Freigeben und Überprüfen von Dateien

Acrobat Reader bietet einen umfassenden Satz an Funktionen und Tools für die Freigabe und Überprüfung von Dateien. Mit den Freigabe- und Überprüfungsfunktionen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Dateien schreibgeschützt oder zur Überprüfung freigeben, sodass die Empfänger die Dateien kommentieren und markieren können

  • Einen PDF-Link zu einer Datei für andere freigeben

  • Eine Kopie einer Datei an andere senden

  • Eine Kopie der freigegebenen Datei speichern, um sie zu ändern

  • Eine Benutzeroberfläche und ein Funktionssatz mit der Bezeichnung Freigeben, die bzw. der für Desktop, Internet und Mobilgeräte gleich ist.

  • Lassen Sie Dateien über alle verbundenen Geräte hinweg synchronisieren.

  • Erstellen Sie Überprüfungen, nehmen Sie daran teil und verwalten Sie sie.

PDF-Datei freigeben

Für die Verwendung von Freigabediensten muss Ihr Gerät mit dem Internet verbunden sein. So geben Sie PDF-Dateien frei:

  1. Öffnen Sie eine PDF-Datei und tippen Sie auf shareicon.

  2. Alternativ können Sie in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien oder bei den Dateien an einem beliebigen Speicherort für die Datei, die Sie freigeben möchten, auf overflowicon tippen.

  3. Fügen Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Für andere freigeben“ eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzu.

  4. Tippen Sie optional auf das Betreffzeilen- bzw. das Nachrichtentextfeld, um es zu bearbeiten.

  5. Aktivieren Sie optional Kommentare zulassen, wenn Empfänger Kommentare und Notizen hinzufügen können sollen. Eine Datei befindet sich im schreibgeschützten Modus, wenn die Schaltfläche Kommentare zulassen deaktiviert ist.

  6. Um eine Frist für Dateien festzulegen, die zur Überprüfung freigegeben wurden, tippen Sie auf gearicon > Frist festlegen. Legen Sie das Datum fest und tippen Sie auf Abgabetermin festlegen.

  7. Tippen Sie auf Senden.

Die Datei wird automatisch an den Cloud-Speicherplatz von Adobe hochgeladen. Dokumentempfänger können über das Internet sowie über ihren Desktop oder ihr Mobiltelefon auf die Datei zugreifen. Alle freigegebenen Dateien in einer Dateiliste sind mit dem Symbol sharedfilelisticon gekennzeichnet.

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Eine Kopie der Datei freigeben

Sie können auch eine Kopie der Datei versenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie eine PDF-Datei und tippen Sie auf shareicon.

  2. Alternativ können Sie in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien oder bei den Dateien an einem beliebigen Speicherort für die Datei, die Sie freigeben möchten, auf overflowicon tippen.

  3. Tippen Sie im angezeigten Dialogfeld „Für andere freigeben“ auf Kopie senden.

  4. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Freigabeoption aus, und führen Sie die Schritte aus.

Die Freigabe einer Kopie einer Datei kann Zeit sparen und Ihnen auch Alternativen zur Bereitstellung der Datei bieten. Sie können eine Datei beispielsweise als E-Mail-Anhang senden.

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Personen, die die Kopie einer Datei oder einen Dateilink indirekt empfangen, werden nicht als Mitarbeiter*innen hinzugefügt. Solche Empfänger...

  • können nicht an der Überprüfung von Dateien mitwirken.

  • werden nicht zur Personenliste der freigegebenen Datei hinzugefügt.

  • verfügen nicht über die Optionen „Mich entfernen“ oder „Link vom Cloud-Speicherplatz von Adobe entfernen“.

  • können nicht über die Liste „Von anderen freigegeben“ auf die Datei zugreifen.

  • können die freigegebene Datei vom Cloud-Speicherplatz von Adobe entfernen, indem sie auf die Schaltfläche „Aus zuletzt verwendeten Dateien entfernen“ tippen.

Personen zu einer freigegebenen Datei hinzufügen

Mit dem Premium-Abonnement von Acrobat können Eigentümer von Dateien eine bereits freigegebene Datei für weitere Personen freigeben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die freigegebene Datei und tippen Sie auf shareicon.

  2. Geben Sie im angezeigten Dialogfeld „Für weitere Personen freigeben“ eine oder mehrere E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie hinzufügen möchten.

  3. Tippen Sie auf Senden.

Die hinzugefügten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und werden zur Personenliste der freigegebenen Datei hinzugefügt.

Hinweis: Sie können die Nachricht, die Sie mit der ursprünglichen Freigabe gesendet haben, nicht bearbeiten.

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Kopien freigegebener Dateien speichern

Sie können eine Kopie der freigegebenen Dateien zusammen mit den Überprüfungskommentaren speichern, falls vorhanden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Datei am Cloud-Speicherplatz von Adobe öffnen.

  • Tippen Sie auf overflowicon

  • Tippen Sie auf Kopie speichern.

  • Wählen Sie ein Ziel aus den angegebenen Optionen und tippen Sie auf Speichern.

../_images/saveacopy.png

Freigegebene Dateien ändern

Sie können keine freigegebenen Dateien ändern. Sie können jedoch eine Kopie einer freigegebenen Datei erstellen und diese dann ändern. So ändern Sie freigegebene Dateien:

  1. Tippen Sie in der Liste der freigegebenen Dateien auf eine Datei, um sie zu öffnen.

  2. Tippen Sie im oberen Menü auf overflowicon > PDF-Datei bearbeiten. Tippen Sie alternativ auf editicon > PDF-Datei bearbeiten.

  3. Tippen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Kopie erstellen. Dies erstellt eine Kopie der Datei und öffnet sie im Werkzeugmodus.

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Hinweis

Nur Eigentümer von Dateien können eine Kopie erstellen, um sie zu ändern. Empfänger freigegebener Dateien können diese nicht ändern.

Dateien überprüfen

Mit der Funktion zum Überprüfen können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, Kommentare bearbeiten, auf Kommentare antworten und Benachrichtigungen empfangen, wenn Ihre Thread-Kommentare eine Aktivität aufweisen. So überprüfen Sie Dateien:

  1. Klicken Sie in der empfangenen E-Mail mit der Überprüfungseinladung auf den Link. Das Überprüfungsdokument wird automatisch in Acrobat Reader geöffnet.

  2. Melden Sie sich mit Ihrer Adobe-ID an, wenn Sie noch nicht angemeldet sind. Sie müssen sich bei Ihrem Konto anmelden, um auf Dateien zur Überprüfung zugreifen zu können.

  3. Verwenden Sie die untere Symbolleiste, um bei Bedarf einen Kommentar hinzuzufügen, einer Markierung einen Kommentar hinzuzufügen, auf Kommentare zu antworten oder Kommentare zu löschen.

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Das Dokument wird automatisch gespeichert und alle Überprüfer können Ihre Kommentare sehen. Sie können Dateien auch dann überprüfen, wenn Sie offline sind. Die App speichert Ihre Kommentare und synchronisiert sie mit dem Dokument, sobald eine Verbindung besteht.

Mit Kommentaren arbeiten

Das Kommentarsymbol commenticon3 zeigt einen Kommentar zum freigegebenen Dokument an. Acrobat weist jedem Überprüfer eines Dokuments automatisch eine eindeutige Farbe zu. Tippen Sie auf commenticon3, um einen Kommentar anzuzeigen, zu beantworten oder zu bearbeiten. Im unteren Bereich wird das Kommentarbearbeitungsfeld angezeigt.

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Das Kommentarbearbeitungsfeld kann wie folgt verwendet werden:

  • Antworten auf einen Kommentar

    So antworten Sie auf einen Kommentar:

    1. Tippen Sie auf commenticon3, um einen Kommentar anzuzeigen. Tippen Sie alternativ in der Kommentarliste auf den Kommentar, den Sie beantworten möchten.

    2. Geben Sie im daraufhin angezeigten Kommentarbearbeitungsfeld Ihre Antwort ein und tippen Sie auf Antworten.

  • Erwähnen eines bestimmten Überprüfers

    Beim Beantworten eines Kommentars können Sie den @Erwähnungs-Tag verwenden, um sich direkt auf jemanden zu beziehen. So verwenden Sie den Tag:

    1. Erstellen Sie einen neuen Kommentar oder antworten Sie auf einen Kommentar.

    2. Tippen Sie auf aticon und wählen Sie einen Namen in der Liste der Überprüfer aus.

    3. Schreiben Sie Ihren Kommentar, und tippen Sie auf Posten.

    Dadurch wird dem genannten Benutzer eine Benachrichtigung gesendet, dass er speziell erwähnt wurde.

    ../_images/mention.png
  • Löschen Ihrer eigenen Kommentare

    Der Eigentümer des Überprüfungsdokuments kann jeden Kommentar löschen. Andere Überprüfer können jedoch nur ihre eigenen Kommentare löschen. Um einen Kommentar zu löschen, tippen Sie auf den zu löschenden Kommentar. Tippen Sie dann im Kommentarfeld auf deleteicon.

  • Bearbeiten Ihrer eigenen Kommentare

    Überprüfer können nur ihre eigenen Kommentare bearbeiten. Um einen Kommentar zu bearbeiten, tippen Sie darauf, um das Kommentarbearbeitungsfeld zu öffnen. Tippen Sie dann auf overflowicon > Antwort bearbeiten.

  • Öffnen der Kommentarliste

    So öffnen Sie die Kommentarliste:

    • Tippen Sie im Kommentarbearbeitungsfeld auf bulleticon.

    • Tippen Sie alternativ in der oberen Menüleiste auf overflowicon > Kommentare.

  • Navigieren durch die Kommentare

    Wenn Dokumente viele Kommentare enthalten, können Sie die Navigationswerkzeuge verwenden.

    • Führen Sie in den Kommentaren der Kommentarliste einen Bildlauf nach oben und unten durch.

    • Führen Sie für einen bestimmten Kommentar einen Bildlauf nach links und rechts durch die Kommentare durch.

    ../_images/navigatecomments.png
  • Kommentare filtern

    Sie können die Kommentare nach Zeitraum, Überprüfern und danach filtern, ob der Kommentar gelesen oder aufgelöst wurde oder nicht. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Tippen Sie auf filtericon

    2. Tippen Sie auf beliebige Filter.

    3. Tippen Sie auf Übernehmen.

    ../_images/filters.png

    Wenn Sie Filter anwenden, wird am oberen Rand eine Filterleiste mit der Anzahl der ausgewählten Filter und der Schaltfläche Löschen angezeigt. Tippen Sie auf Löschen, um alle Filter zu entfernen.

    ../_images/filterbar.png

Benachrichtigungen anzeigen

Mit Benachrichtigungen werden Sie auf Anfragen und/oder Echtzeitnachrichten des Absenders aufmerksam gemacht. Je nach Ihren Einstellungen können Benachrichtigungen auch auf dem Startbildschirm Ihres Geräts angezeigt werden.

Tippen Sie auf bellalerticon, um die neuesten Benachrichtigungen anzuzeigen. Hierdurch werden die folgenden zwei Arten von Benachrichtigungen angezeigt:

  • Anfragen: Dabei handelt es sich um Aktionselemente wie Direktnachrichten, Anfragen zur Überprüfung einer Datei usw.

  • Benachrichtigungen: Hierbei handelt es sich um einfache Nachrichten.

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Freigabe oder Überprüfung initiieren

Sie können Dateien ganz einfach zur Überprüfung freigeben und die Freigabe dann über Ihr Mobilgerät, den Desktop und das Internet verfolgen und verwalten. Sobald die Überprüfer aktiv werden, erhalten Sie Pushbenachrichtigungen.

  1. Öffnen Sie eine PDF. Wenn das obere Menü nicht angezeigt wird, tippen Sie auf das Dokument.

  2. Tippen Sie auf shareicon

  3. Fügen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinzu.

  4. Optional: Tippen Sie auf die Betreffzeilen- bzw. das Nachrichtentextfeld, um es zu bearbeiten.

  5. Wenn Sie die Datei zur Überprüfung senden, aktivieren Sie Kommentare zulassen. Ansichtsdateien sind schreibgeschützt. Überprüfungsdateien ermöglichen dem Empfänger das Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen.

  6. Für Überprüfungen können Sie eine Deadline festlegen: Tippen Sie auf gearicon > Abgabetermin festlegen. Legen Sie das Datum fest und tippen Sie auf OK.

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  1. Tippen Sie auf Senden.

Die Datei wird automatisch an den Cloud-Speicherplatz von Adobe hochgeladen. Dokumentempfänger können über das Internet sowie über ihren Desktop oder ihr Telefon auf die Datei zugreifen. Alternativ können Sie auch einen Link zur Datei oder eine Kopie der Datei freigeben. Wenn eine Freigabe endet, werden Benachrichtigungen an alle Empfänger gesendet.

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Überprüfungen verwalten

Acrobat sendet Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Überprüfer Ihre Datei abrufen und kommentieren. Sie können Überprüfungen auch aktiv online oder vom Desktop aus überwachen und verfolgen.

Sobald Sie eine Datei freigegeben haben, können Sie diese Freigabe nachverfolgen und verwalten. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Eine Nachricht an die Überprüfer senden. Nachrichten werden als Benachrichtigungen empfangen.

  • Die Liste der Überprüfer anzeigen.

  • Überprüfer hinzufügen.

  • Dateifreigaben aufheben und Überprüfungen löschen.

Sie können eine Überprüfung verwalten, indem Sie in einem geöffneten Dokument auf overflowicon klicken. Dies öffnet das Überprüfungsdialogfeld, wie unten gezeigt.

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Überprüfende hinzufügen

Die Eigentümer einer Überprüfung können einer offenen Freigabe/Überprüfung jederzeit Überprüfer hinzufügen.

Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Personen.

  3. Tippen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Hinzufügen.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten, und tippen Sie anschließend auf die Schaltfläche „Zurück“.

Überprüfungsmeldung anzeigen

So können Sie die ursprüngliche Nachricht einsehen, die Sie mit der Dateifreigabe gesendet haben:

  1. Öffnen Sie die freigegebene Datei über „Start“, „Freigegeben“ oder „Suchergebnis“.

  2. Tippen Sie auf overflowicon

  3. Tippen Sie auf Nachricht.

Freigabe einer Datei aufheben

So heben Sie die Freigabe einer Datei wieder auf:

  1. Tippen Sie in einer der Dateilisten unter „Start“, „Freigegeben“ oder „Suchergebnis“ auf overflowicon.

  2. Alternativ können Sie die Datei öffnen und auf overflowicon tippen.

  3. Tippen Sie auf Dateifreigabe aufheben.

  4. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Freigabe aufheben.

Durch das Aufheben einer Dateifreigabe wird der künftige Zugriff auf diese Datei für alle Benutzer verhindert.

Freigabe oder Überprüfung löschen

Nur die Eigentümer der Überprüfungsdatei können die Datei löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Tippen Sie in einer der Dateilisten unter „Start“, „Freigegeben“ oder „Suchergebnis“ auf overflowicon.

  2. Tippen Sie auf Löschen.

  3. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

Hinweis

Durch das Entfernen der Freigabe und Überprüfungsberechtigungen wird die Datei nicht gelöscht.

Missbrauch melden

Überprüfer können Missbrauch melden, wenn ein anderer Überprüfer gegen die Nutzungsbedingungen von Adobe verstößt.

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Missbrauch melden.

  3. Wählen Sie einen Browser aus, um das Formular „Missbrauch melden“ zu öffnen.

  4. Geben Sie im daraufhin geöffneten Formular „Missbrauch melden“ die erforderlichen Informationen ein.

  5. Tippen Sie auf Missbrauch melden.

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Sich selbst von einer Überprüfung entfernen

So entfernen Sie sich selbst von einer Überprüfung:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Mich entfernen.

  3. Tippen Sie erneut auf Mich entfernen, um zu bestätigen, dass Sie sich selbst von der Überprüfung entfernen möchten.