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Cómo hacer una firma digitalizada

Te mostramos el sencillo proceso de escanear tu firma y crear una firma electrónica.

Descarga la aplicación Adobe Scan

VE A LA SECCIÓN:

¿Qué es una firma digitalizada?

Cómo digitalizar una firma, paso a paso

¿Una firma digitalizada tiene validez legal?

Cómo crear una firma digital legalmente válida

Preguntas frecuentes relacionadas con cómo digitalizar una firma

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Digitalizar una firma paso a paso: guía práctica

Digitalizar tu firma es un proceso sencillo que te permite convertir tu firma manuscrita en formato electrónico para utilizarla en documentos digitales. Con las herramientas de Adobe Scan, Adobe Express y Adobe Acrobat Reader, puedes escanear, editar e insertar tu firma directamente desde tu ordenador o tu móvil, sin necesidad de imprimir o enviar documentos físicos.

En esta guía descubrirás cómo digitalizar tu firma paso a paso, qué valor legal tiene una firma escaneada y cómo crear una firma digital con validez jurídica gracias a soluciones como Acrobat Sign.

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¿Qué es una firma digitalizada?

Una firma digitalizada es una firma hecha a mano que se ha convertido en un archivo electrónico, normalmente mediante un escaneo o una fotografía. Se utiliza para firmar documentos digitales de forma rápida y práctica.

En esencia, crear una firma digitalizada significa transformar tu firma manuscrita en un conjunto de datos electrónicos, por ejemplo, en formato JPG o PNG.

Nota: una firma escaneada puede ser útil para dar un toque personal a documentos informales, como cartas de presentación o formularios internos. No obstante, no siempre tiene validez legal, ya que no incorpora elementos de seguridad que garanticen la identidad del firmante o la integridad del documento.

Cómo digitalizar una firma, paso a paso

Firmar documentos en papel, escanearlos y enviarlos por correo pertenece ya al pasado. Hoy es más rápido, ecológico y seguro firmar documentos digitalmente y enviarlos por correo electrónico o a través de plataformas online.

A continuación, te mostramos el proceso completo para digitalizar tu firma y usarla en documentos PDF.

Paso 1. Escanea tu firma

1 - Firma en una hoja de papel blanca con un bolígrafo negro o azul oscuro. Evita los trazos muy finos para que el escáner capte bien el trazo.

2 - Escanea tu firma:

Desde el ordenador: utiliza una impresora multifunción con escáner.
Desde el móvil: descarga la aplicación gratuita Adobe Scan, ábrela y apunta con la cámara al papel. La aplicación detectará automáticamente tu firma y generará el escaneo.

3 - Recorta y guarda el archivo:

En Windows, haz clic derecho en el archivo, selecciona Abrir con y elige Fotos. Usa el icono del lápiz para editar y recortar, y guarda con Guardar como copia.

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En Mac, abre el archivo en Fotos y utiliza las herramientas de recorte.
En móvil, Adobe Scan ofrece opciones inmediatas de recorte y ajuste de brillo. Puedes guardar la firma como imagen JPG o acceder a ella desde la nube de Adobe.

Puedes encontrar instrucciones detalladas sobre cómo funciona el escaneo con la aplicación Adobe Scan en los artículos Cómo escanear con el móvil, Cómo escanear con el iPhone y Cómo escanear con el iPad.

Paso 2. Elimina el fondo de la firma

A menudo, el escaneo conserva un fondo distinto al del documento donde se insertará la firma. Para lograr un resultado limpio y profesional, conviene eliminar el fondo de la imagen.

Para eliminar el fondo de una imagen gratis con Adobe Express sigue los siguientes pasos:

Abre la herramienta Quitar fondo de Adobe Express y carga tu escaneo o arrastra y suelta la imagen en el espacio provisto.
Haz clic en Descargar. La imagen se guardará en formato PNG en tus descargas.

Paso 3. Inserta la firma digitalizada en PDF

¿Tienes tu firma escaneada como JPG o PNG y ahora quieres insertarla en el documento a firmar? Para ello, puedes usar las herramientas online de Acrobat desde tu navegador o la aplicación Adobe Acrobat Reader en tu móvil.

Para editar tu PDF con las herramientas online de Acrobat, sigue los siguientes pasos:

Abre la herramienta Firmar PDF.
Arrastra o suelta el archivo para firmar.
Haz clic en el icono de firmar en la columna de la izquierda.
Añade tus iniciales.
Inserta la firma escribiendo o dibujándola.
Ajusta la posición y el tamaño.
Haz clic en Guardar.

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¿Una firma digitalizada tiene validez legal?

Sí, pero no siempre. Una firma escaneada o digitalizada tiene validez solo para documentos sin requisitos formales, como comunicaciones internas, solicitudes o documentos que podrían firmarse verbalmente. Una firma digitalizada se considera una firma electrónica simple (EES), el nivel básico de firma electrónica reconocido legalmente.

El Reglamento eIDAS de la Unión Europea establece tres niveles de firma electrónica::

1. Firma Electrónica Simple (EES):

Definición: Forma de firma electrónica de menor valor probatorio.
Uso: Para documentos con bajos requisitos legales.

2. Firma Electrónica Avanzada (FES):

Definición: Es más segura que la EES porque puede asignarse claramente al firmante. Debe cumplir ciertos requisitos legales y crearse utilizando un software especial.
Uso: Adecuada para documentos confidenciales y de riesgo medio.

3. Firma Electrónica Cualificada (QES):

Definición: Ofrece el máximo nivel de seguridad y reconocimiento legal. Existen requisitos legales precisos y software para crearlas.
Uso: Requerida para documentos que legalmente exigen la firma en forma escrita.

Cómo crear una firma digital legalmente válida

Dependiendo de la forma en la que recibas el documento a firmar, existen varias formas de crear una firma digital legalmente válida.

Opción 1: Acrobat Sign

Las empresas que quieran obtener firmas digitales legalmente válidas pueden utilizar Acrobat Sign. El documento se carga en Acrobat Sign y se insertan los campos de firma. Como firmante potencial, recibirás un correo electrónico solicitándote que agregues tu firma digitalmente. Se puede monitorear el progreso de las solicitudes de firma y el creador del documento recibe una confirmación una vez que se firma el documento.

Opción 2: utilizar proveedores de certificación

¿Te han enviado un documento que te gustaría firmar legalmente? Tienes la opción de crearlo a través de proveedores de servicios de certificación como D-Trust, SwissSign o GlobalSign. Verifican tu identidad presencialmente u online y recibes un certificado digital. Luego utilizas el software proporcionado para cargar el documento y firmarlo digitalmente. Esta firma electrónica cualificada (QES) garantiza la autenticidad e integridad de la firma.

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Preguntas frecuentes relacionadas con cómo digitalizar una firma

¿Cómo puedo escanear una firma?

Para escanear tu firma, usa un escáner o la aplicación Adobe Scan, que puedes descargar gratis desde la App Store. Abre la aplicación y toca el signo de más (+) para empezar a escanear. Coloca tu página firmada sobre una superficie plana y sujeta el dispositivo sobre ella. La aplicación reconoce y escanea automáticamente tu firma. Luego puedes guardar la firma escaneada y utilizarla para documentos digitales.

¿Cómo inserto mi firma en un PDF?

Para insertar tu firma digital en un PDF, puedes usar Acrobat Reader en tu ordenador. Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader. Elige Rellenar y firmar y escribe, dibuja o pega tu firma como una imagen. Este proceso es intuitivo y gratuito.

¿Cómo puedo crear una firma digital legalmente válida?

Puedes hacerlo con Acrobat Sign. Sube el documento, inserta tu firma y completa el proceso online con verificación de identidad. Recibirás confirmación cuando el documento quede firmado.