Freigeben und Überprüfen von Dateien

Acrobat Reader bietet einen umfassenden Satz an Funktionen und Tools für die Freigabe und Überprüfung von Dateien. Mit einem Abonnement für Freigabe- und Überprüfungsfunktionen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Freigeben von schreibgeschützten Dateien (kostenlos) oder Freigeben von Dateien für die Überprüfung (mit Abonnement), sodass Empfänger Dateien kommentieren und markieren können.

  • Eine Benutzeroberfläche und ein Funktionssatz mit der Bezeichnung Freigeben, die bzw. der für Desktop, Internet und Mobilgeräte gleich ist.

  • Lassen Sie Dateien über alle verbundenen Geräte hinweg synchronisieren.

  • Erstellen Sie Überprüfungen, nehmen Sie daran teil und verwalten Sie sie.

  • Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen über Dateiansichten, Änderungen und Teilnahme sowie Unterstützung von @Erwähnungstags.

Freigeben einer PDF-Datei

Für die Verwendung von Freigabediensten muss Ihr Gerät mit dem Internet verbunden sein. So geben Sie PDF-Dateien frei:

  1. Öffnen Sie eine PDF. Wenn das obere Menü nicht angezeigt wird, tippen Sie auf das Dokument.

  2. Tippen Sie auf shareicon

  3. Fügen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinzu.

  4. Tippen Sie optional auf das Betreffzeilen- bzw. das Nachrichtentextfeld, um es zu bearbeiten.

  5. Aktivieren Sie optional Kommentare zulassen, wenn Empfänger Kommentare und Notizen hinzufügen können sollen. Eine Datei befindet sich im schreibgeschützten Modus, wenn die Schaltfläche Kommentare zulassen deaktiviert ist.

  6. Um einen Termin festzulegen, tippen Sie auf gearicon > Abgabetermin festlegen. Legen Sie das Datum fest und tippen Sie auf Abgabetermin festlegen.

  7. Tippen Sie auf Senden.

Die Datei wird automatisch in die Document Cloud hochgeladen. Dokumentempfänger können über das Internet sowie über ihren Desktop oder ihr Telefon auf die Datei zugreifen.

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Freigeben-Tag

Sie können im Startbildschirm oder im Kontextmenü der Datei ganz einfach bestimmen, ob eine Datei freigegeben ist. Freigegebene Dateien sind mit einem Gruppensymbol gekennzeichnet. Wenn Sie nach einer Datei suchen, wird der Tag auch im Suchergebnis angezeigt.

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Freigegeben „von Ihnen“ und „von Anderen“

Die Liste der freigegebenen Dateien zeigt alle Dateien gruppiert nach Von Anderen und Von Ihnen.

  1. Tippen Sie auf sharedfilelisticon, um Ihre freigegebenen Dateien anzuzeigen.

  2. Tippen Sie auf die Registerkarten Von Anderen oder Von Ihnen, um die jeweiligen Dateilisten anzuzeigen.

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Freigeben von Kommentaren

Wenn Sie Kommentarzugriff auf eine freigegebene Datei haben, können Sie Kommentare freigeben, Notizen hinzufügen und die Datei markieren. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie eine PDF-Datei

  2. Tippen Sie auf editicon

  3. Tippen Sie auf Kommentar.

  4. Tippen Sie in der Kommentar-Werkzeugleiste auf ein Werkzeug.

  5. Platzieren Sie Ihre Markierung im Dokument.

  6. Tippen Sie auf Posten.

Sie können auf Kommentare antworten, ihre Farbe ändern, sie löschen, oder alle Kommentare anzeigen lassen.

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Navigieren Sie durch die Kommentare, indem Sie entweder alle Kommentare anzeigen lassen und durch die Liste scrollen, oder indem Sie die „Zurück“ oder „Weiter“-Pfeile verwenden.

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Hinweis

Einzelheiten zu Überprüfungsarbeitsabläufen finden Sie unter Freigeben von Dateien und Starten von Überprüfungen.

Initiieren einer Freigabe oder Überprüfung

Sie können Dateien ganz einfach zur Überprüfung freigeben und die Freigabe dann über Ihr Mobilgerät, den Desktop und das Internet verfolgen und verwalten. Sobald die Überprüfer aktiv werden, erhalten Sie Pushbenachrichtigungen.

  1. Öffnen Sie eine PDF. Wenn das obere Menü nicht angezeigt wird, tippen Sie auf das Dokument.

  2. Tippen Sie auf shareicon

  3. Fügen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinzu.

  4. Optional: Tippen Sie auf die Betreffzeilen- bzw. das Nachrichtentextfeld, um es zu bearbeiten.

  5. Wenn Sie die Datei zur Überprüfung senden, aktivieren Sie Kommentare zulassen. Ansichtsdateien sind schreibgeschützt. Überprüfungsdateien ermöglichen dem Empfänger das Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen.

  6. Für Überprüfungen können Sie eine Deadline festlegen: Tippen Sie auf gearicon > Abgabetermin festlegen. Legen Sie das Datum fest und tippen Sie auf OK.

  7. Klicken Sie auf Senden.

Die Datei wird automatisch in die Document Cloud hochgeladen. Dokumentempfänger können über das Internet sowie über ihren Desktop oder ihr Telefon auf die Datei zugreifen. Alternativ können Sie auch einen Link zur Datei oder eine Kopie der Datei freigeben.

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Ändern freigegebener Dateien

Sie können eine Datei, die zur Überprüfung freigegeben wurde, nicht ändern. Sie können jedoch eine Kopie einer beliebigen freigegebenen Datei erstellen und diese dann ändern. So ändern Sie freigegebene Dateien:

  1. Tippen Sie in der Liste der freigegebenen Dateien auf eine Datei, um sie zu öffnen.

  2. Tippen Sie auf overflowicon > PDF-Datei bearbeiten.

  3. Tippen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Kopie speichern. Dies erstellt eine Kopie der Datei und öffnet sie im Werkzeugmodus.

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Überprüfen von Dateien

Mit der Funktion zum Überprüfen können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, Kommentare bearbeiten, auf Kommentare antworten und Benachrichtigungen empfangen, wenn Ihre Thread-Kommentare eine Aktivität aufweisen. So überprüfen Sie Dateien:

  1. Wenn Sie per E-Mail zu einer Überprüfung eingeladen werden, klicken Sie auf den Link.

    Wenn Sie in einer mobilen App von Drittanbietern auf einen Link klicken, wird Acrobat Reader automatisch im Überprüfungsmodus geöffnet.

  2. Melden Sie sich mit Ihrer Adobe ID an. Wenn Sie sich anmelden, haben Sie den Vorteil, dass Sie Kommentare jederzeit – auch in zukünftigen Sitzungen – bearbeiten oder löschen können.

  3. Kommentare lassen sich wie erforderlich hinzufügen, beantworten oder löschen.

  4. Das Dokument wird automatisch gespeichert und alle Überprüfer können Ihre Kommentare sehen.

Hinweis

Bei Verwendung des aticon-Tags erhält der benannte Überprüfer eine Benachrichtigung. Die App sendet auch immer Benachrichtigungen, wenn eine Kommentar oder eine Anmerkung hinzugefügt oder geändert wird.

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Arbeiten mit Kommentaren

Wenn Sie auf einen Kommentar tippen, werden in der App die Bearbeitungswerkzeuge angezeigt. Hier können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Öffnen Sie die vollständige Kommentarliste.

  • Lösen Sie Kommentare auf (als gelesen markieren).

  • Bearbeiten Sie die Farbe Ihrer eigenen Anmerkungen.

  • Löschen Sie Ihre eigenen Kommentare.

  • Bearbeiten Sie Ihre eigenen Kommentare.

  • Navigieren Sie durch die Kommentare.

  • Antworten Sie.

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Antworten auf einen Kommentar

In der Kommentarliste:

  1. Tippen Sie auf den Kommentar.

  2. Geben Sie Ihren Text ein.

  3. Tippen Sie auf Antworten.

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Erwähnen eines bestimmten Überprüfers

Sie können nicht nur Kommentare von Benutzern beantworten, sondern sich mithilfe des @Erwähnungs-Tags auch direkt an sie wenden. Dadurch wird dem benannten Benutzer eine Benachrichtigung gesendet, dass er speziell erwähnt wurde.

So verwenden Sie das Tag:

  1. Erstellen Sie einen neuen Kommentar oder antworten Sie auf einen Kommentar.

  2. Tippen Sie auf aticon, um eine Liste mit Namen von Überprüfern anzuzeigen.

  3. Tippen Sie auf einen der Überprüfernamen.

  4. Schreiben Sie Ihren Kommentar und tippen Sie auf Antworten.

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Kommentare bearbeiten und löschen

Sie können Kommentare und Antworten entfernen, die Sie selbst verfasst haben:

  1. Tippen Sie auf den Kommentar.

  2. Tippen Sie auf overflowicon

  3. Tippen Sie auf Bearbeiten oder Löschen.

Offline-Überprüfung

Sie können Dateien auch dann überprüfen, wenn Sie offline sind. Die App speichert Ihre Kommentare und synchronisiert sie mit dem Dokument, sobald eine Verbindung besteht.

Auffinden von und Navigieren in Kommentaren

Anzeigen der Kommentarliste

Um Kommentare anzuzeigen, tippen Sie auf overflowicon > Kommentarliste.

Filtern von Kommentaren

Die App bietet verschiedene Methoden zum Filtern von Kommentaren, sodass Sie die gewünschten Inhalte leicht finden können. Sie können nach Zeitraum, Überprüfern und danach filtern, ob der Kommentar gelesen oder beantwortet wurde oder nicht.

  1. Tippen Sie auf filtericon

  2. Tippen Sie auf beliebige Filter.

  3. Tippen Sie auf Übernehmen.

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Löschen von Filtern

Nachdem Sie einen Kommentarfilter angewendet haben, wird am unteren Rand des Dokuments eine Filterleiste mit der Anzahl ausgewählter Filter und einer Schaltfläche Löschen angezeigt. Tippen Sie auf Löschen, um alle Filter zu entfernen.

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Anzeigen von Benachrichtigungen

Die Desktop-, Mobilgeräte- und Internetplattformen bieten einen umfangreichen Benachrichtigungsdienst, der Sie über Dateiänderungen, Nachrichten von Überprüfern und andere Dinge informiert. Tippen Sie einfach auf bellalerticon, um die neuesten Benachrichtigungen anzuzeigen.

Es gibt zwei Typen von Benachrichtigungen: Anforderungen und einfache Nachrichten. Anforderungen ähneln Aktionselementen – dabei kann es sich um Direktnachrichten, Anforderungen zum Überprüfen einer Datei usw. handeln.

Hinweis

Benachrichtigungen umfassen Deadlines, Erinnerungen, Echtzeitnachrichten vom Absender und andere Nachrichten. Je nachdem, was laut Ihrer Konfiguration zulässig ist, können Benachrichtigungen auch auf dem Startbildschirm Ihres Geräts angezeigt werden.

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Verwalten von Überprüfungen

Wenn Überprüfer die Datei öffnen oder kommentieren, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie können Überprüfungen jedoch auch aktiv überwachen und verfolgen – online oder vom Desktop aus.

Nachdem Sie eine Datei freigegeben haben, können Sie diese Freigabe nachverfolgen und verwalten. Wählen Sie in einer beliebigen Dateiliste eine Datei aus und verwenden Sie den rechten Bereich, um die gewünschte Aktion durchzuführen.

Zu den Funktionen gehören u. a.:

  • Senden einer Echtzeitnachricht an Überprüfer Nachrichten werden als Benachrichtigungen empfangen

  • Anzeigen der Überprüferliste sowie der Anzahl der Kommentare, die einzelne Überprüfer hinzugefügt haben

  • Anzeigen, wer die Datei angezeigt hat und wann

  • Hinzufügen von Überprüfern

  • Aufheben von Dateifreigaben und Löschen von Überprüfungen

Sie können eine Überprüfung verwalten, indem Sie die overflowicon aus einem geöffneten Dokument ausnehmen. Dies öffnet das Überprüfungsdialogfeld, wie unten gezeigt.

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Hinweis

Die App bietet ähnliche Funktionen für nur freigegebene Dateien.

Festlegen von Deadlines für Überprüfungen

Sie können beim Einrichten einer Überprüfung eine Deadline angeben, sodass die Überprüfung automatisch endet.

  1. Tippen Sie auf gearicon und dann auf Deadline festlegen.

  2. Legen Sie das Kalender-Widget fest.

  3. Tippen Sie auf OK.

Hinweis

Wenn eine Freigabe endet, werden Benachrichtigungen an alle Empfänger gesendet.

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Festlegen von Überprüfungsbenachrichtigungen

Sie können Benachrichtigungen festlegen, damit Sie und die Empfänger der Überprüfung Benachrichtigungen erhalten, dass die Überprüfung stattfindet.

  1. Tippen Sie auf Benachrichtigung festlegen.

  2. Legen Sie das Kalender-Widget fest.

  3. Tippen Sie auf OK.

Hinzufügen von Überprüfern

Die Eigentümer einer Überprüfung können einer offenen Freigabe/Überprüfung jederzeit Überprüfer hinzufügen.

Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Personen.

  3. Tippen Sie auf Personen hinzufügen.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten.

Überprüfen, wer eine Datei angezeigt hat

Dokumentempfänger, die noch keine Datei geöffnet haben, werden in der Empfängerliste mit notviewedicon neben ihrem Namen angezeigt.

Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Personen.

../_images/notopened.png

Anzeigen der Überprüfungsmeldung

Wenn Sie die ursprüngliche Nachricht überprüfen müssen, die Sie beim Freigeben der Datei gesendet haben, gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Nachricht.

../_images/reviewtools.png

Freigabe einer Datei aufheben

Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Datei nicht mehr freigeben.

  3. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Freigabe aufheben.

Durch das Aufheben einer Dateifreigabe wird der künftige Zugriff auf diese Datei für alle Benutzer verhindert.

Freigabe oder Überprüfung löschen

Hinweis

Ich sehe nur „Freigabe aufheben“. Löschen ist nicht sichtbar.

Nur die Eigentümer der Überprüfung können ihre Überprüfung löschen. Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Löschen.

  3. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

Hinweis

Durch das Entfernen der Freigabe und Überprüfungsberechtigungen wird die Datei nicht gelöscht.

Missbrauch melden

Überprüfer können Missbrauch melden, wenn ein anderer Überprüfer gegen die Nutzungsbedingungen von Adobe verstößt.

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Missbrauch melden.

  3. Tippen Sie auf Weiter und schließen Sie den Arbeitsablauf ab.

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Sich selbst von einer Überprüfung entfernen

Wenn Sie Ihren Link zu der Überprüfung entfernen, werden Sie auch als Überprüfer entfernt.

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Mich entfernen.

  3. Tippen Sie auf Mich entfernen, um zu bestätigen, dass Sie sich selber von der Überprüfung entfernen möchten.