Partage et révision

Acrobat Reader prend en charge le partage, le suivi et la gestion des partages des fichiers en lecture seule et des fichiers envoyés pour une révision collaborative. Avec un abonnement au service de révision, vous pouvez :

  • partager des fichiers en lecture seule ou pour révision afin que les destinataires puissent les commenter et les annoter ;

  • accéder à l’interface utilisateur et aux fonctionnalités Partager similaires sur les postes de travail, le web et les appareils mobiles ;

  • synchroniser les fichiers sur tous les appareils connectés ;

  • créer des révisions, y participer et les gérer :

  • Obtenir des notifications en temps réel des consultations de fichiers, des modifications et de la participation, et une prise en charge des balises @mention.

  • utiliser les fonctionnalités panoramique, zoom ou défilement lorsque vous êtes en mode Commentaires.

Balises de partage et de révision

La liste de fichiers d’Acrobat indique si le fichier est partagé pour révision ou s’il s’agit d’un fichier en lecture seule. Une icône sharedfilelisticon située en regard du fichier indique que celui-ci est partagé pour l’ajout de commentaires, tandis qu’une icône PDF indique que le fichier n’est pas partagé.

Lorsqu’aucun document n’est ouvert, vous pouvez afficher tous vos fichiers partagés dans l’affichage des éléments partagés. Pour ce faire :

  1. Appuyez sur sharedfilelisticon pour afficher vos fichiers partagés.

  2. Appuyez sur Par vous pour afficher les fichiers que vous avez partagés et sur Par d’autres pour afficher les fichiers partagés par d’autres personnes.

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Lancement d’un partage ou d’une révision

Vous pouvez partager des fichiers et gérer le partage depuis votre appareil mobile, votre poste de travail et le web. Vous recevez des notifications Push au fur et à mesure de la participation des réviseurs. Pour lancer un partage :

  1. Ouvrez un fichier PDF. Si le menu supérieur n’est pas visible, appuyez sur le document.

  2. Appuyez sur shareicon.

  3. Ajoutez une ou plusieurs adresses électroniques.

  4. Appuyez sur l’objet ou sur la zone de texte du message pour les modifier, si nécessaire.

  5. Pour permettre aux destinataires d’ajouter des commentaires et des annotations, activez Autoriser les commentaires. Les fichiers dont les commentaires sont désactivés sont en lecture seule.

  6. Pour définir une échéance de révision, appuyez sur gearicon > Définir l’échéance. Définissez la date puis appuyez sur OK.

  7. Appuyez sur Envoyer.

Le fichier est automatiquement transféré dans Document Cloud. Les destinataires des documents peuvent accéder au fichier depuis le web ou encore depuis leur poste de travail ou leur téléphone.

Vous pouvez également partager un lien vers le fichier en créant un lien. Pour ce faire, suivez les étapes indiquées ci-dessus pour lancer un partage. Dans la boîte de dialogue de partage, appuyez sur Partager via > Créer un lien. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez l’option de partage souhaitée et suivez le processus.

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Enregistrement d’une copie des fichiers partagés

Vous pouvez enregistrer une copie des fichiers partagés avec les commentaires de révision, le cas échéant. Pour ce faire :

  • Ouvrez un fichier à partir de Document Cloud dans la visionneuse.

  • Appuyez sur overflowicon

  • Appuyez sur Enregistrer une copie.

  • Choisissez une destination parmi les options proposées et appuyez sur Enregistrer.

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Modification des fichiers partagés

Vous ne pouvez pas modifier un fichier qui a été partagé pour révision. Cependant, vous pouvez créer une copie de tout fichier partagé, puis la modifier. Pour modifier des fichiers partagés :

  1. Dans la liste des fichiers partagés, appuyez sur un fichier pour l’ouvrir.

  2. Appuyez sur overflowicon > Modifier le fichier PDF.

  3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, appuyez sur Enregistrer une copie. Une copie du fichier est créée et s’ouvre en mode Outil.

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Révision de fichiers

La fonctionnalité de révision vous permet d’ajouter des commentaires et des annotations, de modifier des commentaires, de répondre aux commentaires et de recevoir des notifications lorsqu’il y a une activité dans votre flux de commentaires. Pour réviser des fichiers :

  1. Cliquez sur le lien que vous avez reçu par e-mail d’invitation à une révision.

    Le lien s’ouvre automatiquement dans Acrobat Reader si l’application est installée.

  2. Connectez-vous avec votre Adobe ID.

    En vous connectant, vous pouvez modifier ou supprimer vos commentaires à tout moment, y compris lors de futures sessions.

  3. Sélectionnez Participer à la révision.

  4. Ajoutez des commentaires, répondez-y et supprimez-les selon vos besoins.

    Le document est automatiquement enregistré. De plus, tous les réviseurs peuvent afficher vos commentaires.

Remarque

L’utilisation de la balise aticon entraîne l’envoi d’une notification Push au réviseur mentionné. L’application envoie également des notifications en cas d’ajout ou de modification d’un commentaire ou d’une notification.

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Utilisation des commentaires

Lorsque vous appuyez sur un commentaire, Acrobat affiche la barre d’outils de modification en bas de l’écran. Vous pouvez utiliser la barre d’outils de modification pour :

  • ouvrir la liste de commentaires ;

  • résoudre les commentaires (marquer comme lu) ;

  • modifier la couleur de vos annotations ;

  • supprimer vos commentaires ;

  • Modifier vos commentaires.

  • Parcourir les commentaires.

  • Répondre.

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Réponse à un commentaire

Vous pouvez répondre à un commentaire de deux manières :

  • Dans la liste des commentaires, appuyez sur le commentaire, saisissez du texte, puis appuyez sur Répondre.

  • Dans un document, appuyez sur une note, appuyez sur replyicon,saisissez du texte, puis appuyez sur Répondre.

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Mention d’un réviseur spécifique

En plus de répondre au commentaire d’un autre utilisateur, vous pouvez utiliser la balise @mention pour le mentionner directement. De cette façon, l’utilisateur reçoit une notification l’informant qu’il a été mentionné.

Pour utiliser la balise, procédez comme suit :

  1. Créez un commentaire ou répondez à un commentaire.

  2. Appuyez sur aticon pour afficher la liste des réviseurs.

  3. Appuyez sur le nom d’un réviseur.

  4. Terminez votre commentaire et appuyez sur Répondre ou sur Publier.

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Modification et suppression de commentaires

Les auteurs de documents peuvent supprimer des commentaires et des réponses. Pour ce faire :

  1. Appuyez sur le commentaire.

  2. Appuyez sur overflowicon.

  3. Appuyez sur Modifier la réponse ou sur Supprimer la réponse.

Révision hors ligne

Vous pouvez réviser des fichiers même lorsque vous êtes hors ligne. L’application enregistre vos commentaires et les synchronise dans le document dès que vous êtes connecté à Internet.

Recherche et navigation dans les commentaires

Affichage de la liste de commentaires

Pour afficher des commentaires, procédez comme suit :

  • Appuyez sur bulleticon ou sur

  • Appuyez sur overflowicon > Liste de commentaires.

Filtrage des commentaires

L’application permet de filtrer les commentaires de nombreuses manières afin que vous puissiez trouver facilement ce dont vous avez besoin. Vous pouvez filtrer les commentaires par période, réviseurs, et selon qu’ils ont été lus ou résolus.

  1. Appuyez sur filtericon.

  2. Appuyez sur des filtres.

  3. Appuyez sur Appliquer.

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Effacement des filtres

Lorsque vous appliquez un filtre aux commentaires, une barre de filtre en haut du document indique le nombre de filtres sélectionnés et comprend un bouton Effacer. Appuyez sur Effacer pour supprimer tous les filtres.

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Affichage des notifications

Les notifications vous envoient des alertes pour les modifications de fichiers, les échéances, les rappels, les messages en temps réel de l’expéditeur et d’autres messages. En fonction de vos paramètres, il est également possible que les notifications apparaissent sur l’écran d’accueil de votre appareil.

Pour afficher les dernières notifications :

  1. Appuyez sur bellalerticon

La liste des deux types de notifications suivantes s’affiche :

  • Demandes. Il s’agit d’éléments d’actions tels que les messages directs, les demandes de révision d’un fichier, etc.

  • Messages simples.

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Gestion des révisions

Vous recevez un e-mail de notification lorsque les réviseurs affichent et commentent votre fichier. Vous pouvez également surveiller et suivre activement les révisions à partir de votre application ou du poste de travail.

Vous pouvez suivre et gérer vos fichiers partagés comme suit :

  • Envoyer un message en temps réel aux réviseurs. Les messages sont reçus sous forme de notifications

  • Afficher la liste des réviseurs et le nombre de commentaires ajoutés par chaque réviseur

  • Voir qui a consulté le fichier et quand

  • Ajouter des réviseurs

  • Annuler le partage de fichiers et supprimer des révisions

Pour gérer une révision lorsqu’un document est ouvert, appuyez sur overflowicon.

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Remarque

L’application offre une fonctionnalité similaire pour les fichiers partagés (fichiers en lecture seule qui ne sont pas en cours de révision).

Définition de dates limites pour les révisions

Vous pouvez définir une date limite lors de la configuration d’une révision afin qu’elle se termine automatiquement.

  1. Appuyez sur gearicon.

  2. Configurez le widget de calendrier.

  3. Appuyez sur Terminé.

Remarque

Des notifications sont envoyées lorsqu’un partage prend fin.

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Ajout de réviseurs

Le propriétaire du fichier partagé peut ajouter des réviseurs à tout moment. Pour ajouter des réviseurs :

  1. Dans la liste de fichiers (Accueil, Partagé ou résultats d’une recherche), appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Personnes.

  3. Appuyez sur Ajouter.

  4. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une personne » qui s’ouvre, saisissez une adresse e-mail et appuyez sur Ajouter une personne.

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Affichage du message de la révision

Pour vérifier le message initial que vous avez envoyé avec le partage de fichiers :

  1. Dans la liste de fichiers (Accueil, Partagé ou résultats d’une recherche), appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Message.

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Annulation du partage d’un fichier

À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Annuler le partage.

  3. Appuyez à nouveau sur Annuler le partage pour confirmer.

L’annulation du partage d’un fichier empêche tous les utilisateurs d’y accéder.

Suppression d’un partage ou d’une révision

Seuls les propriétaires de fichiers partagés peuvent supprimer leur révision. À partir de n’importe quelle liste de fichiers (Accueil, Fichiers ou résultat d’une recherche) :

  1. Appuyez sur overflowicon.

  2. Appuyez sur Supprimer.

  3. Appuyez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Remarque

La suppression des privilèges de partage et de révision n’entraîne pas la suppression du fichier.