelle eine Rechnungsvorlage, die leicht in der Zukunft wiederverwendet werden kann und optisch einheitlich ist. Eine elektronische Rechnung samt elektronischer Signatur kann dir dabei helfen, eine Rechnungsvorlage im PDF-Format zu erstellen, die du je nach Auftrag oder Bestellung aktualisierst und per E-Mail übermittelst.

Achte dabei darauf, dass deine Rechnung folgende Informationen enthält:

• Erbrachte Leistung oder Produkte
• Mengenangabe oder Stückzahl
• Preis pro Stück und Gesamtpreis
• Bevorzugte Zahlungsarten, Fristen, Bankverbindungen und Skonti
• Empfängerdaten inklusive Adresse
• Lieferdatum
• Rechnungsdatum
• Datum und Zeichen der Bestellung
• Auftrags- oder fortlaufende Rechnungsnummer

Wer muss eine Rechnung erstellen?

Jeder, der ein Unternehmen führt und ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet, muss für seine / ihre erbrachten Leistungen eine Rechnung schreiben. Dazu gehören:

• Einzelhändler/-innen. Egal, ob im traditionellen oder im Online-Bereich müssen Einzelhändler/-innen Rechnungen erstellen, die ihre verkauften Produkte klar ausweisen.
• Kleinunternehmer/-innen. Diese dürfen sogenannte Kleinunternehmerrechnungen ausstellen, bei der sie nicht verpflichtet sind, eine Umsatzsteuer zu erheben. Als Kleinunternehmer/-in gilt in Deutschland, wer im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im aktuellen Jahr 50.000 Euro Umsatz nicht überschreiten wird. (Stand 2021)
• Freiberufliche. Freelancer erstellen ebenfalls Rechnungen, um für ihre Leistung entlohnt zu werden. Dazu zählen etwa Journalisten, Grafikdesigner/-innen, Nachhilfelehrer/-innen, Trainer/-innen und Coaches.
• Einzelunternehmer/-innen oder Sologründer/-innen. Als eigene Rechtsform, unabhängig von der des Einzelkaufmanns, müssen auch Sologründer Rechnungen für die Leistungen und Produkte ihres Unternehmens stellen.
  
  

Welche Rechnungsarten unterscheidet man?

Je nachdem, welches Produkt oder welche Leistung du anbietest, gibt es verschiedene Rechnungsarten. Vor allem bei größeren und längeren Projekten ist es sinnvoll, PDF-Rechnungen zu erstellen, die sich auf einzelne Phasen des Projekts beziehen. So kannst du dein Einkommen auch während der Projektdauer gewährleisten.

Allgemein unterscheidet man folgende Rechnungsarten:

• Teilrechnungen beinhalten bereits erbrachte Leistungen während eines bestimmten Zeitraums und innerhalb eines größeren Projekts. Auch Warenlieferungen in bestimmten Zeitabständen gehören dazu.
• Abschlagsrechnungen erfolgen prozentual in bestimmten Zeiträumen. Sie sind bei längerfristigen Projekten sinnvoll.
• Schluss- oder Endrechnungen enthalten vollständig erbrachte Leistungen. Hierzu gehören auch die letzte Zahlung von Abschlagsrechnungen mit Angabe des ausstehenden Restbetrags.
• Abo-Rechnungen, auch als wiederkehrende Rechnungen bekannt, werden mit jeweils gleichem Inhalt in bestimmten Zeiträumen erstellt.
• Proformarechnungen, die keine Zahlungsaufforderungen enthalten, fallen weniger häufig an. Sie kommen vor allem bei der Zusendung von Mustern und Werbeartikeln oder zum Nachweis von Zollangaben zum Einsatz.
• Storno- oder Korrekturrechnungen korrigieren vorhergegangene Rechnungen oder machen diese rückgängig.

Weshalb brauche ich eine Rechnung?

Rechnungen bilden in jedem Unternehmen eine wichtige gesetzliche Grundlage für abgeschlossene Kaufverträge und den Einkommensnachweis. Generell müssen sie nach gesetzlicher Pflicht für zehn Jahre aufbewahrt werden, um nachgewiesen werden zu können. 

Wichtig sind Rechnungen auch für steuerliche Nachweise, besonders wenn eine Umsatzsteuer ausgewiesen und in Rechnung gestellt wurde. Zudem bildet eine Rechnung auch in allen rechtlichen Belangen eine wichtige Basis – vor allem, wenn ein Kunde seiner Zahlungspflicht nachkommt sowie in Insolvenzfällen.

Besonders bei E-Commerce-Unternehmen und digitalen Geschäften bieten Rechnungen einen praktischen Hinweis auf die Inventur deiner Produkte. Heute gibt es zahlreiche, hilfreiche Softwareprodukte, die deinen Produktbestand automatisch aktualisieren, wenn du eine Rechnung erstellst.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Generell unterscheiden sich bei einer Rechnung zwei wichtige Teile – der Kopfbereich sowie der Kernbereich der Rechnung.

Welche Angaben müssen in einer Rechnung enthalten sein, um den gesetzlichen Angabepflichten zu entsprechen? Wir haben eine Checkliste mit allen nötigen Daten zusammengestellt.

Im Kopfbereich sollte sich stets folgende Informationen befinden:

• Logo des rechnungsstellenden Unternehmens als klares Erkennungsmerkmal
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers / der Rechnungsstellerin
• Datum der Rechnungsstellung
• Name und Anschrift des Empfängers / der Empfängerin
• Das Zeichen der Bestellung sowie eine Auftragsnummer, die in einem Unternehmen innerhalb eines Zahlungskreises fortlaufend und einzigartig sein muss
• Gegebenenfalls eine Kundennummer

Der Kernbereich muss folgende Angaben beinhalten:

• Die genaue Bezeichnung einer Leistung oder eines gelieferten Produkts
• Die Stückzahl oder Menge oder Umfang der erbrachten Leistung in einem bestimmten Zeitraum
• Datum der Lieferung oder erbrachten Leistung
• Bei bestimmten Produktgruppen oder Einzelleistungen, die einzelnen Positionsnummern sowie der Einzel-, Gesamt- und Endpreis.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
• Die Zahlungsbedingungen wie Zahlungsfristen, Zahlungsoptionen und Kontoverbindungen
• Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer des leistenden Unternehmens

Was darf nicht auf einer Rechnung stehen?

Es ist mindestens genauso wichtig zu wissen, was du nicht in einer Rechnung angeben solltest:

• Ungenaue Leistungsbeschreibungen – je exakter, umso besser, wenn es um Belange des Finanzamts geht
• Falsche Umsatzsteuer
• Wiederholende Rechnungsnummern – diese müssen in einem Unternehmen stets individuell sein und jede Rechnung eindeutig identifizieren.

Zudem sollten diese häufigen Fehler vermieden werden:

• Leistungsdatum und Rechnungsdatum dürfen nicht zusammengefasst werden, sondern müssen separat gelistet werden.
• Es reicht nicht, eine Bruttosumme zu listen – Steuersatz, Brutto- und Nettosumme müssen ebenfalls separat gelistet werden.

Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Das Erstellen einer Rechnungsvorlage im PDF-Format beginnt in der Regel mit einem Word-Dokument, welches später als .pdf gespeichert und per E-Mail oder über andere elektronische Wege verschickt werden kann. Ein Word-Dokument in eine PDF-Rechnung umzuwandeln, funktioniert ganz leicht mit dem Adobe Online-Converter.

Kostenlose Rechnungsvorlagen wie von Adobe Spark helfen ebenfalls dabei, das passende Design und Template auszuwählen, sodass das Format und die Rechnungsdetails den persönlichen Vorlieben entsprechen. Danach kannst du das dann als PDF herunterladen.

Auch Word selbst hat verschiedene Rechnungsvorlagen, die einfach verwendet und personalisiert werden können.

Das Firmenlogo sollte auf deiner Vorlage gut zur Geltung kommen. Gleichzeitig solltest du dir aber überlegen, ob eine Kopf- oder Fußzeile mit Firmensitz, Steuernummer, Gerichtsstand, Geschäftskontodetails und anderen wichtigen Informationen angegeben werden soll.

Die grafische Gestaltung wie die Ausrichtung der Tabellen können eine bessere Übersichtlichkeit garantieren: Wähle daher eine gut lesbare Schriftart und unterschiedliche Schattierungen der Tabellenzeilen.

Wie nummeriere ich meine Rechnungen?

Rechnungsnummern müssen immer einzigartig sein und sich leicht einem Zahlungseingang zuordnen lassen. Fortlaufend bedeutet dies nicht, dass sämtliche Rechnungen eines Kleinunternehmers, Freiberuflichen oder Einzelhändlers mit aufeinander folgenden Zahlen nummeriert werden müssen.

• Meistens empfiehlt sich eine Kombination aus Buchstaben und Ziffern, zum Beispiel mit den Kürzeln eines regelmäßigen Kunden, dem Jahr oder Ausstellungsdatum.
• Das Finanzamt stellt dabei klar, dass eine lückenlose Nummernfolge nicht notwendig ist. Ebenso kann der Rechnungssteller frei darüber entscheiden, wie viele und welche separate Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer einzigartig ist
• Vorsicht ist bei manueller Abspeicherung geboten, vor allem bei Word- oder Excel-Dokumenten, wo sich schnell Fehler einschleichen können. Eine Rechnungs-Software hilft dir dabei, mehr Übersichtlichkeit zu schaffen.

Wichtig ist: Wähle eine logische Reihenfolge, damit du Rechnungen und Zahlungen später leicht verfolgen kannst.

PDF-Rechnungen erstellen und versenden – wie geht das?

Seitdem es elektronische Signaturen gibt, die absolut rechtsgültig sind, ist es leichter, schneller und absolut ortsunabhängig, eine Rechnung zu erstellen.

Adobe Acrobat bietet hier ein einfaches Tool:

1. Öffne deine PDF-Rechnungsvorlage einfach in Adobe Acrobat und fülle sie über den Werkzeugbereich aus.
2. Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers an und füge wahlweise eine Nachricht bei.
3. Das Programm erkennt automatisch Unterschriftfelder.
4. Per Drag & Drop kannst du nun auch eigene Felder über das Bedienfeld auf der rechten Seite platzieren.

Sobald du das Dokument versendest, erhält der Empfänger/-in einen Link mit der Möglichkeit das Dokument elektronisch zu unterzeichnen und eine Kopie in Document Cloud zu speichern.

Über Acrobat kannst du jetzt ganz einfach PDF-Dateien mit anderen teilen und mit der entsprechenden Freigabe von Mitarbeitern bearbeiten lassen. Vor allem für Kleinunternehmer/-innen, die Aufträge und Rechnungen von einer Rechnungsstelle oder einem Buchhalter/-in verwalten lassen, ist das eine praktische Funktion.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen berechnen, mit Hilfe von Vorlagen Rechnungen erstellen und diese elektronisch zu verschicken, ist mit den richtigen Tools heute kein komplizierter, zeitraubender Vorgang mehr. Zahlreiche Programme wie Adobe Spark liefern dir professionelle Vorlagen.

Eine moderne Rechnungs-Software hilft dir gleichzeitig bei Nummerierung, beim Versand, bei der Ablage und bei der Speicherung. So garantierst du eine umfangreiche und unkomplizierte Übersicht über Zahlungseingänge.