Jede/-r Freiberufliche oder Selbständige muss eine Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnen können. Doch wie schreibt man eine Rechnung und behält dabei den Überblick?
Neugründer/-innen und Freiberufler/-innen wissen: ist ein freiberufliches Projekt oder der erste Kundenauftrag erfolgreich abgeschlossen, kommt es zum ebenso spannenden wie oft verunsichernden Teil der Arbeit. Als Dienstleister muss man Rechnungen erstellen und diese an den Kunden oder Auftraggeber schicken, damit man für die Arbeit bezahlt werden kann.
Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, das erbrachte oder künftige Leistungen zusammen mit dem zu zahlenden Entgelt aufweist. Dabei handelt es sich heute nur noch selten um handsignierte Papierdokumente.
Doch wie muss das Format aussehen? Was sind die gesetzlichen Pflichtangaben? Wie verschickt man die Rechnung am einfachsten und behält gleichzeitig den Überblick über noch ausstehende Rechnungen?
Erstelle eine Rechnungsvorlage, die leicht in der Zukunft wiederverwendet werden kann und optisch einheitlich ist. Eine elektronische Rechnung samt elektronischer Signatur kann dir dabei helfen, eine Rechnungsvorlage im PDF-Format zu erstellen, die du je nach Auftrag oder Bestellung aktualisierst und per E-Mail übermittelst.
Achte dabei darauf, dass deine Rechnung folgende Informationen enthält:
Jeder, der ein Unternehmen führt und ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet, muss für seine / ihre erbrachten Leistungen eine Rechnung schreiben. Dazu gehören:
Je nachdem, welches Produkt oder welche Leistung du anbietest, gibt es verschiedene Rechnungsarten. Vor allem bei größeren und längeren Projekten ist es sinnvoll, PDF-Rechnungen zu erstellen, die sich auf einzelne Phasen des Projekts beziehen. So kannst du dein Einkommen auch während der Projektdauer gewährleisten.
Allgemein unterscheidet man folgende Rechnungsarten:
Rechnungen bilden in jedem Unternehmen eine wichtige gesetzliche Grundlage für abgeschlossene Kaufverträge und den Einkommensnachweis. Generell müssen sie nach gesetzlicher Pflicht für zehn Jahre aufbewahrt werden, um nachgewiesen werden zu können.
Wichtig sind Rechnungen auch für steuerliche Nachweise, besonders wenn eine Umsatzsteuer ausgewiesen und in Rechnung gestellt wurde. Zudem bildet eine Rechnung auch in allen rechtlichen Belangen eine wichtige Basis – vor allem, wenn ein Kunde seiner Zahlungspflicht nachkommt sowie in Insolvenzfällen.
Besonders bei E-Commerce-Unternehmen und digitalen Geschäften bieten Rechnungen einen praktischen Hinweis auf die Inventur deiner Produkte. Heute gibt es zahlreiche, hilfreiche Softwareprodukte, die deinen Produktbestand automatisch aktualisieren, wenn du eine Rechnung erstellst.
Generell unterscheiden sich bei einer Rechnung zwei wichtige Teile – der Kopfbereich sowie der Kernbereich der Rechnung.
Welche Angaben müssen in einer Rechnung enthalten sein, um den gesetzlichen Angabepflichten zu entsprechen? Wir haben eine Checkliste mit allen nötigen Daten zusammengestellt.
Im Kopfbereich sollte sich stets folgende Informationen befinden:
Der Kernbereich muss folgende Angaben beinhalten:
Es ist mindestens genauso wichtig zu wissen, was du nicht in einer Rechnung angeben solltest:
Zudem sollten diese häufigen Fehler vermieden werden:
Das Erstellen einer Rechnungsvorlage im PDF-Format beginnt in der Regel mit einem Word-Dokument, welches später als .pdf gespeichert und per E-Mail oder über andere elektronische Wege verschickt werden kann. Ein Word-Dokument in eine PDF-Rechnung umzuwandeln, funktioniert ganz leicht mit dem Adobe Online-Converter.
Kostenlose Rechnungsvorlagen wie von Adobe Spark helfen ebenfalls dabei, das passende Design und Template auszuwählen, sodass das Format und die Rechnungsdetails den persönlichen Vorlieben entsprechen. Danach kannst du das dann als PDF herunterladen.
Auch Word selbst hat verschiedene Rechnungsvorlagen, die einfach verwendet und personalisiert werden können.
Das Firmenlogo sollte auf deiner Vorlage gut zur Geltung kommen. Gleichzeitig solltest du dir aber überlegen, ob eine Kopf- oder Fußzeile mit Firmensitz, Steuernummer, Gerichtsstand, Geschäftskontodetails und anderen wichtigen Informationen angegeben werden soll.
Die grafische Gestaltung wie die Ausrichtung der Tabellen können eine bessere Übersichtlichkeit garantieren: Wähle daher eine gut lesbare Schriftart und unterschiedliche Schattierungen der Tabellenzeilen.
Rechnungsnummern müssen immer einzigartig sein und sich leicht einem Zahlungseingang zuordnen lassen. Fortlaufend bedeutet dies nicht, dass sämtliche Rechnungen eines Kleinunternehmers, Freiberuflichen oder Einzelhändlers mit aufeinander folgenden Zahlen nummeriert werden müssen.
Wichtig ist: Wähle eine logische Reihenfolge, damit du Rechnungen und Zahlungen später leicht verfolgen kannst.
Seitdem es elektronische Signaturen gibt, die absolut rechtsgültig sind, ist es leichter, schneller und absolut ortsunabhängig, eine Rechnung zu erstellen.
Adobe Acrobat bietet hier ein einfaches Tool:
Sobald du das Dokument versendest, erhält der Empfänger/-in einen Link mit der Möglichkeit das Dokument elektronisch zu unterzeichnen und eine Kopie in Document Cloud zu speichern.
Über Acrobat kannst du jetzt ganz einfach PDF-Dateien mit anderen teilen und mit der entsprechenden Freigabe von Mitarbeitern bearbeiten lassen. Vor allem für Kleinunternehmer/-innen, die Aufträge und Rechnungen von einer Rechnungsstelle oder einem Buchhalter/-in verwalten lassen, ist das eine praktische Funktion.
Unser Tipp: Adobe Acrobat Pro mit E-Signaturen macht das Unterschreiben auch mit der eigenen Signatur über ein Mobilgerät möglich, indem ein Bild der handschriftlichen Signatur per Kamerafunktion eingespeist und in ein Dokument eingefügt wird. Diese Funktion erlaubt es dir, von jedem Ort auch offline Unterschriften in die erstellten Rechnungen einzufügen. Das Dokument wird dann automatisch mit der Signatur synchronisiert, sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen berechnen, mit Hilfe von Vorlagen Rechnungen erstellen und diese elektronisch zu verschicken, ist mit den richtigen Tools heute kein komplizierter, zeitraubender Vorgang mehr. Zahlreiche Programme wie Adobe Spark liefern dir professionelle Vorlagen.
Eine moderne Rechnungs-Software hilft dir gleichzeitig bei Nummerierung, beim Versand, bei der Ablage und bei der Speicherung. So garantierst du eine umfangreiche und unkomplizierte Übersicht über Zahlungseingänge.
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