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Qué es una RFP y cómo redactarla
Descubre cómo conseguir los mejores proveedores para tu próximo proyecto.
Casi todos los organismos públicos, organizaciones sin ánimo de lucro y empresas necesitan recurrir a proveedores externos para llevar a cabo un proyecto o prestar un servicio. Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento importante en el ámbito de la contratación pública que anuncia y describe un proyecto o una solicitud de compra.
A diferencia de lo que ocurre cuando se utiliza una plantilla de propuesta con el objetivo de conseguir un donante o cliente, una solicitud de propuesta (RFP) ofrece a los proveedores la oportunidad de ayudar a resolver una necesidad concreta de la organización.
Aunque el proceso de RFP no es precisamente de lo más apasionante, redactar una RFP eficaz es fundamental para el éxito de la organización. A continuación, te explicaremos los fundamentos de las RFP y te daremos algunos consejos para elaborar una.
Significado de RFP: solicitud de propuesta
Una RFP incluye el alcance de un proyecto o información sobre lo que se necesita adquirir. Las RFP pueden estar abiertas a cualquier empresa cualificada o enviarse únicamente por invitación a un grupo selecto de empresas.
Las RFP requieren elementos específicos para que la propuesta sea lo más clara y detallada posible. Tanto a clientes como a contratistas les gusta utilizar una solicitud de propuesta porque elimina cualquier duda del proceso de contratación pública. Una buena propuesta facilita el proceso de búsqueda de proveedores, pues resume la información para ambas partes, como lo que hay que entregar, el presupuesto del proyecto y los plazos. Una buena propuesta te ahorrará tiempo, dinero y recursos, ya que solo atraerá a proveedores cualificados.
El proceso de RFP consta de seis pasos esenciales:
- Identificar a las partes implicadas
- Recopilar los requisitos de la RFP
- Redactar la RFP
- Evaluar las respuestas a la RFP
- Seleccionar un proveedor
- Formalizar el contrato con el proveedor
RFI vs. RFP
No hay que confundir la RFP con la solicitud de información (RFI), que se utiliza para conocer qué soluciones hay disponibles en el mercado en ese momento. Una RFI sirve para hacer una investigación general, mientras que una RFP se utiliza para acotar dicha investigación. Las RFP permiten a las empresas buscar un proveedor que les ayude a alcanzar los objetivos de su proyecto. El proceso de la RFP ayuda a las empresas a tomar una decisión definitiva tras examinar las propuestas que cumplen los requisitos.
RFQ vs. RFP
La RFP también se diferencia de la solicitud de presupuesto (RFQ), que se utiliza para solicitar opciones de precios para un producto o servicio concreto. Las empresas recurren a una RFQ cuando saben exactamente qué buscan en un proveedor o cuando desean comparar directamente a dos o más proveedores.
Cuándo elaborar una RFP
No todos los proyectos requieren una RFP. Sin embargo, si estás llevando a cabo un proyecto complejo que requiere un conjunto específico de habilidades, puedes utilizar una RFP para solicitar ofertas a los proveedores y aplicar tus criterios de selección preestablecidos para compararlos de forma objetiva.
A modo de ejemplo, imaginemos que tu empresa quiere crear un vídeo de marketing para celebrar el lanzamiento de un nuevo producto. Si tu empresa no cuenta con un equipo creativo interno, puede que ya hayas contratado a uno o varios profesionales independientes. Sin embargo, si el proyecto de vídeo para este lanzamiento de producto es complejo o excede las capacidades de tus recursos actuales, puedes elaborar una solicitud de propuesta dirigida a empresas multimedia especializadas en la producción de vídeos.
Una RFP bien elaborada también fomenta la competencia entre proveedores y permite comparar su experiencia, precios y plazos de entrega.
Prácticas recomendadas para las RFP
Seguramente ya sabes cómo redactar una propuesta para conseguir clientes. Pero ¿qué ocurre cuando eres tú quien necesita contratar a una empresa o profesional independiente para un proyecto?
Al redactar una RFP, deberás incluir información detallada sobre las necesidades específicas del proyecto de tu empresa. Las RFP deben incluir todo lo que los proveedores o subcontratistas necesiten saber y deben servir a estos como guía: tienen que ofrecerles una idea clara del alcance del proyecto para que puedan presentar una oferta precisa.
Identificar las necesidades del proyecto
Aunque no existe una fórmula única para elaborar una RFP, hay una serie de elementos clave que conviene tener en cuenta:
- Necesidades, objetivos y alcance del proyecto
- Calendario del proyecto, indicando si el plazo es flexible o no
- Posibles problemas u obstáculos para el proyecto, incluidos los retos específicos para los contratistas
- Presupuesto estimado del proyecto
- Métricas para medir el éxito del proyecto
Identificar a las partes interesadas
Tienes que formar el equipo que evaluará las respuestas a la solicitud de propuesta. Es importante definir y documentar las funciones de cada miembro del equipo para establecer el proceso de evaluación de la solicitud de propuesta. Estas son algunas partes interesadas que podría ser importante incluir:
- Partes interesadas principales. Involucra a la persona que solicitó el proyecto o la solución, así como a miembros destacados del departamento o del equipo.
- Altos cargos. Habitualmente, un miembro de la dirección se encarga de dar la aprobación final en proyectos de alto coste.
- Adquisiciones. Alguien del equipo de adquisiciones revisará en última instancia la solicitud, ayudará a distribuir la solicitud y gestionará la relación con los proveedores.
- Otras partes interesadas. Según las necesidades de la RFP, también puede ser conveniente contar con responsables de los departamentos de TI, jurídico y financiero.
Definir el proceso de evaluación de la RFP
Antes de elaborar una RFP, es fundamental que tú y las partes interesadas defináis cómo vais a evaluar las respuestas de los proveedores. Debatid y planificad los siguientes aspectos:
- Canal para enviar las respuestas a la RFP y posibilidad de utilizar firmas electrónicas
- Fecha límite para la presentación de ofertas
- Fecha de publicación de la propuesta ganadora
- Criterios para evaluar las propuestas recibidas y seleccionar un proveedor
Una RFP suele durar unas dos semanas. A la hora de establecer el calendario de revisión de las ofertas, deja a tu equipo el tiempo suficiente para examinar todas las propuestas sin que ello afecte a la fecha de inicio prevista del proyecto.
A la hora de evaluar las respuestas, es posible que busques un proveedor con una certificación concreta, o que ya cuente con experiencia similar a la del proyecto descrito en tu RFP. Un criterio importante es que la oferta se ajuste al alcance y al presupuesto. Anota todos los aspectos que vas a tener en cuenta para determinar si un proveedor cumple los requisitos del proyecto.
Elegir las herramientas adecuadas para la creación y el formato de la RFP
Elige el formato que mejor se adapte a tu RFP. Muchas RFP se elaboran utilizando hojas de cálculo o programas de procesamiento de textos y se distribuyen por vía electrónica, aunque también pueden presentarse en formato web. Para que el proceso sea más eficiente y organizado, redacta la RFP utilizando un software de RFP para ahorrar tiempo y mejorar la colaboración.
Utilizar una plantilla de RFP
Usar una plantilla de RFP es la forma más eficaz de plasmar las necesidades de tu proyecto: te ayuda a convertir todos los requisitos de tu propuesta en una solicitud clara y estructurada para los proveedores. Además, te permite dedicar menos tiempo a organizar el contenido y más a encontrar al proveedor ideal.
Aunque las RFP pueden tener diseños diferentes, todas deben incluir los elementos clave descritos anteriormente para garantizar que estén completas. El uso de una plantilla aportará coherencia durante el proceso de evaluación y simplificará la comparación en paralelo de las respuestas.
Cómo redactar una RFP en 7 pasos
Una vez que hayas planificado y priorizado todos los requisitos de tu proyecto y tus procesos, podrás elaborar el contenido necesario para tu RFP en 8 sencillos pasos.
1. Presentar la empresa y el proyecto
La primera parte de la RFP es la oportunidad para presentar la empresa. Una RFP puede ser similar a una solicitud de empleo, en la que quieres mostrar tu empresa de la mejor manera posible. Explica el sector al que pertenece tu empresa, su trayectoria y su misión, e incluye detalles sobre el equipo directivo. Además, incluye la información de contacto de tu empresa para que los proveedores puedan plantear preguntas si fuera necesario.
También debes presentar el objetivo de tu proyecto, incluidos sus objetivos y metas. Si tu empresa ha encargado proyectos similares a otros proveedores, también podrías mencionar aquí esos proyectos anteriores como ejemplos de los resultados esperados.
2. Describir los antecedentes del proyecto
Explica los antecedentes de tu proyecto. Asegúrate de que tu RFP transmita con claridad a los proveedores lo que quieres decir. Ayuda a los proveedores a comprender por qué es necesario este proyecto o servicio, cuáles son tus prioridades y las cualidades específicas que buscas en un proveedor. Además, describe el calendario propuesto para el proyecto, incluido el plazo de finalización previsto (o la fecha concreta).
3. Indicar la fecha límite para la presentación de ofertas y el calendario de la propuesta
Indica la fecha límite para la entrega de propuestas, el método de envío y el formato requerido.
Si necesitas que la entrega se realice a una hora concreta, especifícala. Puedes desestimar las ofertas recibidas fuera de ese plazo, ya que trabajar con proveedores que cumplen los plazos es señal de profesionalidad y compromiso.
Define el calendario del proceso de RFP. Indica cuánto tiempo después de la fecha límite de presentación de ofertas se revisarán las propuestas y en qué fecha se dará a conocer el proveedor seleccionado. Además, indica cómo se dará a conocer dicha decisión.
4. Definir el presupuesto
Establece el presupuesto del proyecto. Puedes solicitar a los proveedores que desglosen el precio de cada elemento dentro del alcance del proyecto.
Si hay aspectos del presupuesto que aún no están claros, inclúyelos en la RFP e invita a los proveedores a presentar estimaciones de costes basadas en los requisitos del alcance.
5. Delimitar el alcance del proyecto
En esta sección podrás detallar todos los elementos específicos que forman parte del alcance del proyecto y describir los resultados que se esperan del proveedor. Reitera los objetivos del proyecto y todas las tareas previstas.
Además, puedes indicar los plazos de los hitos previstos para cada semana o mes del proyecto, en función de su duración. O bien, si quieres implementar un sistema de actualizaciones periódicas del proyecto, indícalo claramente entre los requisitos del proyecto. Algunas RFP contemplan penalizaciones económicas para el proveedor si no se cumple la fecha de finalización establecida.
6. Señalar posibles obstáculos o dificultades
Evidentemente, no todos los imprevistos de un proyecto pueden anticiparse. No obstante, si conoces de antemano posibles obstáculos, compártelos con los proveedores para que puedan abordarlos en su respuesta.
También puedes incluir otras preguntas que tengas para los posibles proveedores. En relación con el proyecto en su conjunto, también podrías plantearte preguntar qué cuestiones no se han abordado desde el punto de vista del proveedor y cómo las abordarían. Al publicar una RFP, estás buscando un perfil específico, y los proveedores con experiencia en este tipo de proyectos pueden aportar información útil al respecto.
7. Detallar los criterios de evaluación
Los proveedores no quieren invertir su tiempo en responder a una RFP sin saber cómo se valorará su propuesta. Comunicarles los criterios les permitirá evaluar si se ajustan a los requisitos y si tienen posibilidades reales de ser seleccionados.
Crea tu plantilla de RFP con Adobe
Los productos de Adobe Acrobat te ayudan en cada paso del proceso de la RFP, incluido lo siguiente:
- Editar y personalizar la plantilla de la RFP
- Convertir un archivo de Excel a PDF
- Convertir un archivo de Word a PDF
- Solicitar una firma electrónica al proveedor
- Añadir tu firma electrónica a tu RFP definitiva
Preguntas frecuentes sobre las RFP
¿Qué es una plantilla de RFP?
Una plantilla de RFP contiene la estructura ideal para redactar una solicitud de propuesta, con la que se garantiza que se incluya toda la información esencial. Además, aporta coherencia estructural para poder realizar comparaciones en paralelo durante el proceso de evaluación.
¿Cuáles son las etapas clave del proceso de creación de una RFP?
- Identificar a las partes implicadas
- Recopilar los requisitos de la RFP
- Redactar la RFP
- Evaluar las respuestas a la RFP
- Seleccionar un proveedor
- Formalizar el contrato con el proveedor
¿Cómo se crea una RFP?
La mejor forma de crear una RFP es utilizar un software específico para ello. Si vas a enviar solicitudes de propuesta a varias empresas, necesitas una herramienta eficaz para elaborar y gestionar todas las respuestas que recibirás durante el proceso.
¿Qué debe incluir una RFP?
Aunque las RFP pueden redactarse de diferentes maneras, todas ellas deben incluir los siguientes elementos clave:
- Necesidades, objetivos y alcance del proyecto
- Calendario del proyecto, indicando si el plazo es flexible o no
- Posibles problemas u obstáculos para el proyecto, incluidos los retos específicos para los contratistas
- Presupuesto estimado del proyecto
- Métricas para medir el éxito del proyecto
- El equipo encargado de evaluar las respuestas a la RFP y las funciones de sus integrantes
- Fecha límite para la presentación de ofertas
- Fecha de publicación de la propuesta ganadora
- Criterios para evaluar las propuestas recibidas y seleccionar un proveedor
¿Cuáles son los 7 pasos para redactar una RFP?
- Presentar la empresa y el proyecto
- Describir los antecedentes del proyecto
- Indicar la fecha límite para la presentación de ofertas y el calendario de la propuesta
- Definir el presupuesto
- Delimitar el alcance del proyecto
- Señalar posibles obstáculos o dificultades
- Detallar los criterios de evaluación
¿Cómo selecciono el proveedor ganador de mi RFP?
Para realizar una comparación objetiva, tu equipo debe utilizar los criterios de evaluación establecidos en la solicitud de propuesta. El proveedor seleccionado tendrá que cumplir la mayoría o la totalidad de los requisitos de evaluación. Si hay varios proveedores que cumplen los requisitos, puedes ponerte en contacto con ellos para hacerles preguntas adicionales, pedirles referencias de clientes anteriores o solicitar una presentación detallada de un proyecto anterior. En el caso de las licitaciones de software, puedes pedir una demostración del producto.
¿Cómo envío un contrato digital al proveedor seleccionado de mi RFP?
Una vez que hayas recibido y seleccionado la propuesta ganadora, plantéate enviar un contrato digital para que tu contratista lo firme mediante firma electrónica. Descubre cómo Adobe Acrobat puede ayudarte a agilizar y garantizar la seguridad del proceso de firma de tus documentos empresariales, en comparación con los métodos tradicionales de recogida de firmas.
